TÜV Hessen bescheinigt "geprüfte Archivierung"
Alle 3 Jahre lässt unser Partner, die Starke + Reichert GmbH & Co. KG,. ihr Starke-DMS durch den TÜV Hessen überprüfen und hat auch 2022 wieder das Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“ erhalten.
Das ist auch wichtig für unsere Kunden, denn dadurch gewährleistet das Starke-DMS die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten, einfach gesagt die digitale Archivierung. Gerade im Zuge des ersetzenden Scannens – also der digitalen Erfassung papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) und die anschließende Vernichtung des Originals – ist diese Zertifizierung enorm wichtig!
Das TÜV-Zertifikat können Sie sich gerne direkt herunterladen.
Was wird dabei durch den TÜV überprüft?
Zunächst geht es darum, dass die Grundfunktionalitäten eines DMS gegeben sind:
- Dauerhafte, rechtskonforme Aufbewahrung
- Schnelle Suche von Dokumenten
- Unabhängigkeit der Herkunft des Dokumente (Papierbeleg, Datei, E-Mail)
- Aufnahme und Indexierung durch das DMS
- Archivierung ist optimalerweise sowohl manuell (z.B. per Drag & Drop), automatisch per Schnittstelle möglich.
Gesetzliche Bestimmungen
Im weiteren Zuge der Prüfung wird das DMS auf die Einhaltung diverser gesetzlicher Vorschriften gecheckt. Dazu zählen unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), Datenschutzgesetze (BDSG & DSGVO), Abgabenordnung (AO) und natürlich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Weitere Anforderungen
Neben den oben aufgeführten gesetzlichen Bestimmungen, gibt noch weitere fachliche und organisatorische Anforderungen, die ein DMS erfüllen muss. Der Schutz des Archivs gegen Manipulation von innen und außen spielt dabei ebenso eine Rolle wie der Schutz der Dokumente und des Zugriffs auf diese entsprechend Ihrer Vertraulichkeit. Die Möglichkeit einer Datensicherung muss darüber hinaus gegeben sein.
Das System muss integrierbar sein – was bedeutet, dass es in eine bestehende IT-Landschaft aufgenommen und vernetzt werden kann. Die Möglichkeit der automatischen Archivierung über Schnittstellen spielt dabei eine sehr wichtige Rolle.
Wo spielt das eine Rolle?
Wer richtig und vernünftig die digitale Archivierung nutzen und auf die Aufbewahrung von Papier verzichten möchte, kommt um ein rechtskonformes DMS nicht herum. Die Zertifizierung durch den TÜV gibt uns die Sicherheit, dass Starke-DMS die Anforderungen erfüllt und somit als Grundlage für die Digitalisierung wichtig ist. Das DMS ist dabei aber nur einer von drei wichtigen Faktoren: Eine gute Datensicherung spielt ebenso eine wichtige Rolle wir die erstellt und regelmäßig zu überprüfende Verfahrensdokumentation. Sollten Sie hier noch Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an!
Sie haben Fragen zu TÜV und Revisionssicherheit?
Dann sprechen Sie uns an! Sie erreichen uns unter 07243 2000-733.
