In jedem Großhandelsbetrieb gehört der Dreiklang aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung zum täglichen Geschäft. Auf jeden Vorgang folgt eine Bestellung beim Lieferanten, später treffen die bestellten Waren mit einem Lieferschein ein, und am Ende verschickt der Lieferant eine Rechnung über die gelieferten Positionen. So eindeutig dieser Prozess klingt, so umständlich ist er in vielen Unternehmen organisiert, weil die drei Dokumente an unterschiedlichen Stellen entstehen, anders weitergegeben werden und meist nicht automatisch verknüpft sind.
Wer in dieser Situation nicht aktiv gegensteuert, verliert wertvolle Zeit und riskiert Fehler in der Rechnungsprüfung. Lieferscheine landen in der Wareneingangsabteilung und werden später ans Büro weitergereicht, während die Rechnung parallel an die Buchhaltung geht. Beim Abgleich fehlt dann häufig der Lieferschein, oder die Bestellnummer ist unklar zugeordnet. Das Ergebnis sind verzögerte Freigaben, verpasste Skonti und unnötige Rückfragen, die das Tagesgeschäft belasten. Bei einem Großhandelsbetrieb mit mehreren tausend Vorgängen im Jahr summieren sich diese kleinen Reibungsverluste schnell zu erheblichen Effizienzeinbußen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich Bestellung, Lieferschein und Rechnung in einer digitalen E-Akte sinnvoll verknüpfen lassen, welche Schnittstellen dabei eine Rolle spielen und welche praktischen Vorteile sich aus dieser Verknüpfung ergeben. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen bei der Fürniss GmbH, einem Großhändler für Verbindungselemente im Landkreis Karlsruhe, eine solche E-Akten-Struktur eingeführt hat, mit messbarem Erfolg bei Bearbeitungszeiten und Materialkosten.
Was eine E-Akte im Großhandel konkret leisten muss
Eine digitale E-Akte ist mehr als eine elektronische Sammlung verschiedener Dokumente. Sie ist eine strukturierte Zusammenstellung aller Unterlagen, die zu einem bestimmten Vorgang gehören, mit logischen Verknüpfungen und einem zentralen Zugriffspunkt. Im Großhandel bezieht sich ein solcher Vorgang typischerweise auf eine Bestellung beim Lieferanten, zu der später Lieferschein und Rechnung hinzukommen.
Die zentrale Eigenschaft einer E-Akte ist die feste Verknüpfung der zugehörigen Dokumente. Wenn Sie die Bestellung öffnen, sehen Sie sofort, ob bereits ein Lieferschein vorliegt und ob die zugehörige Rechnung eingegangen ist. Diese Sicht ist nicht nur für die Buchhaltung wertvoll, sondern auch für den Einkauf, den Vertriebsinnendienst und das Lager. Jeder Bereich greift auf dieselbe Aktenstruktur zu und sieht den jeweils aktuellen Stand.
In der Praxis bedeutet das, dass typische Suchaufwände entfallen. Statt einzeln in Ordnern, Mailpostfächern oder Excel-Listen nachzusehen, ruft jeder Mitarbeitende einfach die E-Akte zur entsprechenden Bestellnummer auf. Die doxx-on systems GmbH hat in zahlreichen Projekten gezeigt, dass diese strukturelle Vereinfachung allein schon erhebliche Effizienzgewinne bringt.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Aufgaben eine E-Akte im Großhandel konkret übernehmen sollte:
| Aufgabe | Klassische Lösung | E-Akte im DMS |
|---|---|---|
| Zusammenführung Dokumente | Manuelles Sortieren | Automatische Verknüpfung über Stammdaten |
| Aktueller Vorgangsstatus | Rückfragen im Team | Direkte Sicht im System |
| Zugriff aus mehreren Abteilungen | Mehrfachablagen oder Kopien | Eine Quelle für alle |
| Suche nach Belegen | Ordnerdurchsicht oder E-Mail-Suche | Volltextsuche und Filter |
| Archivierung nach Abschluss | Manuell, oft fehlerhaft | Automatisch und revisionssicher |
Die Tabelle macht deutlich, dass eine E-Akte deutlich mehr leistet als eine elektronische Ablage. Sie ist das Bindeglied zwischen den verschiedenen Abteilungen und schafft eine einheitliche Informationsbasis. Wie die digitalen Akten der doxx-on systems GmbH im Detail funktionieren und welche Funktionen sie konkret bieten, erfahren Sie auf unserer Produktseite.
