Die klassische Rechnungsprüfung ist in vielen Unternehmen ein zeitintensiver Prozess. Rechnungen kommen oft noch per Post, werden geöffnet, verteilt, und müssen manuell geprüft und freigegeben werden. Dieser Prozess ist nicht nur langwierig, sondern auch fehleranfällig. Rechnungen gehen verloren, Fristen verstreichen, und es entstehen unnötige Kosten durch Mahngebühren oder verpasste Skontofristen.
Wenn Unternehmen hier nicht rechtzeitig handeln, drohen erhebliche Nachteile: Die Buchhaltung wird unübersichtlich, Rechnungen bleiben unbearbeitet liegen, und schlimmstenfalls entstehen sogar finanzielle Einbußen oder steuerliche Probleme bei Betriebsprüfungen. Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Prozesse setzen, verlieren gegenüber der digitalisierten Konkurrenz schnell an Wettbewerbsfähigkeit.
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungsprüfung automatisieren und so effizienter, schneller und sicherer gestalten. Sie erfahren, welche Möglichkeiten ein digitaler Workflow bietet, wie Sie Fehler vermeiden und warum eine Lösung wie die von doxx-on systems GmbH den Übergang optimal unterstützt und vereinfacht.
Digitaler Workflow: Der erste Schritt zur Automatisierung
Der erste Schritt, um Ihre Rechnungsprüfung zu automatisieren, ist die Digitalisierung des Rechnungseingangs. Statt Rechnungen per Post zu empfangen, können diese digital in ein zentrales System eingespielt werden. Eingehende Rechnungen erscheinen automatisch im Dashboard der zuständigen Mitarbeiter, die sie dann digital zur Prüfung weitergeben können. Somit entfällt die aufwändige Verteilung per Hauspost, und die Bearbeitungszeiten reduzieren sich erheblich.
Ein digitaler Workflow ermöglicht es, Rechnungen direkt per Knopfdruck an die zuständigen Mitarbeiter zu leiten. Dabei erfolgt die Benachrichtigung automatisiert, sodass Mitarbeiter wie etwa Kollege Müller direkt informiert werden, wenn eine Rechnung zur Prüfung vorliegt. Dies steigert die Transparenz und verhindert, dass Rechnungen unbearbeitet liegen bleiben.
Die folgende Übersicht zeigt, wie sich der digitale Workflow von der klassischen manuellen Methode unterscheidet:
| Schritt | Manueller Prozess | Digitaler Workflow |
|---|---|---|
| Rechnungseingang | Post öffnen, Rechnung verteilen | Digitaler Eingang, automatische Zuweisung |
| Rechnungsprüfung | Manuelle Prüfung durch Mitarbeitende | Automatisierte Zuweisung und Benachrichtigung |
| Bearbeitungszeit | Hoch, oft mehrere Tage | Niedrig, wenige Minuten bis Stunden |
Der digitale Workflow reduziert die Bearbeitungszeiten deutlich und minimiert zugleich das Risiko menschlicher Fehler. Die Rechnungen erreichen sofort die richtigen Mitarbeiter, und der Freigabeprozess verläuft wesentlich reibungsloser.
Automatische Verteilung der Rechnungen durch intelligente Regeln
Nachdem die Rechnungen digital eingegangen sind, besteht der nächste Schritt darin, ihre Verteilung zu automatisieren. Hier kommt intelligente Software zum Einsatz, die anhand vorab definierter Kriterien erkennt, wem eine Rechnung zur Prüfung vorgelegt werden muss. Diese Kriterien können beispielsweise Lieferantennamen, Bestellnummern oder Sachbearbeiternamen auf der Rechnung sein.
Ein intelligentes Regelwerk im System sorgt dafür, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Zum Beispiel könnte festgelegt werden, dass Rechnungen vom Lieferanten ABC stets automatisch an den Einkauf gehen, während Rechnungen von Lieferant XYZ direkt ins Marketing weitergeleitet werden.
Im Überblick erkennen Sie, welche Vorteile diese automatisierte Verteilung bietet:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitersparnis | Automatische Verteilung spart wertvolle Arbeitszeit |
| Fehlervermeidung | Reduziert Fehler durch klare Zuordnung |
| Erhöhte Transparenz | Jederzeit nachvollziehbar, wer eine Rechnung prüft |
Die automatisierte Verteilung sorgt somit für eine deutlich verbesserte Effizienz, weniger Fehler und eine stets transparente Bearbeitungskette.
