Warum ist die Finanzbuchhaltung der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt?
Wer ein DMS-Projekt im eigenen Betrieb startet, steht zunächst vor einer wichtigen Frage: Mit welchem Bereich beginnt man? Theoretisch kann ein DMS in praktisch jeder Abteilung Mehrwert schaffen, ob in Vertrieb, Einkauf, Lager oder Personal. In der Praxis hat sich allerdings ein klarer Favorit für den Einstieg herausgestellt. Die Finanzbuchhaltung bietet im DMS-Projekt eine ganze Reihe von Vorteilen, die andere Bereiche nicht in dieser Konzentration aufweisen.
Wer den Einstieg dagegen in einem komplexen Spezialbereich sucht, riskiert ein langes Projekt mit unklarem Mehrwert. Andere Abteilungen erfahren erst spät, wie das System eigentlich funktioniert und wie es ihre Arbeit verändern wird. Akzeptanzprobleme entstehen, weil der Nutzen nicht sichtbar ist. Hinzu kommt, dass viele Spezialbereiche eigene Branchensoftware nutzen, deren Anbindung Zeit kostet und das Projekt verlangsamt. Im schlimmsten Fall verliert das DMS-Projekt früh an Schwung, weil der erste sichtbare Erfolg ausbleibt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die Finanzbuchhaltung in den meisten mittelständischen Unternehmen der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt ist, welche Vorteile sich daraus ergeben und wie die schrittweise Erweiterung auf andere Bereiche gelingt. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH, einem Gebäudetechnik-Spezialisten aus Niedersachsen, mit der Finanzbuchhaltung gestartet ist und das DMS heute mehr als 5.000 Dokumente pro Monat in über 20 verschiedenen Dokumentenarten verarbeitet.
Warum die Finanzbuchhaltung sich besonders eignet
Die Finanzbuchhaltung bringt mehrere Eigenschaften mit, die sie für den DMS-Einstieg ideal machen. Erstens ist sie ein klar abgegrenzter Bereich mit überschaubaren Prozessen. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Belege folgen festen Mustern, die sich gut digital abbilden lassen. Zweitens ist die wirtschaftliche Wirkung sofort sichtbar, weil Skontofristen besser genutzt, Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler reduziert werden.
Drittens bringt die Finanzbuchhaltung ohnehin schon eine hohe Standardisierung mit, weil sie an gesetzliche Anforderungen wie die GoBD gebunden ist. Viertens lässt sich der Erfolg gut messen, weil die Effekte in konkreten Zahlen sichtbar werden, etwa in Form schnellerer Durchlaufzeiten oder geringerer Mahnaufwände. Schließlich ist die Finanzbuchhaltung in praktisch jedem Betrieb vorhanden, sodass die Lösung später leicht auf andere Bereiche übertragen werden kann.
Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH startete das DMS-Projekt im Oktober 2022 genau mit der Finanzbuchhaltung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Belege wurden schrittweise in das DMS überführt. Erst nach erfolgreicher Einführung folgten weitere Abteilungen, darunter Auftragsbearbeitung, Lieferscheine und E-Mail-Archivierung. Diese gestaffelte Vorgehensweise erwies sich als erfolgreicher Weg.
Welche Prozesse sich am schnellsten digitalisieren lassen
In der Finanzbuchhaltung gibt es einige Prozesse, die sich besonders gut für den schnellen Einstieg eignen. Der Eingangsrechnungsprozess steht dabei in den meisten Betrieben an erster Stelle, weil er das größte Volumen und gleichzeitig die klarsten Strukturen aufweist. Auch der Ausgangsrechnungsprozess lässt sich gut digitalisieren, vor allem in Vorbereitung auf die E-Rechnung.
Kontoauszüge und Bankbelege sind ein weiterer guter Einstiegspunkt, weil sie meist bereits digital vorliegen und sich mit wenig Aufwand ins DMS überführen lassen. Belege aus dem Spesenwesen, etwa Reisekostenabrechnungen, sind ein weiteres Standardthema, das in vielen Betrieben Bearbeitungszeit kostet und sich gut automatisieren lässt. Die folgende Übersicht zeigt typische Prozesse mit ihrem jeweiligen Einsparpotenzial:
| Prozess | Volumen pro Monat | Einsparpotenzial |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | Hoch | Sehr hoch |
| Ausgangsrechnungen | Mittel bis hoch | Hoch |
| Kontoauszüge | Mittel | Mittel |
| Spesenbelege | Variabel | Hoch |
| Mahnwesen | Niedrig bis mittel | Mittel |
Die Tabelle zeigt, dass die Eingangsrechnungsverarbeitung in den meisten Betrieben der Hebel mit dem höchsten Effekt ist. Wie eine moderne digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert, beschreiben wir auf unserer Produktseite im Detail. Auch die automatisierte Rechnungsprüfung spielt hier eine zentrale Rolle.
