Teambuilding mal anders - DMS und Business Collaboration
„Elf Freunde müsst ihr sein“ lautet die Botschaft im Fußball. Doch was Kennern des runden Leders schon lange bekannt ist, ist auch für Unternehmen ein wichtiger Faktor für wirtschaftlichen Erfolg. Daher wird der Teamarbeit in vielen Organisationen eine immer größer werdende Bedeutung zugeschrieben. Nur wenn die Abläufe innerhalb eines Teams optimal aufeinander abgestimmt sind und deren Mitglieder bereit sind miteinander, statt gegeneinander zu arbeiten, lassen sich langfristig wirtschaftliche Siege einfahren. Während man in zahlreichen Firmen den Teamgeist durch gemeinsame Events (z.B. Escape Rooms) wachrüttelt, erleichtern heutzutage Collaboration-Tools zusätzlich das Miteinander auf technischer Ebene.
Collaboration Tools - Grenzen überbrücken mit System
Das Ziel solcher Tools ist dabei im Grunde immer das gleiche – das gegenseitige Zuspielen an Informationen innerhalb eines Teams zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Spielfeld ist dabei in alle Richtungen offen, denn zeitliche und räumliche Grenzen werden unter Zuhilfenahme elektronischer Medien sowie durch die Nutzung des Internets überbrückt. Daher spricht man in diesem Zusammenhang gerne auch von Social Collaboration (abgeleitet von Social Media) oder auch Business Collaboration. So unterschiedlich Collaboration-Tools sind, so verschieden sind Ihre Matchpläne, um die Teamarbeit zu verbessern. Während z. B. Skype durch Videocalls- und konferenzen das ortsunabhänige Miteinander stärkt, wird mit der NextCloud Unternehmen eine jederzeit und mobil überall abrufbare Dateiablage bereitgestellt. Auch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) verfügen über zahlreiche Funktionen, die aus talentierten Einzelspielern ein schlagkräftiges Team werden lassen.
Mit einem DMS und Business Collaboration die Teamperformance verbessern
Gemeinsamer Dokumentenzugriff über sicheres DMS-Archiv
Wer im Team gemeinsam auf dieselben Dokumente zugreifen und diese bearbeiten muss, erhält mit einem DMS das hierfür passende System. Alle Unterlagen werden dort nicht nur sicher und geschützt aufbewahrt, durch die Funktion des Auscheckens ist die gleichzeitige Bearbeitung ausgeschlossen. Über die Steuerung der Zugriffsrechte ist es zudem möglich, Benutzer- oder teamgenau grünes Licht zur Bearbeitung zu geben. Änderungen an einem Dokument und neue Versionen des Dokuments werden über die integrierte Versionierung festgehalten. Ältere Versionen können so bei Bedarf schnell und einfach wiederhergestellt werden. Da alle Unterlagen auch mobil abrufbar sind, ist die gemeinsame Arbeit auch von unterschiedlichen Orte, wie z.B. aus dem Homeoffice, jederzeit möglich.
Einfache Aufgabenkoordination dank Workflow
Gruppenspezifische, sich wiederholende Standardabläufe werden über das Workflowmodul im DMS digital abgebildet. Eingangsrechnungen sind hierfür ein gängiges Beispiel. Denn diese müssen in der Regel auf immer gleiche Art und Weise bearbeitet werden – vom Eingang der Rechnung, über die Freigabe bis hin zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. Das DMS unterstützt dabei alle beteiligten Mitarbeiter derart, dass es zu jedem Arbeitsschritt Bearbeitungsvorschläge gibt. Je nachdem für welchen Schritt sich ein Mitarbeiter entscheidet, wird der Prozess in die entsprechende Richtung gelenkt. Schlussendlich findet der Prozess an einem zuvor definierten Punkt, meistens ist es bei einer Rechnung die Verbuchung, sein Ende.
Notizen, Nachrichten und Chat für die einfache Kommunikation
Abseits vorgegebener Teamabläufe ist die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten und Dateien eine nicht zu unterschätzende Herausforderung im Berufsalltag. Um für jeden nachvollziehbare Änderungen in Dokumenten kenntlich zu machen, ohne diese öffenen zu müssen , können Notizen die Arbeit erleichtern. Diese Notizen bzw. Kommentare können auf freiwilliger Basis oder verpflichtend hinterlegt werden. Auch Fragen oder sonstige Hinweise zum Dokument lassen sich darüber einfach festhalten. Durch die Erwähnung eines Teammitglieds innerhalb der Botschaft, erhält dieses eine entsprechende Nachricht. Der Nachrichtenverlauf ähnelt dabei einem Chat.
Integration und Anbindung weiterer Collaboration-Tools
Wer Social Collaboration im Unternehmen leben möchte, wird sich in der Regel nicht auf ein System verlassen, sondern auf einen Mix unterschiedlicher Lösungen setzen. Optimal abgestimmt ist dieser, wenn sich die darin enthaltenen Lösungen auch gegenseitig anbinden oder sogar integrieren lassen. Dadurch kann der für die Collaboration notwendige Informationsfluss systemübergreifend gewährleistet werden. Über die offenen Schnittstellen des DMS können Informationen aus anderen Collaboration-Tools importiert und Daten aus dem DMS exportiert werden. Perfekt für das Zusammenspiel aller Systeme.
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