In vielen Unternehmen stapeln sich Papierberge auf den Schreibtischen, und Mitarbeiter verbringen täglich unnötig viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten. Rechnungen, Lieferscheine und andere Unterlagen liegen verstreut in Ordnern, Aktenschränken und auf Laufwerken. Das kostet wertvolle Arbeitszeit und führt regelmäßig zu Fehlern, weil die aktuelle Version eines Dokuments nicht eindeutig auffindbar ist.
Wenn Unternehmen diese Situation ignorieren, drohen steigende Kosten und sinkende Produktivität. Mitarbeiter verschwenden täglich wertvolle Minuten, manchmal sogar Stunden, um Dokumente zu finden oder abzustimmen. Zusätzlich erhöhen sich die Risiken für Fehler, die bei der Rechnungsprüfung oder bei wichtigen Freigabeprozessen gravierende Folgen haben können – von verpassten Fristen bis hin zu teuren Reklamationen.
Doch es gibt eine effektive Lösung: ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kosten bei einem DMS anfallen, wann sich die Investition für Ihr Unternehmen lohnt und wie Sie die Rentabilität exakt einschätzen können. Zudem erläutern wir Ihnen, warum sich ein DMS nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten eines DMS?
Die Investitionskosten für ein Dokumentenmanagementsystem können stark variieren. Entscheidend ist, ob Sie das System kaufen oder als SaaS-Modell mieten. Ein SaaS-Modell (Software as a Service) bietet niedrigere Einstiegskosten und ist oft bereits ab etwa 100 bis 150 Euro monatlich erhältlich. Kaufmodelle erfordern dagegen häufig eine höhere Anfangsinvestition, bieten dafür langfristig meist geringere monatliche Folgekosten.
Die folgende Übersicht zeigt beispielhaft Kostenstrukturen eines DMS:
| Modell | Einmalkosten | Monatliche Kosten | Wartung und Support |
|---|---|---|---|
| SaaS-Modell | gering bis keine | ab 100–150 € | bereits inkludiert |
| Kaufmodell | mittlere bis hohe | gering | separat, ca. 15–20 % p. a. |
Nachfolgend finden Sie noch einige ergänzende Gedanken zu diesen Modellen. SaaS-Lösungen eignen sich besonders für Unternehmen, die flexibel wachsen wollen und jederzeit skalieren müssen. Kaufmodelle sind für Unternehmen geeignet, die langfristig Planungssicherheit wünschen und das System stark individualisieren möchten. In beiden Fällen empfiehlt es sich, schrittweise zu beginnen und erst mit steigenden Anforderungen zu erweitern.
Wann amortisiert sich die Investition in ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem rentiert sich dann besonders schnell, wenn es nicht nur eine digitale Ablage bietet, sondern auch Geschäftsprozesse wie Rechnungsprüfungen automatisiert. Gerade hier ergeben sich enorme Zeitersparnisse. Studien zeigen beispielsweise, dass ein manueller Rechnungsprozess pro Beleg zwischen 15 und 50 Minuten dauert, während dieser Prozess digitalisiert und teilautomatisiert nur noch etwa drei bis zehn Minuten beansprucht.
Im Überblick erkennen Sie den Effekt deutlich:
| Prozessschritt | Manuelle Bearbeitung | Mit DMS (teilautomatisiert) |
|---|---|---|
| Rechnungserfassung | 5–10 Min. | 1–2 Min. |
| Formelle & sachliche Prüfung | 10–20 Min. | 1–3 Min. |
| Freigabe und Kontierung | 10–20 Min. | 1–5 Min. |
| Ablage | 5–10 Min. | Automatisch (0–1 Min.) |
| Gesamt | 30–60 Min. | 3–11 Min. |
Bereits bei nur 100 Rechnungen pro Monat ergibt sich eine enorme Einsparung von 30 bis 70 Arbeitsstunden monatlich. Diese Zeitersparnis rechtfertigt die Investition oft bereits innerhalb weniger Monate und ermöglicht es Mitarbeitern, sich wertschöpfenden Aufgaben zuzuwenden.