Sichtbare Erfolge fördern die Akzeptanz im Team
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines DMS-Projekts ist die Akzeptanz im Team. Wer in der Finanzbuchhaltung startet, schafft schnell sichtbare Erfolge, die andere Abteilungen motivieren. Statt langer Diskussionen über theoretische Möglichkeiten erleben Mitarbeitende konkrete Vorteile, etwa schnellere Rechnungsfreigaben oder weniger Suchaufwand nach Belegen.
Alexander Dreher, Geschäftsführer der roda Licht- und Lufttechnik GmbH, beschreibt diese Herausforderung sehr direkt. Es habe Überzeugungsarbeit gebraucht, langjährige Mitarbeitende davon zu überzeugen, dass man eine Rechnung nicht mehr ausdrucken und abheften muss. Genau hier hilft der Start in der Finanzbuchhaltung, weil sich die Effekte schnell und nachvollziehbar einstellen.
Sobald die erste Abteilung die Vorteile erlebt hat, wird sie zum internen Multiplikator. Andere Bereiche fragen nach, wann sie ebenfalls auf das DMS umsteigen können. Damit entsteht ein organischer Sog in Richtung Digitalisierung, der mit Top-Down-Anweisungen kaum zu erreichen wäre. Die schrittweise Einführung ist auch in anderen Branchen ein bewährtes Vorgehen.
Anbindung an DATEV und Buchhaltungssoftware
Ein DMS-Projekt in der Finanzbuchhaltung profitiert davon, dass die meisten Betriebe ohnehin schon mit etablierter Buchhaltungssoftware arbeiten. DATEV ist im deutschen Mittelstand der dominierende Anbieter, gefolgt von einigen anderen Lösungen. Die Anbindung eines DMS an diese Systeme ist meist gut vorbereitet und lässt sich mit überschaubarem Aufwand realisieren.
Über die Schnittstelle fließen Rechnungsdaten direkt aus dem DMS in die Finanzbuchhaltung, sodass Buchungssätze nicht mehr von Hand erfasst werden müssen. Gleichzeitig stehen die Originalbelege im DMS revisionssicher zur Verfügung und können bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden. Diese durchgängige Verbindung ist der eigentliche Effizienzhebel und sollte daher früh im Projekt aufgebaut werden.
Auch das Bundesministerium der Finanzen hebt die Bedeutung integrierter Systeme in seinen Vorgaben zur GoBD hervor. Wer hier von Anfang an saubere Strukturen aufbaut, vermeidet später kostspielige Anpassungen und ist auch bei Betriebsprüfungen gut aufgestellt. Die folgende Übersicht zeigt typische Schnittstellen, die in einem ersten Projektschritt realisiert werden:
| Schnittstelle | Funktion | Aufwand |
|---|---|---|
| DATEV | Buchungssatzübergabe | Standard, gut etabliert |
| Banking-Software | Kontoauszüge automatisch | Niedrig bis mittel |
| ERP-System | Bestelldatenabgleich | Variabel |
| Mail-Server | Rechnungseingänge | Niedrig |
| E-Rechnungsportal | XRechnung-Eingang | Niedrig |
Die Tabelle macht deutlich, dass die meisten Schnittstellen in der Finanzbuchhaltung standardisiert und gut beherrschbar sind. Damit lässt sich das Projekt zügig umsetzen und liefert schon nach wenigen Wochen erste sichtbare Erfolge.
Wie die Erweiterung auf andere Bereiche gelingt
Sobald die Finanzbuchhaltung produktiv läuft, lässt sich das DMS schrittweise auf weitere Bereiche ausweiten. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH folgten nach der Finanzbuchhaltung die Auftragsbearbeitung, die Lieferscheinverarbeitung und die E-Mail-Archivierung. Heute werden im DMS über 5.000 Dokumente pro Monat in mehr als 20 verschiedenen Dokumentenarten verarbeitet.
