Speditionen verarbeiten im Tagesgeschäft eine sehr hohe Zahl an Eingangsrechnungen. Frachtführer, Subunternehmer und Lagerpartner schicken regelmäßig Rechnungen, die alle gegen die ursprünglich vereinbarten Konditionen geprüft werden müssen. Klassischerweise erfolgt diese Prüfung durch erfahrene Mitarbeitende, die Zeile für Zeile mit den Touren- und Auftragsdaten im Speditionssystem abgleichen. Was über Jahre eingespielt war, gerät durch steigendes Auftragsvolumen und Fachkräftemangel zunehmend unter Druck.
Wer hier nicht aktiv gegensteuert, riskiert mehrere Folgen gleichzeitig. Die Rechnungsprüfung wird zum Engpass, Skontofristen werden verpasst, und kleine Abweichungen bleiben unentdeckt, weil schlicht keine Zeit für detaillierte Abgleiche bleibt. Gleichzeitig binden Routineprüfungen erfahrene Disponenten und Buchhalter, die ihre Zeit eigentlich in strategische Aufgaben investieren sollten. Hinzu kommt, dass jede manuelle Prüfung das Risiko menschlicher Fehler in sich trägt, mit potenziellen Konsequenzen für die Marge eines ohnehin preissensiblen Geschäftsfelds.
In diesem Beitrag erfahren Sie konkret, wie ein digitaler Rechnungsprozess in einer Spedition aufgebaut ist, welche Daten automatisch abgeglichen werden können und welche Effekte sich daraus für den Arbeitsalltag ergeben. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen gemeinsam mit der GB Spedition + Kurier GmbH einen automatisierten Rechnungsprüfprozess aufgebaut hat, der den manuellen Prüfaufwand bei einzelnen Punkten um bis zu 99 Prozent reduziert.
Der typische Rechnungsprozess vor der Digitalisierung
In einer klassisch organisierten Spedition durchläuft jede Eingangsrechnung mehrere manuelle Stationen. Sie kommt per Post oder E-Mail an, wird ausgedruckt oder weitergeleitet, landet bei einer Sachbearbeiterin und wird dort gegen die im Speditionssystem hinterlegten Auftragsdaten geprüft. Diese Prüfung umfasst typischerweise mehrere Datenpunkte: Datum und Ziel der Fahrt, vereinbarter Preis, Lieferantennummer und gegebenenfalls Bankverbindung.
Erst wenn alle diese Punkte stimmen, erfolgt die Freigabe der Rechnung und die Übergabe an die Buchhaltung. In der Praxis hängt jeder dieser Schritte allerdings an der Verfügbarkeit einzelner Mitarbeitender. Fällt jemand aus oder ist im Urlaub, stauen sich Rechnungen, Skontofristen verstreichen, und Lieferanten fragen nach. Auch die Konsistenz der Prüfung leidet, weil unterschiedliche Mitarbeitende unterschiedliche Schwerpunkte setzen.
Die GB Spedition + Kurier GmbH mit Sitz in Grünstadt setzt seit 2007 auf die Branchensoftware Lavid-F.I.S. für ihr Tourenmanagement. Die Eingangsrechnungen wurden lange Zeit manuell gegen diese Daten geprüft, was ab einer bestimmten Größenordnung an Touren zu einem klaren Engpass führte. Damit war dieser Prozess einer der wenigen, der noch deutliches Automatisierungspotenzial hatte.
Welche Datenpunkte ein digitaler Rechnungsprozess automatisch prüft
Ein digitaler Rechnungsprozess in der Spedition basiert auf zwei Säulen: einer automatisierten Belegerkennung und einem maschinellen Abgleich gegen die Auftragsdaten im Speditionssystem. Sobald eine Rechnung im DMS landet, werden die relevanten Daten automatisch ausgelesen und mit den hinterlegten Werten verglichen. Stimmen alle Daten überein, erfolgt die Freigabe automatisch. Liegen Abweichungen vor, wird die Rechnung den Mitarbeitenden zur manuellen Prüfung vorgelegt.