Anbindung an Warenwirtschaft und DATEV als Schlüssel zur Verknüpfung
Die automatische Verknüpfung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung gelingt nur, wenn das DMS mit den relevanten Vorsystemen verbunden ist. Im Großhandel sind das in der Regel die Warenwirtschaft, in der Bestellungen und Lieferungen erfasst werden, sowie die Finanzbuchhaltung, in der die Rechnungsverbuchung erfolgt. Bei der Fürniss GmbH wurde das DMS direkt an das Warenwirtschaftssystem Fullsystem und an DATEV angebunden.
Über diese Schnittstellen werden die Dokumente automatisch um Stammdaten angereichert. Eine eingehende Rechnung wird beispielsweise anhand der Lieferantennummer und der Bestellnummer dem passenden Vorgang zugeordnet. Sobald der zugehörige Lieferschein im System ist, lässt sich die Rechnung automatisch gegen den Lieferschein und die ursprüngliche Bestellung abgleichen. Auf diese Weise entsteht eine prüfungsfähige E-Akte, ohne dass Mitarbeitende manuell zusammensuchen müssen.
Peter Demuth, Sales Manager und DMS-Projektverantwortlicher bei der Fürniss GmbH, beschreibt diesen Schritt damit, dass das Unternehmen ein individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasstes DMS wollte und dies dank des Workshops im Vorfeld auch genau so erhalten habe. Die Kombination aus DMS, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung ist heute das Rückgrat der Vorgangsbearbeitung.
Vollautomatisches Auslesen von Rechnungsdaten
Eine besonders wirkungsvolle Funktion in der E-Akten-Logik ist das automatische Auslesen von Rechnungsdaten. Statt jede eingehende Rechnung manuell abzutippen oder zu prüfen, übernimmt eine Belegerkennung die zentrale Datenextraktion. Lieferantenname, Rechnungsnummer, Beträge und Positionen werden automatisch erkannt und in das System übernommen.
Bei der Fürniss GmbH ist das Abtippen von Lieferanten- und Rechnungsdaten dank der Belegerkennung des DMS bereits Vergangenheit. Alle Rechnungsinformationen werden automatisch ausgelesen und nach der Freigabe als vollständiger Buchungssatz an DATEV übergeben. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote bei Buchungen erheblich.
Die Belegerkennung wird durch Regeln ergänzt, die für jeden Lieferanten spezifisch hinterlegt sind. So weiß das System bei einem regelmäßigen Lieferanten, wo welche Information typischerweise auf der Rechnung steht, und liest die Daten entsprechend gezielt aus. Mit der Zeit lernt das System dazu und erkennt auch neue Lieferanten zunehmend zuverlässig.
Effekte für Buchhaltung, Vertrieb und Lager
Die Verknüpfung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung in einer E-Akte wirkt sich auf mehrere Abteilungen gleichzeitig aus. Die Buchhaltung profitiert am offensichtlichsten, weil sie keine Belege mehr suchen oder zusammensuchen muss. Aber auch der Vertriebsinnendienst und das Lager arbeiten effizienter, sobald sie auf eine zentrale Aktenstruktur zugreifen können.
