In vielen Unternehmen herrscht ein Dokumentenchaos: Aktenordner stapeln sich in Schränken und Kellerräumen, wichtige Unterlagen sind oft nicht auffindbar, und Mitarbeitende verbringen wertvolle Zeit damit, Dokumente in verschiedenen Ablagesystemen zu suchen. Gerade wenn der Überblick fehlt, leidet die Effizienz erheblich. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen kämpfen oft mit diesem Problem, weil gewachsene Strukturen und unterschiedliche Ablagegewohnheiten eine sinnvolle und einheitliche Organisation nahezu unmöglich machen.
Die Folgen dieser chaotischen Ablagesysteme sind nicht zu unterschätzen: Verlorene Dokumente führen zu verpassten Fristen, Fehler bei der Rechnungsstellung können finanzielle Verluste verursachen, und die Mitarbeitenden sind zunehmend frustriert, weil die Suche nach Dokumenten ihren Arbeitsalltag erschwert. Außerdem erschweren unklare Ablagesysteme die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften wie Datenschutz oder Aufbewahrungsfristen erheblich, was wiederum zu rechtlichen Risiken führen kann.
In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie mithilfe einer digitalen Aktenstruktur Klarheit und Effizienz in Ihr Unternehmen bringen. Wir zeigen Ihnen, warum herkömmliche Ordnersysteme in digitalen Umgebungen eher hinderlich sind, wie eine intelligente Verschlagwortung und Indexierung Ihre Arbeitsprozesse optimiert und welche konkreten Schritte Sie gehen sollten, um ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgreich einzuführen.
Warum herkömmliche Ordnersysteme nicht mehr zeitgemäß sind
Viele Unternehmen organisieren ihre Dokumente noch immer analog oder digital nach dem klassischen Ordnersystem. Diese Struktur mag auf den ersten Blick logisch erscheinen, führt in der Praxis jedoch oft zu massiven Problemen. Das zentrale Problem solcher Ordnerstrukturen ist, dass jedes Dokument nur einem Ordner zugeordnet werden kann, wodurch zwangsläufig Arbeitskopien entstehen.
Ein typisches Beispiel hierfür ist die Verwaltung von Rechnungen und Lieferscheinen. Diese Unterlagen sind thematisch oft sowohl dem Lieferanten als auch bestimmten Projekten oder Produkten zuzuordnen. Werden sie jedoch in mehreren Ordnern abgelegt, entstehen unterschiedliche Versionen, und Mitarbeitende verlieren den Überblick darüber, welche Version aktuell ist.
Die folgende Übersicht zeigt typische Probleme klassischer Ordnersysteme:
| Problem | Folge |
|---|---|
| Doppelte Ablagen | Uneinheitliche Dokumentversionen |
| Unklare Zuordnung | Lange Suchzeiten |
| Fehlende zentrale Struktur | Verlust wichtiger Dokumente |
Das Festhalten an traditionellen Ordnersystemen sorgt langfristig dafür, dass Mitarbeitende unnötig viel Zeit für die Dokumentensuche aufwenden müssen. Gleichzeitig steigt die Fehleranfälligkeit durch Mehrfachablage und das Risiko, Fristen zu verpassen, erhöht sich deutlich. Die Einführung eines DMS beseitigt diese Schwachstellen und optimiert den Umgang mit Dokumenten nachhaltig.
Digitale Aktenstruktur: Weg von Ordnern hin zu Verschlagwortung
Die grundlegende Stärke eines modernen DMS liegt in der intelligenten Verschlagwortung und Indexierung von Dokumenten. Statt Dokumente in starre Ordner zu pressen, werden diese mit Schlagworten versehen, die unterschiedliche Zugriffswege ermöglichen. Das Dokument existiert nur einmal im System, lässt sich jedoch über unterschiedliche Suchwege wiederfinden.
So kann eine Rechnung sowohl dem Projekt, dem Kunden als auch dem Lieferanten zugeordnet werden. Mitarbeitende, die das Dokument über unterschiedliche Wege aufrufen, arbeiten dennoch immer an derselben Version. Dadurch erhöht sich nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der Dokumentenbearbeitung.
Im Überblick erkennen Sie, welche Vorteile eine intelligente Verschlagwortung bietet:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Dokument nur einmal vorhanden | Einheitliche Version für alle Mitarbeitenden |
| Verschiedene Zugriffswege | Schnelle und flexible Auffindbarkeit |
| Automatische Aktualisierung | Änderungen sichtbar für alle Nutzer |
Diese Art der Ablage ermöglicht Unternehmen, sich vollständig von doppelten Arbeitsversionen zu verabschieden. Durch die dynamische Zuordnung der Dokumente zu mehreren Kategorien findet jeder Mitarbeitende schnell genau die Information, die er benötigt.
