Die Verarbeitung von Rechnungen in Papierform ist für viele Unternehmen immer noch Alltag. Lange Bearbeitungszeiten, manuelle Fehlerquellen und hoher Verwaltungsaufwand prägen hier das tägliche Geschäft. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen kämpfen häufig mit ineffizienten Abläufen, wenn Rechnungen per Post verschickt, geöffnet, verteilt, geprüft und abgelegt werden müssen. Dabei wird Zeit verschwendet, die an anderer Stelle dringend benötigt würde.
Wenn diese Situation nicht angegangen wird, drohen erhebliche Folgen. Fehlerhafte Prüfungen, verlorene Rechnungen oder verpasste Zahlungsfristen können zu finanziellen Verlusten führen. Zudem steigt das Risiko steuerlicher Nachteile bei Betriebsprüfungen, wenn Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviert werden. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung droht auch ein Wettbewerbsnachteil, denn Konkurrenten, die effizienter arbeiten, ziehen an Ihnen vorbei.
In diesem Blogartikel erfahren Sie, was genau eine E-Rechnung ist, welche Vorschriften zu beachten sind und welche konkreten Vorteile der Einsatz elektronischer Rechnungen für Ihr Unternehmen mit sich bringt. Außerdem erhalten Sie praktische Hinweise zur erfolgreichen Anwendung und Einführung – und warum ein System wie das von doxx-on systems GmbH Sie bei der Umsetzung optimal unterstützt.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Sie unterscheidet sich damit maßgeblich von einer herkömmlichen PDF-Rechnung oder einer Papier-Rechnung, da sie spezielle, strukturierte Daten enthält. In Deutschland sind aktuell zwei Formate verbreitet: die X-Rechnung und das ZUGFeRD-Format. Beide Formate erfüllen europäische Normen und ermöglichen eine automatische Verarbeitung durch Software.
Die X-Rechnung besteht aus einer reinen XML-Datei, die maschinenlesbar ist, jedoch für Menschen schwer verständlich sein kann. ZUGFeRD hingegen kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Damit ist dieses Format für viele Unternehmen attraktiver, da eine visuelle Prüfung einfacher möglich ist. Beide Varianten bieten jedoch dieselben strukturierten Rechnungsdaten, die automatisiert ausgewertet werden können.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Merkmale die beiden Formate auszeichnen:
| Merkmal | X-Rechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesbarkeit | maschinenlesbar, schwer lesbar | maschinen- und menschenlesbar |
| Verbreitung | stark bei öffentl. Auftraggebern | verbreitet bei Unternehmen |
Für Unternehmen, die häufig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist die X-Rechnung bereits seit 2018 verpflichtend. Für andere Unternehmen gewinnt das ZUGFeRD-Format zunehmend an Beliebtheit, da es die maschinelle und menschliche Prüfung miteinander kombiniert. Beide Formate unterstützen die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten erheblich und reduzieren so Verwaltungsaufwand und Fehler.
Vorschriften und gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
Die Nutzung elektronischer Rechnungen ist in Deutschland seit dem 01.01.2025 für den Versand zwischen Unternehmen vorgeschrieben. Allerdings gibt es Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße variieren. Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro müssen erst ab dem 01.01.2028 vollständig auf E-Rechnungen umstellen, während für mittlere und größere Unternehmen der Stichtag spätestens der 01.01.2027 ist.
Ein wichtiger Punkt ist zudem die sogenannte Empfangsbereitschaft. Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Unternehmen, die diese Pflicht ignorieren, riskieren rechtliche und steuerliche Konsequenzen, da die elektronische Rechnung grundsätzlich als ordnungsgemäß und rechtskonform gilt.
