Tourenmanagementsysteme sind in der Spedition das operative Herzstück. Sie verwalten Aufträge, Fahrer, Fahrzeuge, Routen und Abrechnungen und bilden damit das gesamte tägliche Geschäft ab. Wer in seiner Spedition zusätzlich ein Dokumentenmanagementsystem einführt, steht früher oder später vor der Frage, wie beide Systeme sinnvoll miteinander verbunden werden. Eine isolierte Lösung würde nur einen Bruchteil des möglichen Mehrwerts entfalten, weil die Datenströme zwischen DMS und Tourenmanagement nicht automatisiert wären.
Wer hier die Anbindung nicht sorgfältig plant, riskiert mehrere Folgen gleichzeitig. Doppelerfassungen schleichen sich ein, weil Daten in beiden Systemen manuell gepflegt werden müssen. Abweichungen zwischen den Datenbeständen führen zu Unsicherheit, weil unklar ist, welches System die richtige Information enthält. Mitarbeitende verlieren Zeit mit dem Wechsel zwischen den Anwendungen, und die Automatisierung von Prüfungen oder Freigaben bleibt auf halber Strecke stehen. Besonders bei steigenden Volumina werden diese Effekte schnell zu echten Bremsen für das Wachstum.
In diesem Beitrag erfahren Sie konkret, worauf bei der Anbindung eines DMS an ein Tourenmanagementsystem zu achten ist, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie sich die Anbindung in einer mittelständischen Spedition praktisch umsetzen lässt. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen gemeinsam mit der GB Spedition + Kurier GmbH aus Grünstadt eine individuelle Schnittstelle zwischen dem DMS und der Branchensoftware Lavid-F.I.S. realisiert hat, die heute die Grundlage für eine weitgehend automatisierte Rechnungsprüfung bildet.
Warum die Anbindung wichtiger ist als die Software-Auswahl
Die Auswahl der richtigen DMS-Lösung ist im Speditionsumfeld ein wichtiger Schritt, aber bei weitem nicht der einzige. Mindestens genauso entscheidend ist die Frage, wie das DMS mit dem Tourenmanagementsystem verbunden wird. Ohne eine durchdachte Schnittstelle bleibt das DMS eine Insel, die ihre Daten nur eingeschränkt nutzen kann. Erst die Verbindung mit dem operativen System eröffnet die volle Bandbreite der Automatisierungsmöglichkeiten.
Eine gute Anbindung erfüllt mehrere Aufgaben gleichzeitig. Sie synchronisiert Stammdaten zwischen den Systemen, damit Lieferantennummern, Konditionsvereinbarungen und Auftragsdaten überall konsistent vorliegen. Sie ermöglicht den automatischen Abgleich von Rechnungen gegen Auftragsdaten, was die Grundlage für die automatisierte Rechnungsprüfung bildet. Und sie übergibt nach abgeschlossener Prüfung die geprüften Daten zurück in das Tourenmanagement, sodass der Kreislauf geschlossen ist.
Bei der GB Spedition + Kurier GmbH wurde dieser Ansatz konsequent umgesetzt. Die Branchensoftware Lavid-F.I.S., die seit 2007 im Einsatz ist, bildet als Tourenmanagementsystem das operative Rückgrat des Unternehmens. Die individuelle Schnittstelle zum DMS der doxx-on systems GmbH sorgt dafür, dass eingehende Rechnungen automatisch gegen die hinterlegten Auftragsdaten geprüft werden können.
Welche Datenströme zwischen den Systemen fließen
Die Datenströme zwischen DMS und Tourenmanagementsystem lassen sich grob in zwei Richtungen unterteilen. Vom Tourenmanagement ins DMS fließen Stammdaten wie Lieferantenstammdaten, Auftragsdaten und Konditionsvereinbarungen. Diese Informationen werden vom DMS für den automatischen Abgleich genutzt. In die Gegenrichtung fließen die geprüften Rechnungsdaten zurück, sodass sie in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden können.
Diese bidirektionale Verbindung ist der eigentliche Schlüssel zur Automatisierung. Sie sorgt dafür, dass beide Systeme jederzeit denselben Datenstand kennen, ohne dass Mitarbeitende manuell synchronisieren müssen. Im Hintergrund laufen die Synchronisationen automatisiert, häufig in Echtzeit oder in kurzen Intervallen.
