Digitale Rechnungsverarbeitung
In vielen Unternehmen ist die Rechnungsverarbeitung oft ein langwieriger, fehleranfälliger Prozess, der wertvolle Arbeitszeit beansprucht. Das manuelle Einpflegen von Rechnungsdaten führt häufig zu Eingabefehlern, was die Arbeitslast und den Stress in Buchhaltungsabteilungen weiter erhöht. Diese traditionellen Methoden sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch kostspielig, da sie das Risiko von Zahlungsverzögerungen und damit verbundenen Strafzahlungen erhöhen. Darüber hinaus finden sich Unternehmen häufig im Wettbewerb benachteiligt, wenn sie nicht auf agile, digitale Lösungen umstellen können. Der Überblick über die Cashflows ist entscheidend, und ineffiziente Prozesse verschleiern oft wichtige finanzielle Einblicke. Fehlende Integration verschiedener Abteilungen erschwert zudem eine effiziente Datenkommunikation und -verwaltung.
Doxx-on Systems optimiert die Rechnungsverarbeitung durch fortschrittliche Digitalisierung und einen strukturierten Workflow, der nicht auf einzelne Mitarbeiter angewiesen ist. Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung ermöglicht das System eine schnellere, mobil zugängliche Bearbeitung, wobei alle Dokumente zentral gespeichert und leicht auffindbar sind. Unser System bietet zudem nahtlose Integration in ERP-Systeme, automatisches Auslesen von Daten zur Vermeidung von Tippfehlern und Zeitersparnis.
Starten Sie heute mit der Optimierung Ihrer Rechnungsverarbeitung. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie Doxx-on Systems Ihr Unternehmen transformieren kann.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Mit der fortschrittlichen Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung von Doxx-on Systems erleben Unternehmen einen deutlichen Qualitätssprung in der Abwicklung ihrer finanziellen Prozesse. Unsere Technologie bietet nicht nur eine erhöhte Effizienz und Genauigkeit, sondern auch eine bedeutende Reduktion der Betriebskosten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung werden routinemäßige Aufgaben vereinfacht, was zu einer entscheidenden Zeitersparnis führt. Die Einhaltung der Compliance wird durch präzise Dokumentation und Prozessführung gesichert. Darüber hinaus steigert unser System die Flexibilität und Skalierbarkeit Ihres Unternehmens. Entdecken Sie die spezifischen Vorteile, die unsere Lösung Ihnen bieten kann.
Unser System gewährleistet eine durchgehende Prozesssicherheit, die unabhängig vom Wissen einzelner Mitarbeiter funktioniert. Dies führt zu konsistenten und zuverlässigen Ergebnissen, selbst bei Personalwechsel.
Die Digitalisierung ermöglicht eine erheblich schnellere Bearbeitung der Rechnungen. Kein physisches Weiterreichen mehr nötig, und die Möglichkeit zur mobilen Prüfung beschleunigt den gesamten Vorgang.
Während der Prüfung bleiben alle Rechnungen zentral gespeichert und sind schnell auffindbar. Integrierte Eskalationen und Vertretungsregelungen verhindern Verzögerungen und stellen sicher, dass keine Aufgaben liegen bleiben.
Unsere Technologie nutzt fortgeschrittene Algorithmen, um Prüfungen zu automatisieren und durch Validierungsregelungen Fehler sowie Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
Unsere Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und ermöglicht eine automatische Datenauslesung, wodurch die Datenqualität erhöht und Tippfehler vermieden werden.
Die Freigabe von Rechnungen kann flexibel von jedem Ort aus erfolgen, was die Arbeit vereinfacht und für eine größere Arbeitszufriedenheit sorgt.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung von Doxx-on Systems kann in einer Vielzahl von Branchen und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens erfolgreich implementiert werden. Von kleinen Start-ups bis zu großen multinationalen Konzernen, unsere Lösung skaliert je nach Bedarf. Besonders wertvoll ist sie im Finanz- und Rechnungswesen, wo sie hilft, Rechnungszyklen zu beschleunigen und die Transparenz zu erhöhen. Im Einkauf ermöglicht sie eine nahtlose Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, während sie in der Vertriebsabteilung zur schnellen Abwicklung von Kundenrechnungen beiträgt. Nicht zu vergessen ist ihre Rolle im Personalwesen, wo sie die Abrechnung von Dienstreisen und Spesen vereinfacht. Durch die Integration in vorhandene ERP-Systeme unterstützt unsere Lösung übergreifend alle Abteilungen, die mit Rechnungsdaten arbeiten.
Unsere digitale Rechnungsverarbeitung gewährleistet, dass alle finanziellen Transaktionen klar nachvollziehbar und gemäß den gesetzlichen Vorschriften dokumentiert sind, was die Einhaltung von Compliance-Richtlinien vereinfacht und die Transparenz bei Audits erhöht. Durch Automatisierung werden Aufgaben wie die Datenverarbeitung und -prüfung beschleunigt, was nicht nur die Zykluszeiten erheblich reduziert, sondern auch dem Finanzteam ermöglicht, sich verstärkt auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Diese Effizienzsteigerung führt zu einer optimierten Betriebsleistung und einer gesteigerten organisatorischen Effektivität.
