Papierlos arbeiten – Warum es sich lohnt & wie es gelingt!
Wo und was wären wir nur ohne Papier heute? Papier dient uns seit seiner Erfindung vor fast 2.000 Jahren dazu, Wissen zu dokumentieren und dauerhaft festzuhalten. Mit Gutenbergs Erfindung des modernen Buchdrucks im 15. Jahrhundert ist es uns zudem möglich, dieses Wissen einer breiten Masse und über Generationen hinweg weiterzugeben. Papier ist also wahrlich ein Segen für die Menschheit. Oder sollten wir lieber sagen „war ein Segen“.
Zumindest im unternehmerischen Umfeld ist die Tendenz klar. Papier hat in der Masse über kurz oder lang ausgedient. Zu unflexibel, zu unsicher und zu umständlich ist die Nutzung von Papier in einer globalisierten und mobilen Arbeitswelt. Dank digitaler Lösungen stellen immer mehr Unternehmen auf „Papierloses Arbeiten“ um. Und das aus guten Gründen.
Inhalt des Beitrags
Papierlos arbeiten – die Vorteile
Papierlos arbeiten bedeutet den weitestgehenden Verzicht auf Papier, zumindest sofern man ihn selbst beeinflussen kann. Wie dieser Verzicht erreicht wird, ist dabei nicht definiert. Ein DMS-System bietet unserer Meinung nach hierfür die besten Voraussetzungen, da es weit über die einfache digitale Dokumentenablage hinausgeht. Aus diesem Grund beziehen wir uns im Folgenden auf die Vorteile papierloser Arbeit unter Verwendung eines DMS-Systems.
Höhere Produktivität
Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich durch einen dicken Stapel an Aktenordnern gequält hat, nur um nochmal Position 3 der Rechnung 0815 zu prüfen. Indexierte Dokumente und Informationen lassen sich über ein DMS-System schnell & einfach wiederfinden und zusätzlich mobil abrufen. Das spart Zeit und Nerven. Mit Hilfe der Belegerkennung werden zudem Dokumenteninformationen automatisch ausgelesen und zur weiteren Verschlagwortung genutzt. Der manuelle Aufwand geht gegen Null.
Moderne DMS-Lösungen verfügen zusätzlich über die Möglichkeit, digitale Workflows bzw. Geschäftsprozesse abzubilden. Voll- oder teilautomatisierte Prozesse, wie z.B. die digitale Rechnungsverarbeitung, sorgen für kürzere Durchlaufzeiten und weniger Aufwand bei der Bearbeitung.
Geringere Kosten
Papier frisst Platz. Archivräume, Aktenschränke, Ordner und mehr werden benötigt, um Dokumente in Papierform für die Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu speichern. Wer papierlos arbeitet, erspart sich entsprechende teure Anschaffungen sowie laufende Kosten.
Durch die Umstellung auf digitale Archivierung von Dokumenten reduzieren sich zudem Druck- und Kopierkosten. Schnellere automatisierte Prozesse bedeuten darüber hinaus weniger Aufwand für die Mitarbeitenden und geringere Bearbeitungskosten.
Nachhaltigere Archivierung
Derzeit machen verheerende Waldbrände in Griechenland und Italien sowie die mächtigen Flutkatastrophen in Deutschland und China auf den Klimawandel aufmerksam. Man ist sich weitestgehend einig, der CO2-Verbrauch muss gesenkt werden. Papierloses Arbeiten unterstützt Unternehmen in diesem Vorhaben. Mario Dönnebrink, CEO unseres Partners d.velop AG, hat sich hierzu in einem spannenden und lesenswerten Blogbeitrag Gedanken gemacht und zeigt in einer Vergleichsrechnung den Unterschied auf. Das Ergebnis: eine ausgedruckte DIN-A4 Seite verbraucht 800-mal mehr CO2 als selbiges Dokument in digitaler Form. Wir sind von dieser Eindeutigkeit gleichermaßen überrascht wie begeistert!
Höhere Sicherheit
Die Sicherheit und der Schutz von Dokumenten sollten schon aus Eigeninteresse eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen. Der Verlust von geschäftskritischen Informationen kann Firmen teuer zu stehen kommen. Zudem erfordern EUDSGVO sowie die GoBD zahlreiche Maßnahmen zum Schutz von Dokumenten. Allein die Anforderung aus den GoBD, digital eingehende Dokumente zwingend auch digital abzuspeichern, spricht für die Umstellung auf papierloses Arbeiten.
Durch detaillierte Benutzer- und Rechteeinstellungen verhindert ein DMS-System unberechtigte Dokumentenzugriffe von außen auf das revisionssichere Archiv. Die einfache Möglichkeit, redundante Backups von digitalen Unterlagen zu erstellen, ist ein weiterer Vorteil papierlosen Arbeitens.
Bessere Zusammenarbeit
Dokumente in digitaler Form lassen sich im Gegensatz zu Papierdokumenten standortübergreifend zur selben Zeit aufrufen. Alle Mitarbeitenden erhalten so jederzeit den gleichen Bearbeitungsstand. Durch die gleichzeitige Ablage eines Dokuments in mehreren digitalen Akten (z. B. eine Rechnung in Lieferanten- und Projektakte) werden Kopien vermieden. In Papierform sind Kopien nicht nur anfällig für Informationsverlust, sie sind zudem unpraktikabel, teuer und schlecht für die Umwelt.