Wichtig ist, dass jede Erweiterung gezielt geplant wird und nicht aus dem laufenden Betrieb heraus improvisiert entsteht. Jeder neue Bereich braucht eine eigene Anforderungsanalyse, eigene Workflows und eine gezielte Schulung. Alexander Dreher übernahm dabei eine zentrale Rolle als interner Projektleiter, arbeitete sich tief in das System ein und passte viele Workflows selbstständig an. So wurde das DMS nicht nur implementiert, sondern aktiv gelebt.
Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz betont in seinen Förderprogrammen für die Digitalisierung im Mittelstand die Bedeutung einer schrittweisen Vorgehensweise. Wer hier auf einen erfahrenen Partner setzt, der diesen Weg schon mehrfach begleitet hat, profitiert von einer klaren Roadmap und vermeidet typische Stolpersteine.
Fazit
Die Finanzbuchhaltung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt. Sie verbindet überschaubare Prozesse mit hohem Volumen, klarer Messbarkeit und sichtbarer wirtschaftlicher Wirkung. Wer hier beginnt, schafft schnell die Erfolge, die für die Akzeptanz im Team und für die schrittweise Erweiterung auf andere Bereiche entscheidend sind.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH gezeigt, dass aus einem überschaubaren Einstieg in der Finanzbuchhaltung innerhalb weniger Jahre ein durchgängiges digitales Dokumentenmanagement entstehen kann. Heute werden über 5.000 Dokumente pro Monat in mehr als 20 verschiedenen Dokumentenarten verarbeitet, mit 22 aktiven DMS-Lizenzen im Einsatz. Wer in seinem eigenen Betrieb einen vergleichbaren Weg gehen möchte, findet im kostenfreien Analysegespräch eine fundierte Einschätzung der besten Startposition. Die vollständige Fallstudie der roda Licht- und Lufttechnik GmbH können Sie auf unserer Seite Fallstudien nachlesen.
Häufig gestellte Fragen zum DMS-Einstieg in der Finanzbuchhaltung
Bei der Planung eines DMS-Projekts stellen sich Geschäftsführer und Buchhaltungsleiter häufig ähnliche Fragen. Die Themen reichen vom richtigen Einstiegspunkt über die Anbindung der Buchhaltungssoftware bis zur Frage nach der Akzeptanz im Team. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen, mit konkretem Bezug zu mittelständischen Betrieben.
Warum nicht direkt das gesamte Unternehmen digitalisieren?
Eine sofortige Digitalisierung aller Bereiche wirkt theoretisch effizient, führt in der Praxis aber häufig zu Überforderung. Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen müssen sich gleichzeitig auf ein neues System einstellen, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Hinzu kommt, dass jeder Bereich eigene Anforderungen hat, die nicht im selben Tempo analysiert und umgesetzt werden können. Die schrittweise Vorgehensweise, beginnend in der Finanzbuchhaltung, schafft sichtbare Erfolge und bereitet die Erweiterung gut vor. Auch bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH hat sich dieses Vorgehen klar bewährt.
Wie lange dauert die Einführung des DMS in der Finanzbuchhaltung?
Die Einführungsdauer hängt vom Umfang der Anbindungen und der Komplexität der Prozesse ab. In den meisten mittelständischen Betrieben lässt sich die Finanzbuchhaltung innerhalb weniger Wochen produktiv setzen. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH lief das System bereits nach wenigen Wochen stabil im Echtbetrieb. Eine konkrete Zeitplanung ergibt sich nach einem ersten Workshop, in dem die individuellen Anforderungen aufgenommen werden. Die doxx-on systems GmbH erstellt darauf aufbauend einen realistischen Projektplan mit klaren Meilensteinen.
Wie hoch ist der Schulungsaufwand für die Mitarbeitenden?
Der Schulungsaufwand ist in der Finanzbuchhaltung überschaubar, weil die Prozesse strukturiert und gut greifbar sind. Eine erste Schulung umfasst typischerweise wenige Stunden, gefolgt von begleitender Betreuung in den ersten Wochen nach dem Go-Live. Mitarbeitende können das System meist innerhalb weniger Tage produktiv nutzen, weil die Bedienung intuitiv aufgebaut ist. Die doxx-on systems GmbH bietet praxisnahe Schulungen an, die genau auf die jeweiligen Arbeitsschritte zugeschnitten sind. So entsteht von Beginn an eine hohe Akzeptanz im Team.
