Einleitung
Viele Unternehmen im Mittelstand organisieren ihre Lagerlogistik noch immer mit Excel. Auftragslisten, Wareneingänge und Warenausgänge werden in Tabellen gepflegt, Mitarbeitende tragen Statuswerte manuell ein und aktualisieren Spalten per Hand. Auf den ersten Blick scheint das einfach und flexibel – doch in der Praxis entstehen große Probleme.
Denn wenn Daten fehlen, niemand die Tabellen pflegt oder versehentlich Einträge löscht, verliert das Unternehmen schnell die Übersicht. Wichtige Prozesse verzögern sich, Lieferscheine verschwinden und Bestände stimmen nicht mehr mit der Realität überein. Excel bietet keine Pflichtfeldprüfungen, keine automatische Erinnerung an offene Aufgaben und keine strukturierte Prozessführung. Fehler bleiben unbemerkt, bis sie große Folgen haben.
Eine automatisierte Lagerlogistik bietet hier enorme Vorteile. Mit Apps und digitalen Workflows lassen sich Wareneingang, Kommissionierung und Warenausgang effizient steuern, überwachen und dokumentieren. In diesem Blog erfahren Sie, warum Excel in der modernen Lagerlogistik nicht mehr ausreicht, welche Risiken bestehen und wie Sie mit Lösungen der doxx-on systems GmbH Ihre Abläufe zukunftssicher aufstellen.
Die Grenzen von Excel in der Lagerlogistik
Excel ist ein vielseitiges Tool, das viele Unternehmen gerne einsetzen. Für einfache Listen und Auswertungen ist es durchaus praktisch. Doch in der Lagerlogistik stößt es schnell an seine Grenzen. Prozesse wie Wareneingang, Kommissionierung und Warenausgang sind dynamisch und erfordern Echtzeit-Transparenz.
Excel bietet keine Prozessführung. Es erinnert niemanden daran, dass ein Wareneingang weiter bearbeitet werden muss, und es dokumentiert nicht automatisch, welche Schritte wann durchgeführt wurden. Zudem fehlen klare Prüfungen – Felder können leer bleiben oder falsch befüllt werden, ohne dass jemand gewarnt wird.
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen Excel und digitaler Lagerlogistik:
| Aspekt | Excel-Lösung | Digitale Lösung |
|---|---|---|
| Prozesssteuerung | Manuell, unstrukturiert | Automatisiert, mit Workflows |
| Fehlervermeidung | Keine Pflichtprüfungen | Pflichtfelder und Validierungen |
| Nachvollziehbarkeit | Kaum vorhanden | Lückenlose Protokollierung |
Unternehmen, die weiterhin mit Excel arbeiten, riskieren ineffiziente Abläufe, höhere Fehlerquoten und mangelnde Transparenz.
Automatisierung beginnt beim Wareneingang
Der Wareneingang ist oft der Startpunkt aller weiteren Prozesse. Klassisch wird hier mit Lieferscheinen gearbeitet, die manuell in Excel eingetragen und abgeheftet werden. Problematisch wird es, wenn diese Belege verloren gehen oder nicht rechtzeitig bearbeitet werden.
Mit einer automatisierten Lösung wird der Wareneingang direkt digital erfasst – etwa durch Scannen des Lieferscheins. Die Daten werden automatisch an die entsprechenden Stellen im Unternehmen weitergeleitet. Workflows stellen sicher, dass keine Eingänge unbearbeitet bleiben. Wenn nach einigen Tagen keine Aktion erfolgt, erinnert das System automatisch und fordert zum Handeln auf.
So entstehen klare Strukturen, die Nachvollziehbarkeit schaffen und den gesamten Prozess beschleunigen.
Kommissionierung digital steuern
Die Kommissionierung gehört zu den wichtigsten, aber auch fehleranfälligsten Prozessen. In Excel werden Packlisten gepflegt, Mitarbeitende suchen die Artikel manuell heraus und dokumentieren die Entnahme nachträglich. Fehler und Verzögerungen sind die Folge.
Mit einer App werden Kommissionieraufträge digital angezeigt. Mitarbeitende erhalten klare Anweisungen, welche Artikel an welchem Lagerplatz entnommen werden müssen. Durch Barcodescans prüft die App, ob die richtigen Produkte in der richtigen Menge kommissioniert werden. Abweichungen werden sofort erkannt und gemeldet.