Bei der Fürniss GmbH wurde die Buchhaltung, die zuvor IT-bedingt eher ausgegliedert war, mit Einführung des DMS voll in das Tagesgeschäft integriert. Auch im Homeoffice kann heute nahezu genauso gearbeitet werden wie im Büro, was insbesondere in dezentralen Strukturen erhebliche Flexibilität schafft. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Effekte für die drei betroffenen Abteilungen:
| Abteilung | Vor E-Akte | Nach Einführung E-Akte |
|---|---|---|
| Buchhaltung | Manuelle Belegsuche, hoher Abstimmungsaufwand | Automatische Buchungssätze, schnelle Freigaben |
| Vertriebsinnendienst | Status nur durch Rückfragen klärbar | Direkte Sicht auf Liefer- und Rechnungsstatus |
| Lager | Lieferscheine landen oft erst spät im Büro | Sofortige Verfügbarkeit aller Belege |
| Einkauf | Manueller Vergleich Bestellung gegen Rechnung | Automatisierter Abgleich auf Knopfdruck |
| Geschäftsführung | Eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten | Belastbare Echtzeit-Reports |
Diese Übersicht zeigt, dass die E-Akte nicht nur eine Buchhaltungsthema ist, sondern ein abteilungsübergreifender Hebel für mehr Effizienz. Wer im Großhandel ähnliche Effekte erzielen möchte, beginnt typischerweise mit der digitalen Rechnungsverarbeitung und baut die E-Akte dann schrittweise aus. Wie die automatisierte Rechnungsprüfung grundsätzlich funktioniert, lesen Sie in unserem Beitrag im Detail.
Materielle Einsparungen durch die Digitalisierung
Neben den prozessualen Verbesserungen bringt eine E-Akten-Struktur auch konkrete materielle Einsparungen. Bei der Fürniss GmbH konnten bereits nach wenigen Wochen erste Erfolge verzeichnet werden. Nicht nur der Verbrauch von Papier und Toner ging deutlich zurück, sondern es wurden auch zwei Drucker komplett stillgelegt, weil die zugehörigen Druckaufträge entfielen.
Solche Effekte sind in vielen Großhandelsbetrieben zu beobachten. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung sinkt der Bedarf an Druckern, Verbrauchsmaterialien und Lagerflächen für Akten. Hinzu kommen Effekte bei den Versandkosten, weil viele Belege heute nicht mehr per Post verschickt werden müssen, sondern direkt digital weiterverarbeitet werden.
Auch die Umweltbilanz verbessert sich spürbar. Wer pro Jahr mehrere hundert Kilogramm Papier einspart, leistet einen messbaren Beitrag zur Nachhaltigkeit des eigenen Unternehmens. Das Umweltbundesamt weist regelmäßig darauf hin, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen einer der wirksamsten Hebel zur Reduzierung von Ressourcenverbrauch in der Verwaltung ist.
Fazit
Die Verknüpfung von Bestellung, Lieferschein und Rechnung in einer digitalen E-Akte ist im Großhandel ein zentraler Effizienzhebel. Sie reduziert manuelle Suchzeiten, beschleunigt die Rechnungsfreigabe, verbessert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Hinzu kommen materielle Einsparungen bei Papier, Toner und Druckern, die sich direkt in der Kostenstruktur niederschlagen.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat bei der Fürniss GmbH gezeigt, dass eine solche E-Akten-Struktur auch in einem mittelständischen Großhandelsbetrieb mit überschaubarem Aufwand realisierbar ist. Entscheidend ist die saubere Anbindung an Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung sowie ein klares Pflichtenheft, das die Anforderungen aller Abteilungen abbildet. Wer im eigenen Betrieb prüfen möchte, ob sich ein vergleichbares Projekt lohnt, vereinbart am besten ein kostenfreies Analysegespräch und erhält damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen E-Akte im Großhandel
Die Einführung einer digitalen E-Akte wirft im Großhandel immer wieder ähnliche Fragen auf, vor allem zu Schnittstellen, Aufwand und Nutzen. Viele Betriebe befürchten zunächst, dass die Anbindung an bestehende Systeme aufwendig sein könnte oder dass die Mitarbeitenden Schwierigkeiten mit der Umstellung haben. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten begegnen, und die auch Ihnen bei der eigenen Projektplanung weiterhelfen können.
Wie werden Bestellung, Lieferschein und Rechnung automatisch verknüpft?
Die automatische Verknüpfung erfolgt über Stammdaten, die bereits in der Warenwirtschaft hinterlegt sind. Sobald eine Rechnung im DMS eingeht, identifiziert das System anhand von Lieferantennummer und Bestellnummer den zugehörigen Vorgang. Der Lieferschein, der zuvor manuell oder automatisch ins System wandert, wird ebenfalls anhand der Bestellnummer verknüpft. So entsteht eine Vorgangs-Akte, in der alle drei Dokumente ohne manuellen Eingriff zusammenfinden. Bei der Fürniss GmbH funktioniert dieser Mechanismus heute zuverlässig und entlastet die Mitarbeitenden spürbar.
