Einleitung
Inventuren gehören für viele Unternehmen nach wie vor zu den aufwendigsten und unbeliebtesten Aufgaben. Klassisch läuft es so ab: Mitarbeitende laufen mit Papierlisten durch das Lager, zählen Artikel und tragen Zahlen handschriftlich ein. Anschließend werden die Listen an die Verwaltung weitergegeben, wo die Daten erneut ins System übertragen werden müssen. Dieser Ablauf kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch extrem fehleranfällig.
Die Folgen zeigen sich schnell im Alltag. Bestände in der Warenwirtschaft stimmen nicht mit den tatsächlichen Lagerbeständen überein, Reklamationen häufen sich und wertvolle Arbeitszeit geht verloren. Falsche Erfassungen führen dazu, dass Bestände nachbestellt werden, obwohl sie im Lager vorhanden sind – oder Kundenaufträge verzögert bearbeitet werden müssen, weil Waren fälschlicherweise als verfügbar angezeigt werden.
Eine smarte App für Inventur & Bestandsführung schafft hier Abhilfe. Sie digitalisiert die Erfassung, macht Prozesse papierlos und beschleunigt die gesamte Bestandsführung. In diesem Blog erfahren Sie, wie die Digitalisierung Inventuren revolutioniert, wie die doxx-on systems GmbH Unternehmen dabei unterstützt und welche konkreten Vorteile Sie erwarten können.
Klassische Inventur vs. digitale App-Lösung
Die traditionelle Inventur ist geprägt von langen Prozessen und hohem Arbeitsaufwand. Papierlisten müssen erstellt, verteilt und später manuell ins System übertragen werden. Mit einer App läuft dieser Prozess effizienter: Mitarbeitende scannen Artikel oder Lagerplätze direkt per Smartphone oder Handscanner, erfassen Mengen digital und übertragen diese sofort ins Warenwirtschaftssystem.
Die folgende Übersicht zeigt die Unterschiede:
| Kriterium | Klassische Inventur | Digitale Inventur per App |
|---|---|---|
| Datenerfassung | Handschriftlich auf Papier | Direkt digital per Scan |
| Übertragung ins System | Später, manuell | Sofort, automatisch |
| Fehlerquote | Hoch durch Übertragungen | Gering durch direkte Eingabe |
Schon beim Erfassen entstehen weniger Fehler, und die Lagerbestände werden in Echtzeit aktualisiert. So ist jederzeit klar, welche Artikel in welcher Menge verfügbar sind.
Unterstützung bei der Erfassung von Abweichungen
Ein großer Vorteil einer App ist die automatische Überprüfung während der Erfassung. Wird beispielsweise ein Artikel am falschen Lagerplatz gescannt oder stimmt die gezählte Menge nicht mit dem Soll-Bestand überein, erhält der Mitarbeiter sofort einen Hinweis. So können Fehler unmittelbar korrigiert werden.
Im Überblick erkennen Sie die Unterschiede:
| Szenario | Klassische Methode | Mit App-Unterstützung |
|---|---|---|
| Falscher Artikel | Wird oft erst später erkannt | Sofortige Fehlermeldung in der App |
| Abweichende Mengen | Später auffällig | Hinweis während der Eingabe |
| Korrekturmöglichkeiten | Aufwendig nachträglich | Direkt vor Ort möglich |
Durch diese direkte Unterstützung wird die Arbeit im Lager nicht nur effizienter, sondern auch sicherer.
Zeitersparnis durch digitale Prozesse
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die enorme Zeitersparnis. Während eine klassische Inventur in mittelgroßen Lagern oft mehrere Tage dauert, kann die gleiche Aufgabe mit einer App in wenigen Stunden erledigt werden.
Nachfolgend finden Sie die Vorteile im direkten Vergleich:
| Aspekt | Klassische Inventur | Digitale Inventur per App |
|---|---|---|
| Dauer | Mehrere Tage | Wenige Stunden |
| Personalaufwand | Hoch | Deutlich geringer |
| Produktivitätsverlust | Groß durch lange Stillstände | Minimal, da schneller erledigt |
So bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für produktive Tätigkeiten, und das Unternehmen profitiert von einer höheren Effizienz.
