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Digitale Workflows im DMS

transparent, einfach & zeitsparend

Mit Digitalen Workflows Geschäftsprozesse digitalisieren

Dokumentengebundene Geschäftsprozesse gibt es in jedem Unternehmen. Klassische Beispiele hierfür sind die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder Urlaubsanträge. Häufiges Problem: Stockende Prozesse durch krankheitsbedingte Ausfälle, Irrläufer oder mangelndes KnowHow in der Bearbeitung.

Damit Ihre Geschäftsprozesse reibungslos zu Ende geführt werden, unterstützt Sie unser DMS-System mit digitalen Workflows bei der optimalen Durchführung und Umsetzung.

Ihre Vorteile mit Digitalen Workflows im DMS

Icon Lupe in weiß

Transparenz
erhöhen

Bleiben Sie auf dem Laufenden bei allen Geschäftsprozessen.

Icon Häckchen in weiß

Arbeit
vereinfachen

Vereinfachen Sie die Arbeit durch standardisierte Arbeitsabläufe.

Icon Uhr in weiß

Zeit
sparen

Sparen Sie Zeit durch schnellere Prozesse

Digitale Workflows im Detail

Digitale Arbeitsabläufe

Alle Arbeitsschritte und Aufgaben werden bei digitalen Workflows zu 100 % digital abgebildet und bearbeitet. Sie vermeiden dadurch Medienbrüche und verringern die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Hohe Standardisierung

Durch Standardisierung der Arbeitsabläufe bringen digitale Workflows Routine in die Bearbeitung der Prozesse und in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Dadurch lassen sich Aufwände reduzieren und die Arbeit vereinfachen.

Schneller dank Automatisierung

Viele Aufgaben, die manuell viel Zeit beanspruchen, lassen sich automatisieren. So lassen sich zum Beispiel Rechnungspositionen mit den Angaben auf der Bestellung systemseitig prüfen. Die Freigabe der Rechnung kann im Anschluss automatisch erfolgen. Das spart Zeit und verringert die Durchlaufzeiten.

Für bessere Zusammenarbeit im Team

Die Aufgaben aus den vordefnierten Arbeitsabläufen lassen sich mit Hilfe von digitalen Workflows ohne Probleme standortübergreifend oder mobil bearbeiten. Das DMS liefert nicht nur die hierfür benötigten Informationen, sondern bietet direkt auch die passenden Handlungsoptionen an.

Fristenüberwachung & Eskalationsmanagement

Bei Aufgaben innerhalb Digitaler Workflows, die manuelles Handeln erfordern, überwacht das DMS-System die Einhaltung der Fristen. Sollte Aufgaben nicht innerhalb einer definierten Zeit erledigt sein, eskaliert das System an ein zuvor bestimmte Person oder Gruppe. So können Sie sicher sein, dass alle Prozesse rechtzeitig abgeschlossen sind.

Jetzt weitere Informationen zu Digitalen Workflows im DMS anfordern!


Die wichtigsten Fragen & Antworten
zu Digitalen Workflows im DMS

Was genau sind Digitale Workflows?

Antwort:

Unter einem Workflow versteht man die Beschreibung eines standardisierten, sich wiederholenden Arbeitsablaufs bzw. Geschäftsprozesses, der von mehreren Beteiligten ausgeführt wird. Ein Workflow definiert, welche Arbeitsschritte von wem wann zu erledigen sind und verfügt hierfür über einen festen Startpunkt, einen regelbasierten Ablauf sowie ein Endpunkt.

Bei digitalen Workflows erfolgt die Umsetzung dieser Arbeitsabläufe digital, was die Protokollierung des Workflows und den darin durchgeführten Arbeitsschritten erlaubt.

Welche Vorteile bieten Digitale Workflows?

Antwort:

Mit digitalen Workflows lassen sich nahezu alle Arbeitsabäufe im Unternehmen digital abbilden. Daraus ergeben sich folgende Vorteile für Sie:

  • - Standardisierung der Arbeitsabläufe
  • - Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • - Vermeidung von Medienbrüchen
  • - Stärkung der Zusammenarbeit
  • - Reduzierung von Fehlerquellen
  • - Erhöhen der Transparenz

Lohnen sich Digitale Workflows auch für kleine Unternehmen?

Antwort:

Auch in kleine Unternehmen gibt es zahlreiche Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, die sich gut über digitale Workflows abbilden lassen. Dadurch werden wertvolle Ressourcen freigesetzt, die besser in andere Aufgaben und Tätigkeiten investiert werden können.

Was muss ich für Digitale Workflows im DMS investieren?

Antwort:

Die Höhe der Investitionen für Digitale Workflows im DMS ist abhängig von diversen Faktoren (z.B. Anzahl der User oder Verträge).

Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an.

Beispiele für Digitale Workflows:

Rechnungsworkflow

Die Rechnung geht in das DMS ein, wird geprüft und zur weiteren Verarbeitung und Freigabe weitergeleitet. Der Abgleich von Rechnungspositionen kann  automatisch erfolgen, was den Aufwand und die Durchlaufzeiten reduziert.

Posteingang

Eingehende Post wird im DMS revisionssicher archiviert und lässt sich schnell & einfach verteilen – auch standortübgreifend. Automatisierte, digitale Workflows sorgen dafür, dass die Schriftstücke beim richtigen Empfänger ankommen, ohne dass Mitarbeiter diese manuell zuweisen müssen.

Onboarding

Bei Neueinstellungen im Unternehmen gibt es viel zu tun – Vertragsunterlagen erstellen, IT bereitstellen, Arbeitsmaterialien beschaffen. usw. Digitale Workflows sorgen für einen geregelten Ablauf und sorgen so für den bestmöglichen Start des neuen Mitarbeiters.

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Gerne stehen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat zur Seite und beantworten Ihnen Ihre Fragen.

Rufen Sie uns an unter 07243 2000-733
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Ihr Ansprechpartner

Ralf Göbel