Prozesse und Dokumentenarten im Fokus
Bevor Sie Ihr DMS einführen, sollten Sie Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse genau analysieren. Ein zentraler Fehler bei der Einführung digitaler Lösungen ist es, bestehende Prozesse eins zu eins digital abzubilden, ohne deren Sinnhaftigkeit zu prüfen. Bei der Einführung Ihres DMS sollten Sie Ihre Abläufe daher kritisch hinterfragen und optimieren.
Identifizieren Sie, welche Dokumente in Ihrem Unternehmen existieren und wie diese derzeit verarbeitet werden. Ob Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – jeder Dokumententyp benötigt eine klare Definition und eindeutige Schlagworte. Danach folgt die Bestimmung der notwendigen Prozesse, also wer Dokumente bearbeiten oder freigeben muss.
Nachfolgend finden Sie typische Dokumentenarten und mögliche Prozesse im DMS:
| Dokumentenart | Typischer Prozess | Vorteile im DMS |
|---|---|---|
| Rechnungen | Prüfung, Freigabe, Archivierung | Automatisierter Workflow |
| Verträge | Wiedervorlage, Freigabe | Erinnerungen und Fristenmanagement |
| Lieferscheine | Abgleich mit Bestellungen | Automatisierte Prüfung auf Positionsebene |
Diese klare Strukturierung Ihrer Dokumente und Prozesse stellt sicher, dass Ihr digitales System vom Start weg optimal funktioniert. Mitarbeitende profitieren von klar definierten Abläufen, was wiederum Fehler reduziert und die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht.
So gelingt die Einführung Ihrer digitalen Aktenstruktur
Ein DMS sollte immer schrittweise eingeführt werden, um Überforderung und Widerstände zu vermeiden. Beginnen Sie mit dem Bereich, der aktuell die größten Schwierigkeiten verursacht oder das höchste Potenzial zur Verbesserung aufweist. Sammeln Sie erste Erfahrungen, bevor Sie das System auf weitere Bereiche ausweiten.
Die doxx-on systems GmbH empfiehlt hierzu, einen Workshop mit allen Beteiligten durchzuführen. Hier werden Abläufe und Zuständigkeiten analysiert und das System individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt. So entsteht eine digitale Aktenstruktur, die exakt auf Ihre Anforderungen passt und von Mitarbeitenden angenommen wird.
Wichtig ist zudem, Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in die Gestaltung des Systems einzubeziehen. So erhöhen Sie die Akzeptanz und schaffen eine Lösung, die in der täglichen Praxis reibungslos funktioniert und Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimiert.
Warum eine flexible digitale Aktenstruktur entscheidend ist
Die optimale digitale Aktenstruktur ist flexibel und passt sich dynamisch den Anforderungen Ihres Unternehmens an. Dokumente und Informationen müssen heute schnell auffindbar sein und unabhängig von physischen Ordnern bearbeitet werden können. Eine flexible Struktur ermöglicht genau dies.
Eine intelligente Verschlagwortung reduziert zudem den Aufwand für manuelle Dokumentensuche und schafft Freiraum für wichtigere Tätigkeiten. Gleichzeitig stellen automatische Erinnerungen und Wiedervorlagen sicher, dass Fristen eingehalten und keine wichtigen Aufgaben vergessen werden.
Die doxx-on systems GmbH setzt bei der Implementierung digitaler Aktenstrukturen deshalb konsequent auf dynamische und anpassungsfähige Lösungen, die dauerhaft Vorteile für Unternehmen aller Größen bieten.
Fazit: Digitale Aktenstruktur – der Schlüssel zu effizientem Arbeiten
Die Einführung einer digitalen Aktenstruktur mittels DMS ist der entscheidende Schritt zu einer effizienteren und fehlerfreien Dokumentenverwaltung. Verabschieden Sie sich von starren Ordnerstrukturen und profitieren Sie von einer intelligenten Verschlagwortung und dynamischen Aktenverwaltung. Dadurch sparen Sie Zeit, reduzieren Fehlerquellen und schaffen eine nachhaltige Ordnung in Ihrem Unternehmen.
Mit Unterstützung der doxx-on systems GmbH gelingt Ihnen der Umstieg problemlos und Ihr Unternehmen ist bestens gerüstet für die digitale Zukunft. Setzen Sie auf intelligente Strukturen, automatisierte Prozesse und klare Abläufe, um langfristig erfolgreicher zu arbeiten.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Aktenstruktur
Eine digitale Aktenstruktur ist ein wesentlicher Bestandteil eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Gerade bei der Umstellung auf digitale Prozesse treten viele Fragen auf. Oftmals entstehen Unsicherheiten über die richtigen Schritte, die Strukturierung der Daten und den Nutzen der Umstellung. In diesem FAQ-Bereich beantworten wir daher ausführlich die häufigsten Fragen, die Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Aktenstruktur beschäftigen.
Was ist eine digitale Aktenstruktur genau?
