Kennen Sie das auch? Eine neue Rechnung flattert per E-Mail ins Postfach und keiner weiß genau, wie man damit umgehen soll. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen derzeit genau vor dieser Herausforderung. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Doch während die reine Empfangsbereitschaft mit einem E-Mail-Postfach einfach klingt, verbirgt sich dahinter eine Reihe von Herausforderungen, die oft übersehen werden.
Wenn KMU diesen Anforderungen nicht ausreichend Beachtung schenken, können erhebliche Probleme entstehen. Fehlende oder unzureichende Umsetzung der GoBD-konformen Archivierung, Schwierigkeiten bei der Lesbarkeit und Prüfung von Rechnungen sowie rechtliche Konsequenzen bei fehlerhafter Verarbeitung sind mögliche Folgen. Dies führt nicht nur zu Chaos im Rechnungswesen, sondern kann auch zu Problemen bei Betriebsprüfungen und finanziellen Schäden führen.
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Herausforderungen rund um das Thema „E-Rechnung in KMU“ meistern können. Sie erfahren, was Empfangsbereitschaft tatsächlich bedeutet, welche gesetzlichen Vorschriften gelten, wie Sie Ihre Rechnungen korrekt prüfen und verarbeiten und wann Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen. Ziel ist es, Ihnen Klarheit zu verschaffen und Ihre Prozesse optimal auf die neuen Anforderungen auszurichten.
Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen: Mehr als nur ein E-Mail-Postfach
Oftmals wird angenommen, dass ein einfaches E-Mail-Postfach bereits genügt, um E-Rechnungen empfangen zu können. Theoretisch stimmt das – praktisch jedoch nicht ganz. Denn entscheidend ist, dass die empfangenen Rechnungen GoBD-konform archiviert werden müssen. Einfach gesagt, bedeutet das: Ihre Rechnungen müssen sicher abgelegt, unveränderbar gespeichert und jederzeit problemlos abrufbar sein.
Im Überblick erkennen Sie, was GoBD-konforme Archivierung bedeutet:
| Kriterium | Bedeutung |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Dokumente dürfen nachträglich nicht manipulierbar sein. |
| Nachvollziehbarkeit | Änderungen und Zugriffe müssen nachvollziehbar protokolliert sein. |
| Zugriffssicherheit | Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf die Dokumente haben. |
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie das von doxx-on systems GmbH erfüllt diese Anforderungen bereits standardmäßig. Solche Systeme gewährleisten, dass Ihre Rechnungen nicht manipuliert werden und jederzeit prüfungssicher sind. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren stark davon, ihre E-Rechnungen direkt über ein DMS zu verarbeiten, anstatt sie lediglich in einem E-Mail-Postfach liegen zu lassen. Dies vermeidet spätere Schwierigkeiten mit Finanzbehörden und sorgt für Sicherheit bei Audits.
Die richtige Prüfung von E-Rechnungen – XML oder PDF?
Es gibt zwei verbreitete Formate von E-Rechnungen: die X-Rechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Eine X-Rechnung liegt rein als XML-Datei vor, die für Menschen schwer lesbar ist. Das bedeutet, ohne ein entsprechendes Converter-Tool oder eine geeignete Softwarelösung können Sie diese Rechnungen kaum prüfen. Ein DMS bietet hier integrierte Funktionen, um XML-Dateien lesbar zu machen.
Die folgende Übersicht zeigt die Unterschiede der Formate:
| Rechnungsformat | Lesbarkeit für Menschen | Technische Prüfung erforderlich? |
|---|---|---|
| X-Rechnung | Nein (XML-Format) | Ja, zwingend erforderlich |
| ZUGFeRD | Ja (PDF mit XML-Daten) | Ja, XML-Daten sind entscheidend |
Viele Unternehmen bevorzugen zunächst das ZUGFeRD-Format, da es auf den ersten Blick einfacher erscheint. Jedoch ist die eingebettete XML-Datei entscheidend für Finanzbehörden. Fehlerhafte Angaben in der XML-Datei können trotz korrekter PDF-Version zu Problemen führen. Ein DMS, wie es von der doxx-on systems GmbH bereitgestellt wird, liest die XML-Daten automatisch aus, prüft diese auf Konsistenz und erleichtert somit enorm den Prüfprozess.
Warum DATEV Unternehmen online nicht immer ausreicht
DATEV Unternehmen online ist gerade bei KMU beliebt, um Rechnungen zu verwalten. Allerdings findet hier die Prüfung der Rechnung erst dann statt, wenn diese bereits in der Buchhaltung liegt. Der wichtige Schritt der Rechnungsprüfung sollte jedoch davor erfolgen.
Im Überblick erkennen Sie mögliche Einschränkungen bei DATEV:
| Aspekt | DATEV Unternehmen online | Dokumentenmanagementsystem (DMS) |
|---|---|---|
| Prüfprozess | Erst nach Eingang in Buchhaltung | Vor der Buchhaltung |
| Nutzerzugriff | Begrenzt auf Buchhalter | Zugriff flexibel gestaltbar |
| Flexibilität | Gering bei Prüf- und Freigabeprozessen | Hoch, individuell anpassbar |
Gerade wenn mehrere Mitarbeiter am Prüfprozess beteiligt sind, bietet ein DMS deutlich flexiblere und effizientere Möglichkeiten. So vermeiden Sie Fehler frühzeitig und haben jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen.
