In einem mittelständischen Handelsunternehmen sind Eingangsrechnungen ein zentraler Bestandteil der täglichen Verwaltungsarbeit. Lieferanten von Komponenten, Bauteilen, Zubehör und Dienstleistungen senden im Tagesgeschäft mehrere hundert Rechnungen pro Monat, oft mit langen Positionslisten und unterschiedlichen Lieferanten-Layouts. Klassischerweise werden diese Belege geöffnet, geprüft, manuell weitergeleitet und schließlich von Hand in die Buchhaltung übertragen. Dieser Prozess ist über Jahre routiniert, gerät aber durch steigende Volumina und gleichzeitig knappe Personalressourcen zunehmend an seine Grenzen.
Wer hier nicht aktiv digitalisiert, riskiert mehrere Folgen gleichzeitig. Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit Routinearbeit, statt sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Skontofristen werden versäumt, weil die Freigabe zu spät erfolgt. Tippfehler bei Bankverbindungen oder Beträgen führen zu Rückfragen, die das Tagesgeschäft belasten. Auch die Transparenz über den Bearbeitungsstand einzelner Rechnungen leidet, weil Belege an mehreren Stellen gleichzeitig parallel laufen. Im Homeoffice oder bei mehreren Standorten verstärken sich diese Probleme weiter, weil der ortsgebundene Zugriff auf Papierbelege fehlt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Handelsunternehmen digitalisieren, welche Schritte sich bewährt haben und welche Effekte sich daraus ergeben. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG aus Frankfurt, einem führenden Anbieter von Batterien, Energiespeichern und Elektronikzubehör, eine durchgängige digitale Rechnungsverarbeitung aufgebaut hat, die das mühsame Drucken und Abheften vollständig abgelöst hat.
Mit welchen Belegen ein Digitalisierungsprojekt beginnt
Ein Digitalisierungsprojekt für Eingangsrechnungen beginnt in der Regel mit den klassischen Lieferantenrechnungen. Sie machen das größte Volumen aus und folgen den klarsten Mustern, was sie für die Belegerkennung besonders geeignet macht. Auch wiederkehrende Rechnungen, etwa für Telefon, Energie oder Mieten, eignen sich gut für den Einstieg, weil ihre Daten meist konstant sind.
Komplexere Rechnungen, etwa internationale Belege mit Fremdwährung oder solche mit projektspezifischer Zuordnung, kommen typischerweise in einer zweiten Etappe hinzu. Auch Rechnungen mit Mehrwertsteuer-Sonderfällen, wie innergemeinschaftliche Erwerbe, erfordern eine etwas anspruchsvollere Konfiguration. Die schrittweise Erweiterung erlaubt es, das System sukzessive an die Vielfalt der Belegtypen anzupassen.
Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG startete das Projekt 2022 mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung. Innerhalb weniger Wochen wurde das DMS produktiv eingeführt, inklusive automatisierter Workflows, definierter Freigabestufen und der direkten Anbindung an das ERP-System Apollo. Wie die automatisierte Rechnungsprüfung grundsätzlich aufgebaut ist, beschreibt unser Grundlagenartikel.
Die Belegerkennung als technischer Kern
Die Belegerkennung ist der technische Kern jeder digitalen Rechnungsverarbeitung. Sie analysiert eingehende Belege und extrahiert automatisch die relevanten Datenpunkte: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Positionen. Moderne Systeme arbeiten dabei mit lernenden Verfahren, die sich an die Layouts unterschiedlicher Lieferanten anpassen und mit der Zeit immer zuverlässiger werden.
