Einleitung
Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen heute noch immer klassisch als PDF per E-Mail oder sogar in Papierform per Post. Auf den ersten Blick scheint das einfach und ausreichend. Doch spätestens mit der gesetzlichen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, die schrittweise umgesetzt wird, kommen Fragen und Unsicherheiten auf. Unternehmen stehen plötzlich vor der Herausforderung, neue technische Anforderungen erfüllen zu müssen, um nicht in rechtliche Schwierigkeiten zu geraten.
Wer hier nicht rechtzeitig reagiert, riskiert nicht nur Compliance-Verstöße, sondern auch erhebliche administrative Probleme. Zudem kann eine falsch umgesetzte Umstellung auf E-Rechnungen zu Fehlern in der Buchhaltung führen, Kosten verursachen und die Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Lieferanten belasten. Der Druck wächst, die eigene Fakturierungssoftware und Abläufe entsprechend rechtzeitig anzupassen.
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie die Umstellung auf E-Rechnungen ganz konkret gelingt. Sie erfahren, was genau eine E-Rechnung ist, welche technischen Standards existieren und welche Fristen Sie beachten müssen. Außerdem lernen Sie, wie Sie Fehler vermeiden und wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), beispielsweise von der doxx-on systems GmbH, Sie dabei optimal unterstützen kann.
Was genau ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Viele Unternehmen denken, dass eine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, bereits eine E-Rechnung sei. Das stimmt so jedoch nicht. Eine echte E-Rechnung folgt bestimmten technischen Standards, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. In Deutschland sind insbesondere zwei Formate relevant: die „X-Rechnung“ und die „ZUGFeRD-Rechnung“.
Die X-Rechnung ist ein rein digitales Format und besteht ausschließlich aus einer strukturierten XML-Datei, die sämtliche Rechnungsinformationen enthält. Sie wurde speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch mit Behörden entwickelt. Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert dagegen ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten, was sie scheinbar einfacher macht.
Im Überblick erkennen Sie die wesentlichen Unterschiede zwischen den beiden Formaten:
| Merkmal | X-Rechnung | ZUGFeRD-Rechnung |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF + XML eingebettet |
| Lesbarkeit | Nur maschinell lesbar | Menschlich & maschinell lesbar |
| Anwendungsbereich | Behörden, öffentliche Auftraggeber | Wirtschaft & öffentliche Auftraggeber |
Wichtig ist hierbei, dass nur die XML-Daten rechtsgültig sind. Obwohl eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF enthält, sind allein die darin eingebetteten XML-Daten ausschlaggebend für die steuerliche Prüfung. Deshalb sollten Sie bei der Umstellung darauf achten, die XML-Daten korrekt zu prüfen und aufzubewahren.
Die aktuelle Rechtslage: Fristen und Pflichten
Unternehmen sollten wissen, dass seit dem 01.01.2025 für alle deutschen Unternehmen die Verpflichtung besteht, E-Rechnungen empfangen zu können. Das bedeutet, Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen Rechnungen nur noch elektronisch senden – und Sie müssen diese empfangen und verarbeiten können.
Ab dem 31.12.2026 tritt zudem die Pflicht ein, Rechnungen ausschließlich elektronisch zu versenden. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro erhalten hier bis zum 31.12.2027 eine verlängerte Frist. Trotz der vermeintlich langen Übergangszeit empfiehlt es sich, frühzeitig mit der Umstellung zu beginnen.
Nachfolgend finden Sie die Fristen übersichtlich dargestellt:
| Fristdatum | Verpflichtung | Betroffene Unternehmen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Pflicht zur Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen | Alle Unternehmen |
| 31.12.2026 | Pflicht zum elektronischen Versand von Rechnungen | Unternehmen >800.000 € Umsatz |
| 31.12.2027 | Pflicht zum elektronischen Versand von Rechnungen | Unternehmen <800.000 € Umsatz |
Je früher Sie handeln, desto stressfreier gelingt die Umsetzung, und umso sicherer sind Sie rechtlich und organisatorisch aufgestellt.
