Einleitung
In vielen Unternehmen läuft die Auftragserfassung im Service noch immer analog. Mitarbeitende holen sich morgens Auftragsblöcke im Büro ab oder tragen handschriftlich Daten in Durchschlagformulare ein. Diese werden später in der Verwaltung mühsam nachbearbeitet, oft mit unleserlichen Notizen, unklaren Materialangaben und fehlenden Zeiten. Der administrative Aufwand ist hoch, und wertvolle Zeit geht verloren.
Die Folgen dieser Vorgehensweise sind gravierend. Falsch notierte Materialien können nicht korrekt abgerechnet werden, Fahrzeiten werden geschätzt und nicht nachvollziehbar erfasst, und Bilder oder Dokumentationen landen verstreut auf verschiedenen Geräten. Kunden erhalten oft verspätet oder unvollständig erstellte Rechnungen, während Serviceteams unter ständigem Papierchaos leiden.
Eine App für digitale Auftragserfassung löst diese Probleme. Sie stellt Aufträge direkt auf mobilen Endgeräten bereit, erfasst Zeiten und Materialien sauber und integriert Zusatzfunktionen wie Fotos, digitale Unterschriften oder Wissensdatenbanken. In diesem Blog erfahren Sie, wie Serviceteams mit einer Lösung von der doxx-on systems GmbH ihre Arbeit einfacher, transparenter und effizienter gestalten können.
Aufträge direkt aufs Endgerät statt auf Papierblöcken
Klassisch beginnt der Arbeitstag vieler Serviceteams mit der Abholung von Auftragsblöcken im Büro. Adressen, Kundennamen und Details müssen händisch eingetragen werden – Informationen, die eigentlich längst im System vorliegen.
Mit einer App entfällt dieser Schritt. Mitarbeitende erhalten ihre Aufträge direkt auf Smartphone oder Tablet, inklusive aller relevanten Informationen. Sie sehen auf einen Blick, wohin sie fahren müssen, welche Aufgaben anstehen und welche Materialien benötigt werden.
Die folgende Tabelle verdeutlicht den Unterschied:
| Kriterium | Klassische Methode | Digitale Lösung (App) |
|---|---|---|
| Auftragsübermittlung | Papierblöcke, manuell | Direkt auf das Endgerät |
| Datenqualität | Fehleranfällig, unleserlich | Standardisiert und vollständig |
| Zeitaufwand | Hoch, da doppelte Erfassung | Gering, alles digital verfügbar |
So starten Teams direkt in ihre Arbeit, ohne Zeit mit Vorbereitungen zu verlieren.
Zeit- und Leistungserfassung automatisch integrieren
Handschriftlich notierte Fahr- und Arbeitszeiten sind ungenau und schwer nachvollziehbar. Zudem entstehen bei der nachträglichen Erfassung in der Verwaltung oft Fehler.
Eine App bietet die Möglichkeit, Zeiten automatisch zu erfassen. Mitarbeitende starten die Zeiterfassung beim Losfahren und stoppen sie beim Arbeitsbeginn vor Ort. Auch Pausen oder Materialwege können unkompliziert dokumentiert werden.
Im Überblick erkennen Sie die Vorteile:
| Aspekt | Klassisch (Papier) | Digital (App) |
|---|---|---|
| Fahrzeiten | Geschätzt, ungenau | Automatisch per Start/Stopp |
| Arbeitszeiten | Nachträglich notiert | Echtzeit, direkt erfasst |
| Transparenz | Eingeschränkt | Vollständig, sofort verfügbar |
Das steigert die Nachvollziehbarkeit und erleichtert die Abrechnung erheblich.
Materialien und Artikel eindeutig erfassen
Ein großes Problem analoger Erfassung sind unklare Materialangaben. Wenn „1,47 m Rohr“ notiert wird, weiß später niemand genau, welcher Artikel gemeint war.
Mit einer App greifen Mitarbeitende auf ein vollständiges Artikelverzeichnis zu. Sie wählen die exakte Artikelnummer aus und erfassen Menge und Maße. So ist jederzeit klar, welches Material verwendet wurde, und die Abrechnung erfolgt korrekt und transparent.
Die Vorteile sind deutlich: keine Rätselraten in der Verwaltung, keine Diskussionen mit dem Kunden und eine saubere Basis für die Rechnungsstellung.
