Einleitung
Qualitätssicherung ist in nahezu allen Unternehmen ein zentraler Bestandteil des täglichen Arbeitens. Ob Messprotokolle, Materialprüfungen oder Produktionskontrollen – die Dokumentation dieser Prozesse nimmt viel Zeit in Anspruch. Noch immer werden viele Daten in Word, Excel oder sogar auf handschriftlichen Notizen erfasst und anschließend in Ordnern oder Netzlaufwerken abgelegt. Das macht die Suche nach Informationen mühsam und verzögert Abläufe.
Die Folgen sind spürbar: Bei Audits oder Prüfungen müssen Unterlagen oft aufwendig zusammengesucht werden, wichtige Informationen gehen verloren und Mitarbeitende verbringen unnötig viel Zeit mit administrativen Aufgaben. Auch die Steuerung von Prüfintervallen oder Stichproben erfolgt häufig unsystematisch, sodass Maßnahmen nicht rechtzeitig eingeleitet werden.
Digitale Lösungen wie Apps für die Qualitätssicherung schaffen Abhilfe. Sie ermöglichen die einfache Erfassung von Daten, verknüpfen IoT-Systeme direkt mit Prüfprozessen und speichern alle Ergebnisse zentral und revisionssicher. In diesem Blog erfahren Sie, wie Unternehmen – mit Unterstützung der doxx-on systems GmbH – ihre Qualitätssicherung einfacher, effizienter und sicherer gestalten können.
Klassische Herausforderungen der Qualitätssicherung
In vielen Betrieben erfolgt die Dokumentation von QS-Maßnahmen noch manuell. Mitarbeitende schreiben Messwerte auf Zettel oder tragen sie in Excel-Tabellen ein. Diese Daten landen anschließend in einem Ordner oder auf dem Server.
Das Problem: Diese Informationen sind schwer wiederzufinden, oft unvollständig und nicht revisionssicher. Für Audits oder Zertifizierungen bedeutet das zusätzlichen Stress, weil relevante Dokumente erst mühsam gesucht werden müssen.
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen klassischen Methoden und einer digitalen Lösung:
| Aspekt | Klassische Methode | Digitale Lösung |
|---|---|---|
| Dokumentation | Word, Excel, Papier | Digitale Erfassung per App |
| Auffindbarkeit | Zeitaufwendig | Sofort verfügbar |
| Sicherheit | Fehleranfällig | Revisionssicher und zentral |
Mit einer digitalen Qualitätssicherung wird die Suche nach Unterlagen überflüssig und Prozesse deutlich zuverlässiger.
Digitale Erfassung von Qualitätsdaten
Die Digitalisierung erleichtert die Arbeit der QS-Mitarbeitenden erheblich. Statt handschriftlicher Notizen können Daten direkt per App erfasst werden. Eingaben erfolgen strukturiert, sodass alle relevanten Informationen enthalten sind.
Zusätzlich können Prüfaufträge automatisch an zuständige Mitarbeitende verteilt werden. Sobald ein neuer Artikel geprüft werden muss, erhält die Qualitätssicherung eine Benachrichtigung in der App und kann die Daten sofort erfassen.
Nachfolgend finden Sie die Vorteile auf einen Blick:
| Kriterium | Klassische QS-Erfassung | Digitale QS-Erfassung |
|---|---|---|
| Geschwindigkeit | Langsam, manuell | Schnell, digital |
| Vollständigkeit | Abhängig von Mitarbeitenden | Durch Pflichtfelder gesichert |
| Datenverfügbarkeit | Eingeschränkt | Sofort im System abrufbar |
So entsteht ein durchgängiger, transparenter Prozess von der Erfassung bis zur Auswertung.
Integration von Messsystemen und IoT
Ein weiterer Vorteil digitaler QS-Lösungen ist die Integration von Maschinen, Waagen oder Messgeräten. Daten müssen nicht mehr abgetippt, sondern können direkt übernommen werden.
Durch IoT-Anbindungen lassen sich Prüfwerte automatisch in die Datenbank übertragen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.
Im Überblick erkennen Sie die Vorteile:
| Aspekt | Ohne IoT-Anbindung | Mit IoT-Integration |
|---|---|---|
| Datenerfassung | Manuell, fehleranfällig | Automatisch und exakt |
| Aufwand | Hoch | Minimal |
| Qualität der Daten | Schwankend | Einheitlich und zuverlässig |
So werden Prüfprozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer.
