Jedes Unternehmen kennt das Problem: Rechnungen stapeln sich auf dem Schreibtisch, Mitarbeitende verbringen wertvolle Arbeitszeit damit, Dokumente zu sichten, zu sortieren und manuell weiterzugeben. Diese manuelle Rechnungsverarbeitung ist oft zeitintensiv, fehleranfällig und teuer. Gerade wenn Rechnungen per Post, E-Mail und sogar über verschiedene Standorte eintreffen, wird die Verarbeitung schnell kompliziert und ineffizient.
Die Folgen einer manuellen Rechnungsverarbeitung können gravierend sein. Neben Fehlern wie Doppelzahlungen, verpassten Skontofristen und unklaren Freigabewegen, entsteht eine enorme zeitliche und personelle Belastung. Zudem erhöht sich das Risiko, dass Rechnungen verloren gehen oder wichtige Fristen verpasst werden. Langfristig beeinträchtigen solche Fehler die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungsverarbeitung erfolgreich digitalisieren und dabei den Aufwand um mindestens 50 % reduzieren können. Wir erklären Schritt für Schritt, welche Maßnahmen erforderlich sind, welche technischen Lösungen besonders effektiv sind und welchen Nutzen Sie daraus ziehen. Außerdem geben wir Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen, wie Sie den Umstieg auf eine digitale Rechnungsverarbeitung leicht und nachhaltig meistern.
Schritt 1: Digitaler Rechnungseingang als Basis
Der erste Schritt zur digitalen Rechnungsverarbeitung beginnt beim Rechnungseingang. Indem Sie alle Eingangsrechnungen auf ein zentrales E-Mail-Postfach leiten, können Sie den gesamten Prozess automatisieren. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), wie es etwa die doxx-on systems GmbH anbietet, überwacht dieses Postfach automatisch, extrahiert die Rechnungen und importiert sie unmittelbar ins System.
Im Überblick erkennen Sie, wie sich die Digitalisierung auf den Rechnungseingang auswirkt:
| Rechnungseingang | Manuelle Verarbeitung | Digitale Verarbeitung |
|---|---|---|
| Posteingang | Öffnen, sortieren | Scannen, automatischer Import ins DMS |
| E-Mail-Eingang | Anhänge speichern | Automatisches Auslesen und Import |
Durch diesen Schritt entfällt zeitaufwendiges Öffnen und Verteilen der Dokumente, was unmittelbar zu einer deutlichen Zeitersparnis führt. Sie verhindern zudem menschliche Fehler, etwa verlorene oder falsch abgelegte Rechnungen, und schaffen damit Transparenz und Sicherheit im gesamten Ablauf.
Schritt 2: Rechnungsdaten digital und automatisiert auslesen
Nach dem Eingang folgt das automatisierte Auslesen der Rechnungsdaten. Bei E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung erfolgt dies automatisch. Bei PDF- oder gescannten Rechnungen unterstützt eine intelligente OCR-Technologie, die sowohl einfache Rechnungsdaten als auch komplexe Informationen automatisch extrahiert und strukturiert bereitstellt.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Informationen digital ausgelesen werden können:
| Datenfelder | Automatisierte Erfassung | Nutzung in Folgeprozessen |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Ja | Vermeidung von Doppelzahlungen |
| Kreditoreninformationen | Ja | Automatische Kontierung |
| Rechnungsdatum | Ja | Skontofristenüberwachung |
| Positionsdaten | Ja | Vollautomatische Prüfung |
Durch automatisches Auslesen reduzieren Sie Tippfehler und manuelle Nacharbeit drastisch. Rechnungsinformationen stehen unmittelbar zur Verfügung und ermöglichen eine reibungslose, fehlerfreie Weiterverarbeitung.
Schritt 3: Automatisierte Prüfung der Rechnungen
Nachdem die Rechnungen digital erfasst wurden, folgt die automatisierte Prüfung. Ihr System prüft automatisch, ob alle Pflichtangaben laut Umsatzsteuergesetz vorhanden sind und erkennt Duplikate zuverlässig. So stellen Sie sicher, dass nur korrekte Rechnungen weiterverarbeitet werden.
Nachfolgend finden Sie typische Prüfungen im Überblick:
| Prüfungsschritt | Beschreibung | Vorteil |
|---|---|---|
| Pflichtangaben-Prüfung | Prüfung auf Vollständigkeit aller Daten | Gesetzeskonformität |
| Duplikatsprüfung | Automatische Erkennung doppelter Rechnungen | Vermeidung von Doppelzahlungen |
| Vertragsprüfung | Abgleich mit hinterlegten Verträgen | Schnelle Validierung |
Durch diese automatischen Prüfungen senken Sie den Aufwand für Ihre Mitarbeitenden erheblich. Probleme werden frühzeitig erkannt, Fehler minimiert und der Prozess deutlich beschleunigt.
