Viele mittelständische Unternehmen beginnen ihre Digitalisierungsreise mit der Eingangsrechnung. Sie ist ein guter Startpunkt, weil sie hohe Volumina hat, klare Strukturen aufweist und schnell sichtbare Effekte erzeugt. Doch die Eingangsrechnung ist nur ein kleiner Ausschnitt der Verwaltungsprozesse in einem Unternehmen. Wer hier stehen bleibt, lässt einen großen Teil des Digitalisierungspotenzials ungenutzt.
Die typischen Folgen sind klar erkennbar. Andere Dokumentenarten wie Lieferscheine, Ausgangsrechnungen, Verträge oder Service-Berichte werden weiterhin in Papierform oder per E-Mail verteilt. Mitarbeitende erleben einen Bruch zwischen der digitalen Welt der Eingangsrechnungen und der analogen Welt aller anderen Belege. Die Synergie-Effekte einer durchgängigen digitalen Aktenstruktur bleiben unausgeschöpft. Hinzu kommt der Frust im Team, weil eine Hälfte der Arbeit digital läuft und die andere nicht. Wer den Schwung der ersten Digitalisierungsphase nicht in eine Erweiterung übersetzt, riskiert, dass das gesamte Projekt im Sand verläuft.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie nach der Einführung der digitalen Eingangsrechnung schrittweise zu einer kompletten digitalen Auftragsbearbeitung wachsen, welche Dokumentenarten sich besonders gut integrieren lassen und welche Effekte sich daraus ergeben. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH aus Isernhagen-Kirchhorst diesen Weg konsequent gegangen ist. Heute verarbeitet das Unternehmen über 5.000 Dokumente pro Monat in mehr als 20 verschiedenen Dokumentenarten.
Warum nach der Eingangsrechnung weitergedacht werden muss
Die digitale Eingangsrechnung ist ein wichtiger erster Schritt, aber sie schöpft das Potenzial eines DMS nur teilweise aus. Ein DMS ist als zentrale Plattform für alle Dokumente eines Unternehmens konzipiert. Wer nur einen Bruchteil der Belege darin verarbeitet, lässt einen großen Teil der möglichen Effizienzgewinne ungenutzt. Mitarbeitende profitieren erst dann von der vollen Wirkung, wenn alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort liegen.
Hinzu kommt, dass viele Prozesse abteilungsübergreifend laufen. Eine Eingangsrechnung steht in einem klaren Zusammenhang mit einer Bestellung, einem Lieferschein und gegebenenfalls einem Wartungsvertrag. Wenn diese Dokumente in unterschiedlichen Systemen liegen, ist die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erschwert. Erst wenn alle Belege im DMS verfügbar sind, entsteht eine durchgängige Vorgangsakte, die jeder Mitarbeitende einsehen kann.
Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH wurde dieser Weg konsequent gegangen. Das Projekt startete im Oktober 2022 mit der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Belege wurden schrittweise in das DMS überführt. Nach erfolgreicher Einführung folgten weitere Abteilungen, darunter Auftragsbearbeitung, Lieferscheine und E-Mail-Archivierung. Wie die digitale Rechnungsverarbeitung als Startpunkt aufgebaut ist, beschreibt unsere Produktseite.
Welche Dokumentenarten sich besonders gut anschließen lassen
Nach der Eingangsrechnung lassen sich verschiedene Dokumentenarten anschließen, die jeweils einen eigenen Mehrwert bringen. Lieferscheine sind häufig der nächste logische Schritt, weil sie eng mit den Eingangsrechnungen verbunden sind. Wenn Lieferscheine im DMS liegen, lässt sich die Rechnungsprüfung gegen die tatsächliche Lieferung deutlich beschleunigen. Auch die Auftragsbestätigungen und Bestellungen passen gut in diese Logik.
Ein weiterer wichtiger Bereich sind die Ausgangsrechnungen, die ebenfalls strukturiert verwaltet werden müssen. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland wird die digitale Verarbeitung dieser Belege ohnehin zur Notwendigkeit. Wer hier frühzeitig digitalisiert, ist gut auf zukünftige Anforderungen vorbereitet.