Die folgende Übersicht zeigt typische Datenströme zwischen einem DMS und einem Tourenmanagementsystem in der Spedition:
| Datenstrom | Richtung | Zweck |
|---|---|---|
| Lieferantenstammdaten | TMS zu DMS | Identifikation und Abgleich |
| Auftragsdaten | TMS zu DMS | Tourenabgleich gegen Rechnung |
| Konditionsvereinbarungen | TMS zu DMS | Preisprüfung |
| Geprüfte Rechnungen | DMS zu TMS | Übergabe für Verbuchung |
| Statusmeldungen | DMS zu TMS | Information über Bearbeitungsstand |
Die Tabelle macht deutlich, dass die Anbindung mehr leistet als ein einfacher Datenexport. Sie ist eine durchgehende Kopplung der beiden Systeme, die jede Information dorthin bringt, wo sie gebraucht wird. Die doxx-on systems GmbH konfiguriert diese Datenströme individuell, je nach Anforderungen der Spedition und der eingesetzten Branchensoftware.
Technische Voraussetzungen einer stabilen Schnittstelle
Damit eine Schnittstelle zwischen DMS und Tourenmanagementsystem dauerhaft stabil funktioniert, müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein. Erstens braucht es definierte Schnittstellenformate, über die die beiden Systeme kommunizieren können. Das können standardisierte Formate wie XML oder JSON sein, oder individuelle Formate, die für den jeweiligen Anwendungsfall entwickelt werden.
Zweitens ist eine sichere Übertragung notwendig. Daten, die zwischen DMS und Tourenmanagementsystem fließen, enthalten oft sensible Informationen wie Bankverbindungen oder Konditionsdetails. Die Übertragung muss daher verschlüsselt erfolgen und an die Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik angelehnt sein. Auch die Authentifizierung zwischen den Systemen muss zuverlässig funktionieren, damit keine unbefugten Zugriffe möglich sind.
Drittens braucht es eine Fehlerbehandlung, die auch bei kurzzeitigen Störungen funktioniert. Schnittstellen können temporär ausfallen, etwa wegen Netzwerkproblemen oder Updates. Ein robustes System speichert die Daten in solchen Fällen zwischen und überträgt sie automatisch nach, sobald die Verbindung wieder steht. Auf diese Weise gehen keine Informationen verloren, auch wenn die Verbindung kurzfristig unterbrochen ist.
Die Rolle des Branchensoftware-Anbieters
Bei der Anbindung eines DMS an ein Tourenmanagementsystem spielt der Anbieter der Branchensoftware eine wichtige Rolle. Viele Tourenmanagementsysteme bieten heute Standardschnittstellen, die sich für die Anbindung an ein DMS nutzen lassen. Wo das nicht der Fall ist, können individuelle Schnittstellen entwickelt werden, häufig in Zusammenarbeit zwischen dem DMS-Partner und dem Branchensoftware-Anbieter.
Bei der GB Spedition + Kurier GmbH wurde 2021 die doxx-on systems GmbH ins Projekt geholt, um gemeinsam mit der Lavid Software GmbH den Rechnungsprüfprozess zu digitalisieren. Diese Dreieckskonstellation aus Spedition, DMS-Partner und Branchensoftware-Anbieter ist ein typisches Modell für solche Projekte. Jeder Partner bringt seine spezifische Expertise ein, und gemeinsam entsteht eine Lösung, die genau auf die Anforderungen der Spedition zugeschnitten ist.
Wichtig ist, dass die Kommunikation zwischen den Partnern offen und zielgerichtet erfolgt. Klare Verantwortlichkeiten, definierte Liefergegenstände und regelmäßige Abstimmungen sorgen dafür, dass das Projekt nicht in Zuständigkeitsfragen versandet. Die doxx-on systems GmbH hat in mehreren Projekten gezeigt, dass sie diese Zusammenarbeit mit Branchensoftware-Anbietern erfolgreich gestalten kann.
Schrittweise Einführung der Schnittstelle
Eine Schnittstelle zwischen DMS und Tourenmanagementsystem wird in der Regel nicht in einem einzigen Schritt eingeführt, sondern schrittweise aufgebaut. Der erste Schritt umfasst meist die Synchronisation der Stammdaten, weil sie die Grundlage für alle weiteren Schritte bildet. Im zweiten Schritt folgt der automatische Abgleich von Rechnungen gegen Auftragsdaten, und erst im dritten Schritt die Übergabe der geprüften Rechnungen zurück in das Tourenmanagement.