Bei der GB Spedition + Kurier GmbH umfasst das Regelwerk mehrere konkrete Prüfpunkte. Geprüft werden unter anderem das Datum der Fahrt, das Fahrtziel, der vereinbarte Preis, der Abliefernachweis und die hinterlegte Bankverbindung des Lieferanten. Wenn alle Punkte mit den Daten im Tourenmanagement übereinstimmen, läuft die Rechnung vollständig automatisiert durch und wird im Anschluss an die Buchhaltung weitergegeben.
Die folgende Übersicht zeigt typische Datenpunkte, die ein digitaler Rechnungsprozess in der Spedition prüfen kann:
| Prüfkriterium | Datenquelle | Automatisierungspotenzial |
|---|---|---|
| Datum der Fahrt | Tourenmanagement | Sehr hoch |
| Fahrtziel und Startort | Auftragsdaten | Sehr hoch |
| Vereinbarter Frachtpreis | Konditionsvereinbarung | Sehr hoch |
| IBAN des Lieferanten | Stammdaten | Sehr hoch |
| Abliefernachweis | POD-System | Hoch |
Die Tabelle macht deutlich, dass nahezu alle Standardprüfungen einer Frachtrechnung maschinell durchführbar sind. Die menschliche Prüfung beschränkt sich auf die Fälle, in denen Abweichungen auftreten. Wie die automatisierte Rechnungsprüfung grundsätzlich funktioniert, erfahren Sie im ausführlichen Grundlagenartikel.
Die Schnittstelle zwischen DMS und Tourenmanagement
Damit ein digitaler Rechnungsprozess in der Spedition funktioniert, müssen DMS und Tourenmanagementsystem reibungslos miteinander kommunizieren. Im Fall der GB Spedition + Kurier GmbH wurde dafür eine individuelle Schnittstelle zwischen dem DMS von doxx-on systems GmbH und der Branchensoftware Lavid-F.I.S. realisiert. Diese Schnittstelle sorgt dafür, dass Rechnungsdaten in das Speditionssystem überführt werden, sobald die Prüfung im DMS erfolgreich abgeschlossen ist.
Die Bedeutung dieser Schnittstelle wird oft unterschätzt. Ohne eine saubere technische Verbindung der beiden Welten bleibt jedes DMS eine isolierte Insel, die ihre Daten nur eingeschränkt nutzen kann. Erst die Verknüpfung mit dem Tourenmanagement schafft die Voraussetzung dafür, dass Rechnungen automatisch gegen die im System hinterlegten Auftragsdaten geprüft werden können.
Für Speditionen, die andere Branchenlösungen einsetzen, sind vergleichbare Schnittstellen häufig ebenfalls realisierbar. Entscheidend ist, dass der DMS-Partner die spezifischen Anforderungen der Logistikbranche versteht und über entsprechende Erfahrung verfügt. Die doxx-on systems GmbH hat in mehreren Projekten gezeigt, dass auch individuelle Schnittstellen in vertretbarem Zeitrahmen umgesetzt werden können.
Konkrete Effekte für Buchhaltung und Disposition
Die Effekte eines digitalen Rechnungsprozesses zeigen sich sowohl in der Buchhaltung als auch in der Disposition. Bei der GB Spedition + Kurier GmbH wurde der manuelle Prüfaufwand bei einzelnen Kriterien um bis zu 99 Prozent reduziert. Durchschnittlich fallen heute nur noch etwa 20 Prozent der Prüfaufgaben in der manuellen Bearbeitung an, der Rest läuft automatisiert.
