Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen
Eigentlich sind alle Arbeitgeber bereits seit Januar 2022 verpflichtet, neben den Lohnabrechnungen auch alle begleitenden Entgeltunterlagen in digitaler Form aufzubewahren. Dies soll eine Grundlage für die euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) ab 01.01.2023 schaffen und den Arbeitgebern die Prüfung vereinfachen.
Eine einfache Möglichkeit, die Daten elektronisch, sicher und rechtskonform aufzubewahren, bietet sich mit einer digitalen Personalakte im Starke-DMS.
Welche Unterlagen müssen vorgehalten werden?
Es genügt leider nicht, ausschließlich die Lohnabrechnungen vorzuhalten, auch wenn diese mit zu den wichtigsten gehören. Auch kann der Umfang der Unterlagen schlecht pauschalisiert werden, da dies oft in der Person des Arbeitnehmers bedingt ist. Generell aufbewahrungspflichtig sind vor allem:
- Arbeitsvertrag
- Personalfragebogen
- Aufzeichnungen der geleisteten Stunden
- Unterlagen zur Sozialversicherung
Die genaue Ausführung, was alles zu den Entgeltunterlagen gehört, ergibt sich aus §8 BVV (Beitragsverfahrensordnung).
Anforderungen an die Aufbewahrung
Digitalisierungspflicht bedeutet vor allem, dass die Unterlagen in dateiform auf einem Rechner / Server vorgehalten werden müssen. Dies kann zum Beispiel auch in einem Ordner im Netzwerk oder in einem Ablagesystem in der Cloud sein, sofern folgende Punkte gewährleistet sind:
- Die Dokumente müssen unabhängig von System und Ort aufgerufen und dargestellt werden können. Erlaubt sind Bild- und PDF-Dateien
- Krankenkassendaten dürfen im gelieferten Dateiformat gespeichert werden
- Es muss ein eindeutiger Dateiname vorhanden sein
- Jedes Dokument muss als eigenständige Datei gespeichert werden
Digitale Personalakte in einer DMS-Lösung
Wenn Sie sich eh schon damit beschäftigen müssen, Ihre Personalunterlagen digital aufzubewahren – warum dann nicht gleich ihr DMS nutzen? Die Vorteile liegen doch ganz klar auf der Hand:
- Die Dokumente werden vor unberechtigten Zugriffen geschützt – somit erfüllen Sie auch die Anforderungen der DSGVO.
- Die Ablage der Unterlagen kann zu einem großen Teil automatisiert werden und spart dadurch Zeit.
- Die Aufbewahrungs- und Löschfristen (insbesondere beim Ausscheiden) können problemlos gewährleistet werden.
- Die Überprüfung auf Vollständigkeit kann systemseitig unterstützt werden.
Schöpfen Sie Mehrwerte aus der Pflichtaufgabe und machen Sie sich das Leben einfacher. Und wenn Sie es richtig anstellen, können Sie diese Maßnahmen auch noch fördern lassen. Wir unterstützen Sie gerne.
Sie haben Fragen zur Digitalisierungspflicht?
Dann sprechen Sie uns an! Sie erreichen uns unter 07243 2000-733.
