Smarte Verwaltung im Trockenbau

VAUDE schafft klare Strukturen durch digitale Dokumentenprozesse

VAUDE in Zusammenarbeit mit doxx-on systems GmbH

Projektübersicht

Ausgangssituation

Unterschiedliche Ablagestrukturen in verschiedenen Abteilungen
Fehlende Automatisierung bei Dokumentenfreigaben
Zeitaufwändige Suche nach aktuellen Versionen
Begrenzte Möglichkeiten zur revisionssicheren Archivierung
Notwendigkeit einer einheitlichen, skalierbaren DMS-Struktur

Lösung & Umsetzung mit dem DMS

Einführung des Starke-DMS® zur unternehmensweiten Dokumentenverwaltung
Strukturierung von Verträgen, Dokumenten und internen Prozessen in einer Plattform
Integration in bestehende IT-Systeme & automatisierte Abläufe
Praxisorientierte Schulung der Mitarbeitenden für den sicheren Umgang
Einrichtung von Workflows und Zugriffsrechten nach Fachbereich
Laufende Betreuung, Erweiterung und Feinjustierung durch doxx-on systems

Ergebnisse & Mehrwert

Deutlich schnellere Auffindbarkeit relevanter Dokumente
Einheitliche Ablagestruktur für alle Fachbereiche
Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Versionenkontrolle
Reduzierte Fehlerquote und Entlastung im Tagesgeschäft
Hohe Akzeptanz durch intuitive Bedienung und klare Prozesse

Ausgangssituation

Über den Kunden

Die VAUDE GmbH & Co. KG aus Kelkheim (Taunus) ist seit 1999 ausschließlich auf Trockenbau spezialisiert und realisiert komplexe Großprojekte von Krankenhäusern bis Universitäten. Mit über 672 abgeschlossenen Projekten und einem Netzwerk aus 54 Partnern und Subunternehmern gehört VAUDE zu den erfahrensten Trockenbauspezialisten im Rhein-Main-Gebiet. Hoher Preisdruck, enge Termine und ein stetig wachsendes Dokumentenvolumen gehören dabei zum Tagesgeschäft.

Die Herausforderungen

Wie viele wachsende Bauunternehmen kämpfte VAUDE mit historisch gewachsenen Ablagesystemen, die den gestiegenen Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit nicht mehr gerecht wurden.

Unterschiedliche Ablagestrukturen in verschiedenen Abteilungen
Fehlende Automatisierung bei Dokumentenfreigaben
Zeitaufwändige Suche nach aktuellen Versionen
Begrenzte Möglichkeiten zur revisionssicheren Archivierung
Notwendigkeit einer einheitlichen, skalierbaren DMS-Struktur

„Wir wollten ein System, das uns im Alltag wirklich entlastet – nicht eines, das noch mehr Aufwand erzeugt.“

Christopher Schäfer

Geschäftsführer VAUDE GmbH & Co. KG

Vorgehen

Schritt für Schritt in die digitale Freiheit

Das Projekt umfasste die Einführung des Starke-DMS®, die Migration bestehender Datenbestände sowie die Schulung aller relevanten Mitarbeitenden. Von der Anforderungsanalyse bis zum Go-Live wurde das Projekt transparent und effizient umgesetzt.

Schnelle Implementierung: Das DMS wurde nach kurzer Konzeptionsphase eingerichtet und zügig in den ersten Bereichen produktiv gesetzt.
Strukturierte Umsetzung: Ablagestrukturen, Berechtigungen und Workflows wurden definiert und einheitlich umgesetzt.
Integration aller Abteilungen: Einbindung sämtlicher Fachbereiche – von Urlaubskasse bis Rentenbeihilfe – in einem zentralen System.
Integration bestehender Dokumente: Relevante Unterlagen wurden strukturiert übernommen und ins neue System eingegliedert.
Praxisnahe Schulungen: Mitarbeitende wurden gezielt auf ihre jeweiligen Workflows vorbereitet.
Kontinuierliche Betreuung: doxx-on systems begleitet VAUDE dauerhaft und passt das System bei Bedarf an.
Feinjustierung nach Go-Live: Prozesse wurden anhand realer Nutzung optimiert

Ergebnisse

Dokumente müssen nicht mehr manuell gesucht, abgelegt oder per E-Mail verteilt werden. Mitarbeitende finden relevante Informationen heute selbstständig, schneller und mit weniger Rückfragen – ein klarer Gewinn im täglichen Arbeiten.
Vor allem der deutlich reduzierte E-Mail-Traffic, die bessere Auffindbarkeit und die klaren Prozesse sorgen für spürbare Entlastung und mehr Effizienz.

Zentrale, einheitliche Ablagestruktur für alle Fachbereiche
Deutlich verkürzte Such- und Bearbeitungszeiten
Reduzierter E-Mail-Traffic dank klarer DMS-Prozesse
Hohe Akzeptanz durch einfache Bedienbarkeit
Revisionssichere Ablage und bessere Nachvollziehbarkeit
Systematische Versionenkontrolle und weniger Fehleranfälligkeit
Zukunftssichere Basis für Prozessautomatisierung bei VAUDE

„Für uns war das wirklich ein Game Changer. Ich arbeite jeden Tag im DMS und möchte es nicht mehr missen und durch das digitale Rechnungsmanagement sparen wir pro Woche fast einen kompletten Arbeitstag.“

Christopher Schäfer

Geschäftsführer VAUDE GmbH & Co. KG

Fazit & Ausblick

Mit dem Starke-DMS® von doxx-on systems hat VAUDE
einen weiteren Meilenstein in seiner digitalen Entwicklung erreicht.
Das Projekt zeigt, wie durch praxisnahe Umsetzung, kompetente Betreuung und
partnerschaftliche Zusammenarbeit nachhaltige Ergebnisse entstehen.
VAUDE plant, das System künftig um zusätzliche Workflow-Module zu erweitern,
um Prozesse weiter zu automatisieren und die digitale Effizienz auszubauen.