Im Handelsumfeld stoßen Belegerkennungssysteme auf eine besonders große Vielfalt an Lieferanten und Rechnungslayouts. Internationale Hersteller, lokale Großhändler und Dienstleister bringen jeweils eigene Strukturen mit. Eine moderne DMS-Lösung kommt damit zurecht, indem sie nach kurzer Lernphase auch komplexe Belege zuverlässig auslesen kann. Die folgende Übersicht zeigt typische Datenpunkte und ihre Erkennungsqualität:
| Datenpunkt | Erkennungsqualität | Bedeutung im Prozess |
|---|---|---|
| Lieferantenname | Sehr hoch | Zuordnung zum Stammdatensatz |
| Rechnungsnummer | Sehr hoch | Eindeutige Identifikation |
| Rechnungsdatum | Sehr hoch | Skontofristberechnung |
| Bruttobetrag | Sehr hoch | Buchungssatz |
| Einzelpositionen | Hoch | Detailprüfung gegen Bestellung |
Die Tabelle macht deutlich, dass die Erkennungsqualität bei standardisierten Datenpunkten sehr hoch ist, während Detailinformationen wie Einzelpositionen etwas mehr Lernzeit benötigen. Die doxx-on systems GmbH konfiguriert das System individuell, je nach Lieferantenstruktur und Anforderungen des jeweiligen Handelsunternehmens.
Workflow für Freigabe und Verbuchung
Nach der Belegerkennung folgt der digitale Workflow für die Freigabe. Statt Rechnungen per Mappe durch das Haus zu reichen, werden sie über klar definierte Freigabestufen weitergeleitet. Jede Stufe kennt ihre Verantwortlichkeit, ihre Prüfkriterien und ihre Fristen. Auf diese Weise entsteht ein transparenter Prozess, in dem jederzeit nachvollziehbar ist, wo eine Rechnung gerade steht.
Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG werden Freigaben, Indexierungen und Archivierungen heute vollständig digital und nachvollziehbar abgewickelt. Die Workflows wurden individuell an die bestehenden Abläufe angepasst, sodass die Mitarbeitenden sich in der gewohnten Logik wiederfinden. Anne Bertels, Projektverantwortliche Digitalisierung bei MAX Power Products, beschreibt das Ergebnis damit, dass das System extrem individuell anpassbar gewesen sei und die doxx-on systems GmbH alles möglich gemacht habe, was gewünscht wurde.
Nach der Freigabe erfolgt die Übergabe an die Finanzbuchhaltung automatisch über die Schnittstelle zum ERP-System. Auf diese Weise entfällt die manuelle Erfassung von Buchungssätzen, und Tippfehler werden weitgehend vermieden. Die folgende Übersicht zeigt die typischen Schritte des Workflows:
| Workflow-Schritt | Inhalt | Beteiligte |
|---|---|---|
| Eingang | Beleg gelangt ins DMS | Automatisch |
| Belegerkennung | Datenauslesung | System |
| Sachliche Prüfung | Fachliche Freigabe | Sachbearbeiter |
| Kaufmännische Freigabe | Buchhaltung | Buchhaltungsleitung |
| Verbuchung | Übergabe an ERP | Automatisch |
Die Tabelle zeigt, dass der digitale Workflow alle klassischen Schritte abbildet, sie aber wesentlich schneller und nachvollziehbarer macht. Die Mitarbeitenden behalten ihre fachliche Rolle, werden aber von administrativem Aufwand entlastet. Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz betont in seinen Programmen für die Digitalisierung im Mittelstand die Bedeutung solcher klar strukturierter Workflows.
ERP-Anbindung als zentraler Hebel
Die Anbindung an das ERP-System ist ein zentraler Hebel der Digitalisierung. Erst durch diese Verbindung entsteht ein durchgängiger Datenfluss, der die manuelle Doppelerfassung vollständig eliminiert. Im Fall der MAX Power Products GmbH & Co. KG wurde das DMS direkt an das ERP-System Apollo angebunden. Damit fließen Rechnungsdaten nach Freigabe automatisch in die Buchhaltung, ohne dass ein zusätzlicher Erfassungsschritt nötig ist.
Die ERP-Anbindung erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig. Sie sorgt für eine konsistente Datenbasis, weil Stammdaten zwischen DMS und ERP synchronisiert werden. Sie ermöglicht den automatischen Abgleich von Rechnungen gegen Bestellungen, weil das DMS die Bestelldaten kennt. Und sie übergibt am Ende den fertigen Buchungssatz, sodass die Verbuchung praktisch ohne menschlichen Eingriff erfolgt.
Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG werden inzwischen über 20 verschiedene Dokumentenarten digital verarbeitet, darunter Kundenbestellungen, Lieferscheine, Verträge und Frachtpapiere. Diese Erweiterung baut konsequent auf der Eingangsrechnungsverarbeitung auf und zeigt, wie sich aus einem initialen Projektschritt eine umfassende digitale Verwaltung entwickeln kann. Mehr Hintergrund zur grundsätzlichen digitalen Rechnungsverarbeitung finden Sie auf unserer Produktseite.
Effekte für Mitarbeitende und Geschäftsführung
Die Effekte einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung machen sich in mehreren Bereichen gleichzeitig bemerkbar. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit Routinearbeit und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Die Buchhaltung profitiert von schnelleren Durchlaufzeiten und besserer Skontonutzung. Die Geschäftsführung erhält belastbare Auswertungen in Echtzeit, was die strategische Steuerung erleichtert.
Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG hat sich auch die Unternehmenskultur verändert. Anne Bertels beschreibt das Ergebnis damit, dass die Arbeitsweise und Firmenkultur komplett verändert worden sei. Heute werde viel strukturierter, transparenter und effizienter gearbeitet. Diese Aussage zeigt, dass die Wirkung der Digitalisierung weit über reine Effizienzgewinne hinausgeht.
Auch das ortsunabhängige Arbeiten profitiert deutlich. Mitarbeitende haben jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, was Homeoffice und mobiles Arbeiten erheblich vereinfacht. Die papierlose Arbeitsweise wird damit nicht zur Notwendigkeit, sondern zur Selbstverständlichkeit.
Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Ein wichtiger Aspekt der Eingangsrechnungs-Digitalisierung ist die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht. Mit der schrittweisen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland werden strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD zur Norm. Wer seine Eingangsrechnungen bereits heute über eine moderne DMS-Lösung verarbeitet, ist für diese Umstellung gut gerüstet.
Strukturierte E-Rechnungen lassen sich mit einem DMS sogar effizienter verarbeiten als klassische Papier- oder PDF-Rechnungen, weil die Daten bereits maschinenlesbar vorliegen. Die Belegerkennung entfällt damit teilweise, und der Prozess wird noch schneller. Auch die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation nach GoBD werden erfüllt.
Das Bundesministerium der Finanzen hat die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht klar geregelt. Handelsunternehmen, die heute schon digital arbeiten, profitieren bei dieser Umstellung doppelt. Sie können sowohl klassische Papier- oder PDF-Rechnungen als auch strukturierte E-Rechnungen über denselben Prozess verarbeiten, ohne dass ein paralleler zweiter Prozess aufgebaut werden muss.
Fazit
Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ist in einem mittelständischen Handelsunternehmen einer der wirksamsten Hebel zur Steigerung der Effizienz. Sie reduziert Routinearbeit, beschleunigt Durchlaufzeiten, ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und schafft die Grundlage für die E-Rechnungspflicht. Die MAX Power Products GmbH & Co. KG zeigt, wie sich diese Vorteile auch in einem mittelständischen Handelsbetrieb realisieren lassen, mit klaren Effekten auf Effizienz und Unternehmenskultur.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat in diesem Projekt nicht nur die Belegerkennung eingeführt, sondern auch die Anbindung an das ERP-System Apollo umgesetzt und damit eine durchgängige digitale Prozesskette geschaffen. Wer als Handelsunternehmen prüfen möchte, ob sich ein vergleichbares Projekt für den eigenen Betrieb lohnt, findet im kostenfreien Analysegespräch eine fundierte Einschätzung. Die vollständige Fallstudie der MAX Power Products GmbH & Co. KG finden Sie auf unserer Seite Fallstudien.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen im Handel
Bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen in einem Handelsunternehmen tauchen immer wieder ähnliche Fragen auf. Sie betreffen sowohl die technische Umsetzung als auch die organisatorischen Aspekte und die Akzeptanz im Team. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen, mit konkretem Bezug zu mittelständischen Handelsunternehmen.