Im Überblick erkennen Sie die Vorteile:
| Kriterium | Excel-Lösung | Digitale Lösung |
|---|---|---|
| Packlisten | Gedruckt oder manuell gepflegt | Digital, direkt aus dem ERP |
| Fehlerquote | Hoch | Deutlich reduziert |
| Geschwindigkeit | Langsam, manuell | Schnell, automatisiert |
Dadurch wird der gesamte Ablauf schneller, sicherer und transparenter.
Warenausgang effizient organisieren
Auch beim Warenausgang zeigt sich, warum Excel nicht mehr ausreicht. In vielen Unternehmen werden Versandpapiere erst spät erstellt, und Excel-Tabellen geben keinen Überblick über den aktuellen Status.
Eine digitale Lösung meldet den Warenausgang automatisch an die Warenwirtschaft zurück. Versandpapiere werden direkt erzeugt, Statusmeldungen aktualisiert und alle Schritte lückenlos dokumentiert. Das reduziert Fehler, beschleunigt den Versandprozess und sorgt dafür, dass Kunden ihre Lieferungen pünktlich und vollständig erhalten.
So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess von Wareneingang bis Warenausgang.
Vorteile digitaler Workflows
Digitale Workflows sind der Schlüssel zur effizienten Lagerlogistik. Sie sorgen für klare Strukturen, Erinnerungen und automatische Dokumentation. Jeder Schritt wird festgehalten, sodass Unternehmen jederzeit nachvollziehen können, wann was passiert ist.
Pflichtfelder verhindern, dass wichtige Informationen fehlen. Automatische Prüfungen stellen sicher, dass Daten korrekt und vollständig sind. Und durch Benachrichtigungen bleiben alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Die folgende Tabelle fasst die Vorteile zusammen:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Transparenz | Jeder Schritt nachvollziehbar |
| Fehlervermeidung | Pflichtprüfungen und Validierungen |
| Effizienzsteigerung | Automatische Weiterleitung und Erinnerungen |
Damit wird die Lagerlogistik zuverlässig, effizient und zukunftssicher.
Fazit: Excel war gestern – die Zukunft ist digital
Excel ist ein leistungsstarkes Werkzeug, aber für die Anforderungen moderner Lagerlogistik nicht geeignet. Prozesse sind zu komplex, zu dynamisch und zu fehleranfällig, um sie mit Tabellen zuverlässig abzubilden.
Mit automatisierten Lösungen, wie sie die doxx-on systems GmbH anbietet, schaffen Unternehmen klare Strukturen, sparen Zeit und reduzieren Fehler. Wareneingang, Kommissionierung und Warenausgang laufen effizient und transparent – ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb.
Der Umstieg von Excel auf digitale Lösungen ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um im heutigen Marktumfeld erfolgreich zu bleiben.
Häufig gestellte Fragen zur Lagerlogistik automatisieren
Ist Excel wirklich so problematisch für die Lagerlogistik?
Excel ist für einfache Listen und Auswertungen praktisch, stößt aber in dynamischen Prozessen wie der Lagerlogistik schnell an Grenzen. Es fehlen Pflichtfelder, automatische Erinnerungen und ein lückenloses Protokoll. Dadurch entstehen häufig Fehler und Verzögerungen, die sich direkt auf Lieferfähigkeit und Kundenzufriedenheit auswirken.
Welche Prozesse lassen sich mit einer digitalen Lösung automatisieren?
Digitale Lösungen können den gesamten Ablauf von Wareneingang über Kommissionierung bis hin zum Warenausgang abdecken. Arbeitsschritte werden automatisch dokumentiert, Aufgaben weitergeleitet und offene Vorgänge überwacht. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess, der schneller, transparenter und sicherer ist.
Wie unterstützt eine App Mitarbeitende im Alltag?
Eine App zeigt den Mitarbeitenden alle relevanten Aufgaben in Echtzeit an und führt sie Schritt für Schritt durch die Prozesse. Durch Scans und Validierungen wird sichergestellt, dass Artikel und Mengen korrekt erfasst werden. Gleichzeitig erinnert die App an offene Aufgaben und reduziert dadurch Stress und Fehlerquellen.
Welche Vorteile ergeben sich langfristig durch die Automatisierung?
Langfristig führt die Automatisierung zu mehr Effizienz, einer geringeren Fehlerquote und einer deutlichen Steigerung der Kundenzufriedenheit. Unternehmen können schneller auf Veränderungen reagieren, Bestände besser steuern und Kosten im Lagerbetrieb nachhaltig senken. Die Investition zahlt sich damit gleich mehrfach aus.