Welche technischen Voraussetzungen brauche ich für eine E-Akte im Großhandel?
Die wichtigste Voraussetzung ist eine moderne Warenwirtschaft, die über Schnittstellen verfügt oder durch einen DMS-Partner anbindbar ist. Hinzu kommt ein Finanzbuchhaltungssystem wie DATEV, das Buchungssätze automatisch verarbeiten kann. Die eigentliche DMS-Lösung sollte revisionssicher sein und über eine Belegerkennung verfügen, um Rechnungsdaten automatisch auslesen zu können. Die doxx-on systems GmbH prüft im Rahmen eines Workshops zunächst die vorhandene IT-Landschaft und entwickelt darauf aufbauend einen individuellen Anbindungsplan. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die E-Akte tatsächlich in die bestehende Systemwelt passt.
Lohnt sich die E-Akte auch für kleinere Großhandelsbetriebe?
Auch kleinere Großhandelsbetriebe profitieren erheblich von einer E-Akten-Struktur, oft sogar überproportional. Während große Unternehmen häufig schon Teilautomatisierungen im Einsatz haben, leiden kleinere Betriebe besonders unter manuellen Doppelarbeiten und Medienbrüchen. Die Einführung einer E-Akte sorgt für klare Strukturen und reduziert den Aufwand für Routineaufgaben deutlich. Bei der Fürniss GmbH zeigten sich die ersten Erfolge bereits nach wenigen Tagen, weil sich die Übersicht über die laufenden Vorgänge sofort verbesserte. Wirtschaftlich amortisiert sich das System häufig schon innerhalb des ersten Jahres.
Was passiert mit alten Bestellungen und Rechnungen aus der Zeit vor der Einführung?
Alte Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen können entweder vollständig migriert oder selektiv in das neue System übernommen werden. Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom Volumen und vom Alter der Bestände ab. Häufig wird ein Stichtag definiert, ab dem alle neuen Vorgänge digital im DMS laufen, während die Altbestände nach Bedarf nachträglich digitalisiert werden. Die bereits digitalisierten Bestände werden in jedem Fall in das revisionssichere Archiv übernommen, sodass sie über Filter und Volltextsuche jederzeit verfügbar bleiben. Die doxx-on systems GmbH unterstützt sowohl bei der Definition der Migrationsstrategie als auch bei der technischen Umsetzung.
Wie sicher sind die Daten in einer digitalen E-Akte?
Die Sicherheit einer digitalen E-Akte ist in mehrfacher Hinsicht deutlich höher als bei Papierordnern. Differenzierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur berechtigte Mitarbeitende die jeweiligen Dokumente sehen, während bei Papierakten oft eine offene Zugänglichkeit im Büro besteht. Verschlüsselte Übertragung, regelmäßige Backups und revisionssichere Speicherung schützen die Daten vor Verlust, Diebstahl oder unbefugtem Zugriff. Bei Bränden, Wasserschäden oder anderen physischen Ereignissen sind digitale Akten wiederherstellbar, während Papier oft unwiederbringlich verloren ist. Professionelle Lösungen wie die der doxx-on systems GmbH erfüllen alle Anforderungen der DSGVO und der GoBD.
Wie lange dauert die Einführung einer E-Akte in einem mittelständischen Großhandel?
Die Einführungsdauer hängt vom Umfang der Anbindungen und der Komplexität der bestehenden Prozesse ab. Typischerweise lässt sich eine E-Akten-Struktur in einem mittelständischen Großhandelsbetrieb innerhalb von wenigen Monaten produktiv setzen, häufig mit einem zweistufigen Vorgehen aus Pilotphase und Vollrollout. Bei der Fürniss GmbH wurden erste Erfolge bereits nach wenigen Tagen sichtbar, weil sich die Übersicht über die laufenden Prozesse sofort verbesserte. Eine vollständige Anbindung an Warenwirtschaft und DATEV kann je nach Tiefe der Integration zwischen wenigen Wochen und einigen Monaten dauern. Eine realistische Zeitplanung ergibt sich nach dem ersten Workshop, in dem alle Anforderungen aufgenommen werden.
