Mit Digitalen Workflows Geschäftsprozesse digitalisieren
Dokumentengebundene Geschäftsprozesse gibt es in jedem Unternehmen. Klassische Beispiele hierfür sind die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder Urlaubsanträge. Häufiges Problem: Stockende Prozesse durch krankheitsbedingte Ausfälle, Irrläufer oder mangelndes KnowHow in der Bearbeitung.
Damit Ihre Geschäftsprozesse reibungslos zu Ende geführt werden, unterstützt Sie unser DMS-System mit digitalen Workflows bei der optimalen Durchführung und Umsetzung.
Ihre Vorteile mit Digitalen Workflows im DMS
Transparenz
erhöhen
Bleiben Sie auf dem Laufenden bei allen Geschäftsprozessen.
Arbeit
vereinfachen
Vereinfachen Sie die Arbeit durch standardisierte Arbeitsabläufe.
Zeit
sparen
Sparen Sie Zeit durch schnellere Prozesse
Digitale Workflows im Detail
Digitale Arbeitsabläufe
Alle Arbeitsschritte und Aufgaben werden bei digitalen Workflows zu 100 % digital abgebildet und bearbeitet. Sie vermeiden dadurch Medienbrüche und verringern die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Hohe Standardisierung
Durch Standardisierung der Arbeitsabläufe bringen digitale Workflows Routine in die Bearbeitung der Prozesse und in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Dadurch lassen sich Aufwände reduzieren und die Arbeit vereinfachen.
Schneller dank Automatisierung
Viele Aufgaben, die manuell viel Zeit beanspruchen, lassen sich automatisieren. So lassen sich zum Beispiel Rechnungspositionen mit den Angaben auf der Bestellung systemseitig prüfen. Die Freigabe der Rechnung kann im Anschluss automatisch erfolgen. Das spart Zeit und verringert die Durchlaufzeiten.
Für bessere Zusammenarbeit im Team
Die Aufgaben aus den vordefnierten Arbeitsabläufen lassen sich mit Hilfe von digitalen Workflows ohne Probleme standortübergreifend oder mobil bearbeiten. Das DMS liefert nicht nur die hierfür benötigten Informationen, sondern bietet direkt auch die passenden Handlungsoptionen an.
Fristenüberwachung & Eskalationsmanagement
Bei Aufgaben innerhalb Digitaler Workflows, die manuelles Handeln erfordern, überwacht das DMS-System die Einhaltung der Fristen. Sollte Aufgaben nicht innerhalb einer definierten Zeit erledigt sein, eskaliert das System an ein zuvor bestimmte Person oder Gruppe. So können Sie sicher sein, dass alle Prozesse rechtzeitig abgeschlossen sind.
Jetzt weitere Informationen zu Digitalen Workflows im DMS anfordern!
Die wichtigsten Fragen & Antworten
zu Digitalen Workflows im DMS
Was genau sind Digitale Workflows?
Antwort:
Unter einem Workflow versteht man die Beschreibung eines standardisierten, sich wiederholenden Arbeitsablaufs bzw. Geschäftsprozesses, der von mehreren Beteiligten ausgeführt wird. Ein Workflow definiert, welche Arbeitsschritte von wem wann zu erledigen sind und verfügt hierfür über einen festen Startpunkt, einen regelbasierten Ablauf sowie ein Endpunkt.
Bei digitalen Workflows erfolgt die Umsetzung dieser Arbeitsabläufe digital, was die Protokollierung des Workflows und den darin durchgeführten Arbeitsschritten erlaubt.
Bei digitalen Workflows erfolgt die Umsetzung dieser Arbeitsabläufe digital, was die Protokollierung des Workflows und den darin durchgeführten Arbeitsschritten erlaubt.
Welche Vorteile bieten Digitale Workflows?
Antwort:
Mit digitalen Workflows lassen sich nahezu alle Arbeitsabäufe im Unternehmen digital abbilden. Daraus ergeben sich folgende Vorteile für Sie:
- - Standardisierung der Arbeitsabläufe
- - Verkürzung der Durchlaufzeiten
- - Vermeidung von Medienbrüchen
- - Stärkung der Zusammenarbeit
- - Reduzierung von Fehlerquellen
- - Erhöhen der Transparenz
Lohnen sich Digitale Workflows auch für kleine Unternehmen?
Antwort:
Auch in kleine Unternehmen gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, die sich gut über digitale Workflows abbilden lassen. Dadurch werden wertvolle Ressourcen freigesetzt, die besser in andere Aufgaben und Tätigkeiten investiert werden können.
Was muss ich für Digitale Workflows im DMS investieren?
Antwort:
Die Höhe der Investitionen für Digitale Workflows im DMS ist abhängig von diversen Faktoren (z.B. Anzahl der User oder Verträge).
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an.
Beispiele für Digitale Workflows:
Rechnungsworkflow
Die Rechnung geht in das DMS ein, wird geprüft und zur weiteren Verarbeitung und Freigabe weitergeleitet. Der Abgleich von Rechnungspositionen kann automatisch erfolgen, was den Aufwand und die Durchlaufzeiten reduziert.
Posteingang
Eingehende Post wird im DMS revisionssicher archiviert und lässt sich schnell & einfach verteilen – auch standortübgreifend. Automatisierte, digitale Workflows sorgen dafür, dass die Schriftstücke beim richtigen Empfänger ankommen, ohne dass Mitarbeiter diese manuell zuweisen müssen.
Onboarding
Bei Neueinstellungen im Unternehmen gibt es viel zu tun – Vertragsunterlagen erstellen, IT bereitstellen, Arbeitsmaterialien beschaffen. usw. Digitale Workflows sorgen für einen geregelten Ablauf und sorgen so für den bestmöglichen Start des neuen Mitarbeiters.
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Gerne stehen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat zur Seite und beantworten Ihnen Ihre Fragen.
