Warum ist die Finanzbuchhaltung der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt?
Warum ist die Finanzbuchhaltung der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt? Wer ein DMS-Projekt im eigenen Betrieb startet, steht zunächst vor einer wichtigen Frage: Mit welchem Bereich beginnt man? Theoretisch kann ein DMS in praktisch jeder Abteilung Mehrwert schaffen, ob in Vertrieb, Einkauf, Lager oder Personal. In der Praxis hat sich allerdings ein klarer Favorit für […]
Wie organisiere ich Verträge, Nachträge und Leistungsverzeichnisse im Trockenbau digital?
Im Trockenbau gehört die saubere Dokumentation von Verträgen, Nachträgen und Leistungsverzeichnissen zum täglichen Geschäft. Jedes größere Bauvorhaben startet mit einem detaillierten Leistungsverzeichnis, das Position für Position die zu erbringenden Arbeiten beschreibt. Im Projektverlauf entstehen Nachträge, weil Bauherren Wünsche ändern, weil unerwartete Bauzustände auftreten oder weil parallele Gewerke andere Anforderungen erzeugen. Hinzu kommen Bürgschaften, Versicherungsnachweise und […]
Wie kann ich Speditionsrechnungen automatisch prüfen und bis zu 99 Prozent manuellen Aufwand sparen?
Speditionsrechnungen gehören zu den prüfungsintensivsten Belegen im Logistikgeschäft. Jede einzelne Rechnung muss gegen die ursprünglich vereinbarte Tour, den verhandelten Preis, den Abliefernachweis und die Bankdaten des Lieferanten geprüft werden, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Erfahrene Sachbearbeiter erkennen Abweichungen mit einem geübten Blick, doch bei mehreren hundert Rechnungen pro Monat summiert sich dieser Aufwand schnell […]
Wie kann ich Eingangsrechnungen im technischen Großhandel automatisch auslesen und verbuchen lassen?
Im technischen Großhandel ist die Eingangsrechnung ein Massenprodukt der Verwaltung. Lieferanten von Schrauben, Verbindungselementen, Werkzeugen und Industriebauteilen schicken im Tagesgeschäft mehrere hundert Rechnungen pro Monat, oft mit langen Positionslisten und vielfältigen Lieferanten-Layouts. Klassischerweise werden diese Belege geöffnet, geprüft, manuell in die Buchhaltung übertragen und anschließend abgeheftet. Was über Jahre routiniert lief, wird angesichts steigender Volumina […]
Was gehört in eine digitale Betriebsakte im Gerüstbau und in der Bau-Sozialkasse?
Sozialkassen im Baugewerbe verwalten für jeden Mitgliedsbetrieb eine umfangreiche Akte, die über viele Jahre wächst und alle relevanten Vorgänge zwischen Betrieb und Kasse dokumentiert. Im Gerüstbau, einem Gewerk mit ausgeprägter Saisonalität und hohem Anteil gewerblicher Beschäftigter, sind diese Akten besonders dicht. Beitragsmeldungen, Urlaubsanträge, Krankheitsmeldungen, Lohnnachweise, Schulungsbescheinigungen und Rentenanträge bilden ein dichtes Geflecht aus regelmäßigen und […]
Welches DMS lohnt sich für Trockenbau- und Ausbaubetriebe?
Trockenbau- und Ausbaubetriebe bewegen sich in einem Spannungsfeld aus Baustellenpraxis, Vertragsabwicklung und kaufmännischer Verwaltung. Auf der einen Seite stehen die Kolleginnen und Kollegen auf der Baustelle, die mit Plänen, Lieferscheinen und Aufmaßen arbeiten. Auf der anderen Seite läuft im Büro die kaufmännische Welt mit Verträgen, Nachträgen, Bürgschaften und Rechnungen. Beide Welten produzieren täglich eine Vielzahl […]
Wie sieht ein digitaler Rechnungsprozess in einer Spedition konkret aus?
Speditionen verarbeiten im Tagesgeschäft eine sehr hohe Zahl an Eingangsrechnungen. Frachtführer, Subunternehmer und Lagerpartner schicken regelmäßig Rechnungen, die alle gegen die ursprünglich vereinbarten Konditionen geprüft werden müssen. Klassischerweise erfolgt diese Prüfung durch erfahrene Mitarbeitende, die Zeile für Zeile mit den Touren- und Auftragsdaten im Speditionssystem abgleichen. Was über Jahre eingespielt war, gerät durch steigendes Auftragsvolumen […]
Wie verknüpfe ich Bestellung, Lieferschein und Rechnung in einer digitalen E-Akte?
In jedem Großhandelsbetrieb gehört der Dreiklang aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung zum täglichen Geschäft. Auf jeden Vorgang folgt eine Bestellung beim Lieferanten, später treffen die bestellten Waren mit einem Lieferschein ein, und am Ende verschickt der Lieferant eine Rechnung über die gelieferten Positionen. So eindeutig dieser Prozess klingt, so umständlich ist er in vielen Unternehmen […]
Welche Anforderungen muss ein DMS für Sozialkassen im Baugewerbe erfüllen?
Sozialkassen im Baugewerbe nehmen eine ganz besondere Rolle in der deutschen Bauwirtschaft ein. Sie verwalten Urlaubsansprüche, Rentenbeihilfen und Berufsbildungsleistungen für Hunderttausende von Beschäftigten und arbeiten mit einem enormen Bestand an Formularen, Meldungen und Nachweisen. Viele dieser Vorgänge wurden über Jahrzehnte gewachsene Wege organisiert, häufig mit selbst entwickelten Formulararchiven oder altgedienten Branchenlösungen. Im Tagesgeschäft funktionierten diese […]
Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte bei Zeitarbeitsfirmen?
Personaldienstleister verwalten pro Mitarbeitenden eine erstaunlich umfangreiche Sammlung an Unterlagen. Anders als in klassischen Festanstellungsbetrieben kommt in der Zeitarbeit ein vielfältiger Mix aus arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und kundenbezogenen Dokumenten zusammen. Viele Niederlassungen führen diese Personalakten heute noch in Papierform, geheftet in Ordnern und sortiert nach Filiale, Standort oder Jahrgang. Diese Strukturen waren über Jahre gewachsen und […]