Immer mehr Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, ihre Rechnungsstellung digitalisieren zu müssen. Gerade kleinere und mittelständische Betriebe fühlen sich häufig überfordert, da ihnen nicht vollständig klar ist, ob und wann sie auf E-Rechnungen umstellen müssen. Oftmals herrscht große Unsicherheit darüber, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und was es konkret bedeutet, eine E-Rechnung verpflichtend erstellen oder empfangen zu müssen. Unklarheiten führen dazu, dass viele Unternehmen zögern, notwendige technische Maßnahmen einzuleiten und den Umstieg hinauszögern.
Die Folgen eines solchen Zögerns können erheblich sein. Unternehmen, die nicht rechtzeitig auf E-Rechnungen umstellen, riskieren nicht nur Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung und einen erhöhten Verwaltungsaufwand, sondern können auch erhebliche Schwierigkeiten bei Betriebsprüfungen oder steuerlichen Kontrollen bekommen. Verstoßen Betriebe gegen die Vorgaben zur verpflichtenden Nutzung der E-Rechnung, drohen zudem finanzielle Sanktionen und Bußgelder. Die Unsicherheit führt außerdem oft zu ineffizienten Abläufen und Frustration innerhalb der Buchhaltungsabteilungen.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie detailliert, wann und für wen die Nutzung von E-Rechnungen verpflichtend ist, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie Ihr Unternehmen effektiv auf die Umstellung vorbereiten können. Darüber hinaus erhalten Sie praktische Hinweise, wie doxx-on systems GmbH Sie bei der Einführung von E-Rechnungen unterstützen kann, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Prozesse deutlich effizienter zu gestalten.
Wann wird die E-Rechnung zur Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht für deutsche Unternehmen erfolgt schrittweise. Zwar besteht theoretisch seit dem 1. Januar 2025 eine generelle Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung, jedoch gibt es Übergangsfristen, die Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung geben. Für öffentliche Auftraggeber gilt bereits seit 2018 eine Pflicht, Rechnungen ausschließlich im E-Rechnungsformat zu empfangen.
Aktuell befinden sich Unternehmen noch in einer Übergangsphase, welche spätestens am 1. Januar 2027 endet. Spätestens ab diesem Zeitpunkt müssen alle deutschen Unternehmen Rechnungen elektronisch stellen, sofern es sich um steuerbare Umsätze zwischen Unternehmen handelt und der Rechnungsbetrag 150 Euro übersteigt. Kleinstbeträge wie Parktickets oder kleine Einkäufe sind von der Regelung bewusst ausgenommen, um unnötige Bürokratie zu vermeiden.
Die folgende Übersicht zeigt Ihnen die genauen Zeitpunkte der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung:
| Rechnungsempfänger | Verpflichtend ab |
|---|---|
| Öffentliche Auftraggeber | seit 2018 |
| Unternehmen (Empfang) | seit 01.01.2025 |
| Unternehmen (Versand, regulär) | spätestens 01.01.2027 |
Diese Fristen zu kennen, hilft Ihnen, die Umstellung frühzeitig und ohne Druck umzusetzen.
Welche Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die steuerbare Umsätze mit anderen Unternehmen tätigen, von der E-Rechnungspflicht betroffen. Entscheidend dabei ist der Rechnungsbetrag, der die Grenze von 150 Euro überschreiten muss, damit eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung besteht. Dies betrifft insbesondere den Bereich B2B (Business-to-Business).
Wichtig ist jedoch, dass jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Haupttätigkeit, verpflichtet ist, elektronische Rechnungen zu empfangen, wenn Zulieferer oder Dienstleister ihre Rechnungen digital stellen möchten. Selbst wenn Sie primär an Endkunden verkaufen, müssen Sie die technischen Voraussetzungen erfüllen, um E-Rechnungen empfangen zu können, sobald Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten.
Im Überblick erkennen Sie, wann Ihr Unternehmen betroffen ist:
| Unternehmenstyp | Pflicht zur E-Rechnung |
|---|---|
| Unternehmen im B2B-Bereich | Ja, ab 150 € |
| Unternehmen im B2C-Bereich | Empfangspflicht bei B2B-Zulieferern |
| Kleinbeträge (<150 €) | Keine Pflicht |
Durch rechtzeitiges Handeln stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch zukünftig problemlos arbeitsfähig bleibt.