Wie lange dauert die Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung typischerweise?
Die Einführung dauert in einem mittelständischen Handelsunternehmen typischerweise wenige Wochen bis zu einigen Monaten, abhängig vom Umfang der Anbindungen. Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG lief das System bereits nach wenigen Wochen stabil im Echtbetrieb. Die genaue Zeitplanung ergibt sich nach einem ersten Workshop, in dem alle Anforderungen aufgenommen werden. Die doxx-on systems GmbH erstellt darauf aufbauend einen realistischen Projektplan mit klaren Meilensteinen. So entsteht eine transparente Planung, die alle Beteiligten frühzeitig einbindet.
Welche ERP-Systeme lassen sich an ein DMS anbinden?
Grundsätzlich lassen sich nahezu alle gängigen ERP-Systeme an ein modernes DMS anbinden, sofern entsprechende Schnittstellen vorhanden sind oder entwickelt werden können. Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG wurde eine direkte Anbindung an das ERP-System Apollo realisiert. Auch Verbindungen zu anderen verbreiteten ERP-Lösungen sind in den meisten Fällen problemlos möglich. Die genaue Anbindung wird im Workshop geplant und auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten. So entsteht eine maßgeschneiderte Lösung statt einer Standardanbindung.
Wie wird mit internationalen Rechnungen umgegangen?
Internationale Rechnungen werden im DMS als eigene Belegart geführt und entsprechend ihrer Besonderheiten verarbeitet. Fremdwährungen werden über hinterlegte Wechselkurse umgerechnet, und mehrwertsteuerliche Sonderfälle wie innergemeinschaftliche Erwerbe werden korrekt abgebildet. Auch Sprachunterschiede in den Belegen kann die Belegerkennung weitgehend bewältigen. Die genaue Konfiguration erfolgt individuell, weil unterschiedliche Handelsunternehmen unterschiedliche internationale Strukturen haben. Die doxx-on systems GmbH passt das System genau an die jeweiligen Anforderungen an.
Wie sicher sind die digitalisierten Rechnungsdaten?
Die Sicherheit der digitalisierten Rechnungsdaten wird durch mehrere Schutzschichten gewährleistet. Verschlüsselte Datenübertragung, abgestufte Zugriffsrechte und revisionssichere Speicherung sind Standard. Regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust, und detaillierte Protokolle ermöglichen die lückenlose Nachverfolgung jeder Aktion. Die Lösungen der doxx-on systems GmbH erfüllen alle Anforderungen der DSGVO und der GoBD. Damit erreichen Sie ein Sicherheitsniveau, das mit klassischen Papierordnern nicht zu erreichen ist.
Wie wirkt sich die Digitalisierung auf das Personal aus?
Die Digitalisierung wirkt sich positiv auf das Personal aus, weil sie Routinearbeit reduziert und Raum für wertschöpfende Tätigkeiten schafft. Mitarbeitende empfinden ihre Arbeit als strukturierter und weniger ermüdend. Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG hat sich die gesamte Arbeitsweise und Firmenkultur verändert. Anne Bertels beschreibt das Ergebnis damit, dass heute strukturierter, transparenter und effizienter gearbeitet werde. Solche kulturellen Effekte sind oft schwer in Zahlen zu fassen, aber für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit von großer Bedeutung.
Welche Schritte folgen nach der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung?
Nach der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung folgen typischerweise weitere Schritte zur Erweiterung des Systems. Bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG sind das beispielsweise die Integration weiterer Dokumentenarten und die Einführung eines Forms-Moduls für Reisekostenabrechnungen. Auch die Anbindung zusätzlicher Standorte oder die Integration neuer Lieferanten sind häufige Erweiterungsschritte. Die doxx-on systems GmbH plant diese Erweiterungen gemeinsam mit dem Kunden und sorgt dafür, dass das System mit den Anforderungen mitwächst. So bleibt das System dauerhaft auf dem aktuellen Stand und liefert langfristig Mehrwert.
