Digitalisierung in der Bauwirtschaft

100.000 Formulare migriert und kein Papier mehr bei der SOKA Gerüstbau

SOKA Gerüstbau in Zusammenarbeit mit doxx-on systems GmbH

Projektübersicht

Ausgangssituation

Veraltetes, eingeschränktes Formulararchivsystem
Hoher Aufwand bei Anpassungen & Betreuung
Fehlende Flexibilität für neue Dokumentenarten
Unterschiedliche Anforderungen der Fachabteilungen
Notwendigkeit zur Migration bestehender Datenbestände
Über 100.000 Formulare zur Migration

Lösung & Umsetzung mit dem DMS

Einführung des Starke-DMS als zentrale Plattform
Reibungslose Migration der Altbestände
Individuelle Strukturen je Fachabteilung
Digitale Workflows & elektronische Betriebsakten
Schulung und enge Begleitung der Mitarbeitenden

Ergebnisse & Mehrwert

100 % digitale Dokumentenprozesse
Einheitliches System für alle Unternehmensbereiche
Deutlich mehr Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Vereinfachte Suche und Zugriff – auch im Homeoffice
Hohe Benutzerakzeptanz durch praxisnahe Einführung

Ausgangssituation

Über den Kunden

Die Sozialkasse des Gerüstbaugewerbes (SOKA Gerüstbau) mit Sitz in Wiesbaden ist die zentrale Brancheneinrichtung für das Gerüstbauer-Handwerk in Deutschland. Sie betreut bundesweit über 3.000 Betriebe und mehr als 35.000 Arbeitnehmer und kümmert sich um Urlaubsgeld, Lohnausgleich, Altersversorgung und Berufsausbildung.

Mit einem hohen Aufkommen an Formularen, Anträgen und abteilungsübergreifenden Verwaltungsvorgängen ist eine strukturierte, revisionssichere Dokumentenverwaltung für eine Organisation dieser Art unverzichtbar.

Die Herausforderungen

SOKA Gerüstbau benötigte ein modernes System, das über reine Formulararchivierung hinausgeht und langfristig ausbaufähig bleibt.
Das alte System begrenzte die Weiterentwicklung, verursachte hohe Anpassungskosten und war technisch nicht mehr zeitgemäß.

Eingeschränkte Nutzungsmöglichkeiten des Altsystems
Hoher Aufwand und Kosten bei Änderungen
Fehlende Integration zusätzlicher Dokumentenarten
Unterschiedliche Ablagestrukturen je Fachabteilung
Bedarf an Migration bestehender Formulare
Wunsch nach klaren, nachvollziehbaren Workflows

„Wir wollten kein System, dem wir uns anpassen müssen, sondern eines, das sich an unsere Prozesse anpassen lässt und diese richtig abbildet. “

Dr. Stefan Häusele

Vorstand SOKA Gerüstbau

Projektablauf

Migration, Strukturaufbau und Go-Live – innerhalb weniger Monate, ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs und mit enger Begleitung durch doxx-on systems.

Schnelle Implementierung: Migration und Einführung erfolgten innerhalb weniger Monate – inklusive Tests, Schulungen und Go-Live.
Strukturierte Umsetzung: Start mit der Formularmigration, danach Aufbau digitaler Betriebsakten und Workflows.
Integration aller Abteilungen: Einbindung sämtlicher Fachbereiche – von Urlaubskasse bis Rentenbeihilfe – in einem zentralen System.
Digitale Betriebsakte: Papierakten wurden vollständig abgelöst; neue Dokumente werden ausschließlich digital archiviert.
Automatisierte Ablageprozesse: Dokumente werden automatisch den passenden Betriebsakten zugeordnet
Kontinuierliche Optimierung: Nach dem Go-Live wurde das System fortlaufend weiterentwickelt – mit regelmäßigen Anpassungen und neuen Workflows.
Homeoffice & Flexibilität: Jederzeitiger, sicherer Zugriff auf alle Dokumente – unabhängig vom Standort.

Ergebnisse

Mit der Einführung des DMS hat SOKA Gerüstbau ihre gesamte Dokumentenverwaltung auf eine neue, moderne Basis gestellt. Die Abläufe sind heute klar strukturiert, transparent und unabhängig vom Standort nutzbar. Mitarbeitende können Dokumente schnell finden, Freigaben digital bearbeiten und Prozesse eigenständig anpassen – ohne externe Unterstützung. Besonders geschätzt wird die hohe Systemstabilität und die einfache Bedienbarkeit, die für hohe Akzeptanz im gesamten Haus gesorgt hat. Damit hat SOKA Gerüstbau nicht nur Papierakten ersetzt, sondern die tägliche Arbeit messbar effizienter, sicherer und flexibler gestaltet.

100 % digitale Dokumentenverwaltung papierbasierte Prozesse wurden vollständig digitalisiert – vom Formulararchiv bis zur Betriebsakte.
Über 100 000 Formulare erfolgreich migriert - reibungslos und ohne Informationsverlust
Einheitliche Ablagestrukturen in allen Fachbereichen. Klare Ordnungslogik und nachvollziehbare Prozesse schaffen Transparenz und Effizienz.
Schnellere Bearbeitungs- und Freigabeprozesse
Zuverlässige Systemstabilität & Flexibilität. DMS läuft stabil, sicher und ist für zukünftige Anforderungen erweiterbar.
Effizientes Arbeiten – auch im Homeoffice. Mitarbeitende können ortsunabhängig und sicher auf alle relevanten Dokumente zugreifen.

„Unkompliziert und direkt – das beschreibt die Zusammenarbeit mit doxx-on systems am besten.“

Dr. Stefan Häusele

Vorstand SOKA Gerüstbau

Fazit & Ausblick

Mit dem DMS von doxx-on systems hat SOKA Gerüstbau den Grundstein für eine nachhaltige Digitalisierung gelegt. Die Kombination aus technischer Kompetenz, Menschlichkeit und praxisorientierter Umsetzung machte das Projekt zum Erfolg.
Zukünftig plant SOKA Gerüstbau die Integration weiterer Workflows und automatisierter Prozesse – mit dem klaren Ziel:
noch mehr Effizienz, Transparenz und digitale Sicherheit im Alltag.