Einleitung
Der Außendienst ist für viele Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Hier entsteht direkter Kundenkontakt, hier werden Bestellungen aufgenommen, Beratungsgespräche geführt und Beziehungen gepflegt. In der Praxis zeigt sich jedoch oft ein anderes Bild: Mitarbeitende im Außendienst arbeiten noch mit gedruckten Katalogen, Auftragsblöcken oder sogar handschriftlichen Notizen. Diese Informationen müssen später im Innendienst erneut erfasst werden, was Zeit kostet und Fehler begünstigt.
Wird dieser Prozess nicht optimiert, entstehen gravierende Probleme. Änderungen im Produktsortiment machen gedruckte Unterlagen sofort veraltet, Bestellungen werden fehlerhaft oder unvollständig erfasst, und Kunden erhalten ihre Angebote oder Rechnungen verspätet. Zudem fehlt Außendienstmitarbeitenden oft der Überblick über die Kundenhistorie oder aktuelle Bestände, sodass Potenziale im Verkauf ungenutzt bleiben.
Mit einer Außendienst-App können Unternehmen ihre Vertriebsprozesse deutlich beschleunigen. Sie verbindet CRM- und ERP-Daten, stellt Kundeninformationen in Echtzeit bereit und ermöglicht die direkte Auftragserfassung vor Ort. In diesem Blog zeigen wir, wie Unternehmen – mit Lösungen der doxx-on systems GmbH – ihre Außendienstprozesse effizienter, transparenter und kundenorientierter gestalten können.
Kundeninformationen in Echtzeit verfügbar machen
Im klassischen Vertrieb müssen Außendienstmitarbeitende häufig auf Rückfragen an den Innendienst oder auf veraltete Unterlagen zurückgreifen. Das kostet Zeit und erschwert die Beratung vor Ort.
Mit einer App sind alle relevanten Informationen sofort verfügbar. Über die Verknüpfung mit dem CRM-System sehen Mitarbeitende die gesamte Kundenhistorie, Bestellungen der letzten Monate und individuelle Vorlieben. So können sie im Gespräch gezielt auf die Bedürfnisse eingehen und passende Produkte anbieten.
Die folgende Tabelle verdeutlicht den Unterschied:
| Aspekt | Klassische Methode | Außendienst-App |
|---|---|---|
| Kundenhistorie | Nur eingeschränkt verfügbar | Vollständig in Echtzeit |
| Produktempfehlungen | Allgemein, unpersönlich | Individuell, datenbasiert |
| Beratungskompetenz | Eingeschränkt | Gestärkt durch umfassende Infos |
Diese Transparenz verbessert nicht nur die Beratung, sondern stärkt auch die Kundenbindung.
Bestellungen direkt vor Ort erfassen
Die Aufnahme von Bestellungen im Außendienst erfolgt vielerorts noch per Papierblock. Diese müssen später im Innendienst händisch übertragen werden, was zu Verzögerungen und Fehlern führt.
Eine Außendienst-App ermöglicht die direkte Auftragserfassung beim Kunden. Artikel können über Suchfunktionen ausgewählt, Mengen erfasst und Rabatte hinterlegt werden. Durch die Anbindung an die Warenwirtschaft ist auch der aktuelle Lagerbestand ersichtlich. So können Mitarbeitende sofort Auskunft geben, ob Produkte verfügbar sind oder wann sie geliefert werden können.
Im Überblick erkennen Sie die Vorteile:
| Kriterium | Papierbasierte Methode | Digitale Erfassung mit App |
|---|---|---|
| Erfassungszeit | Hoch, durch doppelte Eingabe | Gering, direkt im System |
| Fehleranfälligkeit | Hoch | Niedrig durch Standardisierung |
| Transparenz | Verzögert | Sofort verfügbar |
Damit verkürzt sich der Weg von der Bestellung bis zur Auslieferung erheblich.
Angebote und Aufgaben nahtlos anstoßen
Der Außendienst ist nicht nur für den Verkauf zuständig, sondern oft auch für die Generierung neuer Potenziale. Klassisch werden diese Informationen auf Notizen festgehalten und erst später an den Innendienst weitergegeben.
Mit einer App können Außendienstmitarbeitende Angebote direkt erstellen oder Aufgaben für den Innendienst anlegen. Ein Beispiel: Ein Friseurvertriebler stellt einem Kunden ein neues Gerät vor. Gefällt es dem Kunden, kann sofort ein Angebot angestoßen oder eine Rückrufaufgabe im CRM hinterlegt werden.
