Speditionsrechnungen gehören zu den prüfungsintensivsten Belegen im Logistikgeschäft. Jede einzelne Rechnung muss gegen die ursprünglich vereinbarte Tour, den verhandelten Preis, den Abliefernachweis und die Bankdaten des Lieferanten geprüft werden, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Erfahrene Sachbearbeiter erkennen Abweichungen mit einem geübten Blick, doch bei mehreren hundert Rechnungen pro Monat summiert sich dieser Aufwand schnell zu einem erheblichen Engpass.
Wer hier nicht aktiv automatisiert, riskiert mehrere Folgen gleichzeitig. Kleinere Abweichungen bleiben unentdeckt, weil schlicht keine Zeit für ausgedehnte Prüfungen bleibt. Skontofristen werden verpasst, weil die Freigabe zu spät erfolgt. Erfahrene Mitarbeitende verbringen ihre Zeit mit Routinekontrollen statt mit beratenden Aufgaben gegenüber Kunden oder Disponenten. Gleichzeitig steigt die Abhängigkeit von einzelnen Personen, weil nur sie wissen, wo bei welchem Lieferanten typische Fehlerquellen liegen. In einem Wettbewerb, der ohnehin von Margendruck geprägt ist, kostet das Unternehmen Geld und Substanz.
In diesem Beitrag erfahren Sie konkret, wie sich Speditionsrechnungen automatisch prüfen lassen, welche Prüfkriterien dabei abgedeckt werden und welche Effekte sich in der Praxis ergeben. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen gemeinsam mit der GB Spedition + Kurier GmbH einen automatisierten Rechnungsprüfprozess realisiert hat, der den manuellen Prüfaufwand bei einzelnen Kriterien um bis zu 99 Prozent reduziert.
Welche Prüfkriterien sich automatisieren lassen
Eine Speditionsrechnung enthält eine Vielzahl von Datenpunkten, die jeweils gegen interne Informationen geprüft werden müssen. Dazu gehören das Datum und das Ziel der Fahrt, der vereinbarte Frachtpreis, die hinterlegte Bankverbindung des Lieferanten und der zugehörige Abliefernachweis. Klassischerweise erfolgt diese Prüfung von Hand, bei guten Mitarbeitenden routiniert, aber dennoch fehleranfällig.
Ein automatisierter Rechnungsprüfprozess übernimmt diese Prüfungen maschinell und gleicht die Rechnungsdaten gegen die im Speditionssystem hinterlegten Auftragsdaten ab. Stimmen alle Punkte überein, läuft die Rechnung ohne weiteren Eingriff durch. Bei Abweichungen wird sie den Mitarbeitenden zur manuellen Prüfung vorgelegt, gezielt auf die Punkte, die nicht stimmen. So bleibt die menschliche Aufmerksamkeit genau dort, wo sie wirklich gebraucht wird.
Bei der GB Spedition + Kurier GmbH umfasst das Regelwerk mehrere Prüfpunkte gleichzeitig. Geprüft werden unter anderem das Fahrtdatum, das Fahrtziel, der vereinbarte Preis sowie der Abgleich der angegebenen IBAN gegen die hinterlegten Stammdaten. Auch der Abliefernachweis im Tourenmanagementsystem fließt in die Prüfung ein. Erst wenn alle Punkte stimmen, erfolgt die automatische Freigabe und die Übergabe an die Buchhaltung.
Die Rolle des Tourenmanagementsystems
Damit eine automatisierte Rechnungsprüfung in einer Spedition funktioniert, müssen DMS und Tourenmanagementsystem reibungslos zusammenarbeiten. Die GB Spedition + Kurier GmbH setzt seit 2007 die Branchensoftware Lavid-F.I.S. ein, die als Speditionssoftware und Tourenmanagementsystem das gesamte Touren- und Abrechnungsgeschäft abbildet. Für die automatisierte Rechnungsprüfung wurde gemeinsam mit der doxx-on systems GmbH eine individuelle Schnittstelle entwickelt.