Dokumentation mit Fotos, Scans und Unterschriften
Zur vollständigen Auftragserfassung gehört heute auch eine lückenlose Dokumentation. Fotos, Zeichnungen oder Unterschriften gehen in Papierprozessen oft verloren oder müssen aufwendig zusammengetragen werden.
Eine App integriert diese Funktionen direkt. Mitarbeitende fotografieren Anlagen oder Schäden mit der Gerätekamera, scannen Zählerstände automatisch per OCR und lassen sich die Arbeit per digitaler Unterschrift vom Kunden bestätigen. Alles wird direkt dem Auftrag zugeordnet und gespeichert.
So entsteht ein klarer, revisionssicherer Nachweis, der auch bei späteren Rückfragen sofort verfügbar ist.
Wissen direkt ans Serviceteam bringen
Eine moderne App kann weit mehr als nur Aufträge erfassen. Sie dient auch als Wissensplattform. Mitarbeitende können über eine integrierte Datenbank oder einen Chatbot typische Fehlerbilder, Bedienhinweise oder Lösungsvorschläge abrufen.
Das ist besonders hilfreich bei komplexen Anlagen oder neuen Mitarbeitenden. Durch den Zugriff auf Handbücher, frühere Aufträge oder Supportdaten lassen sich Probleme schneller lösen und Ausfallzeiten minimieren.
Die Kombination aus Auftragserfassung und Wissensmanagement macht die App zu einem zentralen Werkzeug für Serviceteams.
Fazit: Digitale Auftragserfassung spart Zeit und schafft Transparenz
Die Zeiten von Papierblöcken, unleserlichen Notizen und verstreuten Dokumentationen sind vorbei. Eine App für digitale Auftragserfassung sorgt für effiziente Prozesse, saubere Daten und eine schnellere Abrechnung.
Mit Lösungen der doxx-on systems GmbH können Unternehmen ihre Serviceteams optimal unterstützen, Medienbrüche vermeiden und die Kundenzufriedenheit erhöhen. So wird der digitale Auftrag nicht nur erfasst, sondern zum echten Mehrwert für alle Beteiligten.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Auftragserfassung für unterwegs
Die Einführung einer digitalen Auftragserfassung bringt viele Fragen mit sich. Unternehmen wollen wissen, wie sich die Lösung in bestehende Abläufe integrieren lässt und welchen Nutzen sie konkret bringt. Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen.
Welche Vorteile bietet eine digitale Auftragserfassung für Serviceteams?
Serviceteams profitieren von klaren Prozessen, weniger Papierarbeit und vollständigen Informationen direkt auf ihrem Gerät. Aufträge können sofort bearbeitet, Zeiten automatisch erfasst und Materialien sauber dokumentiert werden. Das steigert Effizienz und Transparenz.
Wie werden die Aufträge in die App übertragen?
Die Aufträge stammen meist direkt aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem. Über Schnittstellen werden sie automatisch in die App gespielt und dort in Echtzeit angezeigt. So entfällt das manuelle Verteilen von Auftragsblättern, und alle Mitarbeitenden sind sofort auf dem neuesten Stand.
Ist die Nutzung einer App auch für kleinere Unternehmen sinnvoll?
Ja, gerade kleinere Unternehmen profitieren von der Digitalisierung, da sie ihre begrenzten Ressourcen effizienter einsetzen können. Eine App reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und sorgt für eine saubere Basis bei Abrechnung und Dokumentation.
Können auch Fotos und digitale Unterschriften erfasst werden?
Ja, diese Funktionen gehören zu den Kernvorteilen. Mitarbeitende können Schäden fotografieren, Zählerstände scannen oder Dokumente per Kamera erfassen. Kunden unterschreiben direkt in der App, und alle Daten werden dem Auftrag zugeordnet.
Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?
In der Regel genügt ein Smartphone oder Tablet mit Internetzugang. Moderne Apps sind plattformunabhängig und können auf iOS und Android eingesetzt werden. Für spezielle Anforderungen lassen sich auch Scanner oder OCR-Funktionen integrieren.
Wie verbessert eine App die Abrechnung?
Da alle Daten direkt im System erfasst werden, stehen sie unmittelbar für die Rechnungsstellung zur Verfügung. Zeiten, Materialien und Unterschriften sind digital dokumentiert und müssen nicht mehr nachträglich manuell übertragen werden. Dadurch erfolgt die Abrechnung schneller, fehlerfreier und transparenter.