Schritt 4: Digitaler Freigabe-Workflow
Rechnungen, die nicht vollständig automatisiert geprüft werden können, durchlaufen einen digitalen Freigabe-Workflow. Statt Papier-Rechnungen durch das Büro zu tragen, verteilen Sie diese elektronisch und automatisiert an die zuständigen Personen. Regeln definieren klar, welche Mitarbeitenden eine Rechnung prüfen und freigeben müssen.
Digitale Freigaben beschleunigen die Bearbeitung, minimieren Wartezeiten und erhöhen die Transparenz enorm. Verantwortliche Personen erhalten automatisierte Benachrichtigungen und können Rechnungen von überall bearbeiten – eine erhebliche Steigerung der Effizienz im Unternehmen.
Schritt 5: Automatisierte Übergabe an die Buchhaltung
Nach der Freigabe erfolgt die automatische Übergabe der Rechnungsdaten an Ihre Finanzbuchhaltung. Durch vorkonfigurierte Schnittstellen gelangen geprüfte und freigegebene Rechnungen direkt und fehlerfrei ins ERP-System, zum Beispiel DATEV oder SAP.
Auch die Kontierung erfolgt in vielen Fällen automatisch, basierend auf vordefinierten Regeln und Kontenplänen. Dadurch reduzieren Sie manuelle Eingaben, vermeiden Fehler und beschleunigen die Finanzbuchhaltung erheblich. Dies führt letztlich dazu, dass Monatsabschlüsse schneller erstellt und Liquiditätsplanungen präziser gestaltet werden können.
Fazit: Warum sich die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung lohnt
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen einen enormen Mehrwert. Sie sparen nicht nur mindestens 50 % der Arbeitszeit, sondern reduzieren gleichzeitig Fehler und erhöhen die Transparenz. Eine strukturierte digitale Verarbeitung verbessert die Kontrolle über Ihre Finanzen und optimiert Ihre internen Prozesse nachhaltig.
Mit Unterstützung erfahrener Anbieter wie der doxx-on systems GmbH gelingt die Umstellung leicht und effizient. Sie profitieren langfristig von einer zukunftssicheren und flexiblen Lösung, die Ihr Unternehmen dauerhaft stärkt.
Häufig gestellte Fragen zu „Rechnungsverarbeitung digitalisieren“
Bei der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ergeben sich für Unternehmen oft zahlreiche Fragen. Im Folgenden finden Sie ausführliche Antworten auf häufig gestellte Fragen, die Sie bei Ihrer Entscheidung und Implementierung unterstützen sollen.
Welche Voraussetzungen muss mein Unternehmen erfüllen, um die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren?
Für die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung sind zunächst keine speziellen technischen Voraussetzungen notwendig. Grundlegend benötigen Sie eine stabile Internetverbindung und mindestens einen Scanner für eingehende Papier-Rechnungen. Ideal ist außerdem die Nutzung eines zentralen E-Mail-Postfaches, über das Rechnungen digital eingehen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), wie beispielsweise das von der doxx-on systems GmbH, übernimmt dann automatisch das weitere Handling: Rechnungen werden eingelesen, geprüft und verarbeitet. Mitarbeiter müssen keine umfangreichen IT-Kenntnisse haben, da moderne Systeme sehr benutzerfreundlich sind.
Wie lange dauert die Implementierung eines digitalen Rechnungsverarbeitungsprozesses?
Die Dauer der Implementierung hängt von mehreren Faktoren ab, beispielsweise von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Rechnungen und der Komplexität bestehender Abläufe. Grundsätzlich lässt sich eine grundlegende Einführung oft bereits innerhalb weniger Wochen realisieren. Zunächst werden in Workshops Anforderungen ermittelt und Prozesse definiert. Danach folgt die technische Einrichtung und Integration in bestehende IT-Landschaften. Nach kurzer Schulung der Mitarbeiter kann das System bereits genutzt werden. Eine schrittweise Einführung ist ebenfalls möglich, sodass Ihr Unternehmen schnell von ersten Vorteilen profitiert.
Ist die digitale Rechnungsverarbeitung sicher und rechtskonform?
Ja, die digitale Rechnungsverarbeitung ist bei korrekter Umsetzung absolut sicher und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen. Digitale Systeme garantieren eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen und erfüllen sämtliche Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Mit einem professionellen Dokumentenmanagementsystem lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Rechnungen wann eingegangen sind, wer diese geprüft und freigegeben hat, und ob alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt wurden. Zudem sorgen klare Berechtigungskonzepte dafür, dass nur autorisierte Mitarbeitende Zugriff auf sensible Daten haben.
Welche Kosten entstehen bei der digitalen Rechnungsverarbeitung?
