Prozessoptimierung in der Gebäude- und Lüftungstechnik

Mehr als 5.000 Dokumente jeden Monat vollständig digital bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH

roda Licht- und Lufttechnik GmbH in Zusammenarbeit mit doxx-on systems GmbH

Projektübersicht

Ausgangssituation

Papierbasierte Abläufe in Buchhaltung & Verwaltung
Hoher manueller Aufwand für Ablage, Suche und Freigaben
Fehlende Transparenz über Bearbeitungsstatus
Lange Durchlaufzeiten & Abhängigkeit von Einzelpersonen
Schwierige Nachvollziehbarkeit im Prüf- und Freigabeprozess
Skepsis gegenüber digitalen Lösungen im Team

Lösung & Umsetzung mit dem DMS

Einführung des Starke-DMS als zentrale Plattform
Integration verschiedener Dokumentenarten über alle Fachbereiche hinweg
Strukturierte Ablage und schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
Einrichtung digitaler Workflows zur automatisierten Weiterleitung und Freigabe
Schulung der Mitarbeitenden für eine reibungslose Umstellung auf digitale Prozesse
Migration bestehender Papier- und PDF-Archive in das neue DMS
Implementierung benutzerfreundlicher Such- und Zugriffsstrukturen
Laufende Betreuung und Systemanpassung durch doxx-on systems

Ergebnisse & Mehrwert

100 % papierlose Dokumentenprozesse
Über 22 aktive DMS-Lizenzen im Einsatz
Mehr als 5.000 Dokumente pro Monat digital verarbeitet
Deutlich schnellere Freigaben & kürzere Bearbeitungszeiten
Transparente, nachvollziehbare Abläufe in allen Abteilungen
Standortübergreifendes Arbeiten ohne Medienbrüche
Spürbare Entlastung und höhere Zufriedenheit im Team

Ausgangssituation

Über den Kunden

Die roda Licht- und Lufttechnik GmbH mit Sitz in Isernhagen-Kirchhorst ist ein führender Experte für Licht-, Luft- und Gebäudetechnik. Wo früher Papierstapel und manuelle Freigabeprozesse den Takt vorgaben, sorgt heute eine hochmoderne DMS-Landschaft für maximale Effizienz. Das Projekt unter der Leitung von Geschäftsführer Alexander Dreher beweist, wie aus anfänglicher Skepsis echte Begeisterung für digitale Prozesse entstehen kann.

Die Herausforderungen

Vor Projektstart wurden alle Dokumente bei roda manuell bearbeitet, verteilt und archiviert. Papierstapel, fehlende Transparenz und lange Durchlaufzeiten prägten den Arbeitsalltag. Besonders herausfordernd war die mentale Umstellung – langjährige Mitarbeitende mussten von den Vorteilen digitaler Prozesse überzeugt werden.

Ausschließlich manuelle Bearbeitung und Archivierung sämtlicher Dokumente in Papierform
Fehlende Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstatus sowie lange Durchlaufzeiten bei Freigaben
Hoher administrativer Aufwand und eine starke Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern
Vorhandene Skepsis im Team gegenüber digitalen Veränderungen und langjährigen Gewohnheiten
Eingeschränkte Möglichkeiten für ortsunabhängiges Arbeiten ohne physischen Zugriff auf Papierakten

"Wir mussten langjährige Mitarbeiter erst davon überzeugen, dass man eine Rechnung nicht mehr ausdrucken und abheften muss. Für mich war die Zusammenarbeit mit doxx-on ausschlaggebend – die menschliche Komponente und das Vertrauen haben den Unterschied gemacht."

Alexander Dreher

Geschäftsführer roda Licht- und Lufttechnik GmbH

Projektablauf

Schritt für Schritt in die digitale Freiheit

Das Projekt startete im Oktober 2022 mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Belege wurden schrittweise in das DMS überführt. Nach erfolgreicher Einführung folgten weitere Abteilungen – darunter Auftragsbearbeitung, Lieferscheine und E-Mail-Archivierung.

Schnelle Implementierung: Bereits nach wenigen Wochen lief das DMS-System stabil im Echtbetrieb – startend in der Finanzbuchhaltung.
Strukturierte Einführung: Die Digitalisierung begann mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen und wurde Schritt für Schritt auf weitere Dokumentenarten ausgeweitet.
Digitale Freigabeprozesse: Alle Freigabeschritte wurden im System hinterlegt und automatisiert, wodurch Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt wurden.
Nahtlose Integration: Das DMS wurde problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Interne Verantwortung: Mit Alexander Dreher hatte roda einen internen Projektleiter, der sich tief ins System einarbeitete und viele Anpassungen selbst umsetzte.
Kontinuierliche Optimierung: Nach dem Go-Live wurde das System fortlaufend weiterentwickelt – mit regelmäßigen Anpassungen und neuen Workflows.
Hohe Akzeptanz im Team: Durch die einfache Bedienung und den sichtbaren Nutzen wurde das DMS in kurzer Zeit aktiv genutzt.

Ergebnisse

Bereits nach wenigen Tagen war die Veränderung im Unternehmen spürbar:

100 % papierlose Dokumentenprozesse
Über 22 aktive DMS-Lizenzen im Einsatz
Mehr als 5000 Dokumente monatlich digital verarbeitet
Deutlich verkürzte Bearbeitungszeiten und schnellere Freigaben
Transparente, nachvollziehbare Abläufe in allen Abteilungen
Standortübergreifendes Arbeiten ohne Medienbrüche
Reduzierte Fehlerquote und höhere Mitarbeiterzufriedenheit

“Archivierungssoftwares gibt es viele – den Unterschied machen bei doxx-on systems die individuell anpassbaren Workflows & die Flexibilität. ”

Alexander Dreher

Geschäftsführer roda Licht- und Lufttechnik GmbH

Fazit & Ausblick

Mit der Einführung des DMS von doxx-on systems hat roda den Grundstein für eine nachhaltige, digitale Zukunft gelegt. Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie technisches Verständnis auf Kundenseite und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Digitalisierungspartner echte Veränderung schaffen.

roda plant bereits die nächsten Schritte:
mehr Automatisierung, weniger manuelle Abläufe und die Integration zusätzlicher Module. So wird die Digitalisierung im Unternehmen konsequent weitergeführt – praxisnah, effizient und zukunftsorientiert.