Welche Effekte sind im ersten Jahr realistisch zu erwarten?
Im ersten Jahr nach Einführung des DMS in der Finanzbuchhaltung sind mehrere Effekte realistisch. Bearbeitungszeiten für Rechnungen reduzieren sich deutlich, häufig um 50 Prozent oder mehr. Die Nutzung von Skontofristen verbessert sich, weil Freigaben schneller erfolgen. Papier- und Tonerkosten sinken erkennbar, und Mitarbeitende empfinden ihre Arbeit als deutlich strukturierter. Wirtschaftlich amortisiert sich das System in vielen Fällen innerhalb des ersten Jahres, wobei die genauen Effekte vom jeweiligen Ausgangsniveau abhängen.
Wie wird der Übergang vom Papier zum digitalen Beleg organisiert?
Der Übergang erfolgt schrittweise und ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts. Typischerweise wird ein Stichtag definiert, ab dem alle neuen Belege digital verarbeitet werden. Bestehende Papierbelege werden bei Bedarf nachträglich digitalisiert oder bleiben im klassischen Archiv. Diese gestaffelte Vorgehensweise erlaubt es, sich schrittweise auf die neue Arbeitsweise einzustellen, ohne dass alle Altbestände sofort migriert werden müssen. Die doxx-on systems GmbH begleitet den Übergang individuell und sorgt für eine reibungslose Umstellung.
Was kostet die Einführung eines DMS in der Finanzbuchhaltung?
Die Kosten hängen von der Größe des Betriebs, der Zahl der Lizenzen und dem Umfang der Anbindungen ab. In den meisten mittelständischen Projekten amortisiert sich die Investition innerhalb des ersten Jahres durch Personalentlastung, bessere Skontonutzung und reduzierte Materialkosten. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH wurde aus dem ersten Schritt in der Finanzbuchhaltung ein durchgängiges digitales System mit 22 Lizenzen, das heute mehr als 5.000 Dokumente pro Monat verarbeitet. Die doxx-on systems GmbH erstellt nach einem Analysegespräch ein transparentes Angebot, das alle Projekt- und Betriebskosten abbildet.Wer ein DMS-Projekt im eigenen Betrieb startet, steht zunächst vor einer wichtigen Frage: Mit welchem Bereich beginnt man? Theoretisch kann ein DMS in praktisch jeder Abteilung Mehrwert schaffen, ob in Vertrieb, Einkauf, Lager oder Personal. In der Praxis hat sich allerdings ein klarer Favorit für den Einstieg herausgestellt. Die Finanzbuchhaltung bietet im DMS-Projekt eine ganze Reihe von Vorteilen, die andere Bereiche nicht in dieser Konzentration aufweisen.
Wer den Einstieg dagegen in einem komplexen Spezialbereich sucht, riskiert ein langes Projekt mit unklarem Mehrwert. Andere Abteilungen erfahren erst spät, wie das System eigentlich funktioniert und wie es ihre Arbeit verändern wird. Akzeptanzprobleme entstehen, weil der Nutzen nicht sichtbar ist. Hinzu kommt, dass viele Spezialbereiche eigene Branchensoftware nutzen, deren Anbindung Zeit kostet und das Projekt verlangsamt. Im schlimmsten Fall verliert das DMS-Projekt früh an Schwung, weil der erste sichtbare Erfolg ausbleibt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die Finanzbuchhaltung in den meisten mittelständischen Unternehmen der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt ist, welche Vorteile sich daraus ergeben und wie die schrittweise Erweiterung auf andere Bereiche gelingt. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH, einem Gebäudetechnik-Spezialisten aus Niedersachsen, mit der Finanzbuchhaltung gestartet ist und das DMS heute mehr als 5.000 Dokumente pro Monat in über 20 verschiedenen Dokumentenarten verarbeitet.
Warum die Finanzbuchhaltung sich besonders eignet
Die Finanzbuchhaltung bringt mehrere Eigenschaften mit, die sie für den DMS-Einstieg ideal machen. Erstens ist sie ein klar abgegrenzter Bereich mit überschaubaren Prozessen. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Belege folgen festen Mustern, die sich gut digital abbilden lassen. Zweitens ist die wirtschaftliche Wirkung sofort sichtbar, weil Skontofristen besser genutzt, Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler reduziert werden.