Die folgende Übersicht zeigt typische Dokumentenarten und ihre Bedeutung im erweiterten DMS-Einsatz:
| Dokumentenart | Anbindungsschritt | Hauptnutzen |
|---|---|---|
| Lieferscheine | Direkt nach Eingangsrechnung | Rechnungsabgleich |
| Ausgangsrechnungen | Frühe Erweiterung | E-Rechnungs-Vorbereitung |
| Bestellungen | Mittlere Erweiterung | Vorgangsakte |
| Wartungsverträge | Spätere Erweiterung | Service-Planung |
| E-Mail-Archivierung | Spätere Erweiterung | Vollständige Kommunikation |
Die Tabelle macht deutlich, dass die Reihenfolge der Erweiterungen wichtig ist. Wer mit Dokumentenarten beginnt, die eng mit der Eingangsrechnung verknüpft sind, schafft schnelle Synergie-Effekte. Spätere Erweiterungen können dann unabhängiger erfolgen. Die doxx-on systems GmbH plant solche Erweiterungspfade individuell, abhängig von den Anforderungen des jeweiligen Betriebs.
Die zentrale Rolle eines internen Projektleiters
Eine schrittweise Erweiterung des DMS gelingt am besten, wenn ein interner Projektleiter die Verantwortung übernimmt. Dieser Projektleiter kennt die Abläufe des Unternehmens, kann Anpassungen schnell entscheiden und sorgt dafür, dass das System tatsächlich gelebt wird. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH übernahm Alexander Dreher diese Rolle und arbeitete sich tief in das System ein.
Alexander Dreher passte Workflows selbstständig an und agierte als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden und der doxx-on systems GmbH. Auf diese Weise wurde das DMS nicht nur implementiert, sondern aktiv gelebt. Diese intensive interne Beteiligung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Erweiterung des Systems auf weitere Dokumentenarten.
Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz betont in seinen Programmen zur Digitalisierung im Mittelstand die Bedeutung interner Projektverantwortung. Wer hier eine klare Rolle definiert und mit entsprechenden Ressourcen ausstattet, schafft die Voraussetzung für eine erfolgreiche Erweiterung. Die doxx-on systems GmbH unterstützt diesen internen Projektleiter mit Schulungen, Tools und persönlicher Beratung.
Effekte einer durchgängigen digitalen Auftragsbearbeitung
Eine durchgängige digitale Auftragsbearbeitung entfaltet ihre volle Wirkung erst nach mehreren Erweiterungsschritten. Mitarbeitende greifen auf eine zentrale Aktenstruktur zu, in der alle relevanten Dokumente eines Vorgangs liegen. Suchzeiten reduzieren sich drastisch, Rückfragen entfallen, und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert sich spürbar.
Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH werden heute über 5.000 Dokumente pro Monat in mehr als 20 verschiedenen Dokumentenarten verarbeitet. Diese Bandbreite zeigt, wie umfassend ein DMS in einer wachsenden Organisation wirken kann. Die folgende Übersicht zeigt typische Effekte einer durchgängigen digitalen Auftragsbearbeitung:
| Bereich | Vor durchgängiger Digitalisierung | Nach durchgängiger Digitalisierung |
|---|---|---|
| Vorgangsbearbeitung | Belege in verschiedenen Systemen | Eine zentrale Vorgangsakte |
| Suchzeiten | Mehrere Minuten pro Beleg | Sekundenschnell |
| Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit | Häufige Rückfragen | Selbsterklärend |
| Standortübergreifendes Arbeiten | Erschwert | Problemlos möglich |
| Geschäftsführungsreports | Manuelle Erstellung | Per Knopfdruck verfügbar |
Die Tabelle macht deutlich, dass die Erweiterung des DMS nicht nur quantitative, sondern auch qualitative Effekte hat. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen arbeitet, verändert sich grundlegend. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH läuft heute alles digital, transparent und strukturiert, was früher zeitaufwendig, papierbasiert und unübersichtlich war.