Über diese Schnittstelle gleicht das DMS die ausgelesenen Rechnungsdaten direkt gegen die Auftragsdaten im Tourenmanagement ab. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten in das Speditionssystem übergeben, sodass sich der gesamte Kreislauf schließt. Diese durchgängige Verbindung der Systeme ist der eigentliche Hebel der Automatisierung. Ohne eine saubere Schnittstelle bleibt jede Belegerkennung eine Insellösung.
Wer in seiner Spedition andere Branchensoftware einsetzt, kann häufig ähnliche Schnittstellen realisieren. Entscheidend ist, dass der DMS-Partner die Logik der Logistikbranche versteht und über die nötige technische Erfahrung verfügt. Die doxx-on systems GmbH hat in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Speditionen gezeigt, dass auch individuelle Anbindungen in vertretbarem Zeitrahmen realisierbar sind. Mehr Hintergrund zur grundsätzlichen automatisierten Rechnungsprüfung finden Sie in unserem Grundlagenartikel.
Konkrete Effekte aus der Praxis
Die Effekte einer automatisierten Rechnungsprüfung lassen sich bei der GB Spedition + Kurier GmbH klar in Zahlen messen. Bei einzelnen Prüfkriterien wurde der manuelle Aufwand um bis zu 99 Prozent reduziert. Durchschnittlich fallen heute nur noch etwa 20 Prozent der Prüfaufgaben in der manuellen Bearbeitung an, der Rest läuft vollautomatisch. Die folgende Übersicht zeigt die Veränderung pro Prüfkriterium:
| Prüfkriterium | Manueller Aufwand vorher | Manueller Aufwand nachher |
|---|---|---|
| Lieferschein-Abgleich | 100 Prozent | Rund 50 Prozent |
| Ankunftsort | 100 Prozent | Rund 30 Prozent |
| Abfahrtsort | 100 Prozent | Rund 20 Prozent |
| Leistungsdatum | 100 Prozent | Rund 10 Prozent |
| IBAN- und Kontodaten | 100 Prozent | Unter 5 Prozent |
Die Tabelle zeigt, dass nicht alle Prüfkriterien im gleichen Ausmaß automatisiert werden können, dass die Effekte aber durchgängig massiv sind. Insbesondere bei der Prüfung von IBAN-Daten erreicht die Automatisierung nahezu hundert Prozent, weil die Stammdaten der Lieferanten zentral hinterlegt sind und der Abgleich rein technisch erfolgt. Bei komplexeren Kriterien wie dem Lieferschein-Abgleich bleibt ein Restanteil manueller Bearbeitung erhalten.
Was die freigewordene Zeit ermöglicht
Die freigewordene Zeit der Mitarbeitenden ist der eigentliche Wert einer solchen Automatisierung. Statt Stunden mit Routineprüfungen zu verbringen, können sich erfahrene Sachbearbeiter und Disponenten auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Sie analysieren Tarifstrukturen, sprechen mit Lieferanten über Konditionen oder unterstützen die Geschäftsführung bei der Optimierung weiterer Prozesse.
Die GB Spedition + Kurier GmbH nutzt diese gewonnene Zeit aktiv für strategische Themen. Heike und Frank Clemens, die Geschäftsführer des Unternehmens, leben die Devise „Wir GB`n Gummi“ auch in der Verwaltung und treiben die Digitalisierung kontinuierlich weiter. Die automatisierte Rechnungsprüfung ist dabei nur ein Baustein in einer übergreifenden Modernisierungsstrategie.
Auch das Statistische Bundesamt weist in seinen Logistikstatistiken regelmäßig darauf hin, dass die Produktivität in der deutschen Logistikbranche eng mit dem Grad der Digitalisierung verbunden ist. Wer in der Verwaltung effizienter wird, schafft sich Spielraum für Investitionen in andere Bereiche und stärkt die eigene Wettbewerbsposition.