Drittens bringt die Finanzbuchhaltung ohnehin schon eine hohe Standardisierung mit, weil sie an gesetzliche Anforderungen wie die GoBD gebunden ist. Viertens lässt sich der Erfolg gut messen, weil die Effekte in konkreten Zahlen sichtbar werden, etwa in Form schnellerer Durchlaufzeiten oder geringerer Mahnaufwände. Schließlich ist die Finanzbuchhaltung in praktisch jedem Betrieb vorhanden, sodass die Lösung später leicht auf andere Bereiche übertragen werden kann.
Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH startete das DMS-Projekt im Oktober 2022 genau mit der Finanzbuchhaltung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Belege wurden schrittweise in das DMS überführt. Erst nach erfolgreicher Einführung folgten weitere Abteilungen, darunter Auftragsbearbeitung, Lieferscheine und E-Mail-Archivierung. Diese gestaffelte Vorgehensweise erwies sich als erfolgreicher Weg.
Welche Prozesse sich am schnellsten digitalisieren lassen
In der Finanzbuchhaltung gibt es einige Prozesse, die sich besonders gut für den schnellen Einstieg eignen. Der Eingangsrechnungsprozess steht dabei in den meisten Betrieben an erster Stelle, weil er das größte Volumen und gleichzeitig die klarsten Strukturen aufweist. Auch der Ausgangsrechnungsprozess lässt sich gut digitalisieren, vor allem in Vorbereitung auf die E-Rechnung.
Kontoauszüge und Bankbelege sind ein weiterer guter Einstiegspunkt, weil sie meist bereits digital vorliegen und sich mit wenig Aufwand ins DMS überführen lassen. Belege aus dem Spesenwesen, etwa Reisekostenabrechnungen, sind ein weiteres Standardthema, das in vielen Betrieben Bearbeitungszeit kostet und sich gut automatisieren lässt. Die folgende Übersicht zeigt typische Prozesse mit ihrem jeweiligen Einsparpotenzial:
| Prozess | Volumen pro Monat | Einsparpotenzial |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | Hoch | Sehr hoch |
| Ausgangsrechnungen | Mittel bis hoch | Hoch |
| Kontoauszüge | Mittel | Mittel |
| Spesenbelege | Variabel | Hoch |
| Mahnwesen | Niedrig bis mittel | Mittel |
Die Tabelle zeigt, dass die Eingangsrechnungsverarbeitung in den meisten Betrieben der Hebel mit dem höchsten Effekt ist. Wie eine moderne digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert, beschreiben wir auf unserer Produktseite im Detail. Auch die automatisierte Rechnungsprüfung spielt hier eine zentrale Rolle.
Sichtbare Erfolge fördern die Akzeptanz im Team
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines DMS-Projekts ist die Akzeptanz im Team. Wer in der Finanzbuchhaltung startet, schafft schnell sichtbare Erfolge, die andere Abteilungen motivieren. Statt langer Diskussionen über theoretische Möglichkeiten erleben Mitarbeitende konkrete Vorteile, etwa schnellere Rechnungsfreigaben oder weniger Suchaufwand nach Belegen.
Alexander Dreher, Geschäftsführer der roda Licht- und Lufttechnik GmbH, beschreibt diese Herausforderung sehr direkt. Es habe Überzeugungsarbeit gebraucht, langjährige Mitarbeitende davon zu überzeugen, dass man eine Rechnung nicht mehr ausdrucken und abheften muss. Genau hier hilft der Start in der Finanzbuchhaltung, weil sich die Effekte schnell und nachvollziehbar einstellen.
Sobald die erste Abteilung die Vorteile erlebt hat, wird sie zum internen Multiplikator. Andere Bereiche fragen nach, wann sie ebenfalls auf das DMS umsteigen können. Damit entsteht ein organischer Sog in Richtung Digitalisierung, der mit Top-Down-Anweisungen kaum zu erreichen wäre. Die schrittweise Einführung ist auch in anderen Branchen ein bewährtes Vorgehen.
Anbindung an DATEV und Buchhaltungssoftware
Ein DMS-Projekt in der Finanzbuchhaltung profitiert davon, dass die meisten Betriebe ohnehin schon mit etablierter Buchhaltungssoftware arbeiten. DATEV ist im deutschen Mittelstand der dominierende Anbieter, gefolgt von einigen anderen Lösungen. Die Anbindung eines DMS an diese Systeme ist meist gut vorbereitet und lässt sich mit überschaubarem Aufwand realisieren.
