Das Bauhandwerk gehört zu den Branchen, in denen das Tagesgeschäft besonders eng getaktet ist. Bauleiter koordinieren Baustellen, Geschäftsführer treffen Entscheidungen zwischen Termine mit Bauherren, und das Büro versucht, die laufende Verwaltung am Laufen zu halten. Mitten in diesem Spannungsfeld stehen die Eingangsrechnungen von Lieferanten, Subunternehmern und Dienstleistern, die geprüft, freigegeben und verbucht werden müssen. Klassischerweise erfolgt das mit einer Mischform aus Papier, E-Mail-Anhängen und manuellen Prozessen, die über Jahre gewachsen sind.
Wer hier nicht aktiv digitalisiert, kämpft täglich mit einer Reihe von Problemen. Rechnungen liegen auf verschiedenen Schreibtischen, weil unklar ist, wer sie zuerst prüfen muss. Skontofristen werden versäumt, weil Freigaben zu spät kommen. Subunternehmerrechnungen werden mehrfach hin- und hergeschickt, weil immer wieder Details unklar sind. Hinzu kommt die zunehmende Belastung der Verwaltung, die sich mit Routinearbeit beschäftigt, statt der Geschäftsführung Entscheidungsgrundlagen zu liefern. In einem Wettbewerb, der ohnehin durch Fachkräftemangel und Margendruck geprägt ist, kostet das Unternehmen wertvolle Substanz.
In diesem Beitrag erfahren Sie konkret, wie viel Arbeitszeit digitales Rechnungsmanagement im Bauhandwerk pro Woche einsparen kann, welche konkreten Hebel dahinter stehen und welche Schritte zur Umsetzung führen. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen bei der VAUDE GmbH, einem Trockenbau-Betrieb aus Hessen, ein digitales Rechnungsmanagement aufgebaut hat, das laut Geschäftsführer Christoph Schäfer fast einen kompletten Arbeitstag pro Woche einspart.
Wo die Zeit im klassischen Rechnungsmanagement verloren geht
Im klassischen Rechnungsmanagement eines Bauhandwerksbetriebs verteilt sich der Aufwand auf viele kleine Schritte, die sich am Ende zu einer erheblichen Summe addieren. Briefumschläge werden geöffnet, Rechnungen sortiert und an die richtigen Personen verteilt. Sachbearbeiter prüfen die Belege gegen Lieferscheine und Bestellungen, machen Notizen am Rand und reichen die Rechnungen weiter. Bauleiter erhalten die Belege per Hauspost oder Mail, prüfen die fachliche Richtigkeit und geben sie frei. Erst danach landen die Rechnungen in der Buchhaltung, wo sie manuell in DATEV erfasst werden.
Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und zwar mehr als auf den ersten Blick sichtbar ist. Hinzu kommen die Suchaufwände, wenn Rechnungen verlegt werden, sowie die Rückfragen zwischen den Beteiligten. Bei einer mittelgroßen Trockenbau-Firma summieren sich diese Aufwände schnell auf mehrere Stunden pro Woche, in größeren Betrieben sogar auf mehrere Tage.
Bei der VAUDE GmbH war diese Situation vor der DMS-Einführung Alltag. Eingangsrechnungen wurden manuell gesucht, abgelegt oder per E-Mail verteilt. Christoph Schäfer beschreibt die Veränderung damit, dass das DMS für ihn ein echter Game Changer sei und das digitale Rechnungsmanagement pro Woche fast einen kompletten Arbeitstag einspare. Diese Einsparung wirkt sich direkt auf die Kostenstruktur und die Produktivität des Betriebs aus.
Welche Hebel die größte Wirkung entfalten
Die Zeitersparnis im digitalen Rechnungsmanagement entsteht nicht durch einen einzelnen großen Effekt, sondern durch viele kleine Hebel, die zusammenwirken. Der erste Hebel ist die automatische Belegerkennung, die Lieferantenname, Rechnungsnummer, Beträge und Positionen ohne manuelles Abtippen erfasst. Der zweite Hebel ist die automatische Verteilung an die zuständigen Mitarbeitenden, sodass Rechnungen nicht mehr durch das Haus geschickt werden müssen.
Der dritte Hebel ist der digitale Freigabe-Workflow, der den klassischen Mappenversand vollständig ersetzt. Bauleiter und Sachbearbeiter sehen anstehende Freigaben sofort, können sie ortsunabhängig erledigen und sehen jederzeit den Bearbeitungsstand. Der vierte Hebel ist die automatische Übergabe an die Finanzbuchhaltung, die das manuelle Erfassen von Buchungssätzen überflüssig macht.