Was bei der Einführung zu beachten ist
Damit eine automatisierte Rechnungsprüfung in einer Spedition wirklich funktioniert, müssen einige Grundlagen stimmen. Erstens braucht es saubere Stammdaten im Tourenmanagementsystem, weil das DMS gegen diese Daten prüft. Zweitens müssen die Eingangsrechnungen idealerweise bereits digital eingehen, sei es per E-Mail oder als strukturierte E-Rechnung. Drittens ist eine klare Regelung notwendig, wer im Fall von Abweichungen prüft und freigibt.
Hinzu kommt das Thema E-Rechnung, das durch die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland an Bedeutung gewinnt. Speditionen, die ihre Rechnungsverarbeitung bereits heute über eine moderne DMS-Lösung steuern, sind für diese Umstellung gut gerüstet. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung:
| Voraussetzung | Bedeutung | Aufwand zur Erfüllung |
|---|---|---|
| Saubere Stammdaten Lieferanten | Basis für IBAN-Abgleich | Mittel, einmalig |
| Strukturierte Auftragsdaten | Basis für Routenabgleich | Niedrig, wenn TMS gepflegt |
| Digitale Rechnungseingänge | Voraussetzung Belegerkennung | Niedrig bis mittel |
| Klare Freigaberegeln | Steuerung der Ausnahmen | Niedrig, Definition genügt |
| Schulung der Mitarbeitenden | Akzeptanz im Alltag | Mittel, einmalig |
Die Tabelle macht deutlich, dass die Voraussetzungen meist überschaubar sind. Vielfach existieren sie bereits, weil moderne Speditionen ihre Touren- und Lieferantendaten ohnehin digital pflegen. Die doxx-on systems GmbH prüft diese Voraussetzungen im Rahmen eines Workshops und entwickelt darauf aufbauend einen individuellen Umsetzungsplan. Die vollständige Fallstudie der GB Spedition finden Sie auf unserer Seite Fallstudien.
Fazit
Die automatisierte Prüfung von Speditionsrechnungen ist einer der wirksamsten Hebel zur Steigerung der Effizienz in der Logistikverwaltung. Sie reduziert manuelle Routinearbeit massiv, beschleunigt Durchlaufzeiten, verringert die Fehleranfälligkeit und schafft Spielraum für strategische Aufgaben. Bei der GB Spedition + Kurier GmbH wurde der manuelle Prüfaufwand bei einzelnen Kriterien um bis zu 99 Prozent reduziert, was die Schlagkraft dieser Lösung sehr klar belegt.
Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen hat in diesem Projekt nicht nur ein DMS-System eingeführt, sondern auch eine individuelle Schnittstelle zum Tourenmanagement realisiert und damit eine durchgängige digitale Prozesskette geschaffen. Wer in seiner eigenen Spedition prüfen möchte, ob sich ein vergleichbares Projekt lohnt, beginnt typischerweise mit einem Workshop, in dem die bestehenden Strukturen und die möglichen Schnittstellen gemeinsam analysiert werden. Ein kostenfreies Analysegespräch ist der unkomplizierteste Einstieg in dieses Thema.
Häufig gestellte Fragen zur automatisierten Speditionsrechnungsprüfung
Bei der Einführung einer automatisierten Rechnungsprüfung in der Spedition tauchen immer wieder ähnliche Fragen auf. Dabei geht es nicht nur um die Technik, sondern auch um den Umgang mit Sonderfällen und um die Frage, wie sich die Mitarbeitenden in das neue System einfinden. Im Folgenden finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns in der Beratungspraxis am häufigsten begegnen, mit konkretem Bezug zu typischen Speditionsbetrieben.
Welche Speditionssoftware lässt sich an ein DMS anbinden?
Grundsätzlich lassen sich nahezu alle gängigen Speditions- und Tourenmanagementsysteme an ein modernes DMS anbinden, sofern entsprechende Schnittstellen vorhanden sind oder entwickelt werden können. Bei der GB Spedition + Kurier GmbH wurde eine individuelle Schnittstelle zwischen dem DMS von doxx-on systems GmbH und der Branchensoftware Lavid-F.I.S. realisiert. Auch Verbindungen zu anderen verbreiteten Branchenlösungen sind in den meisten Fällen möglich. Die genaue Anbindung wird im Rahmen eines Workshops geplant und auf die individuellen Anforderungen der Spedition zugeschnitten. So entsteht eine maßgeschneiderte Lösung statt einer Standardanbindung.