Über die Schnittstelle fließen Rechnungsdaten direkt aus dem DMS in die Finanzbuchhaltung, sodass Buchungssätze nicht mehr von Hand erfasst werden müssen. Gleichzeitig stehen die Originalbelege im DMS revisionssicher zur Verfügung und können bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden. Diese durchgängige Verbindung ist der eigentliche Effizienzhebel und sollte daher früh im Projekt aufgebaut werden.
Auch das Bundesministerium der Finanzen hebt die Bedeutung integrierter Systeme in seinen Vorgaben zur GoBD hervor. Wer hier von Anfang an saubere Strukturen aufbaut, vermeidet später kostspielige Anpassungen und ist auch bei Betriebsprüfungen gut aufgestellt. Die folgende Übersicht zeigt typische Schnittstellen, die in einem ersten Projektschritt realisiert werden:
| Schnittstelle | Funktion | Aufwand |
|---|---|---|
| DATEV | Buchungssatzübergabe | Standard, gut etabliert |
| Banking-Software | Kontoauszüge automatisch | Niedrig bis mittel |
| ERP-System | Bestelldatenabgleich | Variabel |
| Mail-Server | Rechnungseingänge | Niedrig |
| E-Rechnungsportal | XRechnung-Eingang | Niedrig |
Die Tabelle macht deutlich, dass die meisten Schnittstellen in der Finanzbuchhaltung standardisiert und gut beherrschbar sind. Damit lässt sich das Projekt zügig umsetzen und liefert schon nach wenigen Wochen erste sichtbare Erfolge.
Wie die Erweiterung auf andere Bereiche gelingt
Sobald die Finanzbuchhaltung produktiv läuft, lässt sich das DMS schrittweise auf weitere Bereiche ausweiten. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH folgten nach der Finanzbuchhaltung die Auftragsbearbeitung, die Lieferscheinverarbeitung und die E-Mail-Archivierung. Heute werden im DMS über 5.000 Dokumente pro Monat in mehr als 20 verschiedenen Dokumentenarten verarbeitet.
Wichtig ist, dass jede Erweiterung gezielt geplant wird und nicht aus dem laufenden Betrieb heraus improvisiert entsteht. Jeder neue Bereich braucht eine eigene Anforderungsanalyse, eigene Workflows und eine gezielte Schulung. Alexander Dreher übernahm dabei eine zentrale Rolle als interner Projektleiter, arbeitete sich tief in das System ein und passte viele Workflows selbstständig an. So wurde das DMS nicht nur implementiert, sondern aktiv gelebt.
Auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz betont in seinen Förderprogrammen für die Digitalisierung im Mittelstand die Bedeutung einer schrittweisen Vorgehensweise. Wer hier auf einen erfahrenen Partner setzt, der diesen Weg schon mehrfach begleitet hat, profitiert von einer klaren Roadmap und vermeidet typische Stolpersteine.
Fazit
Die Finanzbuchhaltung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen der beste Startpunkt für ein DMS-Projekt. Sie verbindet überschaubare Prozesse mit hohem Volumen, klarer Messbarkeit und sichtbarer wirtschaftlicher Wirkung. Wer hier beginnt, schafft schnell die Erfolge, die für die Akzeptanz im Team und für die schrittweise Erweiterung auf andere Bereiche entscheidend sind.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH gezeigt, dass aus einem überschaubaren Einstieg in der Finanzbuchhaltung innerhalb weniger Jahre ein durchgängiges digitales Dokumentenmanagement entstehen kann. Heute werden über 5.000 Dokumente pro Monat in mehr als 20 verschiedenen Dokumentenarten verarbeitet, mit 22 aktiven DMS-Lizenzen im Einsatz. Wer in seinem eigenen Betrieb einen vergleichbaren Weg gehen möchte, findet im kostenfreien Analysegespräch eine fundierte Einschätzung der besten Startposition. Die vollständige Fallstudie der roda Licht- und Lufttechnik GmbH können Sie auf unserer Seite Fallstudien nachlesen.
Häufig gestellte Fragen zum DMS-Einstieg in der Finanzbuchhaltung
Bei der Planung eines DMS-Projekts stellen sich Geschäftsführer und Buchhaltungsleiter häufig ähnliche Fragen. Die Themen reichen vom richtigen Einstiegspunkt über die Anbindung der Buchhaltungssoftware bis zur Frage nach der Akzeptanz im Team. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen, mit konkretem Bezug zu mittelständischen Betrieben.
