Digitalisierung im Elektronik und Batteriehandel

Papierbasierte Prozesse vollständig abgelöst bei der MAX Power Products GmbH

MAX Power Products GmbH & Co. KG in Zusammenarbeit mit doxx-on systems GmbH

Projektübersicht

MAX Power Products entschied sich 2022 den nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft zu gehen: Die papierbasierte Rechnungsfreigabe und Archivierung sollten durch ein zentrales, digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelöst werden. Ziel war es, Prozesse effizienter zu gestalten, Transparenz zu schaffen und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen.

Ausgangssituation

Papierbasierte Rechnungsverarbeitung mit hohem manuellem Aufwand
Kein ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente (Homeoffice Herausforderung)
Verzögerte Freigaben und unklare Zuständigkeiten
Fehlende Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Prozess
Zeitintensive Archivierung und schwierige Dokumentensuche

Lösung & Umsetzung mit dem DMS

Start mit digitaler Eingangsrechnungsverarbeitung
Integration weiterer Dokumentenarten (z. B. Lieferscheine, Verträge, Frachtpapiere)
Direkte Anbindung an das ERP-System „Apollo“
Einführung automatisierter Workflows und Indexierung
Schulung und Einbindung aller Mitarbeitenden
Laufende Erweiterung und Optimierung durch das Projektteam

Ergebnisse & Mehrwert

Rechnungen werden vollständig digital erfasst, verarbeitet und archiviert
Freigaben laufen automatisch und deutlich schneller ab
Transparente Prozesse mit klar definierten Zuständigkeiten
Mobiles Arbeiten ohne Medienbrüche oder Zugriffsprobleme
Deutlich weniger Papierverbrauch, Aufwand und Rückfragen
Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf und Management

„In der Corona-Zeit wurde deutlich: So geht es nicht weiter. Unser Geschäftsführer meinte damals: ‚Wir müssen das jetzt mal digitalisieren‘ – und ich durfte das Thema federführend übernehmen.“

Anne Bertels

Projektverantwortliche Digitalisierung

Ausgangssituation

Über den Kunden

Die MAX Power Products GmbH & Co. KG ist ein Unternehmen der Wünsche Group und zählt zu den führenden Anbietern im Bereich Batterien, Energiespeicher und Elektronikzubehör. Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Batterien, Akkus, Ladegeräte und LED-Produkte für den internationalen Handel und steht für Innovation, Zuverlässigkeit und Energieeffizienz.

Die Herausforderungen

Vor der Einführung des DMS waren zahlreiche Abläufe bei MAX Power Products noch papierbasiert. Rechnungen wurden manuell weitergeleitet, aufbewahrt und genehmigt – ein Prozess, der viel Zeit kostete und in Stoßzeiten für Engpässe sorgte. Besonders im Homeoffice und bei standortübergreifender Arbeit wurde die fehlende digitale Struktur zunehmend zur Herausforderung.

Aufwendige, papierbasierte Prozesse
Keine durchgängige Transparenz im Freigabeprozess
Fehlender Zugriff bei mobilem Arbeiten
Hoher Aufwand für Ablage, Suche und Nachverfolgung
Erhöhte Fehlerquote durch doppelte Ablagen oder übersehene Dokumente

„Was uns überzeugt hat, war die Mischung aus technischer Kompetenz, persönlicher Betreuung und Verständnis für unsere Abläufe. Wir hatten zu jedem Zeitpunkt das Gefühl, dass doxx-on systems insbesondere Herr Göbel & Herr Grobecker genau wissen, worauf es uns ankommt.“

Anne Bertels

Projektverantwortliche Digitalisierung

Projektablauf

Schnelle Implementierung:
Bereits nach wenigen Wochen lief das System stabil im Echtbetrieb.
Automatisierte Prozesse:
Freigaben, Indexierungen und Archivierungen erfolgen vollständig digital und nachvollziehbar.
Integration weiterer Dokumente:
Inzwischen werden über 20 verschiedene Dokumentenarten digital verarbeitet, darunter Kundenbestellungen, Lieferscheine, Verträge und Frachtpapiere.
Nahtlose ERP-Anbindung:
Die Verbindung mit „Apollo“ ermöglicht automatisierte Datensynchronisation und transparente Prozesse ohne Medienbrüche.
Einbindung und Schulung der Mitarbeitenden:
Das gesamte Team wurde frühzeitig eingebunden und praxisnah geschult. Durch die klare Struktur und intuitive Bedienung wurde das System schnell akzeptiert und aktiv im Arbeitsalltag genutzt. Besonders die Vereinfachung der Abläufe und die Zeitersparnis stießen auf positive Resonanz.
Hohe Flexibilität:
Workflows, Berechtigungen und Ansichten konnten individuell an die bestehenden Abläufe angepasst werden.

"Wir haben das System extrem individuell an unsere Abläufe anpassen können – und doxx-on systems hat alles möglich gemacht, was wir uns gewünscht haben. “

Anne Bertels

Projektverantwortliche Digitalisierung

Ergebnisse

Die Einführung des DMS von doxx-on systems hat die Arbeitsweise bei MAX Power Products grundlegend verändert. Was zuvor zeitaufwändig, papierbasiert und fehleranfällig war, ist heute digital, transparent und effizient. Durch automatisierte Prozesse, klare Freigabestrukturen und ortsunabhängigen Zugriff wurde der Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

100 % papierloser Rechnungsprozess – kein Drucken oder Abheften mehr notwendig
Deutlich höhere Transparenz – alle Freigaben und Bearbeitungsschritte sind digital nachvollziehbar.
Schnellere Abläufe & spürbare Zeitersparnis – Workflows verkürzen Durchlaufzeiten und entlasten Mitarbeitende.
Mobiles Arbeiten ohne Einschränkungen – Zugriff auf alle relevanten Unterlagen jederzeit und von überall.
Reduzierte Fehlerquote – strukturierte Prüfschritte verhindern doppelte Ablagen oder falsche Zuordnungen.
Weniger Suchaufwand & Nachfragen – Dokumente sind sekundenschnell auffindbar, Prozesse laufen automatisch weiter.

„Es hat unsere Arbeitsweise und Firmenkultur komplett verändert – wir arbeiten heute viel strukturierter, transparenter und effizienter. “

Anne Bertels

Projektverantwortliche Digitalisierung

Fazit & Ausblick

Erfolgreiche Digitalisierung lebt von Menschen, die sie vorantreiben.

Bei MAX Power Products war das Anne Bertels – die treibende Kraft hinter dem neuen Dokumentenmanagementsystem, Schnittstelle, Motivatorin und Umsetzerin zugleich.
Als interne Projektleiterin koordinierte sie die Umsetzung, schulte das Team und sorgte dafür, dass das DMS nicht nur technisch funktioniert, sondern im Alltag aktiv genutzt wird. Ihr Engagement machte das Projekt zu einem Best-Practice-Beispiel für digitale Transformation im Mittelstand.
Die Zusammenarbeit zwischen MAX Power Products und doxx-on systems zeigt,
wie mittelständische Unternehmen durch gezielte Digitalisierung ihre Effizienz nachhaltig steigern können – vom papierlastigen Prozess hin zu einer agilen, transparenten und vollständig digitalen Arbeitsweise.

Nach dem erfolgreichen Projekt plant MAX Power Products bereits die nächsten Schritte: mehr Automatisierung, weniger manuelle Arbeit und eine langfristig skalierbare digitale Struktur – unter anderem durch das neue Forms-Modul für Reisekostenabrechnungen.