Einleitung
Viele Unternehmen stehen heutzutage vor dem Problem, dass ihre Ablage zunehmend unübersichtlich wird. Rechnungen stapeln sich in Ordnern, wichtige Dokumente liegen verstreut in verschiedensten Ordnerstrukturen oder sind mehrfach abgelegt, sodass niemand genau weiß, welche Version aktuell ist. Das Ergebnis ist ein stetig wachsender Frust unter den Mitarbeitenden, weil sie immer mehr Zeit mit der Suche nach Unterlagen verbringen, anstatt produktiv zu arbeiten.
Diese Unordnung kann zudem gravierende Konsequenzen nach sich ziehen. Verlorene oder falsch abgelegte Dokumente führen zu verzögerten Abläufen, verpassten Fristen und sogar rechtlichen Problemen. Unternehmen riskieren Fehler, hohe Kosten und verärgerte Kunden, wenn ihre Dokumentenverwaltung nicht effektiv funktioniert.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen von der doxx-on systems GmbH, wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgreich und ohne großen Aufwand in Ihrem Unternehmen einführen. Schritt für Schritt erklären wir Ihnen, wie Sie den optimalen Einstieg finden, typische Fehler vermeiden und so von einer effizienten digitalen Ablage profitieren, die Ihnen Zeit spart, Ihre Prozesse optimiert und Rechtssicherheit gewährleistet.
Schritt 1: Den größten Schmerzpunkt identifizieren
Bevor Sie überhaupt mit der Einführung einer digitalen Ablage beginnen, sollten Sie sich intensiv Gedanken darüber machen, wo aktuell der größte Handlungsbedarf besteht. Vielleicht ist Ihr Unternehmen besonders genervt von der manuellen Rechnungsbearbeitung oder Sie kämpfen mit einer chaotischen Kundenaktenverwaltung. Wichtig ist es, zuerst das größte Problem zu lösen, das den Alltag Ihrer Mitarbeitenden am stärksten beeinträchtigt.
Ein häufiger Fehler bei der Einführung ist der Versuch, gleich das gesamte Unternehmen komplett papierlos zu gestalten. Die Erfahrung zeigt, dass solche Projekte schnell scheitern, da sie zu groß, zu komplex und letztlich zu überfordernd sind. Konzentrieren Sie sich daher auf kleine, klar definierte Ziele, die schnell spürbare Verbesserungen mit sich bringen.
Die folgende Übersicht zeigt Ihnen beispielhaft, welche Prozesse Unternehmen typischerweise zuerst digitalisieren:
| Prozessbereich | Mögliche Vorteile |
|---|---|
| Rechnungsbearbeitung | Schnellerer Workflow, weniger Fehler |
| Vertragsmanagement | Automatisierte Fristenüberwachung |
| Kundenakten | Zentraler Zugriff, bessere Kundenzufriedenheit |
Nachdem Sie ein klares Bild über Ihre Prioritäten haben, wird der nächste Schritt deutlich einfacher. Jetzt wissen Sie genau, was Sie zuerst angehen sollten.
Schritt 2: Beratung und erste Analyse mit Experten
Wenn Sie sich unsicher sind, welcher Prozess zuerst digitalisiert werden soll, ist professionelle Unterstützung entscheidend. In einem kostenfreien Analysegespräch können Experten, wie beispielsweise wir von der doxx-on systems GmbH, Ihnen dabei helfen, Klarheit über Ihre Prioritäten zu schaffen. Hierbei betrachten wir gemeinsam Ihre täglichen Abläufe und erkennen, wo die größten Potenziale liegen.
In solch einem Erstgespräch hören wir genau zu, stellen gezielte Fragen und teilen Erfahrungen aus ähnlichen Projekten. Dieser Austausch hilft Ihnen, die wichtigsten Aufgabenbereiche herauszuarbeiten, um anschließend gezielt zu digitalisieren.
Im Überblick erkennen Sie hier, was ein Erstgespräch mit der doxx-on systems GmbH beinhaltet:
| Ablauf des Erstgesprächs | Ergebnis für Ihr Unternehmen |
|---|---|
| Analyse aktueller Abläufe | Klare Priorisierung der kritischen Prozesse |
| Ermittlung der größten Probleme | Konkrete Handlungsempfehlungen |
| Erfahrungsaustausch | Inspiration für erfolgreiche Digitalisierung |
Ein solches Erstgespräch ist essenziell, um die digitale Ablage individuell auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Danach wissen Sie exakt, wie Sie am besten starten sollten.
Schritt 3: Durchführung eines detaillierten Workshops
Nachdem Sie Ihre Prioritäten gesetzt haben, folgt im nächsten Schritt ein ausführlicher Workshop. Hier zerlegen wir gemeinsam den gewählten Prozess in seine Einzelteile und analysieren alle relevanten Faktoren. Dazu zählen Schnittstellen, Abläufe, Zugriffsrechte sowie beteiligte Nutzergruppen.