Die freigewordene Zeit nutzen die Mitarbeitenden für anspruchsvollere Aufgaben oder gemeinsam mit der Geschäftsführung für die Optimierung weiterer Prozesse. Damit verschiebt sich der Fokus von Routinearbeit hin zu wertschöpfender Tätigkeit, was sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Wettbewerbsfähigkeit des Betriebs stärkt. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Effekte auf einen Blick:
| Bereich | Vor der Digitalisierung | Nach Einführung des digitalen Prozesses |
|---|---|---|
| Manuelle Prüfung pro Rechnung | 5 bis 10 Minuten | 0 bis 2 Minuten |
| Übereinstimmung IBAN mit Stammdaten | Manueller Abgleich | 99 Prozent automatisiert |
| Bearbeitungsstau bei Urlaub | Mehrere Tage | Kaum spürbar |
| Skontonutzung | Häufig versäumt | Verlässlich erreichbar |
| Abhängigkeit von Einzelpersonen | Sehr hoch | Deutlich reduziert |
Die Tabelle zeigt, dass es bei einem digitalen Rechnungsprozess nicht nur um Zeitersparnis geht, sondern auch um Prozessstabilität. Wer als Spedition unabhängiger von einzelnen Mitarbeitenden werden möchte, findet in der Automatisierung der Rechnungsprüfung einen sehr wirksamen Hebel. Die vollständige Fallstudie der GB Spedition + Kurier GmbH können Sie auf unserer Seite Fallstudien nachlesen.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung
Damit ein digitaler Rechnungsprozess in einer Spedition wirklich funktioniert, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Erstens braucht es saubere Stammdaten im Speditionssystem, weil das DMS gegen diese Daten prüft. Zweitens sollten die Eingangsrechnungen idealerweise bereits digital eingehen, etwa per E-Mail oder als strukturierte E-Rechnung. Drittens ist die Anbindung an Finanzbuchhaltung und gegebenenfalls Banksysteme entscheidend für einen durchgängigen Prozess.
Hinzu kommt das Thema E-Rechnung, das mit der gesetzlichen Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland zunehmend an Bedeutung gewinnt. Das Bundesministerium der Finanzen hat klare Anforderungen formuliert, an die sich auch Speditionen halten müssen. Wer hier rechtzeitig die nötige Infrastruktur aufbaut, ist nicht nur effizienter, sondern auch gesetzeskonform aufgestellt.
Schließlich ist die Schulung der Mitarbeitenden ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Auch das beste System nützt wenig, wenn die Beteiligten nicht verstehen, wie es funktioniert und wo Ausnahmen behandelt werden. Die doxx-on systems GmbH legt daher in jedem Projekt großen Wert auf praxisnahe Schulungen und eine begleitende Betreuung in den ersten Wochen nach dem Go-Live.
Fazit
Ein digitaler Rechnungsprozess in einer Spedition ist deutlich mehr als die elektronische Ablage von Rechnungen. Er umfasst die automatisierte Erkennung relevanter Daten, den maschinellen Abgleich gegen Auftragsdaten und die nahtlose Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Die GB Spedition + Kurier GmbH zeigt eindrucksvoll, dass sich dadurch der manuelle Prüfaufwand bei einzelnen Punkten um bis zu 99 Prozent reduzieren lässt, mit klaren Effekten für Buchhaltung, Disposition und Geschäftsführung.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat in diesem Projekt nicht nur ein DMS eingeführt, sondern eine individuelle Schnittstelle zum Tourenmanagementsystem entwickelt, die genau auf die Anforderungen der Spedition zugeschnitten ist. Wer in seiner eigenen Spedition ähnliche Effekte erzielen möchte, sollte den Einstieg mit einem Workshop beginnen, in dem die bestehenden Prozesse und die Anbindungsmöglichkeiten gemeinsam analysiert werden. Aus einer solchen Analyse lässt sich dann ein realistischer Projektplan ableiten, der zur Größe und zum Tempo des Unternehmens passt.
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Rechnungsprozess in der Spedition
Die Einführung eines digitalen Rechnungsprozesses wirft in Speditionen immer wieder ähnliche Fragen auf. Dabei geht es nicht nur um die technische Umsetzung, sondern auch um den Umgang mit Sonderfällen wie Frachtgutschriften, Kreditrechnungen oder Sammelabrechnungen. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen, mit konkretem Bezug zu den Anforderungen einer typischen Spedition.
Welche Voraussetzungen muss meine Spedition für einen digitalen Rechnungsprozess erfüllen?
Die wichtigste Voraussetzung sind saubere Stammdaten im Tourenmanagementsystem, weil das DMS gegen diese Daten prüft. Hinzu kommt ein modernes Finanzbuchhaltungssystem, das Buchungssätze automatisch verarbeiten kann. Die Eingangsrechnungen sollten idealerweise digital eingehen, sei es per E-Mail oder als strukturierte E-Rechnung. Schließlich braucht es eine klare Regelung, wie mit Abweichungen umgegangen wird, also welche Mitarbeitenden in welchen Fällen prüfen und freigeben. Die doxx-on systems GmbH analysiert diese Voraussetzungen im Rahmen eines Workshops und entwickelt darauf aufbauend einen individuellen Umsetzungsplan.
