Einleitung
Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, ihre Rechnungsverarbeitung effektiver und digitaler zu gestalten. Rechnungen per Post oder als PDF-Anhang zu verarbeiten, kostet viel Zeit und Ressourcen. Die manuellen Arbeitsschritte – vom Öffnen der Briefe, über das Scannen und Verteilen bis hin zur händischen Eingabe in Buchhaltungssysteme – führen zu Fehlern und Verzögerungen. Insbesondere wenn Unternehmen auf elektronische Rechnungen umsteigen, fehlt oft ein klares Verständnis, wie die Systeme zur Dokumentenverwaltung optimal mit E-Rechnungen umgehen können.
Wer diese Herausforderung nicht effektiv löst, kämpft mit hohen Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und verpassten Zahlungsfristen. Zudem besteht das Risiko, gesetzliche Anforderungen bezüglich der revisionssicheren Archivierung nicht vollständig einzuhalten. Solche Missstände können nicht nur teuer, sondern auch rechtlich problematisch werden.
In diesem Blogartikel erfahren Sie detailliert, wie E-Rechnungen und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) perfekt ineinandergreifen. Sie lernen, wie Sie von automatischen Prozessen, effizienter Datenextraktion und schneller Weiterverarbeitung profitieren können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit einem DMS Fehler reduzieren und Ihre Buchhaltung massiv beschleunigen.
Wie E-Rechnungen direkt im DMS verarbeitet werden
Ein Dokumentenmanagementsystem, wie das von doxx-on systems GmbH, bietet ideale Bedingungen, um E-Rechnungen effizient zu verarbeiten. Sobald eine elektronische Rechnung beispielsweise per E-Mail eingeht, erkennt das DMS diese automatisch und zieht die Datei unmittelbar aus dem Postfach. Alternativ kann das System Rechnungen direkt aus Online-Portalen herunterladen oder aus Netzlaufwerken importieren. Dies eliminiert manuelle Schritte, spart Arbeitszeit und reduziert Fehlerquellen drastisch.
Nachfolgend finden Sie die häufigsten Quellen und deren automatische Verarbeitung:
| Quelle | Automatische Verarbeitung im DMS |
|---|---|
| E-Mail-Postfächer | Automatischer Import und Zuordnung |
| Online-Portale | Automatisierter Download und Import |
| Netzwerk-Laufwerke | Automatische Erkennung und Übernahme |
Durch diese Automatisierung sinkt der manuelle Aufwand erheblich, und Ihre Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Zudem erhöht sich die Sicherheit, da kein Dokument übersehen oder falsch abgelegt wird.
Effiziente Datenextraktion aus E-Rechnungen
Einer der größten Vorteile von E-Rechnungen ist die Möglichkeit, strukturierte Daten direkt maschinell auszulesen. Das Dokumentenmanagementsystem liest relevante Informationen, wie Rechnungsnummer, Beträge, Leistungsdatum und Zahlungsbedingungen, automatisch aus. Dank der standardisierten Datenformate gelingt dies mit höchster Präzision, ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter.
Im Überblick erkennen Sie hier die wichtigsten automatisiert auslesbaren Datenfelder:
| Datenfeld | Verwendung in der Verarbeitung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Duplikatsprüfung und Archivierung |
| Lieferdatum | Automatische Kontrolle und Freigabe |
| Zahlungsbedingungen | Automatische Steuerung Zahlungsprozess |
| Rechnungspositionen | Automatische Buchung und Kontierung |
Die automatisierte Datenextraktion erhöht nicht nur die Verarbeitungsgeschwindigkeit, sondern sorgt auch für eine zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Intelligente Regeln für die Rechnungsverarbeitung
Durch die im DMS vorhandenen, strukturierten Daten aus den E-Rechnungen können Sie intelligente Regeln hinterlegen. So erkennt das System automatisch, ob eine Rechnung beispielsweise per Lastschrift bezahlt wird oder überwiesen werden muss. Weitere Kodierungen innerhalb der E-Rechnung ermöglichen die präzise Differenzierung zwischen Gutschriften, Stornorechnungen oder Rechnungskorrekturen.
