Wie viel Arbeitszeit spart digitales Rechnungsmanagement im Bauhandwerk pro Woche?
Das Bauhandwerk gehört zu den Branchen, in denen das Tagesgeschäft besonders eng getaktet ist. Bauleiter koordinieren Baustellen, Geschäftsführer treffen Entscheidungen zwischen Termine mit Bauherren, und das Büro versucht, die laufende Verwaltung am Laufen zu halten. Mitten in diesem Spannungsfeld stehen die Eingangsrechnungen von Lieferanten, Subunternehmern und Dienstleistern, die geprüft, freigegeben und verbucht werden müssen. Klassischerweise […]
Worauf muss ich achten, wenn ich ein DMS an mein Tourenmanagementsystem anbinde?
Tourenmanagementsysteme sind in der Spedition das operative Herzstück. Sie verwalten Aufträge, Fahrer, Fahrzeuge, Routen und Abrechnungen und bilden damit das gesamte tägliche Geschäft ab. Wer in seiner Spedition zusätzlich ein Dokumentenmanagementsystem einführt, steht früher oder später vor der Frage, wie beide Systeme sinnvoll miteinander verbunden werden. Eine isolierte Lösung würde nur einen Bruchteil des möglichen […]
Wie digitalisiere ich Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Handelsunternehmen?
In einem mittelständischen Handelsunternehmen sind Eingangsrechnungen ein zentraler Bestandteil der täglichen Verwaltungsarbeit. Lieferanten von Komponenten, Bauteilen, Zubehör und Dienstleistungen senden im Tagesgeschäft mehrere hundert Rechnungen pro Monat, oft mit langen Positionslisten und unterschiedlichen Lieferanten-Layouts. Klassischerweise werden diese Belege geöffnet, geprüft, manuell weitergeleitet und schließlich von Hand in die Buchhaltung übertragen. Dieser Prozess ist über Jahre […]
Wie führe ich ein DMS in einem Gebäudetechnik-Betrieb mit über 5.000 Dokumenten pro Monat ein?
Gebäudetechnik-Betriebe verarbeiten ein erstaunliches Dokumentenvolumen. Eingangsrechnungen von Lieferanten, Ausgangsrechnungen an Kunden, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Wartungsberichte, Prüfprotokolle und projektbezogene Pläne summieren sich schnell auf mehrere tausend Belege pro Monat. Klassischerweise werden diese Dokumente in einer Mischform aus Papier, E-Mail-Anhängen und Dateien auf gemeinsamen Laufwerken verwaltet. Auf den ersten Blick funktioniert das, weil jeder Mitarbeitende einen bestimmten Teil […]
Wie schaffe ich revisionssichere Strukturen für Baustellen-Dokumente?
Im Bauhandwerk gehört eine Vielzahl an Dokumenten zum täglichen Geschäft. Aufmaße, Bauprotokolle, Lieferscheine, Sicherheitsunterweisungen, Materialnachweise und Abnahmeprotokolle entstehen auf der Baustelle und müssen anschließend rechtssicher abgelegt werden. In vielen Trockenbau- und Ausbaubetrieben erfolgt diese Ablage noch immer mit einer Mischform aus Papier, E-Mail-Anhängen und Dateien auf gemeinsamen Laufwerken. Diese Strukturen sind über Jahre gewachsen und […]
Welche Daten lassen sich auf einer Frachtrechnung automatisch mit dem TMS abgleichen?
Eine Frachtrechnung ist mehr als ein einfacher Beleg. Sie ist ein vielschichtiges Dokument, das auf einem komplexen Vertragsgeflecht zwischen Spediteur, Frachtführer, Versender und Empfänger basiert. Jede einzelne Position muss gegen die ursprünglich vereinbarten Konditionen und die tatsächlich erbrachte Leistung geprüft werden, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Klassischerweise erfolgt diese Prüfung manuell, durch erfahrene Mitarbeitende, […]
Wie verbinde ich mein DMS mit DATEV in einem mittelständischen Großhandel?
In vielen mittelständischen Großhandelsbetrieben ist DATEV das Herzstück der Finanzbuchhaltung. Über Jahrzehnte hat sich die Lösung als Standard im deutschen Mittelstand etabliert, weil sie zuverlässig Buchungssätze verarbeitet, mit dem Steuerberater verbunden ist und gesetzliche Anforderungen erfüllt. Doch DATEV allein deckt nicht den gesamten Belegfluss ab. Die eigentliche Belegverarbeitung – also das Empfangen, Prüfen, Freigeben und […]
Warum ist die Finanzbuchhaltung der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt?
Warum ist die Finanzbuchhaltung der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt? Wer ein DMS-Projekt im eigenen Betrieb startet, steht zunächst vor einer wichtigen Frage: Mit welchem Bereich beginnt man? Theoretisch kann ein DMS in praktisch jeder Abteilung Mehrwert schaffen, ob in Vertrieb, Einkauf, Lager oder Personal. In der Praxis hat sich allerdings ein klarer Favorit für […]
Wie organisiere ich Verträge, Nachträge und Leistungsverzeichnisse im Trockenbau digital?
Im Trockenbau gehört die saubere Dokumentation von Verträgen, Nachträgen und Leistungsverzeichnissen zum täglichen Geschäft. Jedes größere Bauvorhaben startet mit einem detaillierten Leistungsverzeichnis, das Position für Position die zu erbringenden Arbeiten beschreibt. Im Projektverlauf entstehen Nachträge, weil Bauherren Wünsche ändern, weil unerwartete Bauzustände auftreten oder weil parallele Gewerke andere Anforderungen erzeugen. Hinzu kommen Bürgschaften, Versicherungsnachweise und […]
Wie kann ich Speditionsrechnungen automatisch prüfen und bis zu 99 Prozent manuellen Aufwand sparen?
Speditionsrechnungen gehören zu den prüfungsintensivsten Belegen im Logistikgeschäft. Jede einzelne Rechnung muss gegen die ursprünglich vereinbarte Tour, den verhandelten Preis, den Abliefernachweis und die Bankdaten des Lieferanten geprüft werden, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Erfahrene Sachbearbeiter erkennen Abweichungen mit einem geübten Blick, doch bei mehreren hundert Rechnungen pro Monat summiert sich dieser Aufwand schnell […]