Digitaler Wandel im Personalwesen

Von papierbasierten Personalakten zu klaren digitalen Strukturen

ABAX Personaldienstleistung GmbH in Zusammenarbeit mit doxx-on systems GmbH

Projektübersicht

Ausgangssituation

Stark papierbasierte Personal- und Buchhaltungsakten
Hoher Platzbedarf durch umfangreiche Aktenordner
Zeitaufwändige Suche nach relevanten Unterlagen
Erhöhter Aufwand bei internen und externen Prüfungen
Manuelle Ablage und Medienbrüche zwischen Abteilungen

Lösung & Umsetzung mit dem DMS

Einführung eines zentralen DMS für Personal- und Buchhaltungsdokumente
Start mit der Digitalisierung der Personalakten
Strukturierte Ablage nach klaren, nachvollziehbaren Kriterien
Nutzung digitaler Workflows für interne Prozesse
Schulung der Mitarbeitenden für den sicheren Umgang mit dem System

Ergebnisse & Mehrwert

Deutliche Reduzierung papierbasierter Abläufe
Schnellere Auffindbarkeit aller relevanten Dokumente
Spürbare Zeitersparnis im Tagesgeschäft
Erleichterung bei Prüfungen und Nachweispflichten
Hohe Akzeptanz durch einfache, intuitive Nutzung

„Bei Prüfungen war das früher teilweise eine echte Herausforderung.“

Andy Leukert

Leiter Buchhaltung, ABAX Personaldienstleistungen GmbH

Ausgangssituation

Über den Kunden

Die ABAX Personaldienstleistungen GmbH ist ein seit 1989 etabliertes Familienunternehmen mit Hauptsitz in Mannheim und weiteren Standorten in der Metropolregion Rhein-Neckar. Als erfahrener Partner für Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung betreut das Unternehmen Kunden aus Industrie, Handwerk sowie den Bereichen Chemie und Pharma. Mit einer eigenen Akademie und über 20.000 erfolgreich beschäftigten Kandidaten setzt ABAX auf eine werteorientierte, menschliche und zukunftssichere Personalberatung.

Die Herausforderungen

Die Verwaltung einer großen Anzahl an Personalakten stellte ABAX vor organisatorische Herausforderungen. Insbesondere bei Prüfungen mussten Unterlagen aus verschiedenen Ordnern und Ablagen zusammengetragen werden – ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess.

Umfangreiche, papierbasierte Personalakten
Hoher Zeitaufwand bei Prüfungen
Fehlende Transparenz über Vollständigkeit von Dokumenten
Platz- und Archivierungsprobleme
Manuelle Ablageprozesse mit Medienbrüchen

„Zeit ist einer der größten Faktoren – und genau hier hat uns das DMS enorm geholfen. “

Andy Leukert

Leiter Buchhaltung, ABAX Personaldienstleistungen GmbH

Projektablauf

Schnelle Implementierung: Nach einer klaren Vorbereitungsphase wurde das System innerhalb weniger Wochen eingerichtet und produktiv genutzt.
Start mit der Personalakte: Als erstes Projekt wurden die umfangreichen Personalakten digitalisiert und strukturiert im DMS archiviert.
Digitale Freigabeprozesse: Alle Freigabeschritte wurden im System hinterlegt und automatisiert, wodurch Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt wurden.
Strukturierte Ablage: Dokumente wurden nach klar definierten Kriterien abgelegt, sodass alle relevanten Informationen schnell auffindbar sind.
Einführung digitaler Workflows: Interne Aufgaben und Prozesse werden heute über digitale Workflows gesteuert und transparent weitergeleitet.
Schulung der Mitarbeitenden: Die Mitarbeitenden wurden schrittweise in die Nutzung des Systems eingearbeitet.
Laufende Optimierung: Im laufenden Betrieb wurden Prozesse weiter angepasst und verbessert.

„Der Rollout ging überraschend schnell – vieles war sehr zügig produktiv nutzbar.“

Andy Leukert

Leiter Buchhaltung, ABAX Personaldienstleistungen GmbH

Ergebnisse

Mit der Einführung des DMS von doxx-on systems hat ABAX seine Dokumentenverwaltung deutlich vereinfacht. Papierbasierte Abläufe wurden reduziert, Dokumente sind heute zentral verfügbar und deutlich schneller auffindbar. Gerade im Personal- und Buchhaltungsbereich sorgt das System für spürbare Entlastung und effizientere Arbeitsprozesse im Alltag

Massive Reduzierung papierbasierter Prozesse
Deutlich verkürzte Such- und Bearbeitungszeiten
Spürbare Entlastung im Personal- und Buchhaltungsbereich
Effizientere Vorbereitung auf Prüfungen und Kontrollen
Bessere Transparenz über Dokumente und Abläufe
Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben
Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte

„Ich würde sagen, wir sparen uns dadurch fast eine komplette Mitarbeiterstelle im Jahr.“

Andy Leukert

Leiter Buchhaltung, ABAX Personaldienstleistungen GmbH

Fazit & Ausblick

Mit dem Starke-DMS® von doxx-on systems hat ABAX einen wichtigen Schritt in Richtung moderner, digitaler Prozesse gemacht. Die Dokumentenverwaltung ist heute deutlich effizienter organisiert und schafft mehr Transparenz im Arbeitsalltag. Auch künftig plant das Unternehmen, weitere Prozesse zu digitalisieren – etwa im Bereich Vertragsmanagement und digitaler Dokumentenprozesse – um den Automatisierungsgrad weiter auszubauen.