Die automatische Verarbeitung und Prüfung von Lieferantenrechnungen durch unsere digitale Rechnungsverarbeitungslösung beschleunigt die Überprüfung und Genehmigung, verbessert die Kostenkontrolle und verhindert Überzahlungen. Unsere nahtlose Integration in vorhandene Beschaffungssysteme vereinfacht die Erfassung und Verwaltung von Lieferantendaten, erhöht die Gesamteffizienz der Beschaffungsprozesse und reduziert Fehlerquellen. Diese Prozesseffizienz trägt dazu bei, die Betriebskosten zu senken und die operative Leistung zu optimieren.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Bei Burkhardt Reifen- und Fahrzeugservice war die Rechnungsprüfung eine herausfordernde und zeitaufwändige Aufgabe. Monatlich mussten bis zu 4.000 Eingangsrechnungen, die teilweise über 100 Seiten lang waren, manuell auf Positionsebene gegen Bestellungen und Wareneingänge geprüft werden. Um Skonti zu nutzen, wurden Rechnungen bei Eingang direkt und ungeprüft bezahlt, was das Risiko von Fehlzahlungen erhöhte. Diese ineffiziente Handhabung führte zu einem erheblichen administrativen Aufwand und stellte eine Belastung für die Mitarbeiter dar, insbesondere für eine Mitarbeiterin, die sich fast ausschließlich mit der Rechnungsprüfung beschäftigte. Die manuelle Bearbeitung sorgte nicht nur für einen verzögerten Buchhaltungsprozess, sondern auch für potenzielle Ungenauigkeiten und Unstimmigkeiten.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Seit der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung von Doxx-on Systems hat sich die Situation bei Burkhardt Reifen- und Fahrzeugservice deutlich verbessert. Die vollautomatische Prüfung auf Positionsebene ermöglicht es nun, rund 30% der Rechnungen ohne menschliches Eingreifen direkt zu verarbeiten, was bedeutend zur Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion beiträgt. Die teilautomatisierte (Vor-)Kontierung basierend auf den Bestelldaten erleichtert den Buchhaltungsprozess und reduziert die Bearbeitungszeit erheblich. Diese Optimierungen haben zu einer bedeutenden Entlastung der Mitarbeiter geführt, wodurch diese sich nun auf ihre Kernkompetenzen und andere wichtige Aufgaben konzentrieren können. Insgesamt hat Burkhardt durch diese technologischen Fortschritte eine merkliche Steigerung in Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit erfahren.
Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Rechnungsverarbeitungslösung von Doxx-on Systems ist die erhebliche Reduktion der Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen durch vollautomatische Prüfung auf Positionsebene. Diese Automatisierung beschleunigt die Rechnungsabwicklung, minimiert Fehler und fördert Kosteneinsparungen durch präzisere und fristgerechte Zahlungen.
Seit der Implementierung der digitalen Rechnungsverarbeitung hat sich die Effizienz erheblich gesteigert: Etwa 30% der Eingangsrechnungen werden nun automatisch und ohne manuelle Prüfung bearbeitet. Etwa 50% der Rechnungen, die Abweichungen aufweisen, benötigen nur gezielte Überprüfungen, was den Arbeitsaufwand deutlich reduziert. Die (Vor-)Kontierung erfolgt ebenfalls teilautomatisiert, was sowohl die Genauigkeit als auch die Verarbeitungsgeschwindigkeit verbessert.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Unsere Kunden berichten von erheblichen Verbesserungen in ihren Geschäftsprozessen seit der Einführung unserer digitalen Rechnungsverarbeitungslösung. Durch die Automatisierung der Prüfungen und die Integration in bestehende Systeme konnten sie den manuellen Aufwand deutlich reduzieren und ihre Effizienz erheblich steigern. Besonders geschätzt werden die Zeitersparnis und die Reduktion von Fehlerquellen, die zu präziseren und schnelleren Abwicklungen führen. Zudem ermöglicht die zentrale Ablage der Dokumente einen einfachen und schnellen Zugriff von definierten Arbeitsplätzen aus. Diese Optimierungen tragen nicht nur zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, sondern fördern auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Unsere Kunden sind begeistert von den flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten unseres Systems, das sich nahtlos an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Lesen Sie hier einige ihrer Erfahrungen und Bewertungen.
„Wir verzeichnen eine enorme Verbesserung in unserem Workflow. Belege können wir schneller bearbeiten und ebenso auf diese von definierten Arbeitsplätzen direkt zugreifen. Wir werden das DMS um weitere Bausteine erweitern.“
Digitale Rechnungsverarbeitung
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unserer digitalen Rechnungsverarbeitungslösung. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengestellt, um Ihnen einen umfassenden Überblick über die Funktionalitäten und Vorteile unseres Systems zu geben. Sollten Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ein Eskalationsmanagement kann im System integriert werden, das Bearbeitungsfristen für einzelne Aufgaben setzt. Zudem können Übersichtslisten eingerichtet werden, um die Nachvollziehbarkeit und den aktuellen Status der Rechnungsbearbeitung sicherzustellen.
Manuelle Änderungen sind jederzeit möglich und werden entsprechend im System protokolliert, um die Nachverfolgung und Korrektur von Fehlern zu gewährleisten.
Nein, es können sehr detaillierte Berechtigungsstufen eingerichtet werden, sodass nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu bestimmten Rechnungen haben.
Die Implementierungszeit variiert je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen, jedoch ist unser System darauf ausgelegt, eine schnelle und unkomplizierte Einführung zu ermöglichen. In der Regel dauert die vollständige Implementierung nur wenige Wochen.
Digitale Rechnungsverarbeitung
doxx-on systems 2023 – Webdesign von Deepdenkern Designfactoy Denise Sbresny/ Technische Umsetzung durch Stegemann Media