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Stumpfe Verwaltung und gewöhnliche Prozesse schaden dem Arbeitsklima.
Kennen Sie das? Ihre Mitarbeiter:innen fluchen über den erschwerten Zugriff der im Augenblick gebrauchten Dokumente.
Ständig werden Unterlagen gesucht, die Papiertürme stapeln und stapeln sich, wodurch alle von der eigentlichen Arbeit
abgehalten werden. Die Projektplanung gerät ins Schwanken und Abgabefristen, wie Vertragsbedingungen laufen Gefahr
zu spät bearbeitet zu werden. Der Frust ist jedem ins Gesicht geschrieben, geplagt von Überstunden und Mehraufwand.
Sollten Sie sich in diesem oder einem ähnlichen Szenario wiedererkennen, wird es dringend Zeit, dass Sie alten Prozessen
ein für alle Mal ein Ende setzen!
Wer zukunftsweisende Arbeitszeitmodelle integrieren, effektiver im operativen Tagesgeschäft agieren will und als „attraktives“ Unternehmen für potenzielle Bewerber:innen auftreten möchte, kommt an dem mobilen Dokumentenmanagement nicht vorbei!
Unser DMS-System ist ganzheitlich für Ihr digitales Dokumentenma- nagement entwickelt worden. Folgende Möglichkeiten der Nutzung bieten sich für Sie:
Eine Erfolgsgeschichte!
„Uns war es wichtig, ein individuell auf unsere Bedürfnisse angepasstes DMS zu erhalten. Dank des ausführlichen Workshops im Vorfeld und der tollen Unterstützung in jeder Projekt phase, haben wir genau das bekommen.“
Wer heute seine Prozesse nicht beschleunigt, wird leicht abgehängt! Um zukunftsfähig, wie wettbewerbsfähig zu bleiben setzen Unternehmen auf unser schnelles DMS-System. Bereits nach wenigen Tagen wirken sich die neuen Abläufe extrem positiv auf das Tagesgeschäft aus! Doch überzeugen Sie sich von der Erfolgsgeschichte selbst.
Funktionen von <DMS>
BELEG-ERKENNUNG
DIGITALE WORKFLOWS
RECHTS-SICHERES ARCHIV
mobiles arbeiten
Digitale Akten
offene Schnittstellen
Immer, wenn Mitarbeiter:innen nicht im Unternehmen arbeiten, stehen sie vor der Herausforderung, nicht direkt an Informationen und Dokumente zu kommen. Ein DMS-System hilft und ermöglicht den standortunabhängigen Dokumentenzugriff.
Postalisch eingehende Schriftstücke lassen sich mühelos und innerhalb kürzester Zeit an den richtigen Adressaten verteilen – weltweit. Auch Aufgaben und ganze Geschäftsprozesse werden über das DMS-System zügig abgearbeitet. Eingehende Rechnungen sind ortsunabhängig mit wenigen Klicks kontrolliert, freigegeben und verbucht.
< DIGITALE >
RECHNUNGSVERARBEITUNG
< DIGITALE >
PERSONALKARTE
<DIGITALES>
VERTRAGSMANAGEMENT
< DIGITALE >
AKTEN
< RECHTSSICHERES >
E-MAIL-ARCHIV
Buchen Sie hier ihr persönliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen zur DMS-Lösung, einfach beantwortet.
Digitale Akten sind Akten in elektronischer Form. Wie bei herkömmlichen Papierakten beinhalten sie
Dokumente und Daten, die inhaltlich zusammengehören. Mit digitalen Akten vereinfachen Sie die Dokumentenverwaltung
in Ihrem Unternehmen. Ihre Unterlagen werden zentral im DMS-Archiv abgelegt und
sind vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Mit digitalen Akten sparen Sie Zeit, reduzieren Aufwand
und schaffen Platz. Digitale Akten können nie volllaufen. Ein Verteilen auf mehrere Ordner ist nicht notwendig.
In einer digitalen Akte können eine Vielzahl von Dokumenten und Dateien gespeichert werden, darunter Textdokumente, Bilder, Videos, E-Mails und vieles mehr. Digitale Akten werden oft eingesetzt, um Informationen effizient zu speichern und leichter darauf zugreifen zu können.
Den Zugriff kann man ganz individuell gestalten, so dass nur wirklich Berechtigte Personen Dokumente und Informationen einsehen können.
Die Anforderungen an die rechtssichere Archivierung von E-Mails können von Land zu Land und von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Geschäftliche E-Mails, die wichtige Transaktionen, Verträge oder andere geschäftliche Vereinbarungen dokumentieren, sollten in der Regel sorgfältig archiviert werden, um die Beweiskraft und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Dies kann in elektronischer Form erfolgen.
Die rechts- und revisionssichere Archivierung von E-Mails erfordert sorgfältige Planung und Implementierung, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Anforderungen ergeben sich aus Gesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union oder branchenspezifischen Vorschriften. Ihre Archivierungsmethoden sollten diesen Vorschriften entsprechen.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine zuverlässige Archivierungslösung haben, um die digitalen Kopien der Rechnungen langfristig aufzubewahren. Implementieren Sie auch Sicherungsmechanismen, um Datenverlust zu verhindern. Außerdem ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD notwendig.
Ja, die digitale Rechnungsverarbeitung kann sich auch für kleine Unternehmen lohnen. Tatsächlich kann sie besonders für kleine Unternehmen von großem Nutzen sein, da sie dazu beitragen kann, Prozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
Ja, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann sich auch für das Homeoffice lohnen. Tatsächlich kann es in einer Heimarbeitsumgebung besonders nützlich sein, um Dokumente effizient zu organisieren, gemeinsam zu nutzen und sicher aufzubewahren.
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