Welche Formate gelten als rechtlich gültige E-Rechnung?
Aktuell sind in Deutschland zwei E-Rechnungsformate relevant und rechtlich anerkannt: die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die aufgrund ihres standardisierten Formats von Maschinen problemlos gelesen und verarbeitet werden kann. Dies vereinfacht insbesondere die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Die ZUGFeRD-Rechnung hingegen kombiniert die maschinenlesbare XML-Datei mit einer für Menschen lesbaren PDF-Datei. Dies macht sie für Unternehmen attraktiv, die noch an manuelle Prüfprozesse gewöhnt sind. Allerdings besteht hierbei die Gefahr, dass ausschließlich die PDF-Datei geprüft wird und wichtige Informationen in der XML-Datei unberücksichtigt bleiben, was rechtlich problematisch werden kann.
Nachfolgend finden Sie die beiden Formate im direkten Vergleich:
| Format | Aufbau | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei | Einfache automatisierte Prüfung | Für Menschen schwer lesbar |
| ZUGFeRD | PDF + XML-Datei | Menschlich gut lesbar | Risiko von Prüfungsfehlern (nur PDF geprüft) |
Daher empfiehlt es sich, von Beginn an technische Lösungen wie ein DMS zu nutzen, das eine gründliche Prüfung beider Formate gewährleistet.
Was passiert, wenn Unternehmen sich nicht an die Pflicht halten?
Die Nicht-Einhaltung der E-Rechnungspflicht kann weitreichende Folgen haben. Unternehmen riskieren nicht nur finanzielle Sanktionen und Bußgelder, sondern auch steuerliche Komplikationen. Rechnungen, die nicht gesetzeskonform gestellt wurden, könnten steuerrechtlich nicht anerkannt werden, was Nachzahlungen und Strafen nach sich ziehen kann.
Darüber hinaus entstehen durch nicht-konforme Rechnungen erhebliche interne Mehraufwände. Manuelle Nachbearbeitungen verursachen zusätzliche Kosten, Verzögerungen in der Zahlung und können sogar Geschäftsbeziehungen belasten. Unternehmen sind gut beraten, die Umstellung auf elektronische Rechnungen zügig umzusetzen, um solche Risiken zu vermeiden.
Wie gelingt Unternehmen die reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung?
Für eine reibungslose Umstellung sollten Unternehmen frühzeitig eine Analyse ihrer bestehenden IT-Systeme durchführen und prüfen, ob ihre Software E-Rechnungen erstellen und empfangen kann. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt es sich, mit Anbietern wie doxx-on systems GmbH zusammenzuarbeiten, die auf digitale Dokumentenverarbeitung und E-Rechnungen spezialisiert sind.
Durch den Einsatz einer professionellen Softwarelösung können Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig ihre internen Prozesse deutlich vereinfachen. Ein DMS sorgt dabei nicht nur für die korrekte Erstellung und Verarbeitung der Rechnungen, sondern ermöglicht auch eine GoBD-konforme Archivierung.
Fazit: Rechtzeitig umstellen und Vorteile nutzen
Die Pflicht zur E-Rechnung kommt und ist bereits teilweise verpflichtend. Unternehmen sollten nicht länger warten, sondern die Umstellung proaktiv angehen. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben profitieren Unternehmen durch E-Rechnungen auch von schnelleren Prozessen, niedrigeren Kosten und einer deutlichen Fehlerreduktion. Nutzen Sie jetzt die Chance, Ihr Rechnungswesen zukunftssicher aufzustellen.
Häufig gestellte Fragen zu E-Rechnung
Rund um die Einführung und Nutzung von E-Rechnungen tauchen bei Unternehmen viele Unsicherheiten auf. Gerade rechtliche Vorgaben, technische Anforderungen und praktische Umsetzungsfragen sorgen häufig für Klärungsbedarf. Nachfolgend beantworten wir die häufigsten und wichtigsten Fragen ausführlich und verständlich.