Warum nicht direkt das gesamte Unternehmen digitalisieren?
Eine sofortige Digitalisierung aller Bereiche wirkt theoretisch effizient, führt in der Praxis aber häufig zu Überforderung. Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen müssen sich gleichzeitig auf ein neues System einstellen, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Hinzu kommt, dass jeder Bereich eigene Anforderungen hat, die nicht im selben Tempo analysiert und umgesetzt werden können. Die schrittweise Vorgehensweise, beginnend in der Finanzbuchhaltung, schafft sichtbare Erfolge und bereitet die Erweiterung gut vor. Auch bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH hat sich dieses Vorgehen klar bewährt.
Wie lange dauert die Einführung des DMS in der Finanzbuchhaltung?
Die Einführungsdauer hängt vom Umfang der Anbindungen und der Komplexität der Prozesse ab. In den meisten mittelständischen Betrieben lässt sich die Finanzbuchhaltung innerhalb weniger Wochen produktiv setzen. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH lief das System bereits nach wenigen Wochen stabil im Echtbetrieb. Eine konkrete Zeitplanung ergibt sich nach einem ersten Workshop, in dem die individuellen Anforderungen aufgenommen werden. Die doxx-on systems GmbH erstellt darauf aufbauend einen realistischen Projektplan mit klaren Meilensteinen.
Wie hoch ist der Schulungsaufwand für die Mitarbeitenden?
Der Schulungsaufwand ist in der Finanzbuchhaltung überschaubar, weil die Prozesse strukturiert und gut greifbar sind. Eine erste Schulung umfasst typischerweise wenige Stunden, gefolgt von begleitender Betreuung in den ersten Wochen nach dem Go-Live. Mitarbeitende können das System meist innerhalb weniger Tage produktiv nutzen, weil die Bedienung intuitiv aufgebaut ist. Die doxx-on systems GmbH bietet praxisnahe Schulungen an, die genau auf die jeweiligen Arbeitsschritte zugeschnitten sind. So entsteht von Beginn an eine hohe Akzeptanz im Team.
Welche Effekte sind im ersten Jahr realistisch zu erwarten?
Im ersten Jahr nach Einführung des DMS in der Finanzbuchhaltung sind mehrere Effekte realistisch. Bearbeitungszeiten für Rechnungen reduzieren sich deutlich, häufig um 50 Prozent oder mehr. Die Nutzung von Skontofristen verbessert sich, weil Freigaben schneller erfolgen. Papier- und Tonerkosten sinken erkennbar, und Mitarbeitende empfinden ihre Arbeit als deutlich strukturierter. Wirtschaftlich amortisiert sich das System in vielen Fällen innerhalb des ersten Jahres, wobei die genauen Effekte vom jeweiligen Ausgangsniveau abhängen.
Wie wird der Übergang vom Papier zum digitalen Beleg organisiert?
Der Übergang erfolgt schrittweise und ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts. Typischerweise wird ein Stichtag definiert, ab dem alle neuen Belege digital verarbeitet werden. Bestehende Papierbelege werden bei Bedarf nachträglich digitalisiert oder bleiben im klassischen Archiv. Diese gestaffelte Vorgehensweise erlaubt es, sich schrittweise auf die neue Arbeitsweise einzustellen, ohne dass alle Altbestände sofort migriert werden müssen. Die doxx-on systems GmbH begleitet den Übergang individuell und sorgt für eine reibungslose Umstellung.
Was kostet die Einführung eines DMS in der Finanzbuchhaltung?
Die Kosten hängen von der Größe des Betriebs, der Zahl der Lizenzen und dem Umfang der Anbindungen ab. In den meisten mittelständischen Projekten amortisiert sich die Investition innerhalb des ersten Jahres durch Personalentlastung, bessere Skontonutzung und reduzierte Materialkosten. Bei der roda Licht- und Lufttechnik GmbH wurde aus dem ersten Schritt in der Finanzbuchhaltung ein durchgängiges digitales System mit 22 Lizenzen, das heute mehr als 5.000 Dokumente pro Monat verarbeitet. Die doxx-on systems GmbH erstellt nach einem Analysegespräch ein transparentes Angebot, das alle Projekt- und Betriebskosten abbildet.