Papierlos arbeiten und Ressourcen schonen
Eine App macht Inventuren nicht nur schneller, sondern auch nachhaltiger. Da keine Papierlisten mehr benötigt werden, entfällt ein erheblicher Teil des administrativen Aufwands. Zudem reduziert sich die Fehlerquote, da Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen.
Der Umstieg auf papierlose Inventuren trägt damit nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zum Umweltschutz. Unternehmen können so digitale Prozesse nutzen, um Ressourcen zu schonen und gleichzeitig moderne Arbeitsweisen einzuführen.
Von der Erfassung bis zur Bewertung – alles in einer App
Eine Inventur endet nicht mit der Erfassung. Die Daten müssen bewertet, aufbereitet und in die Unternehmensprozesse integriert werden. Eine App übernimmt auch diesen Teil: Sie leitet die Daten automatisch ins Warenwirtschaftssystem weiter, wo Bewertungen, Analysen und Nachberechnungen erfolgen.
Damit entsteht ein durchgängiger, digitaler Prozess – von der Datenerfassung bis zur finalen Bestandsbewertung. Unternehmen profitieren von aktuellen Bestandsinformationen und können Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten treffen.
Fazit: Inventur im Mittelstand neu gedacht
Eine App für Inventur & Bestandsführung ist mehr als nur ein digitales Werkzeug – sie ist ein echter Gamechanger. Sie spart Zeit, vermeidet Fehler und macht Prozesse papierlos. Für mittelständische Unternehmen ist der Einsatz einer solchen Lösung ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit. Mit Lösungen wie denen der doxx-on systems GmbH wird die Umstellung auf digitale Inventuren unkompliziert und praxisnah umgesetzt.
Häufig gestellte Fragen zur App für Inventur & Bestandsführung
Die Einführung einer App für Inventuren wirft viele Fragen auf, gerade bei Unternehmen, die bislang ausschließlich mit Papier gearbeitet haben. Hier beantworten wir die häufigsten Fragen ausführlich.
Wie funktioniert eine Inventur-App in der Praxis?
Eine Inventur-App ermöglicht es, Artikel oder Lagerplätze direkt zu scannen und Mengen digital zu erfassen. Die Daten werden automatisch ins Warenwirtschaftssystem übertragen, wodurch Fehler vermieden und Prozesse beschleunigt werden.
Welche Vorteile bringt eine App bei der Bestandsführung?
Eine App reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Mitarbeitende erfassen Bestände direkt vor Ort, Abweichungen werden sofort angezeigt und Korrekturen können direkt vorgenommen werden. Dadurch steigt die Transparenz und Genauigkeit.
Wie viel Zeit kann mit einer App eingespart werden?
Abhängig von der Lagergröße kann die Dauer einer Inventur von mehreren Tagen auf wenige Stunden reduziert werden. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern reduziert auch Stillstände in der Produktion oder Logistik.
Ist eine App auch für kleinere Unternehmen sinnvoll?
Ja, auch kleinere Unternehmen profitieren von einer Inventur-App. Sie spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert den gesamten Prozess. Da moderne Lösungen skalierbar sind, können sie an jede Unternehmensgröße angepasst werden.
Wie erfolgt die Integration ins Warenwirtschaftssystem?
Die Daten werden automatisch über Schnittstellen ins bestehende Warenwirtschaftssystem übertragen. So entsteht ein nahtloser Prozess ohne Medienbrüche. Lösungen wie die von doxx-on systems GmbH sind speziell auf den Mittelstand zugeschnitten.
Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?
Für den Einsatz genügt in der Regel ein Smartphone oder ein Handscanner mit der entsprechenden App. Eine stabile WLAN-Verbindung sorgt dafür, dass Daten in Echtzeit ins System übertragen werden können.