Diese schrittweise Vorgehensweise hat mehrere Vorteile. Sie erlaubt es, die Schnittstelle in produktiven Etappen zu testen, ohne dass der laufende Betrieb gefährdet wird. Sie schafft frühe Erfolge, die die Akzeptanz im Team fördern. Und sie ermöglicht es, Erfahrungen aus früheren Schritten in die nächsten einfließen zu lassen. Die folgende Übersicht zeigt typische Einführungsschritte:
| Schritt | Inhalt | Empfohlener Zeitrahmen |
|---|---|---|
| Stammdatensynchronisation | Lieferanten, Konditionen | Erste Wochen |
| Auftragsdaten ins DMS | Touren, Daten, Preise | Folgende Wochen |
| Automatischer Abgleich | Belegerkennung gegen Daten | Mehrere Wochen |
| Rückübergabe an TMS | Geprüfte Rechnungen | Folgende Wochen |
| Statusabgleich | Information über Verarbeitung | Abschluss |
Die Tabelle macht deutlich, dass die Einführung einer Schnittstelle in der Regel mehrere Wochen bis Monate dauert. Die genaue Zeitplanung ergibt sich nach einem ersten Workshop, in dem die Anforderungen und die bestehenden Systeme analysiert werden. Auch die digitale Rechnungsverarbeitung der doxx-on systems GmbH baut auf solchen schrittweise eingeführten Schnittstellen auf.
Worauf bei der Auswahl des Schnittstellen-Partners zu achten ist
Bei der Auswahl des Schnittstellen-Partners sind mehrere Kriterien wichtig. Erstens sollte der Partner Erfahrung mit der eingesetzten Branchensoftware mitbringen. Wer schon mehrere Speditionen mit derselben Software angebunden hat, kann typische Stolpersteine schneller umgehen. Zweitens sollte der Partner über eine eigene technische Kompetenz verfügen, um auch individuelle Schnittstellen entwickeln zu können.
Drittens spielt die Servicequalität eine zentrale Rolle. Schnittstellen sind nie ein einmaliges Projekt, sondern müssen über Jahre gepflegt und an neue Anforderungen angepasst werden. Ein verlässlicher Partner mit schnellen Reaktionszeiten ist hier von hohem Wert. Auch die Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit anderen Software-Anbietern ist wichtig, weil Schnittstellenprojekte fast immer mehrere Beteiligte umfassen.
Bei der GB Spedition + Kurier GmbH hat sich die doxx-on systems GmbH als kompetenter Partner für die Schnittstellenentwicklung erwiesen. Die enge Zusammenarbeit mit Lavid Software führte zu einer Lösung, die genau auf die Anforderungen der Spedition zugeschnitten ist. Auch das Bundesamt für Logistik und Mobilität hebt die Bedeutung integrierter Systemlandschaften für die Wettbewerbsfähigkeit der Logistikbranche regelmäßig hervor.
Fazit
Die Anbindung eines DMS an ein Tourenmanagementsystem ist im Speditionsumfeld der zentrale Schritt zur durchgängigen Digitalisierung. Sie ermöglicht den automatischen Datenaustausch zwischen den beiden Systemen, die Synchronisation von Stammdaten, den maschinellen Abgleich von Rechnungen und die nahtlose Übergabe geprüfter Belege. Erst durch diese Anbindung entfaltet ein DMS seine volle Wirkung im operativen Speditionsalltag.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat bei der GB Spedition + Kurier GmbH in Zusammenarbeit mit der Lavid Software GmbH eine individuelle Schnittstelle realisiert, die heute die Grundlage für eine weitgehend automatisierte Rechnungsprüfung bildet. Wer in seiner eigenen Spedition prüfen möchte, ob sich eine vergleichbare Anbindung lohnt, beginnt typischerweise mit einem strukturierten Workshop. Aus einer solchen Analyse lässt sich dann ein realistischer Projektplan ableiten, der sowohl die technischen als auch die organisatorischen Aspekte berücksichtigt. Ein kostenfreies Analysegespräch ist der unkomplizierteste Einstieg in dieses Thema. Die vollständige Fallstudie der GB Spedition + Kurier GmbH finden Sie auf unserer Seite Fallstudien.
Häufig gestellte Fragen zur DMS-Anbindung an das Tourenmanagementsystem
Bei der Anbindung eines DMS an ein Tourenmanagementsystem tauchen in Speditionen immer wieder ähnliche Fragen auf. Sie betreffen die technischen Voraussetzungen, die Zusammenarbeit mit dem Branchensoftware-Anbieter und den langfristigen Betrieb der Schnittstelle. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen.
Welche Tourenmanagementsysteme lassen sich an ein DMS anbinden?