Ab wann müssen Unternehmen in Deutschland verpflichtend E-Rechnungen versenden?
Die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen tritt für deutsche Unternehmen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Allerdings existieren Übergangsfristen, um Unternehmen ausreichend Vorbereitungszeit zu gewähren. Spätestens zum 1. Januar 2027 endet diese Übergangsphase, und ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen, die steuerbare Umsätze über 150 Euro mit anderen Unternehmen tätigen, zur Nutzung der E-Rechnung verpflichtet. Öffentliche Auftraggeber verlangen schon seit 2018 elektronische Rechnungen. Unternehmen sollten daher frühzeitig reagieren, um rechtliche und steuerliche Probleme zu vermeiden und ihre Geschäftsprozesse entsprechend anzupassen.
Welche technischen Voraussetzungen braucht ein Unternehmen für E-Rechnungen?
Die technischen Voraussetzungen hängen von der Größe und Struktur des Unternehmens ab, aber grundlegend ist eine Softwarelösung erforderlich, die E-Rechnungen erzeugen, versenden, empfangen und archivieren kann. Unternehmen benötigen entweder ein Rechnungsprogramm, das die Formate XRechnung oder ZUGFeRD beherrscht, oder spezielle Konverter-Tools, die vorhandene Rechnungen in eines dieser Formate umwandeln. Zudem müssen empfangene E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden, beispielsweise in einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Es ist wichtig, rechtzeitig zu prüfen, ob Ihre bestehende Software diesen Anforderungen genügt, um nicht kurzfristig eine umfangreiche Umstellung durchführen zu müssen.
Müssen auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) E-Rechnungen versenden?
Ja, die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Allerdings gelten bestimmte Erleichterungen für Kleinbeträge unter 150 Euro. Rechnungen mit solch niedrigen Beträgen sind weiterhin von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung ausgenommen, um unnötigen Aufwand zu vermeiden. KMU sollten dennoch frühzeitig beginnen, ihre Prozesse anzupassen, da sie in jedem Fall E-Rechnungen empfangen können müssen. Die Umstellung lohnt sich zudem durch erhebliche Zeitersparnisse und eine Verringerung des administrativen Aufwands.
Was genau ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer strukturierten XML-Datei, die von Computern problemlos gelesen und verarbeitet werden kann, aber für Menschen schwer verständlich ist. Das ZUGFeRD-Format hingegen kombiniert diese maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren PDF-Version, was sie bei vielen Unternehmen beliebter macht. Jedoch birgt das ZUGFeRD-Format die Gefahr, dass nur die PDF geprüft wird und wichtige Informationen in der XML-Datei übersehen werden, die aber rechtlich relevant sind. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie technisch und prozessual in der Lage sind, auch die XML-Datei sorgfältig zu überprüfen.
Dürfen E-Rechnungen weiterhin per E-Mail verschickt werden?
Ja, grundsätzlich können E-Rechnungen weiterhin per E-Mail verschickt werden, allerdings müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Die versendete Rechnung muss zwingend im standardisierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen und darf nicht lediglich eine einfache PDF-Datei sein. Wichtig ist, dass E-Rechnungen nach dem Empfang GoBD-konform aufbewahrt werden müssen, was bei reinen E-Mail-Systemen nicht gewährleistet ist. Es empfiehlt sich daher, die eingehenden E-Rechnungen direkt in ein DMS zu übertragen, um alle gesetzlichen Vorgaben automatisch zu erfüllen und spätere Schwierigkeiten bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Wie unterstützt die doxx-on systems GmbH Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung?
Die doxx-on systems GmbH unterstützt Unternehmen umfassend bei der Umstellung auf E-Rechnungen. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Softwarelösungen, die nicht nur die Erstellung und den Empfang von XRechnung und ZUGFeRD-Formaten ermöglichen, sondern auch eine automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Freigabeprozessen und GoBD-konformer Archivierung sicherstellen. Die Experten der doxx-on systems GmbH beraten Sie individuell, führen Bedarfsanalysen durch und begleiten Ihr Unternehmen während des gesamten Umstellungsprozesses. Dadurch werden nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt, sondern auch interne Abläufe optimiert und Kosten nachhaltig reduziert.
