Die Digitalisierung des Rechnungswesens bietet Unternehmen viele Vorteile: Prozesse werden effizienter, schneller und kostengünstiger. Doch gerade beim Versand von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) haben viele Unternehmen Sicherheitsbedenken. Eine typische Herausforderung liegt darin, dass sich Empfänger unsicher sind, ob die erhaltenen E-Rechnungen manipuliert oder fehlerhaft sein könnten.
Wer diese Bedenken nicht ernst nimmt, riskiert erhebliche Probleme. Manipulierte Rechnungen können zu falschen Zahlungen führen und in Betriebsprüfungen als Fehler bewertet werden. Unzureichend geprüfte Rechnungen bergen auch die Gefahr von Steuerproblemen oder gar Betrugsfällen, was neben finanziellen Verlusten auch erhebliche Reputationsschäden mit sich bringen kann.
In diesem Blog erfahren Sie, wie sicher E-Rechnungen wirklich sind, welche Risiken beim Versand auftreten können und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, um diese Risiken zu minimieren. Zudem zeigen wir Ihnen, wie moderne Lösungen, etwa von der doxx-on systems GmbH, Sie dabei unterstützen können, Ihre E-Rechnungen sicher und fehlerfrei zu empfangen und zu verarbeiten.
Warum sind E-Rechnungen potenziell manipulierbar?
Auf den ersten Blick erscheint eine E-Rechnung sicher, doch sie ist im Kern zunächst nur eine strukturierte Textdatei. Das bedeutet, theoretisch könnte jeder diese Datei öffnen, beispielsweise mit einem einfachen Texteditor, und darin Änderungen vornehmen. So ließe sich etwa der Rechnungsbetrag verändern, bevor die Rechnung an den Empfänger verschickt wird.
Ein besonders kritischer Fall sind ZUGFeRD-Rechnungen. Diese bestehen aus einer PDF-Datei, in der zusätzlich eine XML-Datei eingebettet ist. Während der Mensch meistens nur die PDF betrachtet, ist für die Buchhaltung tatsächlich die XML-Datei relevant. Das birgt das Risiko, dass Manipulationen an der XML-Datei unbemerkt bleiben.
Um dieses Risiko zu minimieren, empfiehlt es sich, beim Empfangen von E-Rechnungen spezialisierte Softwarelösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen. Ein solches System prüft automatisch die Integrität und Vollständigkeit der XML-Daten, sodass Manipulationen unmittelbar erkannt werden können.
Automatische Validierung von E-Rechnungen – so erhöhen Sie die Sicherheit
Eine wirksame Methode, die Sicherheit von E-Rechnungen deutlich zu verbessern, ist die automatische Validierung. Moderne DMS-Lösungen überprüfen automatisch, ob die eingegangene Rechnung der vorgegebenen Struktur entspricht. Sie kontrollieren, ob alle notwendigen Felder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum vorhanden sind.
Im Überblick erkennen Sie, welche Prüfungen ein DMS typischerweise vornimmt:
| Prüfkriterium | Zweck der Prüfung | Beispiel |
|---|---|---|
| Formatvalidierung | Prüfung auf korrekte XML-Struktur | Erkennung falsch formatierter Dateien |
| Pflichtangaben-Check | Überprüfung aller rechtlichen Pflichtangaben | Fehlendes Leistungsdatum erkennen |
| Konsistenzprüfung | Abgleich der PDF- und XML-Daten | Abweichungen zwischen PDF und XML identifizieren |
Nach der Validierung erhalten Sie eine Benachundigung, wenn Fehler oder Manipulationsverdacht besteht. Durch diesen automatisierten Vorgang minimieren Sie erheblich den Prüfaufwand für Ihre Mitarbeiter und stellen sicher, dass keine fehlerhaften Rechnungen verarbeitet werden.
Wie können Unternehmen die inhaltliche Prüfung absichern?