Prüfung automatisieren: Einfache Logiken für wiederkehrende Rechnungen
Die nächste Automatisierungsstufe betrifft die eigentliche Rechnungsprüfung. Viele Unternehmen erhalten regelmäßig wiederkehrende Rechnungen, etwa Telefon- oder Mietrechnungen, deren Beträge bereits bekannt sind. Hier kann ein digitales Regelwerk helfen, die Prüfung zu automatisieren.
Nehmen wir an, Ihre monatliche Telefonrechnung beträgt immer 743,20 Euro. Das System erkennt die Rechnung automatisch und gibt sie direkt frei, sofern der Betrag stimmt. Weicht der Betrag ab, erfolgt eine manuelle Prüfung. Dadurch sparen Sie Zeit und Ressourcen und können sich auf Rechnungen konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit wirklich erfordern.
Vertragsmanagement & digitale Rechnungsprüfung kombinieren
Eine weitere Automatisierungsstufe ist die Verknüpfung Ihrer Rechnungsprüfung mit einem digitalen Vertragsmanagement. Dabei prüft das System automatisch, ob der Betrag einer Rechnung mit den im Vertrag festgelegten Konditionen übereinstimmt.
Beispielsweise prüft die Software automatisch, ob die monatliche Telekom-Rechnung exakt dem vertraglich vereinbarten Betrag entspricht. Stimmen die Daten überein, erfolgt eine automatische Freigabe. Dies minimiert manuelle Arbeitsschritte und reduziert das Risiko von Fehlern bei der Rechnungsprüfung erheblich.
Vollautomatisierte Prüfung durch Datenabgleich mit Warenwirtschaft
Die höchste Automatisierungsstufe bei der Rechnungsprüfung ist die automatisierte Preis- und Mengenprüfung auf Positionsebene. Dabei gleicht das System automatisch alle Rechnungspositionen mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferscheinen in der Warenwirtschaft ab. Stimmen Preis, Menge und Artikelnummer überein, erfolgt die Freigabe automatisch.
Gerade bei Unternehmen mit vielen ähnlichen Artikeln, etwa Reifen oder Schrauben, die leicht zu Verwechslungen führen können, bietet diese Methode enorme Vorteile. So kann beispielsweise bis zu 50 % der Warenrechnungen vollautomatisch geprüft und freigegeben werden – ganz ohne manuelle Eingriffe.
Praxisbeispiel: Automatisierung der Rechnungsprüfung in der Logistik
Ein praktisches Beispiel für die erfolgreiche Automatisierung der Rechnungsprüfung liefert die Zusammenarbeit von doxx-on systems GmbH mit GB-Spedition. Dort prüft das System automatisch mehrere Datenpunkte, wie Start- und Enddatum der Fahrten, vereinbarte Preise und sogar Bankdaten der Lieferanten.
Dieser automatisierte Abgleich erhöht nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine enorme Verbesserung der Rechnungsprüfung, reduziert Fehlerquoten und schafft eine transparente und nachvollziehbare Prozesskette.
Fazit: Automatisierte Rechnungsprüfung für mehr Effizienz & weniger Fehler
Die Automatisierung der Rechnungsprüfung mit einem digitalen Workflow spart enorm viel Zeit, reduziert Fehlerquellen erheblich und optimiert Ihre gesamten Verwaltungsprozesse. Die Einführung ist einfacher, als viele denken, besonders wenn Sie auf professionelle Systeme wie die von doxx-on systems GmbH zurückgreifen.
Nutzen Sie die Chance, Ihre Buchhaltung zukunftsfähig und wettbewerbsfähig aufzustellen. Automatisieren Sie Ihre Rechnungsprüfung – und profitieren Sie sofort von schnelleren Prozessen, geringeren Kosten und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Häufig gestellte Fragen zu Rechnungsprüfung automatisieren
Die Automatisierung der Rechnungsprüfung wirft oft viele Fragen auf, insbesondere zu technischen Anforderungen, Datenschutz und tatsächlichem Nutzen für Unternehmen. Wir haben die häufigsten Fragen ausführlich beantwortet, damit Sie umfassend informiert sind und die richtige Entscheidung treffen können.
Wie funktioniert eine automatisierte Rechnungsprüfung genau?