Im Überblick erkennen Sie hier die wichtigsten Fristen zur E-Rechnungspflicht:
| Unternehmensgröße | Frist zur E-Rechnungspflicht |
|---|---|
| große & mittlere Unternehmen | spätestens ab 01.01.2027 |
| kleine Unternehmen (<800k €) | spätestens ab 01.01.2028 |
| öffentliche Auftraggeber | seit 2018 verpflichtend |
Daher empfiehlt es sich, frühzeitig entsprechende technische Maßnahmen zu ergreifen. Systeme wie das von doxx-on systems GmbH helfen dabei, diese Anforderungen rechtzeitig und stressfrei zu erfüllen. Sie stellen sicher, dass Ihr Unternehmen fristgerecht und rechtskonform agiert und vermeiden somit mögliche negative Folgen durch versäumte Fristen.
Vorteile der Nutzung elektronischer Rechnungen
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, von denen Unternehmen unterschiedlichster Größe profitieren können. Zu den wichtigsten zählen die Reduzierung manueller Bearbeitungsschritte, eine erhebliche Zeitersparnis und die Minimierung von Fehlern bei der Rechnungsprüfung. Durch automatisierte Verarbeitung sinken Verwaltungs- und Bearbeitungskosten deutlich.
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die bessere Nutzung von Zahlungsfristen und Skonti, da Rechnungen schneller geprüft und bezahlt werden können. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsverarbeitung erhöht sich ebenfalls erheblich, da elektronische Rechnungen automatisch archiviert und dokumentiert werden.
Nachfolgend finden Sie eine Zusammenstellung der wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitersparnis | Automatische Verarbeitung reduziert manuelle Arbeitsschritte |
| Fehlerreduktion | Weniger manuelle Eingaben reduzieren Fehler deutlich |
| Kostensenkung | Geringere Verwaltungs- und Bearbeitungskosten |
Durch die Kombination dieser Vorteile wird die Effizienz im Rechnungswesen deutlich gesteigert. Zudem bieten E-Rechnungen bessere Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung der internen Geschäftsprozesse.
Anwendung und Einführung elektronischer Rechnungen im Unternehmen
Für die Einführung von E-Rechnungen im Unternehmen ist es wichtig, zunächst die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Dabei spielt es eine entscheidende Rolle, ob Ihre aktuelle Software bereits in der Lage ist, X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Dateien zu erzeugen. Falls nicht, sollten Sie zeitnah Alternativen oder geeignete Converter-Tools in Betracht ziehen.
Im nächsten Schritt erfolgt die Integration in bestehende Systeme, etwa in die Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft. DMS-Lösungen, wie die von doxx-on systems GmbH, ermöglichen dabei eine einfache und effiziente Einführung, die auch bestehende Prozesse berücksichtigt. Mitarbeiter sollten frühzeitig geschult werden, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Welche Fehler gilt es bei der E-Rechnung zu vermeiden?
Häufige Fehler im Umgang mit E-Rechnungen entstehen durch mangelnde Prüfung der XML-Daten, besonders beim ZUGFeRD-Format. Wichtig ist daher, neben der visuellen Prüfung der PDF immer auch automatisierte Prüfprozesse einzurichten, um sicherzustellen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Daten korrekt und vollständig enthalten sind.
Auch die Archivierung darf nicht vernachlässigt werden, da E-Rechnungen GoBD-konform gespeichert und dokumentiert werden müssen. Hier helfen Dokumentenmanagementsysteme, diese Anforderungen problemlos zu erfüllen.
Fazit: Mit E-Rechnungen effizienter und sicherer arbeiten
Der Umstieg auf E-Rechnungen bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile – von der Kostenersparnis bis hin zu einer deutlich effizienteren Rechnungsverarbeitung. Die gesetzlichen Vorgaben machen den Wechsel zur E-Rechnung ohnehin zur Pflicht. Nutzen Sie deshalb die Chance, Prozesse frühzeitig und optimal zu digitalisieren.
Systeme wie das der doxx-on systems GmbH helfen Ihnen dabei, E-Rechnungen sicher, einfach und rechtskonform einzuführen. So vermeiden Sie Fehler, reduzieren Aufwand und steigern langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