Die folgende Übersicht zeigt typische Zeiteinsparungen im Bauhandwerk pro Rechnung:
| Tätigkeit | Klassisch | Digital |
|---|---|---|
| Erfassung Stammdaten | 3 bis 5 Minuten | Sekunden |
| Verteilung zur Prüfung | 10 bis 30 Minuten | Wenige Sekunden |
| Sachliche Prüfung | 5 bis 15 Minuten | 2 bis 5 Minuten |
| Freigabeprozess | 30 Minuten bis Stunden | Wenige Minuten |
| Buchungserfassung | 3 bis 5 Minuten | Automatisch |
Die Tabelle macht deutlich, dass die Einsparungen pro Rechnung erheblich sind. Bei einem Betrieb mit mehreren hundert Eingangsrechnungen pro Monat summiert sich das schnell zu mehreren Stunden pro Woche. Wie die digitale Rechnungsverarbeitung grundsätzlich aufgebaut ist, beschreibt unsere Produktseite im Detail.
Die Reduzierung des E-Mail-Verkehrs als unterschätzter Hebel
Ein oft unterschätzter Hebel der Zeitersparnis ist die Reduzierung des E-Mail-Verkehrs. Im klassischen Bauhandwerk werden Rechnungen häufig per Mail verteilt, kommentiert und freigegeben. Mit jeder zusätzlichen Mail wächst die Komplexität, und niemand weiß am Ende mehr, welche Version der Rechnung gerade aktuell ist. Mitarbeitende verbringen zunehmend Zeit damit, Mails zu sortieren und zu beantworten, statt produktive Arbeit zu leisten.
Ein digitales Rechnungsmanagement reduziert diesen Aufwand erheblich, weil Rechnungen zentral im DMS liegen und nicht mehr per Mail verschickt werden müssen. Mitarbeitende erhalten lediglich einen Verweis auf die zentrale Aktenstruktur und arbeiten dort gemeinsam. Diese Logik wirkt nicht nur entlastend für den Posteingang, sondern auch klärend für die interne Kommunikation.
Christoph Schäfer beschreibt diese Veränderung sehr direkt damit, dass sich der E-Mail-Traffic massiv reduziert habe. Heute landet der Anhang im DMS, und alle Beteiligten greifen dort zu. Diese Veränderung wirkt im Alltag wie eine schleichende Entlastung, die sich erst nach einigen Wochen wirklich bemerkbar macht.
Bauleitung und Geschäftsführung profitieren besonders
Die Effekte eines digitalen Rechnungsmanagements machen sich in mehreren Bereichen gleichzeitig bemerkbar. Bauleiter profitieren, weil sie Freigaben auch unterwegs vom Tablet oder Smartphone erledigen können, ohne ins Büro zurückkehren zu müssen. Die Geschäftsführung profitiert, weil sie jederzeit einen Überblick über offene Rechnungen, Freigabestände und Zahlungsverpflichtungen hat.
Auch die Buchhaltung gewinnt erheblich an Effizienz. Rechnungen sind ohne Suchaufwand verfügbar, Buchungssätze entstehen automatisch, und die Vorbereitung für den Steuerberater wird einfacher. Bei der VAUDE GmbH hat sich zudem die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert, weil alle auf dieselbe Datenbasis zugreifen und nicht mehr in unterschiedlichen Versionen arbeiten.
Die folgende Übersicht zeigt typische Effekte für die verschiedenen Beteiligten:
| Beteiligte | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Bauleiter | Freigabe nur im Büro | Freigabe ortsunabhängig |
| Sachbearbeiter | Manuelle Verteilung | Automatische Workflows |
| Buchhaltung | Manuelle Erfassung | Automatische Übergabe |
| Geschäftsführung | Wenig Übersicht | Echtzeit-Reports |
| Steuerberater | Belege müssen geliefert werden | Direkter Zugriff |
Die Tabelle zeigt, dass die Digitalisierung nicht nur einzelne Mitarbeitende entlastet, sondern den gesamten Betrieb durchzieht. Auch das Zentralverband Deutsches Baugewerbe betont in seinen Veröffentlichungen die Bedeutung digitaler Prozesse für die Wettbewerbsfähigkeit von Handwerksbetrieben. Wie das Dokumentenmanagement im Handwerk grundsätzlich funktioniert, beschreibt unser ergänzender Beitrag.
