Wie Corona ein Umdenken beim Homeoffice bewirkt
„Was uns als eine schwere Prüfung erscheint, erweist sich oft als Segen.“ Dieses zeitlose Zitat von Oskar Wilde lässt sich, bezogen auf die Einführung moderner Technologien und Konzepte, auch sehr gut auf die aktuelle Corona-Pandemie übertragen. So möchten nicht nur große Unternehmen und Konzerne die Möglichkeiten nach Corona beibehalten, die durch die Krise zwangsweise und teils unter schwierigen Bedingungen eingeführt wurden. Vor allem das Thema Homeoffice wird von vielen Unternehmen als zukunftsfähig anerkannt. Auch von denjenigen, die bisher der Thematik skeptisch gegenüberstehenden.
Homeoffice auch nach der Krise ein "heißes Thema"
So ergab eine Umfrage des ZEW – Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung, dass bei Unternehmen aus der Informationswirtschaft der Anteil an Mitarbeitern mit Homeoffice-Option nach der Krise steigen soll. Wurden vor Ausbruch der Pandemie nur knapp der Hälfte der Mitarbeiter (48 %) diese Möglichkeit gegeben, sollen nach Krisenende etwa 2 von 3 Angestellten (64 %) zumindest teilweise von zu Hause arbeiten dürfen. Selbst im verarbeitenden Gewerbe, wo viele Mitarbeiter naturgemäß an Ihren Arbeitsplatz gebunden sind, soll nach Corona gut jeder dritte Angestellte (36 %) zumindest teilweise von zuhause arbeiten dürfen. Zu Zeiten ohne Covid-19 hatte nur knapp jeder Vierte (24 %) diese Möglichkeit.
Homeoffice - das müssen Arbeitgeber bei der Umsetzung beachten
Doch was in der Krise schnell und unkompliziert gehen musste, ist in der Regel ein Prozess, der einen gewissen zeitlichen Vorlauf benötigt. So ist ein Anspruch auf Homeoffice, sowohl von Arbeitnehmer- als auch von Arbeitgeberseite, rechtlich nicht gegeben. Dass ein Unternehmen Mitarbeiter nach Hause zum Arbeiten schickt, ist also nicht ohne weiteres möglich. Selbst wenn hierfür schriftliche Vereinbarungen mit den Angestellten getroffen werden, muss der Arbeitgeber dennoch für den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer sorgen. Je nach Homeoffice-Anteil ist dieser sogar gänzlich für die Ausstattung nach ergonomischen Gesichtspunkten verantwortlich. Nicht zu-letzt durch die EU-DSGVO müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Aspekte bei der Heimarbeit gewährleistet sind. Und allein aus Eigeninteresse müssen Unternehmer zudem die Wahrung der Betriebsgeheimnisse im Blick behalten sowie entsprechende Maßnahmen, wie z.B. Vorgaben zur Einrichtung des Arbeitsplatzes, treffen. Es zeigt sich also, dass das Anbieten von Homeoffice-Arbeit mit Hürden und Aufwand verbunden ist.
Höhere Produktivität durch flexiblere Arbeit
Dass es sich lohnt, flexible Arbeitsplätze bereitzustellen, zeigt eine vom ZEW im Jahr 2015 durchge-führte Studie. Die ZEW-Wissenschaftler kommen zu dem Ergebnis, dass Unternehmen von flexibler Arbeit profitieren können. Voraussetzung hierfür ist die Bereitstellung einer adäquaten digitalen Infrastruktur. „Vor allem Unternehmen, die ihren Beschäftigten durch eine entsprechende Ar-beitsorganisation eine hohe Autonomie bei der Erledigung ihrer Tätigkeiten ermöglichen, können positive Effekte erwarten“, fasst Dr. Daniel Erdsiek, Wissenschaftler im ZEW-Forschungsbereich „Digitale Ökonomie“ die Ergebnisse der Studie zusammen.
Flexiblere Arbeitsbedingungen können dabei über mehrere Dimensionen erfolgen:
• Arbeitszeitflexibilisierung (Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit)
• Arbeitsort (Homeoffice)
• Arbeitspensum (Arbeitszeitkonten)
• Kontinuität der Arbeit (längere Auszeiten z.B. Sabbatical)
So konnte in der Studie mit über 1.000 Teilnehmern (Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor) herausgefunden werden, dass „eine Erhöhung der Ausstattung mit mobilen Endgeräten um 20 Prozentpunkte mit einem Produktivitätsanstieg von 1,05 Prozent einhergeht, wenn das Unter-nehmen in einem durchschnittlichen Maße Vertrauensarbeitszeit ermöglicht. Für Unternehmen, in denen 85 Prozent der Beschäftigten unter Vertrauensarbeitszeiten arbeiten, beträgt der beobach-tete Produktivitätsanstieg hingegen 4,64 Prozent.“
Mit der richtigen DMS-Lösung die Produktivität im Homeoffice steigern
Es stehen somit den bisher gescheuten Einführungsaufwänden die erhofften, und bereits im Dienstleistungsbereich nachgewiesenen, Produktivitätsgewinnen gegenüber. Mit einer gut durchdachten und sauber dokumentierten Planung lässt sich das Arbeitspensum für die Einführung zwar nicht vermeiden, aber immerhin erheblich reduzieren. Vielmehr kann jedoch über die im Unternehmen eingesetzten Lösungen die Produktivität gesteigert werden, damit der Ertrag den Aufwand übersteigt.
Als Spezialist für DMS-Lösungen können wir Ihnen aufzeigen, wie eine DMS-Lösung die mobile Arbeit oder die Arbeit im Homeoffice erleichtert und damit Ihre Produktivität steigert.
Zunächst stellen wir fest, dass der Schutz der Dokumente und Daten, wie bereits oben erwähnt, auch bei der Heim- oder mobilen Arbeit einen hohen Stellenwert genießt. Mit einer Dokumentenmanagementlösungen sind Unternehmen diesbezüglich auf der sicheren Seite. Im revisionssicheren Archiv liegen alle Unterlagen gut geschützt zum mobilen Abruf bereit. Nicht nur im Homeoffice sondern auch unterwegs, zum Beispiel in der Bahn, können Verträge, Rechnungen oder Bestellungen online abgerufen werden. Kennwortgeschützt bleiben die Zugriffe auf die archivierten Dokumente unter Kontrolle. DMS-Lösungen können heutzutage aber noch mehr. Mit einem Workflowmodul lassen sich Prozesse digital abbilden und optimieren. Ein klassisches Beispiel bildet hier der Rechnungsfreigabeprozess. Kombiniert mit dem mobilen DMS können Belege also auch ohne Mehraufwand über die Firmengrundstücksgrenzen hinaus schnell und einfach bearbeitet werden. Rein von der technischen Seite gesehen, verschwinden die Grenzen zwischen Arbeitsstätte und Heim immer mehr. Es lässt sich festhalten: Alles was im Büro per DMS gemacht werden kann, können Mitarbeiter mit der richtigen Lösung auch von Zuhause erledigen. Mit dem Vorteil einer flexibleren Arbeitsgestaltung und einer sich damit erhöhenden Produktivität. Oder wie Oskar Wilde es sagen würde: „Was uns als eine schwere Prüfung erscheint, erweist sich oft als Segen.“
Falls auch Sie Homeoffice einführen oder Ihre bestehenden Homeoffice-Möglichkeiten ausbauen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nutzen Sie unsere Online-Terminvereinbarung, um direkt ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch zu vereinbaren.