Wie werden Frachtgutschriften und Sammelabrechnungen behandelt?
Frachtgutschriften und Sammelabrechnungen werden im automatisierten Rechnungsprüfprozess als eigene Belegarten geführt. Bei Sammelabrechnungen, die mehrere Einzelfahrten umfassen, erfolgt der Abgleich auf Positionsebene gegen die jeweiligen Touren. Frachtgutschriften, die der Verlader ausstellt, werden gesondert verarbeitet und automatisch zugeordnet, sofern die zugrundeliegenden Stammdaten korrekt hinterlegt sind. Die Konfiguration erfolgt individuell pro Spedition, weil unterschiedliche Geschäftsmodelle unterschiedliche Logiken erfordern. Die doxx-on systems GmbH passt das System genau an die jeweiligen Anforderungen an.
Wie hoch ist die Anfangsinvestition für ein solches Projekt?
Die Anfangsinvestition hängt vom Umfang der Anbindungen und der Komplexität der Prozesse ab. Typischerweise umfasst sie Lizenzkosten, Projektaufwand für Workshop und Implementierung sowie Schulung der Mitarbeitenden. Im Vergleich zu den langfristigen Einsparungen sind die Kosten meist überschaubar, vor allem wenn die Personalentlastung und die verbesserte Skontonutzung in die Rechnung einbezogen werden. Die doxx-on systems GmbH erstellt nach einem ersten Workshop ein transparentes Angebot mit allen Projekt- und Betriebskosten. So erhalten Sie eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Wie lange dauert die Einführung in einer mittelständischen Spedition?
Die Einführungsdauer variiert je nach Komplexität der Anbindungen und der Zahl der Lieferanten. Im Fall der GB Spedition + Kurier GmbH erfolgte die Einführung mit einem ersten Workshop und anschließender schrittweiser Implementierung. Erste produktive Ergebnisse lassen sich häufig innerhalb weniger Wochen erreichen, während die vollständige Anbindung aller Lieferanten und Spezialfälle einige Monate dauern kann. Eine konkrete Zeitplanung ergibt sich nach dem ersten Workshop, in dem die individuellen Anforderungen aufgenommen werden. Auch der Umfang der zu migrierenden Altrechnungen wirkt sich auf die Projektdauer aus.
Welche Effekte sind realistisch im Vergleich zur GB Spedition?
Die Effekte hängen stark von der Ausgangslage und der Datenqualität ab. Speditionen mit gut gepflegten Stammdaten und einem modernen Tourenmanagementsystem erreichen häufig vergleichbare Effekte wie die GB Spedition + Kurier GmbH. Bei einzelnen Prüfkriterien sind Reduzierungen von 80 bis 99 Prozent realistisch. Im Durchschnitt liegt die Reduzierung des manuellen Prüfaufwands meist zwischen 70 und 90 Prozent, abhängig von der Vielfalt der Lieferanten und der Komplexität der Auftragsstrukturen. Die genaue Erwartung wird im Workshop individuell berechnet, sodass die Spedition eine realistische Vorstellung von den möglichen Effekten erhält.
Was passiert, wenn die Lieferanten ihre Rechnungsformate ändern?
Änderungen an Rechnungsformaten werden vom System in der Regel automatisch erkannt und verarbeitet. Bei größeren Layoutänderungen lernt die Belegerkennung nach wenigen Rechnungen das neue Format ebenfalls zuverlässig zu lesen. Wo dies nicht der Fall ist, kann die Konfiguration manuell angepasst werden. Mit der Einführung strukturierter E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD wird diese Frage zunehmend irrelevant, weil die Daten standardisiert ausgeliefert werden. Die doxx-on systems GmbH passt das System bei Bedarf an und sorgt dafür, dass die Verarbeitung dauerhaft zuverlässig funktioniert.