Fristen beachten – Ab wann Sie E-Rechnungen versenden müssen
Neben der Empfangsbereitschaft gibt es auch Fristen für den Versand von E-Rechnungen. Grundsätzlich gilt, dass KMU bis zum 31.12.2026 ihre Rechnungen elektronisch versenden müssen. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro gibt es eine verlängerte Frist bis Ende 2027.
Dennoch empfiehlt es sich, frühzeitig zu prüfen, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen generieren kann. Falls nicht, bieten sich Converter oder entsprechende Softwarelösungen an, um die Umstellung reibungslos zu gestalten. Frühzeitiges Handeln sichert Ihnen einen stressfreien Übergang.
Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick
Der Umstieg auf die E-Rechnung bringt KMU zahlreiche Vorteile. Neben rechtlicher Sicherheit und verbesserter Effizient profitieren Sie langfristig von deutlichen Kosteneinsparungen und weniger administrativem Aufwand.
Nachfolgend finden Sie wesentliche Vorteile auf einen Blick:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Kosteneinsparungen | Weniger Papier, weniger Porto und geringere Lagerkosten |
| Zeitersparnis | Schnellere Prüfung und Verarbeitung der Rechnungen |
| Rechtssicherheit | Einhaltung gesetzlicher Anforderungen garantiert |
Durch diese Vorteile amortisiert sich die Investition in eine E-Rechnungslösung wie jene der doxx-on systems GmbH meist innerhalb kurzer Zeit und steigert nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Fazit: Jetzt handeln und den Umstieg zur E-Rechnung erfolgreich meistern
Die E-Rechnung kommt – und zwar verpflichtend. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet dies nicht nur eine Herausforderung, sondern vor allem eine Chance. Wer frühzeitig auf ein professionelles DMS setzt, vermeidet Stress, erhöht die Effizienz im Rechnungswesen und erfüllt mühelos alle gesetzlichen Anforderungen.
Die doxx-on systems GmbH unterstützt KMU bei der Einführung von E-Rechnungen umfassend und individuell. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur gesetzeskonform handelt, sondern auch maximal von den Vorteilen der Digitalisierung profitiert.
Häufig gestellte Fragen zu E-Rechnung in KMU
Beim Thema E-Rechnung in KMU treten häufig zahlreiche Fragen auf. Viele Unternehmen sind unsicher, was die Einführung betrifft und welche rechtlichen Vorgaben eingehalten werden müssen. In unseren ausführlichen FAQ geben wir Ihnen Klarheit zu den wichtigsten Aspekten rund um das Thema E-Rechnung.
Was genau bedeutet Empfangsbereitschaft bei E-Rechnungen?
Empfangsbereitschaft bedeutet, dass Ihr Unternehmen technisch in der Lage sein muss, elektronische Rechnungen zu empfangen und entsprechend den GoBD-Vorschriften zu archivieren und aufzubewahren. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt dabei oft nicht, da die revisionssichere Archivierung und Prüfung zwingend erforderlich ist.
Muss ich XML-Daten in E-Rechnungen unbedingt prüfen?
Ja, unbedingt. Für Finanzbehörden ist die XML-Datei ausschlaggebend. Diese Daten müssen auf Korrektheit geprüft und sauber archiviert werden. Fehlerhafte XML-Daten können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen, weshalb eine automatisierte Prüfung dringend zu empfehlen ist.
Kann ich E-Rechnungen auch ohne ein DMS verarbeiten?
Prinzipiell ja, doch die Verarbeitung ohne ein DMS ist komplex und fehleranfällig. Gerade in KMU sorgt ein DMS dafür, dass Rechnungen effizient, sicher und GoBD-konform verarbeitet werden. Dadurch sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und erfüllen gesetzliche Anforderungen einfacher.
Welche Fristen gelten für den Versand von E-Rechnungen?
KMU müssen bis zum 31.12.2026 E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit unter 800.000 Euro Jahresumsatz haben Zeit bis 31.12.2027. Eine frühzeitige Vorbereitung empfiehlt sich jedoch, um Engpässe und Schwierigkeiten zu vermeiden.
Wie hoch sind die Einsparungen durch E-Rechnungen?
Die Einsparungen durch E-Rechnungen sind erheblich. Neben Papier- und Portokosten sparen Sie vor allem durch reduzierte Bearbeitungszeiten und effizientere Abläufe. Die Investition amortisiert sich somit meist in kurzer Zeit.
Wo finde ich Unterstützung bei der Einführung von E-Rechnungen?
Die doxx-on systems GmbH bietet umfassende Unterstützung bei der Einführung von E-Rechnungen speziell für KMU. Von der Analyse über die Implementierung bis hin zur Schulung begleiten wir Sie individuell und persönlich durch den gesamten Prozess.
