Zeit und Platz sparen! Wir zeigen, wie Sie Ihre Unterlagen richtig aufbewahren!
Wer kennt das nicht: Die Aktenschränke im Unternehmen platzen aus allen Nähten. Einmal im Jahr werden „die Akten, die wir nicht mehr täglich brauchen“ in den Keller ins Archiv geräumt. Und auf dem Rückweg nimmt man die Kartons, die schon 10 Jahre dort stehen mit hoch. Die nächsten Stunden ist der Aktenvernichter der engste Wegbegleiter und leistet einem freundlich – wenn auch etwas laut – Gesellschaft.
Warum machen wir das und vor allem – was hat das mit den 10 Jahren auf sich? Wir klären auf und zeigen Möglichkeiten, wie das einfacher funktionieren kann.
Was Sie über Aufbewahrung von Dokumenten und ihre Fristen wissen sollten
10 Jahre Aufbewahrung – das ist vielen Unternehmen geläufig, trifft aber nicht auf alle Bereiche zu. Auch die Form der Aufbewahrung stellt viele vor gewisse Herausforderungen, da der Irrglaube – man müsse alle Dokumente in Papierform aufbewahren – immer noch weiter verbreitet ist. So wachsen die Archive in den Kellern der Unternehmen bald ins unermessliche.
Wer genau wissen will, was wie und wie lange aufbewahrt werden muss, sieht sich vielen Gesetzen und deren Auslegungen gegenüber. Wir möchten hier ungern mit Gesetztestexten langeweilen, verweisen daher oberflächlich auf die Abgabenordnung, das HGB und vor allem die GoBD. Aber gehen wir Stück für Stück vor.
Was muss aufbewahrt werden?
Wir möchten uns vor allem auf das Thema der steuerlichen Relevanz konzentrieren – und da ist die Antwort auch recht einfach: „Alles, was mit der Ausübung Ihrer Geschäftstätigkeit und dem Nachweis dieser zu tun hat.“ In der Abgabenordnung heißt es dazu: „Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind“. Vor allem bei den „Buchungsbelegen“ und „Geschäftsbriefen“ gibt es sehr unterschiedliche Auffassungen, denn die Meinung, dass allein die Rechnung einen Geschäftsvorfall dokumentiert, trifft nur in seltenen Fällen zu.
Wie lange muss aufbewahrt werden?
Das kommt ganz stark auf die Art der Geschäftsunterlagen an. Rechnungen – das ist allseits bekannt – müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Geschäftsbriefe beispielsweise 6 Jahre. Und je nach Branche müssen Produktionsdokumentationen wie Lauf- oder Fertigungsbegleitlisten bis zu 30 Jahre oder sogar 30 Jahre nach dem das letzte Teil aus dem Verkehr gezogen wurde aufbewahrt werden.
Dabei entsteht sehr viel Papier und man benötigt viel Raum – oft ein erster Grund, warum sich Unternehmen mit der digitalen Archivierung beschäftigen. Man hofft dabei auch, dass man die entsprechenden Unterlagen nie wieder benötigt – sonst müsste man ja das ganze Archiv danach durchsuchen.
Digitale Aufbewahrung von Dokumenten
Ein Großteil der aufbewahrungspflichtigen Dokumente darf dabei digital aufbewahrt werden – teilweise muss dies sogar erfolgen! Ein Beispiel dazu sind Rechnungen, welche ein Unternehmen per E-Mail empfängt. Das Ausdrucken und abheften dieser Rechnungen genügt nicht, als rechtkonforme Aufbewahrung. Umgekehrt dürfen Rechnungen in Papierform digital aufbewahrt und anschließend vernichtet werden – sofern ein paar Rahmenbedingungen erfüllt sind (geregelt in den GoBD). Dazu zählen vor allem ein revisionssicheres digitales Archiv, eine Verfahrensdokumentation sowie eine entsprechende Datensicherung.
Mehr Platz, OK. Aber was habe ich sonst davon?
Die digitale Archivierung von Dokumenten schafft nicht nur mehr Platz – sie sorgt auch für mehr Zeit! Das hat vor allem drei Gründe:
1. Die Ablage und „Einsortierung“ kann zu großen Teilen automatisiert erfolgen. So können sich Angestellt auf Ihre produktive Arbeit konzentrieren und verlieren nicht wertvolle Zeit durch Ablage.
2. Auch beim Suchen von Dokumenten sind große Zeiteinsparungen möglich – Finden statt Suchen ist hier das Schlagwort. Ein Dokument mit wenigen Klicks zu finden, ohne dafür ins Archiv zu müssen lässt die Herzen dabei höher schlagen.
3. Auch das Löschen bzw. die Entsorgung kann automatisiert werden. So können in modernen Dokumentenmanagement-Systemen Aufbewahrungsfristen einzelner Dokumentenarten hinterlegt werden, damit die Software sich selbst reinigt.
Fassen wir zusammen:
Ein Großteil der geschäftsrelevanten Unterlagen und Dokumente kann digital aufbewahrt werden. Mehrwerte können dabei durch Automatisierung bei der Ablage und beim Löschen am Ende der Aufbewahrungsfrist erfolgen. Und durch die strukturierte Ablage können die richtigen Dokumente auch noch schneller gefunden werden!
Sollen wir auch Ihre Schränke ausmisten?
Dann sprechen Sie uns an! Kontaktieren Sie uns einfach per Formular oder rufen Sie uns an unter 07243 2000-733.