Wie wird mit Frachtgutschriften und Sammelabrechnungen umgegangen?
Frachtgutschriften und Sammelabrechnungen sind in der Spedition Alltag und werden im digitalen Rechnungsprozess gesondert behandelt. Sammelabrechnungen, die mehrere Einzelfahrten umfassen, lassen sich automatisch auf Positionsebene gegen die jeweiligen Touren prüfen. Frachtgutschriften, die der Verlader ausstellt, werden im System als eigene Belegart geführt und entsprechend automatisiert verarbeitet. Wichtig ist, dass die zugrundeliegenden Stammdaten korrekt hinterlegt sind, damit die maschinelle Zuordnung zuverlässig funktioniert. Die doxx-on systems GmbH konfiguriert das System individuell für die jeweiligen Geschäftsmodelle.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht eindeutig zugeordnet werden kann?
In Ausnahmefällen kann eine Rechnung nicht automatisch zugeordnet werden, etwa wenn Lieferantendaten unvollständig sind oder die Bestellnummer auf der Rechnung fehlt. Das System legt diese Rechnungen in einer eigenen Bearbeitungsmappe ab und benachrichtigt die zuständige Sachbearbeiterin. Die manuelle Prüfung erfolgt dann gezielt für diese Einzelfälle, während die Mehrzahl der Rechnungen weiterhin automatisch durchläuft. Auf diese Weise konzentriert sich die menschliche Aufmerksamkeit genau auf die Fälle, die sie wirklich brauchen. Diese Logik ist auch bei der GB Spedition + Kurier GmbH erfolgreich im Einsatz.
Wie sicher ist der digitale Rechnungsprozess im Vergleich zur manuellen Prüfung?
Der digitale Rechnungsprozess ist in den meisten Fällen sogar sicherer als die manuelle Prüfung, weil er konsistent und ohne Ermüdungseffekte arbeitet. Während ein Mensch nach einigen Stunden Routine an Konzentration verliert, prüft das System bei der tausendsten Rechnung mit derselben Sorgfalt wie bei der ersten. Hinzu kommt die lückenlose Dokumentation jedes Prüfschritts, die in einer Papierwelt kaum erreichbar ist. Die Lösungen der doxx-on systems GmbH erfüllen dabei alle Anforderungen an Revisionssicherheit, DSGVO und GoBD. Bei der GB Spedition + Kurier GmbH hat sich die Fehlerquote im Rechnungsprozess seit Einführung der Digitalisierung spürbar reduziert.
Wie lange dauert die Einführung eines digitalen Rechnungsprozesses in einer Spedition?
Die Einführungsdauer hängt vor allem von der Komplexität der bestehenden Schnittstellen und der Zahl der Lieferanten ab. Im Fall der GB Spedition + Kurier GmbH wurde das Projekt 2021 gemeinsam mit der doxx-on systems GmbH und dem Anbieter der Branchensoftware umgesetzt, mit einem ersten Workshop und anschließender schrittweiser Implementierung. Typischerweise lassen sich erste produktive Ergebnisse innerhalb weniger Wochen erreichen, während die vollständige Anbindung aller Lieferanten und Spezialfälle einige Monate in Anspruch nehmen kann. Eine realistische Zeitplanung ergibt sich nach einem ersten Workshop, in dem alle Anforderungen aufgenommen werden.
Können auch kleine Speditionen einen digitalen Rechnungsprozess einsetzen?
Ja, auch kleine und mittelständische Speditionen profitieren erheblich von einem digitalen Rechnungsprozess. Gerade dort, wo die Belegschaft schlank ist und einzelne Mitarbeitende viele Aufgaben parallel tragen, entlastet die Automatisierung der Rechnungsprüfung das Team spürbar. Der Funktionsumfang lässt sich modular aufbauen, sodass kleine Speditionen mit einer schlanken Lösung starten und diese später erweitern können. Die doxx-on systems GmbH bietet hier Konzepte an, die sich am tatsächlichen Bedarf orientieren, statt eine überdimensionierte Standardlösung einzuführen. Auf diese Weise lohnt sich der Einstieg auch für Betriebe mit überschaubarem Volumen.