Zusätzliche Einsparungen durch ein DMS
Neben den direkten Zeiteinsparungen senkt ein DMS auch andere Kosten erheblich. So entfallen beispielsweise Ausgaben für Papier, Druckerpatronen, Ordner und Lagerfläche. Ebenso reduzieren sich die Kosten für die datenschutzkonforme Vernichtung von Unterlagen.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht zu typischen Einsparpotenzialen:
| Bereich | Ohne DMS | Mit DMS |
|---|---|---|
| Lagerhaltung | Hohe Lagerkosten | Keine Lagerkosten |
| Büromaterial | Ständiger Bedarf an Papier | Stark reduzierter Verbrauch |
| Archivierung | Kosten für Archivräume | Kaum zusätzliche Kosten |
Diese Kosteneinsparungen helfen dabei, die Gesamtkosten für das DMS noch schneller zu amortisieren und sorgen zusätzlich für mehr Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen.
Welche Vorteile bietet eine schrittweise Einführung?
Ein häufiger Fehler bei der Einführung eines DMS ist die Überforderung der Mitarbeitenden durch zu große Schritte. Die Experten der doxx-on systems GmbH empfehlen daher stets eine schrittweise Einführung. Diese Vorgehensweise bietet viele Vorteile:
Sie können zunächst mit einer kleinen Lösung starten, deren Investition sich leicht rechtfertigen lässt. Zudem können Ihre Mitarbeitenden Schritt für Schritt lernen, mit dem System umzugehen, ohne überfordert zu werden. Weitere Module oder Funktionen ergänzen Sie erst dann, wenn Ihre Mitarbeitenden mit der neuen digitalen Umgebung vertraut sind. So sichern Sie langfristig die Akzeptanz und den Erfolg des DMS in Ihrem Unternehmen.
Rechenbeispiel: Wann lohnt sich ein DMS konkret?
Damit Sie einschätzen können, wann ein DMS für Sie wirtschaftlich sinnvoll ist, zeigen wir Ihnen hier ein einfaches Rechenbeispiel. Angenommen, Sie zahlen monatlich 300 Euro für ein DMS und haben zehn Mitarbeiter, die damit arbeiten. Pro Mitarbeiter und Tag beträgt die notwendige Ersparnis somit nur 1,50 Euro.
Im Überblick erkennen Sie die Amortisation noch besser:
| Mitarbeiteranzahl | Monatskosten DMS | Ersparnis pro Mitarbeiter/Tag |
|---|---|---|
| 10 | 300 € | 1,50 € |
| 20 | 600 € | 1,50 € |
| 50 | 1.500 € | 1,50 € |
Diese Kalkulation zeigt, dass ein DMS auch für kleinere Unternehmen schnell wirtschaftlich rentabel ist.
Fazit: DMS Investition lohnt sich oft schneller als erwartet
Die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem lohnt sich in der Regel bereits innerhalb weniger Monate. Dabei profitieren Unternehmen nicht nur von finanziellen Einsparungen, sondern auch von besserer Organisation, höherer Effizienz und weniger Fehlern. Mit einer schrittweisen Einführung, wie sie die doxx-on systems GmbH empfiehlt, starten Sie klein und können flexibel skalieren. Damit wird das DMS schnell zu einer lohnenden Investition.
Häufig gestellte Fragen
Die Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wirft für viele Unternehmen Fragen auf. Oft sind Unternehmen unsicher, wann und in welchem Umfang sich eine solche Anschaffung lohnt. Kostenstrukturen, Amortisationszeiten und konkrete Nutzen sind dabei zentrale Themen, die häufig zu Nachfragen führen. Im Folgenden finden Sie ausführliche Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Investition in ein DMS.
Welche Kosten entstehen bei der Einführung eines DMS?
Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem variieren stark, abhängig von den Anforderungen und dem Umfang der gewünschten Funktionen. Einfache Systeme im SaaS-Modell beginnen oft bei rund 100 bis 150 Euro monatlich. Umfangreichere Systeme, insbesondere im Kaufmodell, können aber auch schnell in den fünfstelligen Bereich gehen, insbesondere wenn individuelle Anpassungen und zusätzliche Dienstleistungen hinzukommen. Wichtig ist dabei, dass neben den Lizenzkosten auch Wartungs- und Supportkosten berücksichtigt werden. Bei SaaS-Modellen sind diese meist bereits inkludiert, während sie bei Kaufmodellen oft zusätzlich anfallen. Generell lohnt es sich, mit einem kleineren, kostengünstigeren Paket zu starten und das System bei Bedarf schrittweise auszubauen.
Wann lohnt sich die Investition in ein DMS für ein Unternehmen?