Im Workshop arbeiten wir mit Ihnen eng zusammen, um sicherzustellen, dass das neue System exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Diese Phase ist essenziell, um spätere Stolpersteine zu vermeiden. Dabei lernen Ihre Mitarbeitenden bereits frühzeitig die Funktionsweise und Vorteile des Systems kennen.
Nach dem Workshop übernehmen wir von der doxx-on systems GmbH die Vorbereitung des Systems. Ihre Mitarbeitenden können sich nun zurücklehnen und darauf verlassen, dass ein maßgeschneidertes DMS entsteht.
Schritt 4: Schrittweise Einführung statt Komplettumstellung
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Einführung einer digitalen Ablage ist es, nicht sofort alle Prozesse gleichzeitig zu digitalisieren. Stattdessen empfiehlt es sich, in kleinen, überschaubaren Schritten vorzugehen. So vermeiden Sie, dass Ihre Mitarbeitenden überfordert werden und reduzieren das Risiko, dass wichtige Abläufe stocken.
Zunächst führen Sie beispielsweise nur die Rechnungsfreigabe in einer bestimmten Abteilung oder für eine bestimmte Art von Rechnungen ein. Das System kann dann langsam und kontrolliert erweitert werden. Ihre Mitarbeitenden gewöhnen sich Schritt für Schritt an die neuen digitalen Prozesse, ohne dass der Alltag im Unternehmen massiv gestört wird.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine stufenweise Einführung:
| Phase | Digitalisierter Prozess | Zeitraum |
|---|---|---|
| Phase 1 | Rechnungsfreigabe (Teilbereich) | Monat 1-2 |
| Phase 2 | Vollständige Rechnungsfreigabe | Monat 3-4 |
| Phase 3 | Kundenaktenverwaltung | Monat 5-6 |
Durch diese schrittweise Vorgehensweise wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen kontinuierlich und nachhaltig von der Digitalisierung profitiert.
Schritt 5: Anpassung und Optimierung während der Einführung
Ein gutes DMS entwickelt sich ständig weiter. Schon während der Einführung können Anpassungen vorgenommen werden, um das System optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden abzustimmen. Durch regelmäßigen Austausch erkennen wir schnell, ob einzelne Funktionen noch verbessert werden können oder zusätzliche Anpassungen notwendig sind.
Wichtig ist, dass Mitarbeitende kontinuierlich Feedback geben können. So gelingt es, das System stets benutzerfreundlich und effizient zu halten. Eine digitale Ablage ist niemals fertig, sondern wird fortlaufend optimiert, damit sie auch langfristig maximalen Nutzen stiftet.
Nutzen Sie diese Phase, um offene Fragen zu klären und Unsicherheiten zu beseitigen. Wir von der doxx-on systems GmbH stehen Ihnen dabei kontinuierlich zur Seite und unterstützen Sie bei jedem Schritt.
Fazit: Erfolgreiche Einführung eines DMS leicht gemacht
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur digitalen Ablage muss keine Mammutaufgabe sein. Wenn Sie zunächst Ihre Prioritäten setzen, anschließend Expertenrat einholen und schrittweise vorgehen, profitieren Sie schnell von Ordnung, Effizienz und Sicherheit. Wichtig ist, stets flexibel zu bleiben und das System an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Die Erfahrung der doxx-on systems GmbH zeigt, dass ein gut geplanter und schrittweiser Einstieg die beste Voraussetzung für langfristigen Erfolg bietet. Beginnen Sie noch heute mit dem ersten Schritt und schaffen Sie die Basis für eine effiziente, rechtssichere und stressfreie digitale Ablage.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Ablage
Viele Unternehmen sind unsicher, wie sie bei der Einführung einer digitalen Ablage konkret vorgehen sollen. Gerade zu Beginn tauchen häufig ähnliche Fragen auf, beispielsweise zu technischen Anforderungen, zum Umfang eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder zur konkreten Umsetzung in der Praxis. Wir haben hier die häufigsten Fragen zusammengetragen und beantworten diese ausführlich, damit Sie optimal vorbereitet sind.
Welche Dokumente eignen sich für eine digitale Ablage?
Grundsätzlich eignen sich nahezu alle Unternehmensdokumente hervorragend für eine digitale Ablage. Angefangen bei Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen bis hin zu Personalakten und Kundendaten – ein DMS kann sämtliche Dokumenttypen verwalten. Besonders sinnvoll ist die Digitalisierung bei regelmäßig verwendeten Unterlagen wie Angeboten, Rechnungen und Personalakten, da hier die größten Effizienzgewinne zu erzielen sind. Auch E-Mails und Anhänge sollten direkt in die digitale Ablage integriert werden, um eine zentrale Verwaltung aller Informationen zu ermöglichen. Gerade kleinere Unternehmen profitieren stark von einer umfassenden digitalen Ablage, da sie dadurch Zeit bei der Dokumentensuche sparen und Fehler bei der Verwaltung minimieren.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Ablage?