Die Herausforderung der Akzeptanz
Die schrittweise Erweiterung des DMS auf weitere Dokumentenarten stellt das Team immer wieder vor neue Anpassungsaufgaben. Mitarbeitende, die bereits an die digitale Eingangsrechnung gewöhnt sind, müssen sich auf neue Logiken bei Lieferscheinen, Ausgangsrechnungen oder Wartungsverträgen einstellen. Diese Anpassungsbereitschaft ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Alexander Dreher beschreibt diese Herausforderung sehr direkt. Es habe Überzeugungsarbeit gebraucht, langjährige Mitarbeitende davon zu überzeugen, dass man eine Rechnung nicht mehr ausdrucken und abheften muss. Mit jedem weiteren Erweiterungsschritt wiederholt sich diese Überzeugungsarbeit, allerdings auf einer immer höheren Akzeptanzbasis. Wer einmal die Vorteile erlebt hat, ist auch für die nächsten Schritte offener.
Wichtig ist eine kontinuierliche Schulung und Begleitung der Mitarbeitenden. Praxisnahe Schulungen, eine offene Kommunikation und die Möglichkeit, Wünsche und Anpassungen einzubringen, fördern die Akzeptanz. Die doxx-on systems GmbH legt in jedem Projekt großen Wert auf diese begleitende Betreuung. Mehr Hintergrund zur Akzeptanz von Digitalisierung finden Sie in unserem ergänzenden Blogartikel.
Wie die Erweiterung zu einer eigenen Dynamik wird
Mit jedem zusätzlichen Erweiterungsschritt entwickelt das DMS eine eigene Dynamik. Mitarbeitende erkennen weitere Anwendungsfälle, in denen das System hilfreich sein könnte. Sie fragen nach, ob bestimmte Dokumentenarten auch im DMS verwaltet werden können, und schlagen Workflows vor, die bisher manuell liefen. Diese Eigeninitiative ist ein wertvoller Treiber für die kontinuierliche Erweiterung.
Auch die Erschließung neuer Effizienzhebel entsteht in dieser Phase. Wartungsverträge können beispielsweise mit automatischen Erinnerungen verknüpft werden, sodass keine Fristen versäumt werden. Service-Berichte können direkt vor Ort digital erfasst werden, was die Bearbeitung erheblich beschleunigt. Auch das Konzept digitaler Akten entfaltet sich erst in dieser umfassenden Nutzung vollständig.
Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH plant das Unternehmen bereits die nächsten Schritte. Mehr Automatisierung, weniger manuelle Abläufe und die Integration zusätzlicher Module stehen auf der Agenda. So wird die Digitalisierung konsequent weitergeführt, praxisnah, effizient und zukunftsorientiert. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung ist ein zentrales Merkmal erfolgreicher DMS-Projekte.
Fazit
Die Erweiterung von der digitalen Eingangsrechnung zur kompletten digitalen Auftragsbearbeitung ist ein lohnender, aber schrittweiser Weg. Er erfordert eine klare Projektverantwortung, eine durchdachte Reihenfolge der Erweiterungen und eine kontinuierliche Förderung der Akzeptanz im Team. Die roda Licht- und Lufttechnik GmbH zeigt eindrucksvoll, wie aus einem überschaubaren Einstieg in der Finanzbuchhaltung innerhalb weniger Jahre ein durchgängiges digitales Dokumentenmanagement entstehen kann.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen begleitet diesen Weg mit klarer Methodik und persönlicher Betreuung. Heute verarbeitet die roda Licht- und Lufttechnik GmbH mehr als 5.000 Dokumente pro Monat in über 20 verschiedenen Dokumentenarten, mit 22 aktiven DMS-Lizenzen im Einsatz. Wer in seinem eigenen Betrieb einen vergleichbaren Weg gehen möchte, findet im kostenfreien Analysegespräch eine fundierte Einschätzung der besten nächsten Schritte. Die vollständige Fallstudie der roda Licht- und Lufttechnik GmbH können Sie auf unserer Seite Fallstudien nachlesen.
Häufig gestellte Fragen zur Erweiterung des DMS auf die komplette Auftragsbearbeitung
Bei der Erweiterung des DMS auf die komplette digitale Auftragsbearbeitung tauchen immer wieder ähnliche Fragen auf. Sie betreffen die Reihenfolge der Erweiterungen, den Aufwand für die Mitarbeitenden und die langfristige Wirtschaftlichkeit. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen.