Ein DMS lohnt sich grundsätzlich dann, wenn es dazu beiträgt, messbar Zeit und Kosten einzusparen. Typischerweise ergeben sich diese Einsparungen durch reduzierte Such- und Ablagezeiten sowie durch automatisierte Prozesse wie die Rechnungsprüfung oder Freigabeprozesse. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das täglich viele Rechnungen bearbeitet, mit einem DMS bis zu 80 Prozent der Bearbeitungszeit einsparen. Bereits ab wenigen Mitarbeitern amortisiert sich ein DMS oft innerhalb kürzester Zeit, da die täglichen Einsparungen durch automatisierte Abläufe und die Minimierung manueller Aufgaben erheblich sind. Die exakte Amortisationsdauer hängt dabei von individuellen Faktoren und Prozessen ab, lässt sich aber in der Regel bereits im Vorfeld gut kalkulieren.
Welche Einsparungen sind realistisch durch den Einsatz eines DMS?
Die Höhe der Einsparungen durch ein DMS hängt stark von der Nutzungstiefe und den spezifischen Prozessen im Unternehmen ab. Studien zeigen jedoch, dass allein die automatisierte Rechnungsbearbeitung die Bearbeitungszeit pro Rechnung von durchschnittlich 15 bis 50 Minuten auf etwa 3 bis 10 Minuten reduzieren kann. Dies entspricht einer Zeitersparnis von etwa 80 Prozent. Übertragen auf eine durchschnittliche Anzahl an Rechnungen bedeutet dies, dass Unternehmen oft mehrere Arbeitswochen pro Monat einsparen können. Hinzu kommen Einsparungen durch den Wegfall von Lagerkosten für physische Akten, den reduzierten Papierverbrauch und geringere Fehlerquoten. So können sich die Kosten für ein DMS oft bereits nach wenigen Monaten rechnen.
Sollte man ein DMS besser kaufen oder mieten?
Ob ein DMS besser gekauft oder gemietet wird, hängt vor allem von den finanziellen Möglichkeiten und langfristigen Planungen des Unternehmens ab. Ein SaaS-Modell, bei dem die Software monatlich gemietet wird, bietet geringe Einstiegskosten und eine hohe Flexibilität, insbesondere wenn das Unternehmen wächst oder Prozesse sich verändern. Ein Kaufmodell hingegen verursacht höhere Anfangsinvestitionen, dafür sind langfristig meist geringere laufende Kosten zu erwarten. Bei Kaufmodellen sind Wartung und Support oft separat zu kalkulieren, was zu zusätzlichen laufenden Kosten führt. Ein Mietmodell bietet hingegen oft volle Kostentransparenz, da diese Leistungen bereits inkludiert sind.
Wie lange dauert die Einführung eines DMS?
Die Dauer der Einführung eines DMS hängt maßgeblich von der Komplexität der Prozesse und dem Umfang der gewünschten Automatisierungen ab. Einfache Standardlösungen können oft innerhalb weniger Tage bis Wochen produktiv eingesetzt werden. Komplexe Projekte, beispielsweise mit automatisierter Rechnungsverarbeitung, können dagegen einige Wochen bis mehrere Monate in Anspruch nehmen. Wichtig ist dabei, die Einführung in mehreren kleinen Schritten vorzunehmen, um Mitarbeitende nicht zu überfordern. Ein sorgfältiger Einführungsworkshop, wie ihn beispielsweise die doxx-on systems GmbH anbietet, hilft, den Aufwand exakt einzuschätzen und einen realistischen Zeitplan aufzustellen.
Welche Vorteile bietet eine schrittweise Einführung?
Eine schrittweise Einführung eines DMS bietet den Vorteil, dass Unternehmen und Mitarbeitende Zeit haben, sich an das neue System zu gewöhnen. Dies minimiert Widerstände und erhöht die Akzeptanz der Mitarbeitenden deutlich. Zudem erlaubt diese Vorgehensweise eine sorgfältige Analyse und Optimierung der einzelnen Prozesse, bevor diese digitalisiert werden. Unternehmen vermeiden dadurch Überforderung und können schneller erste Erfolge verbuchen, die als Motivation für weitere Schritte dienen. Nicht zuletzt bietet eine schrittweise Einführung die Möglichkeit, die Kosten flexibel zu gestalten, da man zunächst nur für die tatsächlich benötigten Funktionen zahlt und das System bei Bedarf erweitern kann.