Neben der strukturellen Validierung ist auch die inhaltliche Prüfung entscheidend für die Sicherheit von E-Rechnungen. Unternehmen sollten Rechnungen automatisch gegen bestehende Verträge, Bestellungen oder Wareneingänge prüfen lassen. Durch diese automatische Prüfung werden inhaltliche Abweichungen frühzeitig erkannt.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Aspekte bei der inhaltlichen Prüfung besonders wichtig sind:
| Prüfungsart | Ziel | Vorteil |
|---|---|---|
| Preisprüfung | Abgleich mit Vertrags- und Bestelldaten | Vermeidung von Überzahlungen |
| Mengenprüfung | Prüfung gegen Wareneingänge | Verhinderung falscher Lieferungen |
| Lieferantenprüfung | Validierung von Kontodaten | Schutz vor Betrug durch falsche Konten |
Indem diese Prüfungen automatisch erfolgen, schützen Sie Ihr Unternehmen effektiv vor Betrugsversuchen und gewährleisten die korrekte Verarbeitung aller Rechnungen. Systeme wie das DMS von doxx-on systems GmbH ermöglichen dabei eine einfache Integration dieser Prüfmechanismen.
Wie hoch ist das Risiko von Viren und Malware bei E-Rechnungen?
Häufig besteht Sorge, dass E-Rechnungen Schadsoftware oder Viren enthalten könnten. Diese Angst ist bei E-Rechnungen weitgehend unbegründet, da XML-Dateien reine Textdateien sind und keine ausführbaren Bestandteile enthalten. Somit ist das Risiko, dass eine XML-basierte E-Rechnung Schadsoftware enthält, äußerst gering.
Trotzdem sollten Unternehmen die allgemeine E-Mail-Sicherheit nicht vernachlässigen, da Rechnungen häufig per E-Mail versandt werden. Eine gut konfigurierte Sicherheitslösung filtert nicht nur Spam, sondern identifiziert auch potenziell schädliche Anhänge in E-Mails zuverlässig.
Setzen Sie daher immer auf eine kombinierte Sicherheitslösung: Nutzen Sie die Vorteile automatisierter Prüfungen im DMS und stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Server entsprechend geschützt sind.
Wie schützen sich Unternehmen effektiv vor Manipulationen?
Der beste Schutz vor manipulierten Rechnungen besteht in einer Kombination aus automatisierter Strukturprüfung, inhaltlicher Kontrolle und klaren Prozessabläufen. Dabei werden Rechnungen direkt bei Eingang geprüft, validiert und erst nach erfolgreicher Kontrolle freigegeben.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der empfohlenen Maßnahmen:
| Maßnahme | Umsetzung | Nutzen |
|---|---|---|
| Automatische Formatprüfung | Einsatz spezialisierter Software (z. B. DMS) | Schnelle Identifikation fehlerhafter Dateien |
| Abgleich mit Datenbanken | Prüfung gegen ERP– oder Vertragssysteme | Frühe Erkennung inhaltlicher Abweichungen |
| Workflow zur Rechnungsfreigabe | Digitaler Freigabeprozess mit dokumentierten Schritten | Nachvollziehbarkeit und Transparenz |
Durch diesen ganzheitlichen Ansatz gewährleisten Sie maximale Sicherheit und Transparenz bei Ihrer Rechnungsverarbeitung.
Fazit: So sichern Sie Ihre E-Rechnungen zuverlässig ab
Die Sicherheit von E-Rechnungen lässt sich mit den richtigen Maßnahmen zuverlässig gewährleisten. Nutzen Sie automatisierte Prüfungen, integrieren Sie strukturierte Freigabeworkflows und setzen Sie auf sichere Kommunikationskanäle. Moderne Softwarelösungen, wie sie die doxx-on systems GmbH anbietet, unterstützen Sie optimal dabei, die Sicherheit und Effizienz Ihrer Rechnungsverarbeitung zu maximieren und gleichzeitig Risiken zu minimieren.
Häufig gestellte Fragen zur Sicherheit von E-Rechnungen
Viele Unternehmen sind bei der Einführung von E-Rechnungen unsicher – insbesondere bezüglich der Datensicherheit und möglicher Manipulationen. Diese Unsicherheiten ergeben sich aus technischen Anforderungen, gesetzlichen Regelungen und organisatorischen Fragen im Rechnungsmanagement. Hier beantworten wir ausführlich die am häufigsten gestellten Fragen rund um das Thema Sicherheit von E-Rechnungen.