Gerade in Corona-Zeiten, in denen viele Mitarbeitende von zuhause arbeiten, erweist sich papierloses Arbeiten als sehr vorteilhaft. Dokumente lassen sich mit einem Klick weiterleiten und über die zahlreichen Collaboration-Tools im DMS-System gemeinsam bearbeiten. Der Trend zu mehr Arbeiten im Homeoffice wird die Entwicklung zu papierloser Arbeit über die Pandemie hinaus weiter vorantreiben.
Papierlos arbeiten: Die 3 größten Hürden und wie Sie diese überspringen
In Anbetracht der vielen Vorteile stellt sich die Frage, wieso noch nicht alle Unternehmen komplett auf papierloses Arbeiten umgestellt haben. Kommen wir daher zur Kehrseite der Medaille – die Hürden, um papierlos zu arbeiten. Im Wesentlichen sind diese im kurz- bis mittelfristigen Zeitraum zu sehen, langfristig überwiegen die Vorteile. Die drei größten Hürden haben wir für Sie zusammengestellt.
Hoher Aufwand für die Umstellung
Der Umstieg auf papierloses Arbeiten, verbunden mit der Einführung einer oder mehrerer digitaler Lösungen, ist mit Aufwand verbunden. Aufwand, den viele Unternehmen scheuen. Mangelnde Kompetenzen, fehlende zeitliche Ressourcen oder eine unzureichende Kosten-Nutzen-Betrachtung führen dazu, dass man das Thema trotz der offensichtlichen Vorteile vor sich herschiebt.
Doch was können Sie tun, um den Stein ins Rollen zu bringen und den Aufwand zu rechtfertigen? Machen Sie sich klar, dass Sie langfristig vom Umstieg auf papierloses Arbeiten profitieren, sowohl zeitlich als auch finanziell. Sie sind sich unsicher, ob das wirklich auf Sie zutrifft? Dann werden Sie sich den Situationen bewusst, in denen Sie mit digitaler Unterstützung schneller und produktiver agieren könnten, z.B. jedes Mal, wenn Sie lange nach Dokumenten suchen, unterwegs keinen Zugriff auf Unterlagen haben oder wenn Skonto nicht gezogen werden konnte, weil die Rechnungsfreigabe zu lange dauerte. Sie werden feststellen, dass es von solchen Situationen mehr gibt als Sie im Moment vielleicht glauben.
Bedenken bei den Mitarbeitenden
Doch auch wenn entsprechende Kompetenzen und Ressourcen im Unternehmen verfügbar sind, ist der reibungslose Umstieg noch nicht gesichert. Denn damit dieser von Erfolg gekrönt wird, müssen alle von der Umstellung betroffenen Mitarbeitenden mitziehen.
Wie können Sie alle Mitarbeitenden für papierlose Arbeit begeistern?
In erster Linie ist es wichtig, dass Führungskräfte vorangehen, papierlos arbeiten und die Vorteile dieser Arbeitsweise aufzeigen. Dies hat Signalwirkung auf die Angestellten. Ein aufgeräumter, von Papier befreiter Arbeitsplatz hinterlässt einen anderen Eindruck als ein Schreibtisch, auf dem sich die Akten stapeln.
Doch Vorleben allein ist nicht alles. Nehmen Sie zusätzlich alle Bedenken der Angestellten ernst – egal für wie relevant Sie selbst diese halten. Räumen Sie diese aus der Welt, indem Sie erklären, wie neue Systeme unterstützen und den Arbeitsalltag vereinfachen. Die Angst vor Überforderung durch neue Systeme nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden, indem Sie ihnen eine umfangreiche Einführung mit entsprechenden Hilfen zusichern.
Zu viel auf einmal
Hat man alle Mitarbeitenden für Digitalisierung und digitale Lösungen begeistert, kann es oft nicht schnell genug gehen. Am liebsten würde man von heute auf morgen komplett papierlos arbeiten. Doch dies geht leider häufig schief.
Besser ist eine schrittweise Umstellung. Fangen Sie z.B. zunächst an, alle neu eingehenden Dokumente digital abzulegen und bereits bestehende Unterlagen Schritt für Schritt nachzuziehen. Geben Sie sich dabei ausreichend Zeit, damit Sie nicht unter Stress geraten und andere Aufgaben darunter leiden.
Verfahren Sie ebenso mit der Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse. Fangen Sie mit dem Prozess an, der Ihnen die meiste Arbeitserleichterung verspricht. Die Verarbeitung eingehender Rechnungen ist häufig ein guter erster Prozess. Wenn dieser sich im Unternehmen eingespielt hat, packen Sie den Zweiten an und lassen Sie sich auch hierfür die notwendige Zeit. Die kontinuierliche Optimierung der laufenden Prozesse findet dabei parallel statt.
Wir halten fest!
Papierloses Arbeiten lohnt sich langfristig immer. Weniger Aufwand, mehr Zeit und geringere Kosten ergeben sich aus der Umstellung auf digitale Lösungen (Bsp. DMS-System). Die Umstellung selbst ist mit Hürden verbunden, die viele Unternehmen noch scheuen. Werden Sie sich jedoch den vielen Vorteilen bewusst, entgegnen Sie Bedenken bei Mitarbeitenden mit Verständnis und gehen Sie die Umstellung auf papierloses Arbeiten Schritt für Schritt an. Und das Wichtigste: Fragen Sie bei Unsicherheiten einen Experten um Rat. Er wird Sie beraten und gemeinsam mit Ihnen die Umstellung erfolgreich meistern.
Sie möchten erfolgreich auf papierlose Arbeit umsteigen?
Wir unterstützen Sie dabei. Kontaktieren Sie uns einfach per Formular oder rufen Sie uns an unter 07243 2000-733.