Ihre Software auf E-Rechnung prüfen
Bevor Sie eine Umstellung durchführen, prüfen Sie unbedingt, ob Ihre derzeitige Fakturierungssoftware bereits E-Rechnungen erstellen kann. Viele Anbieter bieten inzwischen standardmäßig X-Rechnung oder ZUGFeRD-Formate an. Falls Ihre Software diese Funktion noch nicht unterstützt, kontaktieren Sie umgehend Ihren Softwareanbieter.
Sollte der Anbieter keine kurzfristige Lösung in Aussicht stellen, könnten Sie auf sogenannte Converter-Tools zurückgreifen. Diese wandeln Ihre herkömmlichen PDF-Rechnungen automatisch in rechtskonforme E-Rechnungen um. doxx-on systems GmbH bietet hierfür leistungsfähige und leicht integrierbare Lösungen, mit denen Ihr bestehendes System problemlos erweitert werden kann.
Die folgende Übersicht zeigt Ihnen Optionen, wenn Ihre Software noch keine E-Rechnung unterstützt:
| Option | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Softwareupdate | Vollständige Integration | Abhängig vom Anbieter |
| Converter-Tool | Schnelle und flexible Umsetzung | Zusätzlicher Implementierungsaufwand |
| Softwarewechsel | Langfristige, vollständige Lösung | Höherer Zeit- und Kostenaufwand |
Betrachten Sie sorgfältig Ihre Anforderungen und den Aufwand, um die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.
Archivierungspflichten beachten: GoBD-konform ablegen
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Umstellung auf E-Rechnungen ist die Archivierung. Da E-Rechnungen digital sind, müssen Sie auch digital und vor allem GoBD-konform archiviert werden. Ausdrucke gelten hier nicht als rechtskonforme Ablage.
Ein DMS, wie es doxx-on systems GmbH anbietet, erfüllt diese Anforderungen umfassend. Solche Systeme ermöglichen eine revisionssichere Archivierung und bieten zusätzlich Mehrwerte wie eine einfache Wiederauffindbarkeit, strukturierte Ablage und Prozessautomatisierung.
So stellen Sie sicher, dass bei einer Betriebsprüfung oder steuerlichen Kontrolle alle erforderlichen Unterlagen sofort verfügbar und vollständig sind.
Stolperfallen bei der Umstellung vermeiden
Eine häufige Fehlerquelle bei der Einführung von E-Rechnungen ist die falsche Prüfung der XML-Daten. Es reicht nicht aus, nur das sichtbare PDF-Dokument zu prüfen. Gerade bei der ZUGFeRD-Rechnung müssen unbedingt die XML-Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden.
Ebenso wichtig ist es, Ihre Mitarbeitenden frühzeitig auf die Neuerungen vorzubereiten. Ohne ausreichende Schulung und klare Anweisungen drohen Fehler bei der Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen.
Fazit: Die Umstellung lohnt sich
Die Umstellung auf E-Rechnungen wirkt zunächst komplex, bietet aber langfristig enorme Vorteile. Sie reduzieren Kosten, minimieren Fehler und erfüllen rechtliche Anforderungen. Zudem optimieren Sie interne Prozesse, sparen Zeit und Ressourcen und sichern Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Mit dem richtigen Partner wie der doxx-on systems GmbH gelingt der Umstieg unkompliziert und sicher.
Häufig gestellte Fragen zur Umstellung auf E-Rechnungen
Das Thema „Umstellung auf E-Rechnungen“ sorgt bei vielen Unternehmen für Unsicherheiten und zahlreiche Fragen. Gerade wenn neue gesetzliche Anforderungen umgesetzt werden müssen, ergeben sich praktische Herausforderungen. Um Ihnen hier bestmöglich zu helfen, beantworten wir im Folgenden die sechs häufigsten und wichtigsten Fragen rund um die Einführung elektronischer Rechnungen umfassend und ausführlich.
Was genau versteht man unter einer E-Rechnung?