Grundsätzlich lassen sich nahezu alle gängigen Tourenmanagementsysteme an ein modernes DMS anbinden. Voraussetzung ist, dass das jeweilige System über Schnittstellen verfügt oder dass solche Schnittstellen entwickelt werden können. Bei der GB Spedition + Kurier GmbH wurde eine individuelle Schnittstelle zur Branchensoftware Lavid-F.I.S. realisiert. Auch Verbindungen zu anderen verbreiteten Speditionssystemen sind in den meisten Fällen möglich. Die doxx-on systems GmbH prüft im Workshop, welche Anbindungsmöglichkeiten konkret bestehen und entwickelt darauf aufbauend einen individuellen Schnittstellenplan.
Wie aufwendig ist die Entwicklung einer individuellen Schnittstelle?
Der Aufwand für die Entwicklung einer individuellen Schnittstelle hängt vom Umfang der Datenströme und der Komplexität der Branchensoftware ab. In den meisten Fällen lässt sich die Schnittstelle innerhalb weniger Monate produktiv setzen, mit einem klar strukturierten Projektplan. Bei der GB Spedition + Kurier GmbH erfolgte die Entwicklung in enger Zusammenarbeit mit der Lavid Software GmbH, was den Prozess beschleunigte. Die genaue Zeitplanung ergibt sich nach einem ersten Workshop, in dem die Anforderungen aufgenommen werden. Die doxx-on systems GmbH erstellt darauf aufbauend ein detailliertes Angebot.
Was passiert, wenn die Schnittstelle ausfällt?
Eine robuste Schnittstelle ist auf temporäre Ausfälle vorbereitet. Datenpakete, die während eines Ausfalls nicht übertragen werden können, werden zwischengespeichert und automatisch nachgesendet, sobald die Verbindung wieder steht. Auf diese Weise gehen keine Informationen verloren. Zusätzlich sorgen Monitoring-Systeme dafür, dass Ausfälle frühzeitig erkannt werden und die zuständigen Mitarbeitenden informiert werden. Die doxx-on systems GmbH richtet diese Mechanismen im Rahmen der Schnittstellenentwicklung ein, sodass die Verbindung auch bei kurzzeitigen Störungen zuverlässig bleibt.
Wie wird die Datensicherheit bei der Übertragung sichergestellt?
Die Datensicherheit bei der Übertragung wird durch Verschlüsselung, Authentifizierung und Protokollierung gewährleistet. Daten zwischen DMS und Tourenmanagementsystem werden über sichere Verbindungen übertragen, die den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik entsprechen. Jeder Zugriff wird protokolliert, sodass sich auch nachträglich nachvollziehen lässt, welche Daten wann zwischen den Systemen geflossen sind. Die Lösungen der doxx-on systems GmbH erfüllen alle Anforderungen der DSGVO und der GoBD. Damit erreichen Sie ein Sicherheitsniveau, das die Anforderungen einer professionellen Spedition vollständig erfüllt.
Wer ist verantwortlich, wenn Daten nicht korrekt übertragen werden?
Die Verantwortung für die korrekte Datenübertragung wird im Projekt klar definiert. In der Regel übernimmt der DMS-Partner die Verantwortung für die Funktion der Schnittstelle, während der Branchensoftware-Anbieter für die korrekte Bereitstellung der Daten auf seiner Seite zuständig ist. Eine klare Service-Level-Vereinbarung zwischen allen Beteiligten sorgt dafür, dass im Falle von Problemen schnell die richtigen Ansprechpartner involviert werden. Die doxx-on systems GmbH legt Wert auf eine offene Kommunikation und klare Zuständigkeiten, um solche Situationen von vornherein zu vermeiden. So entsteht eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, die langfristig trägt.
Wie wird die Schnittstelle nach der Einführung weiterentwickelt?
Eine Schnittstelle ist nie ein abgeschlossenes Projekt, sondern wird kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst. Neue Funktionen, geänderte gesetzliche Vorgaben oder veränderte Geschäftsprozesse können Anpassungen erfordern. Die doxx-on systems GmbH pflegt die Schnittstellen langfristig und entwickelt sie gemeinsam mit den Kunden weiter. So bleibt die Verbindung zwischen DMS und Tourenmanagementsystem dauerhaft auf dem aktuellen Stand. Auch die Integration zusätzlicher Datenströme, etwa zur Erweiterung der Automatisierung, ist im Rahmen dieser kontinuierlichen Weiterentwicklung möglich.
