In vielen Unternehmen herrscht Unsicherheit, wenn es um das Thema elektronische Rechnungen geht. Dabei kursieren zahlreiche Begriffe wie „ZUGFeRD“ oder „XRechnung“ – und schnell entstehen Missverständnisse darüber, was tatsächlich als elektronische Rechnung anerkannt wird und welche Formate für welchen Einsatzzweck geeignet sind. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen Vorgaben richtig umzusetzen, um keine bösen Überraschungen bei Steuerprüfungen zu erleben.
Ignoriert oder unterschätzt ein Unternehmen die Anforderungen an elektronische Rechnungen, drohen empfindliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen. Beispielsweise könnte es zu Nachzahlungen, Sanktionen oder sogar zu Problemen mit dem Finanzamt kommen, wenn Rechnungen nicht ordnungsgemäß verarbeitet und archiviert wurden. Unternehmen, die sich nicht rechtzeitig informieren und vorbereiten, riskieren zudem, wichtige Geschäftspartner zu verlieren, die bereits heute auf elektronische Rechnungen setzen.
In diesem Blogartikel klären wir Sie deshalb umfassend über die relevanten E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung auf, erläutern deren Unterschiede und zeigen auf, welches Format für Ihre spezifischen Anforderungen geeignet ist. Zudem erhalten Sie wertvolle Praxistipps zur sicheren Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben, damit Sie und Ihr Unternehmen bestens vorbereitet sind.
Was ist eine XRechnung – und wo wird sie eingesetzt?
Die XRechnung ist aktuell das bekannteste elektronische Rechnungsformat in Deutschland und besteht ausschließlich aus einer strukturierten XML-Datei. Ursprünglich wurde sie eingeführt, um die digitale Verarbeitung von Rechnungen insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern zu vereinfachen. Tatsächlich ist die Verwendung von XRechnungen bereits seit 2018 verpflichtend, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Einrichtungen oder Behörden senden.
Eine Besonderheit bei XRechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die sogenannte „Leitweg-ID“. Diese spezielle Identifikationsnummer erhalten Sie von Ihrem Auftraggeber und müssen sie zwingend in der Rechnung angeben. Wenn Sie hingegen Rechnungen an andere Unternehmen (B2B-Bereich) senden, benötigen Sie keine Leitweg-ID.
Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Merkmale der XRechnung:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Format | XML-Datei (maschinenlesbar, strukturiert) |
| Einsatzgebiet | Vor allem bei öffentlichen Auftraggebern |
| Leitweg-ID nötig | Ja, bei öffentlichen Auftraggebern erforderlich |
Im Anschluss an die Erstellung sollten XRechnungen direkt in einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem (DMS), etwa von der doxx-on systems GmbH, revisionssicher archiviert werden, um die gesetzlichen Anforderungen der GoBD einzuhalten.
ZUGFeRD: Hybrides Format mit Vorteilen und Tücken
ZUGFeRD ist das zweite gängige elektronische Rechnungsformat in Deutschland und unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von der XRechnung: Es handelt sich um ein sogenanntes hybrides Format, das sowohl eine menschenlesbare PDF als auch eine eingebettete XML-Datei enthält. Viele Unternehmen schätzen dieses Format, da auf den ersten Blick eine gewohnte PDF-Rechnung sichtbar ist.
Allerdings verbirgt sich hier eine mögliche Tücke: Die PDF wird von Anwendern häufig als primäre Rechnung betrachtet und geprüft, obwohl ausschließlich die XML-Datei steuerlich relevant ist. Die doxx-on systems GmbH rät daher, immer die integrierte XML-Datei zu prüfen, um Unstimmigkeiten oder Fehler auszuschließen.
Im Überblick erkennen Sie die wichtigsten Eigenschaften des ZUGFeRD-Formats:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Format | PDF mit eingebetteter XML-Datei (Hybridformat) |
| Einsatzgebiet | Flexibel in B2B und B2G |
| Steuerrelevanz | Ausschließlich die eingebettete XML-Datei |
Damit bei der Prüfung und Archivierung keine Fehler entstehen, ist auch hier ein Dokumentenmanagementsystem ideal, das die XML-Daten ausliest und rechtssicher speichert.
