Verfahrensdokumentation nach GoBD – Pflicht erfüllen, Stress vermeiden

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt genau, wie in Ihrem Unternehmen steuerlich relevante Daten verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Belege oder digitale Buchhaltungsprozesse. Ziel ist es, dass ein Außenstehender – wie ein Betriebsprüfer – Ihre Abläufe jederzeit nachvollziehen kann. Sie ist fester Bestandteil der GoBD-Vorgaben.

Grundsätzlich jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerrelevante Daten digital verarbeitet. Das betrifft Selbstständige, Freiberufler, kleine Betriebe und große Firmen gleichermaßen. Auch wenn ein Steuerberater die Buchhaltung macht, liegt die Pflicht zur Dokumentation beim Unternehmer. Es gibt keine Ausnahmen.

Fehlt eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, kann das bei einer Betriebsprüfung große Probleme machen. Das Finanzamt darf dann Schätzungen ansetzen oder im schlimmsten Fall die gesamte Buchführung verwerfen. Mit einer vollständigen Dokumentation sind Sie dagegen auf der sicheren Seite. Außerdem sorgt sie für mehr Klarheit in den eigenen Prozessen.

Allein erstellt ist sie sehr zeitintensiv, da viele Details beschrieben und strukturiert werden müssen. Mit professioneller Unterstützung ist der Aufwand für Sie jedoch gering, weil wir die Prozesse gemeinsam erfassen und den Rest übernehmen. Sie müssen lediglich bei der Aufnahme der Abläufe mitwirken und uns Feedback geben. So entsteht ohne viel Stress eine fertige Dokumentation.

Ja, denn sie bringt mehr als nur Rechtssicherheit. Durch die detaillierte Darstellung Ihrer Prozesse werden Schwachstellen sichtbar, die Sie gezielt verbessern können. Damit sparen Sie Zeit, reduzieren unnötige Arbeitsschritte und schaffen klare Zuständigkeiten. So wird aus der Pflicht ein echter Nutzen für Ihr Unternehmen.

Die Kosten hängen von der Unternehmensgröße und der Anzahl der zu dokumentierenden Prozesse ab. Wir arbeiten mit einem klar strukturierten Vorgehen und können Ihnen in einem Vorgespräch eine transparente Einschätzung geben. In vielen Fällen lohnt sich die Investition schnell, da Sie nicht nur rechtlich abgesichert sind, sondern auch Zeit und Kosten in Ihren Abläufen sparen.