Wie sicher sind E-Rechnungen wirklich?
Grundsätzlich gelten E-Rechnungen als sicher, da sie einem strukturierten Format entsprechen, das automatisiert geprüft werden kann. Dennoch besteht die Möglichkeit, dass E-Rechnungen manipuliert werden, beispielsweise durch Änderungen an den XML-Daten. Unternehmen sollten deshalb auf Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) setzen, die Manipulationen automatisch erkennen und verhindern. Systeme wie jene von doxx-on systems GmbH prüfen Rechnungen automatisch auf Format und Vollständigkeit, sodass Fehler und Manipulationen frühzeitig erkannt und ausgeschlossen werden können.
Welche Risiken bestehen konkret bei E-Rechnungen?
Ein wesentliches Risiko bei E-Rechnungen ist die mögliche Manipulation von Rechnungsdaten, etwa durch das Ändern von Beträgen oder Kontodaten. Besonders bei ZUGFeRD-Rechnungen, die aus einer PDF- und einer eingebetteten XML-Datei bestehen, besteht das Risiko, dass die XML-Daten unbemerkt verändert werden. Zusätzlich könnten technische Fehler auftreten, wie fehlende Pflichtangaben, die zu steuerrechtlichen Problemen führen. Um diese Risiken zu minimieren, ist eine automatische Validierung und Prüfung der E-Rechnungen empfehlenswert.
Was passiert, wenn ich eine manipulierte E-Rechnung nicht erkenne?
Erkennt Ihr Unternehmen eine manipulierte Rechnung nicht rechtzeitig, könnten finanzielle Schäden entstehen, da möglicherweise falsche oder unberechtigte Beträge bezahlt werden. Zusätzlich drohen steuerliche und rechtliche Konsequenzen, da fehlerhafte Rechnungen bei Betriebsprüfungen als Mängel eingestuft werden. Im schlimmsten Fall könnten Ihr Unternehmen und dessen Geschäftsführung für entstandene Schäden haftbar gemacht werden. Deshalb ist es wichtig, Manipulationen durch automatisierte Prüfungen frühzeitig zu erkennen.
Wie überprüfe ich E-Rechnungen zuverlässig?
Eine zuverlässige Prüfung erfolgt am besten automatisiert durch geeignete Softwarelösungen, etwa ein DMS. Diese Systeme prüfen die Struktur und den Inhalt von E-Rechnungen automatisch und gleichen die Rechnungsdaten mit vorhandenen Verträgen, Bestellungen oder Wareneingängen ab. So wird gewährleistet, dass alle relevanten Daten korrekt sind und Manipulationen sofort erkannt werden. Eine ergänzende manuelle Stichprobenprüfung empfiehlt sich dennoch, um größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten.
Sind E-Rechnungen anfällig für Viren oder Schadsoftware?
Die Gefahr, dass E-Rechnungen Viren oder Schadsoftware enthalten, ist gering, da XML-Dateien reine Textdateien sind, die keine ausführbaren Elemente beinhalten. Allerdings werden E-Rechnungen oft per E-Mail versendet, wodurch grundsätzlich das Risiko besteht, dass E-Mail-Anhänge Schadsoftware enthalten könnten. Unternehmen sollten deshalb auch auf E-Mail-Sicherheitslösungen setzen, die eingehende E-Mails auf potenzielle Bedrohungen hin überprüfen.
Wie gewährleiste ich die sichere Archivierung von E-Rechnungen?
E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD-Richtlinien revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar abgelegt werden müssen. Ein DMS ermöglicht die automatische Archivierung aller E-Rechnungen gemäß diesen gesetzlichen Anforderungen. Die Sicherheit wird dabei durch eine entsprechende Zugriffssteuerung und Dokumentation aller Zugriffe zusätzlich erhöht. Dies garantiert, dass archivierte Rechnungen auch langfristig vor Manipulation und Verlust geschützt sind.