Gemeinsamkeiten und Unterschiede: XRechnung vs. ZUGFeRD
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen daher grundsätzlich dieselben rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Dennoch gibt es in der praktischen Anwendung deutliche Unterschiede.
Während die XRechnung konsequent auf digitale und automatisierte Verarbeitung setzt, bietet das ZUGFeRD-Format eine gewisse Flexibilität durch die menschenlesbare PDF. Das bedeutet, bei der XRechnung müssen zwingend maschinelle Prozesse zur Sichtbarmachung der Inhalte genutzt werden, während bei ZUGFeRD der manuelle Blick auf die PDF verführerisch, aber nicht immer korrekt sein kann.
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Unterschiede der beiden Formate im Überblick:
| Vergleichskriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Lesbarkeit | Nur maschinell | Mensch und Maschine |
| Leitweg-ID | Zwingend bei Behörden | Nicht zwingend erforderlich |
| Prüfungsanforderungen | XML-Prüfung notwendig | XML-Prüfung oft vernachlässigt |
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu entscheiden, welches Format optimal zu Ihren internen Prozessen passt.
Weitere E-Rechnungsformate in der EU und deren Bedeutung
Außerhalb Deutschlands existieren weitere elektronische Rechnungsformate, die ebenfalls auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. Diese Formate unterscheiden sich leicht in ihrer Ausgestaltung, erfüllen aber grundsätzlich dieselben Anforderungen. Beispiele sind PEPPOL oder andere nationale Lösungen innerhalb der EU.
Unternehmen, die grenzüberschreitend agieren, sollten daher sicherstellen, dass ihr Rechnungsstellungssystem diese Formate unterstützt oder zumindest kompatibel ist. Falls Ihr Unternehmen grenzüberschreitende Transaktionen durchführt, empfiehlt sich die Nutzung eines universellen Dokumentenmanagementsystems, um eine effiziente und rechtskonforme Abwicklung sicherzustellen.
Umstellung auf elektronische Rechnungen: Welche Fristen gelten?
Die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen ist bereits Realität und wird in den kommenden Jahren immer strikter gehandhabt. Spätestens ab 2027 bis 2028 werden andere Rechnungsformate wie einfache PDFs oder papierbasierte Rechnungen im B2B-Umfeld nicht mehr akzeptiert.
Es ist daher ratsam, bereits heute die nötigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um auf elektronische Rechnungsformate umzustellen. Die doxx-on systems GmbH unterstützt Sie gern bei der Implementierung passender Systeme und der optimalen Gestaltung Ihrer digitalen Rechnungsprozesse.
Fazit: Jetzt auf elektronische Rechnungsformate vorbereiten!
Die Einführung elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung bietet Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile: Sie sparen Zeit, senken Kosten und erfüllen gesetzliche Anforderungen. Allerdings sollten Sie sich frühzeitig und sorgfältig vorbereiten, um teure Fehler oder rechtliche Risiken zu vermeiden. Die Wahl des passenden Formats hängt dabei von Ihren individuellen Anforderungen und Prozessen ab.
Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD, XRechnung & Co
Die Einführung und Nutzung elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung wirft häufig viele Fragen auf. Gerade für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, ergeben sich Unsicherheiten bezüglich technischer Anforderungen, rechtlicher Vorgaben und praktischer Umsetzbarkeit. Im Folgenden beantworten wir sechs der wichtigsten Fragen ausführlich und praxisnah.
Was ist der Unterschied zwischen einer ZUGFeRD-Rechnung und einer XRechnung?
Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer strukturierten XML-Datei und ist vollständig auf die maschinelle Verarbeitung ausgelegt. Das ZUGFeRD-Format hingegen kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Unternehmen bevorzugen oft das ZUGFeRD-Format, da es auf den ersten Blick einfacher zu handhaben erscheint. Allerdings beachten viele nicht, dass steuerlich ausschließlich die XML-Datei relevant ist und somit stets separat geprüft werden muss. Im Gegensatz dazu zwingt die XRechnung zur sorgfältigen Prüfung der XML-Datei, was sie in der Praxis zwar technisch anspruchsvoller, aber sicherer macht.
Muss ich meinen Kunden informieren, wenn ich auf E-Rechnung umstelle?
Nein, eine explizite Zustimmung oder Information des Rechnungsempfängers ist nicht erforderlich, da gesetzlich seit dem 1. Januar 2025 die verpflichtende Empfangsbereitschaft gilt. Das bedeutet, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Sollte Ihr Kunde dennoch Schwierigkeiten bei der Verarbeitung haben, können Sie ihn auf Konvertierungstools oder unterstützende Lösungen – wie beispielsweise die von doxx-on systems GmbH – hinweisen, die eine unkomplizierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen ermöglichen.
Was genau ist eine Leitweg-ID und wann brauche ich sie?
Eine Leitweg-ID ist eine individuelle Identifikationsnummer, die öffentliche Auftraggeber vergeben, um eingehende elektronische Rechnungen eindeutig zuordnen zu können. Diese ID ist zwingend notwendig, wenn Sie eine XRechnung an Behörden oder öffentliche Einrichtungen senden. Im privaten Geschäftsverkehr (B2B) hingegen ist eine Leitweg-ID nicht erforderlich. Wichtig: Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem öffentlichen Auftraggeber über dessen Leitweg-ID, um Verzögerungen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.
Kann ich elektronische Rechnungen auch einfach ausdrucken und archivieren?
Nein, elektronische Rechnungen dürfen nicht einfach ausgedruckt und in Papierform archiviert werden. Das Drucken einer elektronischen Rechnung zerstört deren rechtliche und steuerliche Konformität. Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen elektronische Rechnungen in ihrem ursprünglichen digitalen Format revisionssicher archiviert werden. Daher empfiehlt es sich, ein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem (DMS) – wie etwa das von der doxx-on systems GmbH – zu nutzen, um die Dokumente sicher und rechtskonform abzulegen und langfristig aufzubewahren.
Welche Vorteile bietet mir die Einführung eines E-Rechnungsformats konkret?
Die Einführung elektronischer Rechnungen bietet mehrere erhebliche Vorteile: Erstens können Rechnungen schneller erstellt, versendet und verarbeitet werden, was Zeit und Kosten reduziert. Zweitens sinkt das Risiko manueller Fehler durch automatisierte Prozesse erheblich. Drittens steigert die digitale Archivierung die Rechtssicherheit bei steuerlichen Prüfungen und reduziert das Risiko von Nachforderungen und Sanktionen. Viertens verbessert die digitale Verarbeitung insgesamt die Effizienz Ihrer Finanzprozesse. Letztlich trägt die Umstellung dazu bei, Ihren Betrieb zukunftsfähig zu machen und den gesetzlichen Anforderungen optimal gerecht zu werden.
Was passiert, wenn ich die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht rechtzeitig umsetze?
Wenn Sie die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung nicht rechtzeitig umsetzen, riskieren Sie verschiedene Konsequenzen. Dazu zählen unter anderem Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, da diese keine herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen mehr akzeptieren. Außerdem können steuerliche Konsequenzen drohen, da nicht korrekt archivierte oder verarbeitete Rechnungen bei Betriebsprüfungen beanstandet werden können. Ferner steigt der administrative Aufwand erheblich, da Sie später möglicherweise kurzfristig auf elektronische Rechnungen umstellen müssen. Um diesen Risiken vorzubeugen, empfiehlt es sich, frühzeitig auf elektronische Rechnungsformate umzusteigen. Bei Unsicherheiten unterstützt die doxx-on systems GmbH Sie umfassend bei der korrekten und rechtzeitigen Umsetzung.