So werden Chancen nicht übersehen, und der gesamte Vertriebsprozess wird schneller und strukturierter.
Informationen zu Sortiment und Verfügbarkeit nutzen
Ein weiterer Vorteil der Außendienst-App ist die Verbindung mit den Warenbeständen. Während Papierlisten oft nicht den aktuellen Stand abbilden, liefert die App Echtzeitinformationen.
Außendienstmitarbeitende können sofort erkennen, welche Produkte verfügbar sind und welche nachbestellt werden müssen. Selbst bei wechselndem Produktsortiment bleiben die Informationen aktuell und flexibel.
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede:
| Aspekt | Klassische Methode | Außendienst-App |
|---|---|---|
| Sortimentsaktualität | Manuell, oft veraltet | Automatisch, immer aktuell |
| Bestandsauskunft | Unsicher oder verzögert | Sofort in Echtzeit |
| Flexibilität | Gering | Hoch durch digitale Anpassung |
Dadurch wird der Verkaufsprozess zuverlässiger und kundenfreundlicher.
Vertriebsprozesse automatisieren und verzahnen
Neben der direkten Auftragserfassung unterstützt eine Außendienst-App auch die Automatisierung. Informationen werden nicht mehr händisch übertragen, sondern fließen nahtlos in das ERP- oder CRM-System.
Das bedeutet: Angebote, Aufgaben oder Servicehinweise, die im Außendienst erfasst werden, stehen sofort allen relevanten Abteilungen zur Verfügung. Medienbrüche entfallen, und die Zusammenarbeit zwischen Außendienst, Innendienst und Service wird spürbar verbessert.
So entsteht ein durchgängiger Prozess, der Geschwindigkeit und Qualität im Vertrieb deutlich erhöht.
Fazit: Außendienst-Apps als Wachstumstreiber
Eine Außendienst-App ist weit mehr als nur ein digitales Werkzeug zur Bestellerfassung. Sie vernetzt alle relevanten Informationen, beschleunigt Prozesse und schafft Transparenz im Vertrieb.
Mit Lösungen der doxx-on systems GmbH können Unternehmen ihren Außendienst digitalisieren, die Beratungskompetenz steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen. So wird der Vertrieb nicht nur schneller, sondern auch effektiver und nachhaltiger.
Häufig gestellte Fragen zu Außendienst-Apps
Viele Unternehmen haben Fragen zur Einführung und Nutzung von Außendienst-Apps. Hier beantworten wir die wichtigsten Punkte ausführlich.
Welche Vorteile bietet eine Außendienst-App für den Vertrieb?
Sie liefert Kundeninformationen in Echtzeit, ermöglicht die direkte Auftragserfassung vor Ort und verbessert die Kommunikation zwischen Außendienst und Innendienst. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert.
Ist die Integration in bestehende Systeme möglich?
Ja, Außendienst-Apps lassen sich über Schnittstellen an ERP- und CRM-Systeme anbinden. So werden Daten automatisch synchronisiert, und es entsteht ein durchgängiger Prozess ohne Medienbrüche.
Wie profitieren Kunden von einer Außendienst-App?
Kunden erleben einen schnelleren, transparenteren und persönlicheren Service. Bestellungen werden sofort erfasst, Verfügbarkeiten geprüft und Angebote direkt erstellt. Das steigert die Zufriedenheit und stärkt die Kundenbindung.
Ist eine Außendienst-App auch für kleinere Unternehmen sinnvoll?
Auch kleinere Unternehmen profitieren erheblich. Sie können mit geringem Aufwand ihre Prozesse digitalisieren und erhalten so eine professionelle Basis für Vertrieb und Kundenbetreuung. Durch Skalierbarkeit passt sich die App an jede Unternehmensgröße an.
Welche Geräte werden benötigt?
In der Regel reichen Tablets oder Smartphones mit Internetzugang. Außendienst-Apps sind meist plattformunabhängig und laufen sowohl auf iOS als auch auf Android. Dadurch ist die Nutzung flexibel und einfach.
Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
Der Schulungsaufwand ist überschaubar, da moderne Apps intuitiv bedienbar sind. Mit einer kurzen Einführung können Mitarbeitende die wichtigsten Funktionen sofort nutzen. Die doxx-on systems GmbH unterstützt zudem bei der Einführung und begleitet den Rollout.