Automatisierte Steuerung von Prüfintervallen
Die Steuerung von Prüfungen erfolgt in vielen Unternehmen unsystematisch. Häufig werden QS-Maßnahmen nach Zuruf oder aus Erfahrung durchgeführt.
Mit einer digitalen Lösung lassen sich Prüfintervalle, Stichproben oder Wiederholungen automatisiert hinterlegen. Mitarbeitende müssen nicht mehr selbst im Blick behalten, wann eine Kontrolle fällig ist, sondern werden rechtzeitig erinnert.
Das sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität und reduziert das Risiko von Fehlern oder verpassten Prüfungen erheblich.
Vorteile bei Audits und Zertifizierungen
Ein Audit oder eine Zertifizierung bedeutet in klassischen Prozessen viel Aufwand. Mitarbeitende müssen Unterlagen zusammensuchen, die oft unvollständig oder schwer auffindbar sind.
Mit einer digitalen Qualitätssicherung sind alle relevanten Daten revisionssicher gespeichert und jederzeit abrufbar. Bei einem Audit können Messprotokolle, Berichte oder Dokumentationen mit wenigen Klicks bereitgestellt werden.
Das reduziert nicht nur den Stress für Mitarbeitende, sondern stärkt auch das Vertrauen der Auditoren in die Prozesse des Unternehmens.
Fazit: Digitale QS spart Zeit und schafft Sicherheit
Die Qualitätssicherung ist ein Bereich, der von der Digitalisierung besonders profitiert. Durch digitale Erfassung, IoT-Integration und automatisierte Prüfsteuerung lassen sich Prozesse vereinfachen, Fehler vermeiden und Daten sicher speichern.
Mit den Lösungen der doxx-on systems GmbH gelingt Unternehmen der Umstieg von manuellen Prozessen hin zu einer modernen, effizienten und sicheren Qualitätssicherung – ein klarer Vorteil im Wettbewerb.
Häufig gestellte Fragen zur Qualitätssicherung digital dokumentieren
Die Einführung digitaler QS-Lösungen wirft viele Fragen auf. Hier beantworten wir die häufigsten davon.
Welche Vorteile bringt eine digitale Qualitätssicherung im Alltag?
Digitale QS-Systeme reduzieren den manuellen Aufwand, vermeiden Fehler und stellen sicher, dass Daten zentral und revisionssicher gespeichert werden. Mitarbeitende werden entlastet, und Unternehmen profitieren von mehr Transparenz und Zuverlässigkeit.
Wie funktioniert die Integration von Messsystemen?
Über Schnittstellen oder IoT-Anbindungen können Waagen, Maschinen oder Messgeräte direkt mit der App verbunden werden. Die ermittelten Werte werden automatisch in die Datenbank übertragen. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit der Daten erheblich.
Ist eine digitale QS auch für kleinere Unternehmen sinnvoll?
Ja, gerade kleinere Unternehmen profitieren stark, da sie weniger personelle Ressourcen für aufwendige Dokumentation binden müssen. Eine App vereinfacht die Abläufe, spart Zeit und macht auch kleine Betriebe audit- und zertifizierungsfähig.
Welche Rolle spielt die Automatisierung bei Prüfintervallen?
Automatisierung sorgt dafür, dass Prüfungen rechtzeitig und zuverlässig durchgeführt werden. Intervalle können im System hinterlegt werden, sodass Mitarbeitende automatisch erinnert werden. Das reduziert Fehler und sorgt für eine gleichbleibend hohe Qualität.
Wie erleichtert eine digitale QS Audits und Zertifizierungen?
Alle Daten sind revisionssicher gespeichert und mit wenigen Klicks abrufbar. So lassen sich Messprotokolle, Prüfberichte und Dokumentationen jederzeit nachweisen. Das senkt den Aufwand für Audits erheblich und sorgt für eine stressfreie Vorbereitung.
Welche technischen Voraussetzungen sind nötig?
In der Regel reichen Tablets oder Computer mit Internetzugang und der entsprechenden QS-App. Durch Schnittstellen können bestehende Systeme angebunden werden. So gelingt die Einführung ohne große Investitionen oder technische Hürden.
