DMS-Einführung im Großhandel

Wie Fürniss GmbH durch digitale Dokumentenprozesse Bearbeitungszeiten verkürzt und die Buchhaltung ins Unternehmen integriert

Fürniss GmbH in Zusammenarbeit mit doxx-on systems GmbH

Projektübersicht

Ausgangssituation

Erhebliche Suchzeiten durch dezentral abgelegte Dokumente in Papier- und Digitalform
Hoher manueller Verwaltungsaufwand und lange Durchlaufzeiten durch historisch gewachsene Abläufe
Erschwerte Zusammenarbeit im Homeoffice aufgrund von ausschließlich papiergebundenen Akten
Fehlende IT-seitige Einbindung der Buchhaltung in die restlichen Unternehmensprozesse
Zunehmender Druck auf die Liefergeschwindigkeit durch eine steigende Marktnachfrage

Lösung & Umsetzung mit dem DMS

Aufbau eines GoBD-konformen Archivs für das sekundenschnelle Finden aller Dokumente per Volltextsuche
Implementierung automatisierter Workflows zur Beschleunigung der täglichen Rechnungsprüfung und Freigabeprozesse
Intelligente Verknüpfung von zusammengehörigen Belegen wie Bestellungen und Lieferscheinen für maximale Transparenz
Direkte Schnittstellen-Anbindung an DATEV sowie das System Fullsystem für den automatisierten Austausch von Buchungssätzen
Einführung digitaler Akten zur zentralen Bündelung aller Informationen ohne unnötige Papierkopien oder Informationsverlust

Ergebnisse & Mehrwert

Rechnungen werden vollständig digital erfasst, verarbeitet und archiviert
Freigaben laufen automatisch und deutlich schneller ab
Transparente Prozesse mit klar definierten Zuständigkeiten
Mobiles Arbeiten ohne Medienbrüche oder Zugriffsprobleme
Deutlich weniger Papierverbrauch, Aufwand und Rückfragen
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf und Management

Ausgangssituation

Über den Kunden

Die Fürniss GmbH aus Linkenheim-Hochstetten ist seit 1985 als familiengeführter Großhändler auf Verbindungselemente nach amerikanischen und britischen Normen spezialisiert. Mit rund 60.000 verschiedenen Elementen auf Lager beliefert das Unternehmen Kunden aus Automotive, Elektroindustrie, Luftfahrt, Energiewirtschaft sowie Maschinen- und Anlagenbau – europaweit und mit dem Anspruch schneller, zuverlässiger Lieferung. Kurze Lieferzeiten erfordern schnelle Prozesse im Hintergrund – genau deshalb war die Digitalisierung des Dokumentenmanagements für Fürniss kein Nice-to-have, sondern ein strategischer Schritt zur Sicherung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit.

Wenn das Papier das Tempo drosselt

Die Herausforderungen

Um die gewohnt schnellen Lieferzeiten trotz steigender Nachfrage und Corona-bedingtem Homeoffice zu halten, musste die Zettelwirtschaft weichen. Dezentrale Ablagen und historisch gewachsene Prozesse verursachten zu hohen Verwaltungsaufwand.

Dezentrale Dokumentenablage – teils noch in Papierform
Historisch gewachsene Abläufe mit hohem Verwaltungsaufwand
Lange Bearbeitungszeiten durch fehlende Prozessautomatisierung
Keine revisionssichere Archivierung bestehender Dokumente
Manuelles Abtippen von Lieferanten- und Rechnungsdaten
Buchhaltung IT-bedingt vom restlichen Unternehmen abgekoppelt
Steigender Handlungsdruck durch Ausweitung des Homeoffice-Angebots

"Uns war es wichtig, ein individuell auf unsere Bedürfnisse angepasstes DMS zu erhalten. Dank des ausführlichen Workshops im Vorfeld und der tollen Unterstützung in jeder Projektphase haben wir genau das bekommen."

Peter Demuth

Sales Manager & DMS-Projektverantwortlicher

Projektablauf

Tiefe System-Integration: Nahtlose Anbindung an die Warenwirtschaft Fullsystem und DATEV. Dokumente werden automatisch mit Stammdaten angereichert.
Automatisierte Belegerkennung: Rechnungsdaten werden per OCR ausgelesen. Das mühsame Abtippen entfällt komplett.
Digitale Workflows: Der Eingangsrechnungsprozess läuft automatisiert ab – inklusive digitalem Eingangsstempel, Vorkontierung und systemseitig überwachter Freigabe.
Revisionssicheres Archiv: GoBD-konforme Ablage mit sekundenschneller Volltextsuche.
Intelligente Dokumenten-Verknüpfung: Über ein Merkmal (z. B. Bestellnummer) werden Bestellung, Lieferschein und Rechnung sofort als zusammengehörige Liste angezeigt.
Digitale Aktenbildung (E-Akten): Verhindert Informationsverlust durch händische Notizen auf Kopien und schafft Ordnung.

Ergebnisse

Bereits nach wenigen Tagen war die Veränderung im Unternehmen spürbar:

Massive Zeitersparnis durch deutlich verkürzte Bearbeitungszeiten in allen Unternehmensbereichen
Stärkung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und volle Integration der Buchhaltung in die digitalen Abläufe
Uneingeschränkte Arbeitsfähigkeit im Homeoffice auf demselben Qualitätsniveau wie am Büro-Arbeitsplatz
Nachhaltige Senkung der laufenden Kosten durch die Stilllegung von zwei kompletten Druckgeräten
Maximale Transparenz und sofortiger Überblick über den aktuellen Status aller laufenden Geschäftsprozesse

Fazit & Ausblick

Die Zusammenarbeit mit der Fürniss GmbH zeigt eindrucksvoll, dass digitale Transformation im Mittelstand kein theoretisches Konstrukt bleiben muss. Durch die gezielte Verknüpfung von DMS, Warenwirtschaft und Buchhaltung wurden nicht nur Papierberge abgebaut, sondern die Basis für ein modernes, flexibles Arbeitsumfeld geschaffen. Qualität und Schnelligkeit – die Markenzeichen von Fürniss – werden nun durch eine hochperformante IT-Struktur im Hintergrund gestützt.

Mit der geschaffenen Infrastruktur ist die Fürniss GmbH optimal für zukünftiges Wachstum aufgestellt. Die skalierbare DMS-Lösung ermöglicht es dem Unternehmen, weitere Prozesse jederzeit nahtlos zu integrieren und die Automatisierung Schritt für Schritt voranzutreiben. Das papierlose Büro ist hier kein Endziel, sondern der Startpunkt für eine dauerhaft effiziente Unternehmensführung.