Schritte zur Einführung im eigenen Betrieb
Die Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements gelingt im Bauhandwerk am besten schrittweise. Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme, die die aktuelle Arbeitsweise erfasst und Verbesserungspotenziale identifiziert. Im zweiten Schritt erfolgt die Auswahl einer passenden DMS-Lösung, die die spezifischen Anforderungen des Bauhandwerks abdeckt. Im dritten Schritt wird das System eingeführt, zunächst in einem Pilotbereich, dann sukzessive auf weitere Abteilungen ausgeweitet.
Wichtig ist eine klare Projektverantwortung, die das Vorhaben intern vorantreibt. Häufig ist das die Geschäftsführung selbst, in größeren Betrieben auch ein dedizierter Projektleiter. Diese Person koordiniert die Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister, sorgt für die Schulung der Mitarbeitenden und stellt sicher, dass das System im Alltag tatsächlich genutzt wird.
Bei der VAUDE GmbH wurde das DMS nach kurzer Konzeptionsphase eingerichtet und zügig in den ersten Bereichen produktiv gesetzt. Anschließend folgte eine Feinjustierung anhand der realen Nutzung. Diese gestaffelte Vorgehensweise hat sich in vielen Bauhandwerk-Projekten bewährt und sorgt dafür, dass die Einführung nicht zur Belastung wird.
Die Investition rechnet sich schnell
Die wirtschaftliche Rechnung eines digitalen Rechnungsmanagements ist im Bauhandwerk meist sehr einfach. Wenn ein Betrieb pro Woche einen kompletten Arbeitstag einspart, summiert sich das pro Jahr auf eine erhebliche Personalentlastung. Bei einer 5-Tage-Woche und 50 Arbeitswochen pro Jahr entspricht das einer Einsparung von rund 50 Personentagen oder etwa einem Fünftel eines Vollzeitäquivalents.
Hinzu kommen weitere wirtschaftliche Effekte, die schwerer in Zahlen zu fassen sind. Die bessere Nutzung von Skontofristen, die geringere Fehlerquote in der Buchhaltung und die verbesserte Übersicht der Geschäftsführung wirken sich indirekt auf die Margen aus. In Summe amortisiert sich die Investition in ein DMS in den meisten Bauhandwerksbetrieben innerhalb des ersten Jahres.
Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz betont in seinen Förderprogrammen für die Digitalisierung im Mittelstand die Bedeutung schneller Amortisationszeiten. Wer hier auf einen erfahrenen Partner setzt, profitiert von einer klaren Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und vermeidet typische Stolpersteine. Die doxx-on systems GmbH erstellt nach einem ersten Workshop ein transparentes Angebot, das alle Projekt- und Betriebskosten abbildet.
Fazit
Ein digitales Rechnungsmanagement spart im Bauhandwerk erhebliche Arbeitszeit ein, oft im Bereich von einem ganzen Arbeitstag pro Woche. Diese Einsparung entsteht durch das Zusammenwirken vieler kleiner Hebel, von der automatischen Belegerkennung über digitale Workflows bis zur Reduzierung des E-Mail-Verkehrs. Die VAUDE GmbH zeigt, wie sich diese Vorteile auch in einem mittelständischen Trockenbau-Betrieb realisieren lassen.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat bei der VAUDE GmbH eine maßgeschneiderte Lösung eingeführt, die genau auf die Anforderungen des Bauhandwerks zugeschnitten ist. Christoph Schäfer beschreibt das Ergebnis damit, dass das DMS für ihn ein echter Game Changer sei und das digitale Rechnungsmanagement pro Woche fast einen kompletten Arbeitstag einspare. Wer als Bauhandwerksbetrieb prüfen möchte, ob sich ein vergleichbares Projekt lohnt, findet im kostenfreien Analysegespräch eine fundierte Einschätzung. Die vollständige Fallstudie der VAUDE GmbH können Sie auf unserer Seite Fallstudien nachlesen.
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Rechnungsmanagement im Bauhandwerk
Bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements im Bauhandwerk tauchen immer wieder ähnliche Fragen auf. Sie reichen von der konkreten Zeitersparnis über die Investitionskosten bis zur Akzeptanz im Team. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen, mit konkretem Bezug zu Trockenbau- und Ausbaubetrieben.
Wie realistisch ist die Einsparung von einem Arbeitstag pro Woche?