In welcher Reihenfolge sollte ich die Dokumentenarten anschließen?
Die Reihenfolge der Erweiterung hängt von den Schwerpunkten Ihres Betriebs ab. Häufig ist es sinnvoll, mit Dokumentenarten zu beginnen, die eng mit den bereits digitalisierten Eingangsrechnungen verknüpft sind. Lieferscheine und Bestellungen sind typische erste Erweiterungsschritte, weil sie direkte Synergien mit der Rechnungsprüfung erzeugen. Anschließend folgen häufig Ausgangsrechnungen, Verträge und projektbezogene Dokumente. Die doxx-on systems GmbH plant diese Reihenfolge individuell, abhängig von den Prioritäten Ihres Betriebs.
Wie viel Zeit nimmt jeder Erweiterungsschritt in Anspruch?
Die Zeit pro Erweiterungsschritt variiert je nach Komplexität der Dokumentenart und den notwendigen Anpassungen. Einfache Erweiterungen wie das Anschließen von Lieferscheinen lassen sich häufig in wenigen Wochen umsetzen. Anspruchsvollere Anpassungen wie die Einbindung von Wartungsverträgen mit zeitabhängigen Workflows können einige Monate dauern. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH erfolgte die Erweiterung über mehrere Jahre, mit kontinuierlicher Anpassung an neue Anforderungen. Die doxx-on systems GmbH erstellt für jeden Erweiterungsschritt einen realistischen Zeitplan.
Wie wird die Akzeptanz bei jeder Erweiterung sichergestellt?
Die Akzeptanz wird durch frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, praxisnahe Schulungen und sichtbare Erfolge gefördert. Bei jeder Erweiterung werden die betroffenen Mitarbeitenden zunächst über die Veränderungen informiert und in die Konzeption einbezogen. Eine schrittweise Einführung mit Begleitung in den ersten Wochen sorgt für eine reibungslose Anpassung. Sichtbare Erfolge wie schnellere Bearbeitung oder weniger Suchaufwand wirken als Motivator für die nächsten Schritte. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH wurde diese Vorgehensweise konsequent umgesetzt.
Wie wird verhindert, dass das System zu komplex wird?
Die Komplexität wird durch eine klare Aktenstruktur und durchdachte Berechtigungen begrenzt. Auch wenn das System viele Dokumentenarten verarbeitet, sieht jeder Mitarbeitende nur die für ihn relevanten Bereiche. Eine intuitive Benutzeroberfläche sorgt zusätzlich dafür, dass die Bedienung auch bei wachsender Funktionalität einfach bleibt. Die doxx-on systems GmbH legt großen Wert auf klare Strukturen, die mit dem System mitwachsen, ohne unübersichtlich zu werden. So bleibt das DMS auch nach mehreren Erweiterungsschritten alltagstauglich.
Welche Lizenzen werden bei der Erweiterung zusätzlich benötigt?
Bei der Erweiterung des DMS auf weitere Bereiche werden in der Regel zusätzliche Lizenzen benötigt, weil mehr Mitarbeitende auf das System zugreifen. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH sind heute 22 aktive DMS-Lizenzen im Einsatz. Die genaue Zahl der Lizenzen hängt von der Mitarbeiterstruktur und der Art der Nutzung ab. Lizenzen lassen sich flexibel hinzubuchen, wenn neue Bereiche eingebunden werden. Die doxx-on systems GmbH erstellt nach einem Workshop ein transparentes Lizenzmodell, das mit dem Betrieb mitwächst.
Welche langfristigen Effekte entstehen durch eine durchgängige Digitalisierung?
Die langfristigen Effekte einer durchgängigen Digitalisierung gehen weit über reine Effizienzgewinne hinaus. Die Arbeitsweise des Unternehmens verändert sich grundlegend, weil alle Beteiligten auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen. Entscheidungen werden schneller getroffen, weil Informationen jederzeit verfügbar sind. Auch die Wettbewerbsfähigkeit verbessert sich, weil das Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren kann. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH zeigt sich diese Wirkung in einem grundlegend veränderten Arbeitsalltag. Die doxx-on systems GmbH begleitet diese langfristige Entwicklung als verlässlicher Partner.