Die Kosten für eine digitale Rechnungsverarbeitung variieren je nach Unternehmensgröße, Anzahl der Nutzer und Umfang der Prozesse. Meistens wird entweder eine Lizenz für das System gekauft oder ein SaaS-Modell genutzt, bei dem Sie monatlich für die Nutzung bezahlen. Typische monatliche Kosten beginnen bereits im niedrigen dreistelligen Bereich. Hinzu kommen ggf. einmalige Implementierungs- und Schulungskosten. Langfristig betrachtet amortisieren sich die Kosten aber durch erhebliche Zeit- und Personaleinsparungen meist innerhalb weniger Monate.
Welche Einsparpotenziale ergeben sich durch die Digitalisierung konkret?
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bietet enorme Einsparpotenziale. Vor allem die Zeitersparnis bei manuellen Tätigkeiten, wie dem Öffnen, Scannen, Verteilen und Prüfen von Rechnungen, ist immens. Automatisierte Prüfungen minimieren Fehler, reduzieren Mahngebühren und ermöglichen bessere Nutzung von Skonti. Statistiken zeigen, dass Unternehmen durch eine konsequente Digitalisierung bis zu 50–70 % Zeitersparnis erreichen können. Hinzu kommen indirekte Einsparungen durch weniger Fehler und optimierte Arbeitsabläufe. Auch Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Papier und Druckerpatronen sinken deutlich.
Was passiert mit Rechnungen, die weiterhin in Papierform eingehen?
Papierrechnungen können problemlos integriert werden. Eingehende Papier-Rechnungen werden einfach gescannt und dann digital weiterverarbeitet. Das Dokumentenmanagementsystem behandelt diese anschließend genau wie digital eingegangene Rechnungen, extrahiert automatisch die relevanten Daten und leitet sie in den digitalen Workflow ein. Somit gibt es keine Prozessbrüche oder zusätzlichen Aufwand für Mitarbeiter, da alle Rechnungen – unabhängig von ihrer ursprünglichen Form – digital und standardisiert verarbeitet werden.
Kann ich bestehende Software, wie etwa ERP- oder Buchhaltungssysteme, weiterhin nutzen?
Ja, bestehende Softwarelösungen können und sollten in der Regel weiter genutzt werden. Moderne digitale Systeme zur Rechnungsverarbeitung verfügen über Schnittstellen zu zahlreichen ERP- oder Buchhaltungsprogrammen wie DATEV, SAP oder Lexware. Die Datenübertragung erfolgt automatisiert, sodass keine doppelte Dateneingabe nötig ist. Die bestehenden Systeme ergänzen sich somit ideal mit dem Dokumentenmanagementsystem und optimieren so insgesamt den Workflow Ihres Unternehmens.
Wie aufwendig ist die Schulung der Mitarbeitenden für das neue System?
Die meisten Systeme sind intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet, sodass der Schulungsaufwand für Mitarbeitende überschaubar bleibt. In der Regel reichen kurze, halbtägige Einführungsveranstaltungen völlig aus. Hier werden grundlegende Funktionen, Bedienweisen und Prozessabläufe erläutert. Anbieter wie die doxx-on systems GmbH bieten zudem umfassenden Support und begleitende Unterstützung nach der Einführung, sodass Mitarbeitende bei Fragen jederzeit Hilfe erhalten. Dies sorgt für eine hohe Akzeptanz und schnelle Integration der digitalen Lösung im Alltag.
Welche technischen Anforderungen sind nötig, um E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten?
Um E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, benötigen Sie eine Softwarelösung, die XML- und PDF-Dokumente automatisch erkennt, liest und verarbeitet. Diese Anforderungen erfüllt in der Regel jedes moderne DMS. Eine spezielle Infrastruktur ist hierfür meist nicht notwendig. Die Systeme laufen entweder lokal auf Ihrem eigenen Server oder in einer sicheren Cloud-Lösung. Grundsätzlich genügt eine einfache Schnittstelle zu Ihrer bestehenden E-Mail-Infrastruktur und zu Ihren Buchhaltungssystemen.
Wie gehe ich mit Datenschutz und Sicherheit im digitalen Workflow um?
Datenschutz und Datensicherheit sind essenziell. Moderne Systeme erfüllen hohe Sicherheitsstandards, indem sie Zugriffsrechte klar definieren und revisionssichere Archivierungen gewährleisten. Außerdem werden alle Zugriffe und Änderungen protokolliert, wodurch jederzeit nachvollziehbar ist, wer auf welche Dokumente zugegriffen hat. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen, sodass Ihre sensiblen Unternehmensinformationen bestens geschützt sind. Anbieter wie die doxx-on systems GmbH legen besonderen Wert auf diese Aspekte und unterstützen Sie dabei, alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