Die Einsparung von einem Arbeitstag pro Woche ist im Bauhandwerk durchaus realistisch, hängt aber von der Ausgangslage und dem Volumen der Eingangsrechnungen ab. Bei der VAUDE GmbH wurde diese Einsparung in der Praxis tatsächlich erreicht und wird vom Geschäftsführer ausdrücklich bestätigt. Betriebe mit mehreren hundert Eingangsrechnungen pro Monat können meist ähnliche Effekte erzielen, sofern sie das DMS konsequent nutzen. Die genaue Erwartung wird im Workshop individuell berechnet, sodass jeder Betrieb eine realistische Vorstellung von den möglichen Effekten erhält. Die doxx-on systems GmbH unterstützt bei dieser Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
Wie schnell amortisiert sich die Investition?
Die Amortisation einer DMS-Einführung im Bauhandwerk erfolgt in den meisten Fällen innerhalb des ersten Jahres. Die eingesparte Arbeitszeit allein deckt die laufenden Kosten häufig schon ab, hinzu kommen weitere Effekte wie bessere Skontonutzung und geringere Fehlerquoten. Bei der VAUDE GmbH hat sich die Investition schnell ausgezahlt, weshalb Christoph Schäfer das DMS heute als unverzichtbares Werkzeug beschreibt. Die genaue Amortisationszeit hängt von der Betriebsgröße und dem Rechnungsvolumen ab. Die doxx-on systems GmbH erstellt nach einem ersten Workshop eine transparente Berechnung.
Können auch kleine Bauhandwerksbetriebe von einem digitalen Rechnungsmanagement profitieren?
Ja, auch kleinere Bauhandwerksbetriebe profitieren erheblich von einem digitalen Rechnungsmanagement. Während große Unternehmen häufig schon Teilautomatisierungen im Einsatz haben, leiden kleinere Betriebe oft besonders unter manueller Routinearbeit. Die Einführung eines DMS sorgt für klare Strukturen und entlastet die meist schlanken Verwaltungsteams spürbar. Der Funktionsumfang lässt sich modular aufbauen, sodass auch kleine Betriebe mit einer schlanken Lösung starten und diese später erweitern können. Die doxx-on systems GmbH bietet hier Konzepte, die sich am tatsächlichen Bedarf orientieren.
Wie wird mit Subunternehmerrechnungen umgegangen?
Subunternehmerrechnungen werden im DMS als eigene Belegart geführt und mit den zugehörigen Projektakten verknüpft. Damit lassen sich alle Rechnungen eines Projekts zentral nachvollziehen, und die Prüfung gegen erbrachte Leistungen wird einfacher. Auch die Verknüpfung mit der GoBD-konformen Aufbewahrung ist gewährleistet. Bei der VAUDE GmbH werden Subunternehmerrechnungen heute genauso digital verarbeitet wie alle anderen Eingangsrechnungen, was die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erheblich vereinfacht. Die doxx-on systems GmbH richtet diese Logik gemeinsam mit dem Kunden ein.
Wie funktioniert die Freigabe auf der Baustelle?
Die Freigabe auf der Baustelle erfolgt über mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones. Bauleiter können Rechnungen auch unterwegs einsehen und freigeben, ohne ins Büro zurückkehren zu müssen. Selbst bei eingeschränkter Internetverbindung lassen sich Freigaben zwischenspeichern und später synchronisieren. Auf diese Weise verzögert sich der Freigabeprozess nicht durch die Abwesenheit der Bauleiter, was im Alltag oft ein zentraler Engpass war. Die doxx-on systems GmbH richtet das System auf die mobile Nutzung aus, je nach den Anforderungen des konkreten Betriebs.
Wie hoch ist der Schulungsaufwand für die Mitarbeitenden?
Der Schulungsaufwand ist im Bauhandwerk überschaubar, weil die Bedienung des DMS intuitiv aufgebaut ist. Eine erste Einführung umfasst typischerweise wenige Stunden, gefolgt von begleitender Betreuung in den ersten Wochen. Mitarbeitende können das System meist nach kurzer Zeit produktiv nutzen, weil die Logik den gewohnten Arbeitsabläufen folgt. Die doxx-on systems GmbH bietet praxisnahe Schulungen an, die genau auf die jeweiligen Arbeitsschritte zugeschnitten sind. So entsteht von Beginn an eine hohe Akzeptanz im Team, was den Projekterfolg langfristig sichert.
