Automatisierung in der Speditionsbranche

Wie GB Spedition die Rechnungsprüfung automatisierte und den manuellen Aufwand um bis zu 99 % reduzierte

GB Spedition + Kurier GmbH in Zusammenarbeit mit doxx-on systems GmbH

Projektübersicht

Ausgangssituation

Rechnungsprüfung vollständig manuell
Abgleich gegen Lavid-F.I.S.-Daten per Hand
Hoher Zeitaufwand für Mitarbeitende
Fehleranfälligkeit durch manuelle Prüfschritte
Kein automatischer Upload ins Tourenmanagement

Lösung & Umsetzung mit dem DMS

DMS-Lösung mit integrierter Belegerkennung
Schnittstelle zu Lavid-F.I.S. Tourenmanagement
Automatischer Abgleich prüfrelevanter Rechnungsdaten
Manuelle Prüfung nur noch bei Abweichung
Automatische Übergabe ans Speditionssystem

Ergebnisse & Mehrwert

Prüfaufwand um bis zu 99 % reduziert
Nur noch 20 % der Prüfungen fallen manuell an
Deutlich schnellere Rechnungsbearbeitung
Stabile, mitarbeiterunabhängige Prozesse
Freigesetzte Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben

Ausgangssituation

Über den Kunden

Die GB Spedition + Kurier GmbH aus Grünstadt steht für europaweite Transporte rund um die Uhr – von Direktfahrten und Expresslieferungen bis hin zu Sammelgut und Lagerlogistik. Als Spediteur mit dem Anspruch maximaler Effizienz setzt GB seit jeher auf konsequente Prozessoptimierung und den gezielten Einsatz von Branchensoftware. Das digitale Herzstück des Unternehmens ist Lavid-F.I.S. – die Speditionssoftware, die Stammdatenverwaltung, Kundendatenmanagement und das gesamte Tourenmanagement inklusive Abrechnung abbildet. Die eingehenden Speditionsrechnungen wurden bisher jedoch manuell gegen die im System erfassten Auftragsdaten geprüft und bei Korrektheit manuell zur Zahlung freigegeben – einer der letzten Prozesse im Unternehmen mit echtem Automatisierungspotenzial, der sich mit den Bordmitteln von Lavid allein nicht umsetzen ließ.

Die Herausforderungen

GB Spedition hatte ihre Unternehmensprozesse bereits weitgehend digitalisiert – die manuelle Rechnungsprüfung war einer der letzten verbliebenen Prozesse mit echtem Automatisierungspotenzial.

Unterschiedliche Ablagestrukturen in verschiedenen Abteilungen
Fehlende Automatisierung bei Dokumentenfreigaben
Zeitaufwändige Suche nach aktuellen Versionen
Begrenzte Möglichkeiten zur revisionssicheren Archivierung
Notwendigkeit einer einheitlichen, skalierbaren DMS-Struktur

Höchstmögliche Automatisierung der Rechnungsprüfung

2021 wurde die doxx-on systems aus Ettlingen mit an Bord genommen, um gemeinsam mit GB und Lavid den Rechnungsprüfprozess zu digitalisieren. Nach einem ersten Workshop stand fest: Eine DMS-Lösung mit integrierter Belegerkennung und Schnittstelle zu Lavid-F.I.S. war der fehlende Baustein. Ziel des gemeinsamen Projekts war eine höchstmögliche Automatisierung der Rechnungsprüfung – möglichst viele Informationen zur Fahrt und zum Lieferanten sollten automatisch abgeglichen und nur bei Abweichungen den Mitarbeitenden zur Prüfung vorgelegt werden.

Das Regelwerk umfasste Kriterien wie Fahrtdatum, -ziel und vereinbarter Preis, den IBAN-Abgleich gegen die Stammdaten sowie die Prüfung, ob bereits ein Abliefernachweis im F.I.S. vorlag. Stimmten alle Daten überein, erfolgte die Übergabe der Rechnungsdaten ans Tourenmanagement vollautomatisch – ohne manuellen Eingriff.

Vorgehen

Schritt für Schritt in die digitale Freiheit

Erster Workshop: Gemeinsam mit GB Spedition und Lavid Software wurde der Rechnungsprüfprozess analysiert und das Ziel definiert – maximale Automatisierung durch eine DMS-Lösung mit Belegerkennung und Schnittstelle zu Lavid-F.I.S.
Aufbau des Regelwerks: Prüfkriterien wurden definiert – Datum und Ziel der Fahrt, vereinbarter Preis, IBAN-Abgleich gegen Stammdaten sowie Prüfung des Abliefernachweises.
Schnittstellenentwicklung: Die Verbindung zwischen DMS und Lavid-F.I.S. wurde entwickelt und getestet – für einen reibungslosen, automatischen Datenaustausch zwischen beiden Systemen.
Go-Live & automatischer Regelbetrieb: Eingehende Rechnungen werden seither automatisch ausgelesen, maschinell geprüft und bei Übereinstimmung vollautomatisch ans Tourenmanagement übergeben.
Manuelle Prüfung nur bei Abweichung: Stimmen die Rechnungsdaten nicht mit den Auftragsdaten überein, wird die Rechnung gezielt den Mitarbeitenden zur Prüfung vorgelegt – kein unnötiger Aufwand, kein Durchrutschen.
Kontinuierliche Optimierung: Nach dem Go-Live wurde das Regelwerk fortlaufend verfeinert und gemeinsam mit der Geschäftsführung nach weiteren Automatisierungspotenzialen gesucht.

Ergebnis

Prüfaufwand bei einzelnen Kriterien um bis zu 99 % reduziert
Durchschnittlich nur noch 20 % der Prüfaufgaben fallen manuell an
Beschleunigte Rechnungsfreigabe und Zahlungsabwicklung
Stabile, skalierbare Prozesse mit weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden
Freigesetzte Kapazitäten für anspruchsvollere Aufgaben
Nahtlose, vollautomatische Übergabe der Rechnungsdaten an Lavid-F.I.S.

Fazit & Ausblick

Das Projekt mit GB Spedition zeigt, was möglich ist, wenn bestehende Branchensoftware durch die richtige Ergänzung konsequent weitergedacht wird. Lavid-F.I.S. bildete das Tourenmanagement bereits hervorragend ab – mit der DMS-Lösung und Belegerkennung von doxx-on systems wurde der letzte manuelle Engpass im Rechnungsprozess beseitigt.

Das Ergebnis ist ein vollständig automatisierter Prozess, der zuverlässig, skalierbar und unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden funktioniert. Für ein Speditionsunternehmen, das täglich auf Geschwindigkeit und Präzision angewiesen ist, ist das kein Nice-to-have – sondern ein echter Wettbewerbsvorteil.

Die freigesetzten Kapazitäten fließen heute in die kontinuierliche Weiterentwicklung weiterer Unternehmensprozesse – der nächste Optimierungsschritt ist bereits in Planung.