Digitales Vertragsmanagement im DMS
einfach, übersichtlich & effizient
Mit digitalem Vertragsmanagement den Überblick behalten
Verträge bilden die Grundlage allen betriebswirtschaftlichen Handelns. Egal, ob es sich dabei um Liefer-, Miet-, Arbeits-, oder sonstige Verträge handelt. Aus ihnen ergeben sich für Unternehmen nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten. Daher sollten Unternehmen stets den Überblick über aktuell laufende und sich anbahnende Verträge behalten.
Mit unserem DMS-System liefern wir Ihnen eine Lösung, die Sie bei Ihrem Vertragsmanagement digital unterstützt.
Ihre Vorteile mit Digitalem Vertragsmanagement
zeitsparende
Vertragssuche
Finden Sie archivierte Verträge und Informationen in wenigen Sekunden.
übersichtliche
Fristenüberwachung
Vermeiden Sie kostspielige automatische Vertragsverlängerungen.
einfache
Vertragserstellung
Erstellen Sie strukturiert, übersichtlich & transparent Verträge.
Digitales Vertragsmanagement im Detail
Verträge jederzeit verfügbar - auch mobil
Im sicheren und gut geschützen DMS-Archiv werden alle Verträge stukturiert und übersichtlich abgelegt. Für die schnelle Auffindbarkeit sorgen Filter- und Sortierfunktionen sowie die Volltextsuche. Dadurch finden Sie auch dringend benötigte Informationen innerhalb des Vertragsdokuments schnell und einfach wieder. Über das mobile DMS sind Ihre Verträge jederzeit bei Ihnen dabei. Egal ob auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice.
Veträge erstellen leicht gemacht
In unserem DMS-System werden Ihre Verträge revisionssicher archiviert. Die Software unterstützt Sie zudem bei der Vertragserstellung. Über vordefinierte Prozesse werden Ihre Verträge schnell, strukturiert und ressourcenschonend erstellt. Dabei werden alle für die Vertragserstellung relevanten Mitarbeiter am Prozess beteiligt. Über die integrierten Collaboration-Funktionen wie Vertragsvorlagen, Notizen oder Chat gelingt die Vertragsgestaltung im Team auch standortübergreifend.
Alle Kündigungsfristen im Blick behalten
Wissen Sie, wie viele Verträge in Ihrem Unternehmen gerade kurz vor Ende der Vertragslaufzeit stehen und sich bald automatisch verlängern? Falls nicht, kann es unnötig teuer werden. Mit unserem DMS-System haben Sie alle Kündigungsfristen im Überblick und werden rechtzeitig daran erinnert, zu handeln. Stärken Sie dadurch Ihre Position bei anstehenden Vertragsverhandlungen.
Verträge vor unberechtigten Zugriffen schützen
Über die im DMS-System integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung bestimmen Sie, wer Zugriff auf Ihre Verträge erhält. Dabei lassen sich die Rechte mitarbeiter- oder gruppenindivuell vergeben. Definieren Sie z.B., ob Verträge nur gelesen oder auch anderweitig bearbeitet werden dürfen.
Digitale Unterschriften mit docusign-Integration
Alle Verträge und Vereinbarungen lassen sich ohne Medienbrüche abschließen. Mit der docusign-Integration für unser DMS-System wird Ihr digitales Vertragsmanagement noch einfacher. Signieren Sie Ihre Unterlagen von überall aus und sparen Sie dabei Zeit und Kosten. Durch die Nutzung digitaler Signaturen beschleunigen Sie Ihre Prozesse und sparen zusätzlich Kosten für Druck, Versand usw.
Digitales Vertragsmanagement im DMS-System
Schritt für Schritt einführen
1. Schritt:
Basis-Funktionen >>
1. Schritt: Basis-Funktionen
Im ersten Schritt geht es darum, die Verwaltung Ihrer Verträge durch die Nutzung von Digitalen Vertragsakten zu erleichtern. In diesen können Sie die wichtigsten Eigenschaften der Verträge hinterlegen, die zusätzlich die Grundlage für Fristenüberwachung und -management bilden.
Durch die Verknüpfung der Verträge mit weiteren zugehörigen Dokumenten erzeugen Sie im ersten Schritt eine strukturierte Übersicht über alle Verträge.
Durch die Verknüpfung der Verträge mit weiteren zugehörigen Dokumenten erzeugen Sie im ersten Schritt eine strukturierte Übersicht über alle Verträge.
2. Schritt:
Erweiterte Funktionen >>
2. Schritt: Erweiterte Funktionen
Im zweiten Schritt kümmern wir uns um die einfache Vertragserstellung. Vor allem Standardverträge lassen sich in diesem Zuge durch die Nutzung von digitalen Workflows mit Erstellungs- und Genehmigungsprozessen erstellen. Die Verträge gehen dabei einen vordefinierten Weg durch Ihr Unternehmen. Durch die Überwachung dieses Weges erzeugt das DMS-System nicht nur Transparenz bei der Erstellung, es sorgt zudem für schnellere Abläufe.
3. Schritt:
Top Funktionen >>
3. Schritt: Top Funktionen
Im letzten Schritt erweitern wir die Vertragserstellung um ein ausführliches Vorlagenmanagement mit Textbausteinen, um die Integration in CRM- und ERP-Systeme sowie um die Nutzung digitaler Signaturlösungen. In diesem Schritt können Sie Ihre Vertragsmanagement-Prozesse vollständig digitalisieren.
Gerne begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zum digitalen Vertragsmanagement und stehen Ihnen für Ihre Fragen zur Verfügung. Fragen Sie gleich einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin an.
