Wie sieht ein digitaler Rechnungsprozess in einer Spedition konkret aus?
Speditionen verarbeiten im Tagesgeschäft eine sehr hohe Zahl an Eingangsrechnungen. Frachtführer, Subunternehmer und Lagerpartner schicken regelmäßig Rechnungen, die alle gegen die ursprünglich vereinbarten Konditionen geprüft werden müssen. Klassischerweise erfolgt diese Prüfung durch erfahrene Mitarbeitende, die Zeile für Zeile mit den Touren- und Auftragsdaten im Speditionssystem abgleichen. Was über Jahre eingespielt war, gerät durch steigendes Auftragsvolumen […]
Wie verknüpfe ich Bestellung, Lieferschein und Rechnung in einer digitalen E-Akte?
In jedem Großhandelsbetrieb gehört der Dreiklang aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung zum täglichen Geschäft. Auf jeden Vorgang folgt eine Bestellung beim Lieferanten, später treffen die bestellten Waren mit einem Lieferschein ein, und am Ende verschickt der Lieferant eine Rechnung über die gelieferten Positionen. So eindeutig dieser Prozess klingt, so umständlich ist er in vielen Unternehmen […]
Welche Anforderungen muss ein DMS für Sozialkassen im Baugewerbe erfüllen?
Sozialkassen im Baugewerbe nehmen eine ganz besondere Rolle in der deutschen Bauwirtschaft ein. Sie verwalten Urlaubsansprüche, Rentenbeihilfen und Berufsbildungsleistungen für Hunderttausende von Beschäftigten und arbeiten mit einem enormen Bestand an Formularen, Meldungen und Nachweisen. Viele dieser Vorgänge wurden über Jahrzehnte gewachsene Wege organisiert, häufig mit selbst entwickelten Formulararchiven oder altgedienten Branchenlösungen. Im Tagesgeschäft funktionierten diese […]
Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte bei Zeitarbeitsfirmen?
Personaldienstleister verwalten pro Mitarbeitenden eine erstaunlich umfangreiche Sammlung an Unterlagen. Anders als in klassischen Festanstellungsbetrieben kommt in der Zeitarbeit ein vielfältiger Mix aus arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und kundenbezogenen Dokumenten zusammen. Viele Niederlassungen führen diese Personalakten heute noch in Papierform, geheftet in Ordnern und sortiert nach Filiale, Standort oder Jahrgang. Diese Strukturen waren über Jahre gewachsen und […]
Warum sollte man einen externen Dienstleister für Automatisierungen beauftragen?
Einleitung Viele Unternehmen wissen heute, dass sie Prozesse digitalisieren und automatisieren sollten. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch oft erst danach. Welche Prozesse eignen sich überhaupt für eine Automatisierung? Welche Software passt zum Unternehmen? Welche Abläufe sollten zuerst angegangen werden? Und wie verhindert man, dass aus einem gut gemeinten Digitalisierungsprojekt eine teure Baustelle wird? Genau an […]
Qualitätssicherung digital dokumentieren – so geht’s einfacher & sicherer
Einleitung Qualitätssicherung ist in nahezu allen Unternehmen ein zentraler Bestandteil des täglichen Arbeitens. Ob Messprotokolle, Materialprüfungen oder Produktionskontrollen – die Dokumentation dieser Prozesse nimmt viel Zeit in Anspruch. Noch immer werden viele Daten in Word, Excel oder sogar auf handschriftlichen Notizen erfasst und anschließend in Ordnern oder Netzlaufwerken abgelegt. Das macht die Suche nach Informationen […]
App für den technischen Kundendienst: So sparen Sie täglich Zeit
Einleitung Der technische Kundendienst ist ein entscheidender Baustein für zufriedene Kunden und eine reibungslose Betreuung von Anlagen. In der Realität kämpfen Servicetechniker jedoch oft mit unübersichtlichen Prozessen: fehlende Informationen zu Anlagen, manuelle Notizen auf Papier und zeitaufwendige Rückfragen im Büro. Der Einsatz vor Ort kostet dadurch nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch das Risiko […]
Wie Außendienst-Apps Vertriebsprozesse beschleunigen
Einleitung Der Außendienst ist für viele Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Hier entsteht direkter Kundenkontakt, hier werden Bestellungen aufgenommen, Beratungsgespräche geführt und Beziehungen gepflegt. In der Praxis zeigt sich jedoch oft ein anderes Bild: Mitarbeitende im Außendienst arbeiten noch mit gedruckten Katalogen, Auftragsblöcken oder sogar handschriftlichen Notizen. Diese Informationen müssen später im Innendienst erneut erfasst werden, […]
Digitale Auftragserfassung für unterwegs: App für Serviceteams im Einsatz
Einleitung In vielen Unternehmen läuft die Auftragserfassung im Service noch immer analog. Mitarbeitende holen sich morgens Auftragsblöcke im Büro ab oder tragen handschriftlich Daten in Durchschlagformulare ein. Diese werden später in der Verwaltung mühsam nachbearbeitet, oft mit unleserlichen Notizen, unklaren Materialangaben und fehlenden Zeiten. Der administrative Aufwand ist hoch, und wertvolle Zeit geht verloren. Die […]
Serviceeinsätze effizient planen – mit App für Kundendienst & Technik
Einleitung In vielen Unternehmen werden Serviceeinsätze noch immer mit handschriftlichen Aufträgen, gedruckten Listen und unübersichtlichen Kalendern organisiert. Die Koordination der Techniker erfolgt oft über Outlook-Einträge oder manuelle Abstimmungen. Mitarbeitende erhalten ihre Aufträge in Papierform oder telefonisch und müssen alle Informationen selbst zusammensuchen. Dieser Prozess kostet Zeit, ist unflexibel und birgt zahlreiche Fehlerquellen. Wird dieser Ablauf […]