Eine digitale Aktenstruktur ist eine systematische und geordnete Ablage von digitalen Dokumenten innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Anders als traditionelle physische Ordnersysteme erlaubt eine digitale Aktenstruktur, Dokumente mehrfach und gleichzeitig unterschiedlichen Themen oder Bereichen zuzuordnen. Die Aktenstruktur basiert dabei auf intelligenten Verschlagwortungen und automatischen Prozessen, die helfen, Dokumente schnell und unkompliziert wiederzufinden. Ziel einer digitalen Aktenstruktur ist es, doppelte Ablagen und Chaos zu vermeiden und die Effizienz im Arbeitsalltag erheblich zu steigern. Durch diese dynamische und flexible Organisation bleiben Informationen stets aktuell und für alle Mitarbeitenden abrufbar.
Warum ist eine digitale Aktenstruktur besser als herkömmliche Ordnersysteme?
Herkömmliche Ordnersysteme leiden unter zahlreichen Einschränkungen. Dokumente können nur an einem Ort gespeichert werden, wodurch entweder Kopien entstehen oder Unterlagen schwer auffindbar sind. Eine digitale Aktenstruktur hingegen ermöglicht eine flexible Ablage durch Verschlagwortung und Indexierung, wodurch dasselbe Dokument mehreren Kategorien zugeordnet werden kann. Damit wird nicht nur die Suche enorm beschleunigt, sondern auch sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden immer mit der aktuellsten Dokumentenversion arbeiten. Zusätzlich verringert sich der administrative Aufwand drastisch, da automatisierte Prozesse und intelligente Suchfunktionen eingesetzt werden können, um relevante Dokumente schnell und zuverlässig zu finden.
Wie führt man eine digitale Aktenstruktur am besten ein?
Die Einführung einer digitalen Aktenstruktur sollte stets schrittweise erfolgen. Beginnen Sie mit einer detaillierten Analyse Ihrer bestehenden Abläufe und identifizieren Sie die Bereiche, in denen die größten Herausforderungen oder Optimierungspotenziale bestehen. In einem Workshop mit Beteiligten und einem erfahrenen Partner wie der doxx-on systems GmbH werden dann diese Prozesse genauer untersucht und klar definiert. Es ist sinnvoll, zunächst mit wenigen, besonders kritischen oder aufwändigen Prozessen zu starten, damit sich alle Mitarbeitenden langsam an das neue System gewöhnen können. Sobald diese ersten Schritte erfolgreich umgesetzt wurden, kann das DMS Schritt für Schritt auf weitere Bereiche ausgeweitet und kontinuierlich optimiert werden.
Welche Dokumente gehören in eine digitale Aktenstruktur?
Grundsätzlich können alle unternehmensrelevanten Dokumente in einer digitalen Aktenstruktur abgelegt werden. Dazu gehören neben klassischen Dokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen auch E-Mails, digitale Notizen und Fotodokumentationen. Entscheidend ist, dass alle Dokumente einheitlich verschlagwortet und indexiert werden, sodass sie jederzeit schnell und einfach wiedergefunden werden können. Mithilfe eines DMS lässt sich die Aktenstruktur flexibel und dynamisch gestalten, sodass jederzeit weitere Dokumententypen ergänzt und bestehenden Abläufen zugeordnet werden können. Ein gut eingerichtetes System sorgt dafür, dass sämtliche Dokumente zentral und sicher verwaltet werden und Mitarbeitende jederzeit darauf zugreifen können.
Ist eine digitale Aktenstruktur für kleine Unternehmen überhaupt sinnvoll?
Ja, gerade kleine Unternehmen profitieren erheblich von einer digitalen Aktenstruktur, da sie oft begrenzte personelle Ressourcen haben und jeder Effizienzgewinn spürbar ist. Durch die zentrale und klare Organisation der Dokumente spart ein kleines Unternehmen viel Zeit und Ressourcen, die sonst in langwierigen Suchen und administrativen Tätigkeiten verloren gehen. Die Reduktion von Papierakten spart zudem Platz und damit auch Kosten. Außerdem profitieren kleine Unternehmen von automatisierten Prozessen und systematischen Erinnerungen, die die Einhaltung gesetzlicher Fristen erleichtern und Fehlerquellen minimieren. Die doxx-on systems GmbH bietet daher maßgeschneiderte Lösungen speziell für kleine Unternehmen an, die sich schnell implementieren und effektiv nutzen lassen.
Welche Rolle spielt Datenschutz bei einer digitalen Aktenstruktur?
Der Datenschutz spielt bei einer digitalen Aktenstruktur eine zentrale Rolle. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen dabei, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konsequent einzuhalten. Durch klar definierte Zugriffsrechte ist gewährleistet, dass Mitarbeitende nur die Daten sehen können, die für ihre jeweilige Tätigkeit erforderlich sind. Automatisierte Löschfristen sorgen zudem dafür, dass personenbezogene Daten gemäß der gesetzlichen Vorschriften fristgerecht gelöscht werden. Gleichzeitig bieten digitale Lösungen eine zuverlässige und revisionssichere Archivierung, die sämtliche Änderungen nachvollziehbar dokumentiert. Somit unterstützt eine digitale Aktenstruktur aktiv die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen.