Unter einer E-Rechnung versteht man eine elektronische Rechnung, die strukturiert und maschinenlesbar ist. Sie unterscheidet sich grundlegend von einer normalen PDF-Rechnung, die lediglich elektronisch versandt wird. Die beiden wichtigsten Formate sind die X-Rechnung, eine reine XML-Datei, und das ZUGFeRD-Format, eine hybride Rechnung aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Eine E-Rechnung ermöglicht die automatisierte und effiziente Verarbeitung in Buchhaltungssystemen, da sie alle relevanten Daten digital bereitstellt. Der Vorteil dabei ist eine enorme Zeitersparnis bei der Verarbeitung und eine erhöhte Fehlerfreiheit durch den Wegfall manueller Eingaben.
Wer ist zur Umstellung auf E-Rechnungen verpflichtet?
In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen die Pflicht zur Empfangsbereitschaft elektronischer Rechnungen. Das bedeutet, jedes Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern zu empfangen und entsprechend weiterzuverarbeiten. Ab dem 31. Dezember 2026 müssen Unternehmen zudem E-Rechnungen verpflichtend versenden, wenn ihr Jahresumsatz über 800.000 Euro liegt. Kleinere Unternehmen mit Umsätzen unter dieser Grenze haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Es ist ratsam, sich frühzeitig auf diese Änderungen einzustellen, um reibungslose Geschäftsabläufe zu gewährleisten.
Wie erfolgt die rechtssichere Archivierung von E-Rechnungen?
Die rechtssichere Archivierung von E-Rechnungen muss gemäß den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) erfolgen. E-Rechnungen müssen dabei digital archiviert werden, denn Ausdrucke gelten nicht als rechtskonforme Aufbewahrung. Entscheidend ist, dass Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar archiviert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), beispielsweise von der doxx-on systems GmbH, erfüllt diese Anforderungen und bietet die Möglichkeit, die Dokumente revisionssicher und GoBD-konform zu speichern, sodass sie bei Steuerprüfungen problemlos vorgelegt werden können.
Können PDF-Rechnungen weiterhin verwendet werden?
PDF-Rechnungen, wie sie heute vielfach per E-Mail versendet werden, erfüllen nicht automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung. Sie gelten zwar aktuell noch als zulässig, jedoch erfüllen sie ab den gesetzlichen Stichtagen nicht mehr die vorgeschriebenen Standards, da sie nicht strukturiert und maschinenlesbar sind. Unternehmen sollten daher zeitnah auf E-Rechnungen umstellen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Schwierigkeiten in der Geschäftsabwicklung zu vermeiden. Lediglich als Übergangslösung können PDF-Rechnungen mittels spezieller Converter-Software zu einer E-Rechnung umgewandelt werden.
Was passiert, wenn mein Kunde keine E-Rechnungen empfangen kann?
Die rechtliche Verpflichtung zur Empfangsbereitschaft elektronischer Rechnungen gilt für alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Wenn ein Kunde dennoch behauptet, keine E-Rechnungen empfangen zu können, sollten Sie ihn auf seine gesetzliche Pflicht hinweisen. Zudem können Sie ihm Hilfestellung leisten, indem Sie auf Converter-Software oder Dokumentenmanagementsysteme hinweisen, mit deren Hilfe er elektronische Rechnungen einfach und rechtskonform empfangen und verarbeiten kann. Sollte es dennoch zu Konflikten kommen, empfiehlt sich die direkte Beratung durch Experten wie die doxx-on systems GmbH, die bei der Einführung entsprechender Systeme kompetent unterstützen können.
Welche Software benötige ich für die Umstellung auf E-Rechnungen?
Welche Softwarelösung Sie benötigen, hängt davon ab, ob Ihre aktuelle Fakturierungslösung bereits X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erstellen kann. Wenn Ihre bestehende Software dies noch nicht ermöglicht, sollten Sie zunächst Kontakt mit dem Softwareanbieter aufnehmen und nachfragen, ob und wann diese Funktion integriert wird. Alternativ können Sie auf sogenannte Converter-Lösungen zurückgreifen, die Ihre bestehenden PDF-Rechnungen automatisiert in rechtsgültige E-Rechnungen umwandeln. Für die rechtssichere Ablage benötigen Sie zudem ein Dokumentenmanagementsystem, um alle Anforderungen der GoBD einzuhalten. Anbieter wie die doxx-on systems GmbH bieten hier maßgeschneiderte und integrierte Lösungen für Unternehmen jeder Größe.