Bei der automatisierten Rechnungsprüfung werden eingehende Rechnungen digital erfasst und mithilfe spezieller Software automatisiert geprüft. Das System gleicht Rechnungsdaten wie Beträge, Bestellnummern, Lieferdaten oder Vertragsinformationen automatisch mit hinterlegten Stammdaten und bestehenden Aufträgen ab. Stimmen alle Angaben überein, erfolgt die Freigabe der Rechnung automatisch. Bei Abweichungen informiert die Software automatisch die zuständigen Mitarbeitenden, die dann manuell eingreifen und die Rechnung genauer prüfen können. Dieser Prozess beschleunigt die Rechnungsprüfung erheblich, senkt die Fehlerquote und erhöht gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Um eine Rechnungsprüfung automatisieren zu können, benötigen Unternehmen eine digitale Infrastruktur, die idealerweise aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einer Workflow-Software besteht. Rechnungen müssen digital eingehen oder eingescannt werden können, um anschließend verarbeitet zu werden. Außerdem sollten Schnittstellen zu anderen Systemen wie Warenwirtschaft, ERP oder Finanzbuchhaltung vorhanden sein, um einen umfassenden automatischen Datenabgleich sicherzustellen. Die Nutzung von Cloud-Lösungen, wie sie etwa doxx-on systems GmbH anbietet, erleichtert Unternehmen den Einstieg erheblich, da hier alle technischen Voraussetzungen bereits integriert sind.
Welche Vorteile bietet die Automatisierung gegenüber der manuellen Prüfung?
Die Automatisierung der Rechnungsprüfung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber manuellen Prozessen. Zunächst einmal spart die Automatisierung erheblich Zeit, da die manuelle Verteilung und Prüfung der Rechnungen entfällt. Dadurch reduzieren sich die Bearbeitungszeiten deutlich, Rechnungen können schneller bezahlt und Skontofristen besser genutzt werden. Hinzu kommt eine geringere Fehlerquote, da automatisierte Prüfungen zuverlässig und standardisiert erfolgen. Außerdem erhöht sich die Transparenz des gesamten Prozesses, da jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Rechnung geprüft hat und wie der aktuelle Bearbeitungsstatus lautet. Nicht zuletzt reduzieren sich durch digitale Workflows die internen Verwaltungskosten erheblich.
Wie sicher sind digitale Rechnungsprüfungsprozesse?
Digitale Rechnungsprüfungsprozesse sind in der Regel sicherer als manuelle Verfahren. Durch automatische Prüfungen und klare, definierte Workflows lassen sich menschliche Fehler weitestgehend vermeiden. Zusätzlich bietet ein digitales System ein hohes Maß an Datenschutz, da Berechtigungssysteme sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die entsprechenden Rechnungen und Daten haben. Die Prozesse sind zudem jederzeit transparent und nachvollziehbar dokumentiert, was gerade im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen und steuerliche Prüfungen von großem Vorteil ist. Professionelle Systeme wie die von doxx-on systems GmbH gewährleisten darüber hinaus auch höchste Standards in Sachen Datenschutz und DSGVO-Konformität.
Können auch kleine Unternehmen ihre Rechnungsprüfung automatisieren?
Absolut! Die Automatisierung der Rechnungsprüfung lohnt sich für Unternehmen jeder Größe, auch für kleinere Betriebe. Gerade kleinere Unternehmen profitieren enorm von den Zeit- und Kostenersparnissen, die durch automatisierte Prozesse entstehen. Häufig sind gerade kleinere Unternehmen durch manuelle Bearbeitung stark ausgelastet, wodurch die Automatisierung den größten Nutzen bringt. Der Einstieg ist durch moderne Cloud-basierte Systeme einfach und vergleichsweise kostengünstig. Zudem wachsen Lösungen mit dem Unternehmen mit, sodass man klein starten und die Automatisierung sukzessive ausbauen kann.
Wie lange dauert die Einführung einer automatisierten Rechnungsprüfung?
Die Einführung einer automatisierten Rechnungsprüfung variiert je nach Unternehmensgröße, bestehender IT-Infrastruktur und Komplexität der Prozesse. Für kleinere bis mittlere Unternehmen, die auf standardisierte Systeme und Cloud-Lösungen zurückgreifen, ist eine Einführung innerhalb weniger Wochen möglich. Bei komplexeren Unternehmen, insbesondere wenn Schnittstellen zu bestehenden ERP-Systemen integriert werden müssen, dauert die Umsetzung typischerweise einige Monate. Wichtig ist, dass ein erfahrener Partner wie doxx-on systems GmbH diesen Prozess begleitet, um die Einführung effizient und reibungslos zu gestalten und das volle Potenzial der Automatisierung schnell auszuschöpfen.