Die Dauer der Einführung einer digitalen Ablage hängt stark vom Umfang des Projekts und der individuellen Unternehmensgröße ab. In kleinen bis mittleren Unternehmen (KMU) kann eine erste Implementierung eines Basisprozesses meist innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden. Wichtig dabei ist, klein zu starten und schrittweise vorzugehen, um eine Überforderung der Mitarbeitenden zu vermeiden. Bei der doxx-on systems GmbH empfehlen wir in der Regel, zunächst einen zentralen, kritischen Prozess auszuwählen und diesen im Rahmen eines Workshops detailliert auszuarbeiten. Danach erfolgt die technische Umsetzung, gefolgt von einer Schulungsphase. Nach und nach können weitere Prozesse integriert werden, sodass die vollständige Einführung häufig innerhalb weniger Monate abgeschlossen ist.
Welche technischen Voraussetzungen sind nötig, um eine digitale Ablage einzuführen?
Um eine digitale Ablage erfolgreich einzuführen, benötigt Ihr Unternehmen in erster Linie eine stabile IT-Infrastruktur mit ausreichend Speicherplatz. Oftmals reichen bestehende Server- und Netzwerkkapazitäten bereits aus, in manchen Fällen sind jedoch Anpassungen erforderlich. Alternativ kann das DMS auch cloudbasiert betrieben werden, was besonders für kleinere Unternehmen attraktiv ist. Darüber hinaus sollten alle Mitarbeitenden Zugriff auf Endgeräte wie Computer, Tablets oder Smartphones haben, um flexibel auf Dokumente zugreifen zu können. Die doxx-on systems GmbH unterstützt Sie selbstverständlich bei der Analyse und Einrichtung der notwendigen IT-Infrastruktur, um eine reibungslose Integration der digitalen Ablage sicherzustellen.
Wie sicher ist die digitale Ablage im Vergleich zu Papierdokumenten?
Eine digitale Ablage bietet deutlich mehr Sicherheit als klassische Papierarchive. Papierdokumente sind anfällig für Schäden durch Feuer, Wasser oder Diebstahl und zudem schwierig zu überwachen und zu verwalten. Digitale Dokumente hingegen lassen sich umfassend sichern, indem regelmäßige Backups erstellt und die Daten redundant gespeichert werden. Ein weiterer Vorteil der digitalen Ablage ist die Möglichkeit, Zugriffsrechte individuell festzulegen. Dadurch sehen Mitarbeitende nur Dokumente, die für ihre Aufgaben relevant sind, was die Datensicherheit deutlich erhöht. Bei der doxx-on systems GmbH achten wir besonders auf Sicherheitsstandards wie DSGVO-Konformität und revisionssichere Archivierung nach GoBD, um höchste Sicherheit Ihrer digitalen Dokumente zu gewährleisten.
Wie gelingt es, Mitarbeitende für die Nutzung der digitalen Ablage zu gewinnen?
Die Einführung einer digitalen Ablage bedeutet zunächst eine Veränderung der Arbeitsweise – und Veränderungen sorgen oft für Unsicherheit oder Widerstand. Um Mitarbeitende für die Nutzung des Systems zu gewinnen, ist es wichtig, sie frühzeitig in den Einführungsprozess einzubinden und den Mehrwert klar zu kommunizieren. Schulungen und Workshops helfen dabei, Unsicherheiten abzubauen und schaffen Vertrauen in das neue System. Bei der doxx-on systems GmbH setzen wir auf eine sehr praxisnahe Schulung, bei der Mitarbeitende direkt im System arbeiten und schnelle Erfolge erzielen. Dadurch erkennen sie schnell die Vorteile, wie Zeitersparnis und vereinfachte Abläufe, was die Akzeptanz des DMS nachhaltig erhöht.
Welche Kosten entstehen durch die Einführung einer digitalen Ablage?
Die Kosten einer digitalen Ablage hängen stark vom Umfang und der Art des Systems ab, das Sie einführen möchten. Grundsätzlich unterscheiden sich Einmalinvestitionen für Lizenzen, Anpassungen und Schulungen sowie laufende Kosten für Wartung und Support. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen profitieren langfristig stark von den Einsparungen durch den Wegfall von Papier, Ordnern und Lagerfläche sowie von erheblichen Zeiteinsparungen im Tagesgeschäft. Die Investition amortisiert sich in der Regel sehr schnell. doxx-on systems GmbH bietet Ihnen transparente Kalkulationen und flexible Modelle, sodass Sie die Einführungskosten gut planen und kontrollieren können. Zudem stehen oftmals Fördermöglichkeiten zur Verfügung, die Ihnen helfen, die Digitalisierungskosten deutlich zu reduzieren.