Durch diese Klassifizierung werden Workflows zielgenau gesteuert, wodurch beispielsweise Lastschrift-Rechnungen keine unnötigen Bearbeitungsschritte wie die manuelle Überweisung durchlaufen müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch potenzielle Fehlerquellen erheblich.
Optimierte Buchhaltungsprozesse durch Integration mit der Finanzbuchhaltung
Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Kombination aus DMS und E-Rechnungen ist die reibungslose Übergabe der geprüften Daten an Ihre Finanzbuchhaltung. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden automatisch mit weiteren Informationen wie Kostenstellen oder Freigaben angereichert und anschließend über Schnittstellen an Buchhaltungssysteme wie DATEV oder SAP übergeben.
Die folgende Übersicht zeigt beispielhaft den Übergabeprozess:
| Schritt | Automatisierte Umsetzung durch DMS |
|---|---|
| Datenextraktion | Automatische Erfassung |
| Kostenstellenzuordnung | Anreicherung anhand Freigaben |
| Übergabe an Buchhaltungssystem | Automatische Schnittstelle |
Dies spart enorm viel manuelle Arbeit, beschleunigt die Buchungsvorgänge und sorgt für eine fehlerfreie und transparente Buchhaltung.
Höhere Effizienz durch automatisierte Freigabeprozesse
Im Zusammenspiel zwischen E-Rechnungen und DMS wird auch die Freigabe von Rechnungen enorm erleichtert. Da sämtliche Rechnungsdaten automatisiert im System verfügbar sind, können diese sofort den entsprechenden Verantwortlichen digital zugewiesen werden. Klare Regeln legen fest, wer welche Rechnung erhält, prüft und freigibt.
Durch diese digitalisierten Freigabeprozesse vermeiden Sie unnötige Wartezeiten, reduzieren das Risiko von Mahnungen und nutzen Skonti besser aus. Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf die zu prüfenden Dokumente zugreifen, was den gesamten Prozess beschleunigt und die Zufriedenheit erhöht.
Fazit: Die perfekte Kombination für effiziente Rechnungsprozesse
Die Verbindung von E-Rechnungen und Dokumentenmanagementsystemen, wie das der doxx-on systems GmbH, bietet Unternehmen ein enormes Optimierungspotenzial. Von der automatischen Erkennung und Verarbeitung der Rechnungen über die präzise Datenextraktion bis hin zur fehlerfreien Übergabe an die Buchhaltung profitieren Unternehmen von Effizienzgewinnen, reduziertem Aufwand und erhöhter Transparenz. Durch diese intelligente Kombination werden Fehler minimiert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Prozesse nachhaltig verbessert.
Häufig gestellte Fragen
Die Verarbeitung von E-Rechnungen in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wirft bei Unternehmen immer wieder Fragen auf. Insbesondere in Bezug auf technische Voraussetzungen, rechtliche Vorgaben und die konkrete Umsetzung bestehen häufig Unklarheiten. Nachfolgend finden Sie ausführliche Antworten auf die sechs am häufigsten gestellten Fragen.
Warum ist die Kombination aus E-Rechnungen und einem DMS sinnvoll?
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet die ideale Plattform für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen, weil es Rechnungsinformationen automatisiert und strukturiert verarbeitet. Rechnungen werden automatisch erfasst, ausgelesen und archiviert, sodass Mitarbeiter deutlich weniger manuelle Eingriffe vornehmen müssen. Zudem garantiert ein DMS eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD und DSGVO. Durch diese Kombination senken Unternehmen nicht nur die Bearbeitungszeiten und Kosten, sondern minimieren auch Fehler, wie sie häufig bei manueller Verarbeitung entstehen. Das bedeutet konkret: Schneller Zugriff, effizientere Workflows und hohe Rechtssicherheit.
Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um E-Rechnungen mit einem DMS zu nutzen?
