Rechnungsprüfung automatisieren: So geht’s mit digitalem Workflow
Die klassische Rechnungsprüfung ist in vielen Unternehmen ein zeitintensiver Prozess. Rechnungen kommen oft noch per Post, werden geöffnet, verteilt, und müssen manuell geprüft und freigegeben werden. Dieser Prozess ist nicht nur langwierig, sondern auch fehleranfällig. Rechnungen gehen verloren, Fristen verstreichen, und es entstehen unnötige Kosten durch Mahngebühren oder verpasste Skontofristen. Wenn Unternehmen hier nicht rechtzeitig […]
Was ist eine E-Rechnung? Vorteile, Vorschriften & Anwendung
Die Verarbeitung von Rechnungen in Papierform ist für viele Unternehmen immer noch Alltag. Lange Bearbeitungszeiten, manuelle Fehlerquellen und hoher Verwaltungsaufwand prägen hier das tägliche Geschäft. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen kämpfen häufig mit ineffizienten Abläufen, wenn Rechnungen per Post verschickt, geöffnet, verteilt, geprüft und abgelegt werden müssen. Dabei wird Zeit verschwendet, die an anderer Stelle […]
E-Rechnungen & DMS: So arbeiten beide Systeme perfekt zusammen
Einleitung Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, ihre Rechnungsverarbeitung effektiver und digitaler zu gestalten. Rechnungen per Post oder als PDF-Anhang zu verarbeiten, kostet viel Zeit und Ressourcen. Die manuellen Arbeitsschritte – vom Öffnen der Briefe, über das Scannen und Verteilen bis hin zur händischen Eingabe in Buchhaltungssysteme – führen zu Fehlern und Verzögerungen. Insbesondere […]
Rechnungsverarbeitung digitalisieren: Wie Sie den Aufwand halbieren
Jedes Unternehmen kennt das Problem: Rechnungen stapeln sich auf dem Schreibtisch, Mitarbeitende verbringen wertvolle Arbeitszeit damit, Dokumente zu sichten, zu sortieren und manuell weiterzugeben. Diese manuelle Rechnungsverarbeitung ist oft zeitintensiv, fehleranfällig und teuer. Gerade wenn Rechnungen per Post, E-Mail und sogar über verschiedene Standorte eintreffen, wird die Verarbeitung schnell kompliziert und ineffizient. Die Folgen einer […]
E-Rechnungen automatisiert verarbeiten – so sparen Sie Zeit & Fehler
Einleitung Kennen Sie das? Täglich kommen in Ihrem Unternehmen zahlreiche Rechnungen per Post an. Jedes einzelne Kuvert muss geöffnet, jede Rechnung herausgenommen und gescannt werden. Schon ein kleiner Fehler – etwa ein falsch eingetragenes Datum oder ein übersehener Betrag – kann in der Buchhaltung große Probleme verursachen. Besonders ärgerlich wird es, wenn dadurch wichtige Zahlungsfristen […]
ZUGFeRD, XRechnung & Co: Welche E-Rechnungsformate sind relevant?
In vielen Unternehmen herrscht Unsicherheit, wenn es um das Thema elektronische Rechnungen geht. Dabei kursieren zahlreiche Begriffe wie „ZUGFeRD“ oder „XRechnung“ – und schnell entstehen Missverständnisse darüber, was tatsächlich als elektronische Rechnung anerkannt wird und welche Formate für welchen Einsatzzweck geeignet sind. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen […]
Papierlos fakturieren: So funktioniert die Umstellung auf E-Rechnungen
Einleitung Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen heute noch immer klassisch als PDF per E-Mail oder sogar in Papierform per Post. Auf den ersten Blick scheint das einfach und ausreichend. Doch spätestens mit der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, die schrittweise umgesetzt wird, kommen Fragen und Unsicherheiten auf. Unternehmen stehen plötzlich vor der Herausforderung, neue technische […]
E-Rechnung in KMU einführen: Was Sie jetzt wissen müssen
Kennen Sie das auch? Eine neue Rechnung flattert per E-Mail ins Postfach und keiner weiß genau, wie man damit umgehen soll. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen derzeit genau vor dieser Herausforderung. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Doch während die reine Empfangsbereitschaft mit einem E-Mail-Postfach einfach […]
Papierlos arbeiten: Wie ein DMS Ordnung, Effizienz und Rechtssicherheit schafft
Einleitung In vielen Unternehmen sieht der Alltag noch immer so aus: Dokumente stapeln sich in Aktenschränken, Ordner füllen ganze Archive im Keller, und wenn man ein bestimmtes Dokument braucht, beginnt die hektische Suche durch unzählige Ablagen. Besonders wenn Unterlagen verloren gehen oder wichtige Fristen übersehen werden, zeigt sich, wie problematisch die klassische Papierverwaltung tatsächlich sein […]
DMS und Datenschutz: So bleiben Ihre Dokumente sicher & DSGVO-konform
In vielen Unternehmen sind Dokumente oft unzureichend geschützt und unübersichtlich abgelegt. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter versehentlich Zugriff auf sensible Daten haben, die nicht für ihre Augen bestimmt sind. In der Praxis passiert es täglich, dass Unterlagen wie Bewerbungsunterlagen, Verträge oder Rechnungen unkontrolliert auf Schreibtischen oder in nicht geschützten Ablagen landen und so der Datenschutz […]