Um E-Rechnungen optimal im DMS zu nutzen, benötigen Sie ein System, das elektronische Formate (wie XRechnung und ZUGFeRD) automatisch verarbeiten kann. Technisch setzt dies eine standardisierte Büro-IT-Infrastruktur mit stabiler Internetanbindung voraus. Außerdem sollten Schnittstellen vorhanden sein, über die das DMS mit Ihren bestehenden Softwarelösungen wie Finanzbuchhaltung oder ERP kommuniziert. Eine zusätzliche Software oder umfangreiche Hardware ist im Regelfall nicht nötig. Unternehmen profitieren somit von einer unkomplizierten Integration bei geringer technischer Einstiegshürde.
Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen in einem DMS?
Die revisionssichere Archivierung bedeutet, dass alle Rechnungen vollständig, unveränderlich und nachvollziehbar gespeichert werden müssen. Ein modernes DMS gewährleistet dies durch automatische Speicherung der Originalrechnung, inklusive aller relevanten Metadaten und durch detaillierte Protokollierung sämtlicher Zugriffe und Bearbeitungsschritte. Dabei sind alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar und dokumentiert, sodass eine Manipulation ausgeschlossen ist. Zudem sorgt das DMS durch Backup- und Sicherungsmechanismen dafür, dass die Daten auch im Falle technischer Probleme stets verfügbar bleiben.
Wie lange dauert die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zur Verarbeitung von E-Rechnungen?
Die Einführung eines DMS inklusive der Verarbeitung elektronischer Rechnungen erfolgt typischerweise innerhalb weniger Wochen. Zunächst findet ein Workshop mit Experten wie der doxx-on systems GmbH statt, in dem spezifische Anforderungen und Abläufe definiert werden. Danach erfolgt die technische Einrichtung, inklusive Installation und Konfiguration des Systems. Abschließend erhalten Ihre Mitarbeiter Schulungen, um effizient mit dem neuen System zu arbeiten. Der genaue Zeitrahmen hängt dabei von der Komplexität der Prozesse, der Zahl der Nutzer und dem Umfang der gewünschten Automatisierung ab. In den meisten Fällen ist die Einführung nach maximal vier bis sechs Wochen abgeschlossen.
Welche Kosteneinsparungen sind durch die Verarbeitung von E-Rechnungen im DMS realistisch?
Die Kosteneinsparungen hängen stark von der Anzahl der verarbeiteten Rechnungen und dem bisherigen manuellen Aufwand ab. Unternehmen können jedoch regelmäßig mit Einsparungen von bis zu 70 % gegenüber der traditionellen manuellen Rechnungsbearbeitung rechnen. Hauptfaktoren sind hier die deutlich reduzierte Bearbeitungszeit, minimierte Fehlerquoten und die bessere Nutzung von Skonto- und Zahlungsfristen. Allein durch den Wegfall manueller Eingriffe wie Öffnen, Scannen, Verteilen und Abtippen von Rechnungen entsteht erhebliches Einsparpotenzial. Auch indirekte Kosten durch weniger Mahnungen, geringere Archivierungskosten und vermiedene Doppelzahlungen spielen eine Rolle.
Können mit einem DMS auch weiterhin Rechnungen in Papierform verarbeitet werden?
Ja, ein DMS verarbeitet nicht nur elektronische Rechnungen, sondern auch herkömmliche Papierrechnungen. Diese werden einfach eingescannt und danach genauso automatisiert verarbeitet wie E-Rechnungen. Die Systeme erkennen mittels OCR-Technologie die relevanten Rechnungsdaten und überführen diese automatisch in digitale Form. So entsteht ein einheitlicher digitaler Workflow, unabhängig davon, wie die Rechnungen ursprünglich eingehen. Unternehmen können damit schrittweise ihre Digitalisierung vorantreiben, ohne sofort alle Prozesse vollständig umstellen zu müssen. Dadurch profitieren Sie unmittelbar von effizienteren Abläufen, auch wenn noch Papierdokumente in Ihrem Unternehmen im Umlauf sind.
