Arbeiten im Homeoffice - Einfacher mit einem mobilen DMS
Frühmorgens ins Büro und abends wieder nach Hause – das war einmal. Nicht erst seit Corona spielt die Arbeit in den eigenen vier Wänden eine bedeutende Rolle im Arbeitsalltag vieler Beschäftigten.
Erfahren Sie in diesem Beitrag wie der aktuelle Stand in Sachen Homeoffice ist, welche Entwicklungen zu erwarten sind und wie Sie Ihre Arbeiten im Homeoffice mit einem mobilen DMS-System vereinfachen.
Inhalt des Beitrags
Arbeiten im Homeoffice – der Status Quo
Im Februar 2021 arbeitete mehr als jeder dritte Beschäftigte regelmäßig von zuhause aus (38 %). Dies ergab ein Update des DAK-Gesundheitsreports 2020 . Damit hat sich der Anteil im Vergleich zur Zeit vor der Pandemie fast vervierfacht (Dezember 2019: 10 %). Betrachtet man nur Tätigkeiten, die für Homeoffice geeignet sind, so waren fast drei von vier Beschäftigten (72 %) mehrmals pro Woche von zuhause aus tätig.
Heimarbeit: kurzfristiger Trend oder „gekommen, um zu bleiben“?
Das Coronavirus als maßgeblicher Treiber dieser Entwicklung wird (so hoffen wir sicher alle) an Bedeutung verlieren. Was bleibt ist der Wunsch, diese neu eingeschlagenen Pfade beizubehalten. So gab jeder zehnte im Homeoffice Beschäftigte an, auch nach der Pandemie Vollzeit von zu Hause arbeiten zu wollen. Weitere 46 % möchten zumindest zur Hälfte Ihre Arbeit in den eigenen vier Wänden erledigen. Es ist also nicht davon auszugehen, dass das der Anteil an Beschäftigten im Homeoffice in naher Zukunft auf Vor-Corona-Werte zurückfallen wird.
Der Wunsch nach Homeoffice und seine Gründe
Der Wunsch nach dauerhaften Möglichkeiten, zuhause zu arbeiten, ist nachvollziehbar. Fast 9 von 10 Beschäftigten im Homeoffice geben an, Ihre Aufgaben auch daheim genauso gut erledigen zu können wie vom normalen Arbeitsplatz aus (86 %). Fast zwei Drittel sehen sich im eigenen Heim sogar produktiver (63 %) und finden das Arbeiten dort angenehmer (61 %). Auch der Zeitgewinn (76 %) sowie die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf (73 %) sind genannte Gründe für den Wunsch, am heimischen Schreibtisch zu arbeiten.
Auch Arbeitgeber profitieren
Für fast jeden dritten Arbeitgeber bedeutet die Heimarbeit ein allgemeiner Zugewinn von mehr Flexibilität (31 %). Fast jeder Vierte stellt einen Zeitgewinn durch z.B. geringere Fahrtzeiten fest (23 %) und für jeden zehnten Arbeitgeber gehen mit der Telearbeit Fortschritte in der Digitalisierung (10 %) sowie Kosteneinsparungen (z.B. weniger Bürofläche) einher (10 %).
Mit einem mobilen DMS das Arbeiten im Homeoffice vereinfachen
Der DAK-Gesundheitsreport führt neben den vielen positiven Aspekten der Heimarbeit auch Punkte an, die sich nachteilig auswirken. Welche dies sind und wie Sie diese mit einem mobilen DMS verbessern, möchten wir Ihnen im Folgenden darstellen.
Mobiler Dokumenten- und Aktenzugriff leicht gemacht
Neben dem fehlenden Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen (wogegen auch ein DMS-System freilich nichts tun kann), stellt für mehr als jeden dritten Beschäftigten (35 %) der erschwerte Zugriff auf Unterlagen, Akten und sonstigen Arbeitsmaterialien ein Problem dar.
Dieses Problem lässt sich mit einem mobilen DMS-System einfach und sicher lösen. Im zentralen DMS-Archiv werden alle Unterlagen GOBD- & EUDSGVO-konform abgelegt und lassen sich mobil abrufen. Dabei stehen den Usern unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder werden die hierfür bereitgestellten Apps genutzt (für Android und iOS ausgelegt) oder man loggt sich über einen Webbrowser ins mobile DMS ein.
Benötigte Dokumente lassen sich über die Volltextsuche oder die integrierte Filterfunktion in wenigen Sekunden finden. Da ein und dasselbe Dokument auch mehreren Akten ohne Kopien zugeordnet werden kann (z.B. Kundenakte und Projektakte), gehen keine wichtigen Informationen verloren.
Im Unternehmen eingehende Post lässt sich mit einem mobilen DMS schnell und einfach verteilen. Auch nach Hause. Ein Mitarbeiter vor Ort scannt hierfür alle eingehenden Schreiben ein und schiebt diese in das DMS. Die integrierte Belegerkennung erkennt den Empfänger und ordnet das Schreiben entsprechend zu. Der Empfänger erhält per E-Mail eine Info darüber und kann das Dokument sofort im mobilen DMS abrufen.
Informationsaustausch: digital und sicher
Während auf Arbeitgeberseite ein Drittel keine Nachteile durch das Arbeiten im Homeoffice sieht (33 %), sind für fast jeden vierten Arbeitgeber (23 %) Schwierigkeiten in der Kommunikation und im Informationsaustausch zu erkennen.
Für Letzteres bringt das mobile DMS ebenfalls passende Lösungen mit. So können die in den Akten hinterlegten Dokumente direkt im DMS bearbeitet werden. Notizen, Layer, Stempel und vieles mehr ermöglichen eine ortsunabhängige und standortübergreifende Zusammenarbeit. Die den Dokumenten ergänzten Informationen werden dabei global oder benutzer- bzw. gruppenspezifisch bereitgestellt – ein wichtiger Punkt für den Datenschutz.
Über Workflows lassen sich zudem Informationsströme vorab definieren. Als klassisches Beispiel kann die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen genommen werden. Über einen definierten Prozess durchläuft die Rechnung das Unternehmen und wird um benötigte Informationen oder Freigaben „angereichert“.
Kontrolle, wenn Kontrolle notwendig ist
Das Fehlen bzw. die Einschränkungen von Kontrollmöglichkeiten ist für fast jeden sechsten (15 %) Arbeitgeber laut DAK-Gesundheitsreport ein Problem.
Über das Eskalations- und Fristenmanagement im mobilen DMS behalten Arbeitgeber und Führungskräfte einen Überblick über die aktuellen Bearbeitungsstände. Sollten Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt sein, erfolgt automatisch eine Benachrichtigung per Mail. Dies bietet die Möglichkeit, bei zeitkritischen Vorgängen die Kontrolle auch aus der Ferne zu behalten und rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Ihre Möglichkeiten mit einem mobilen DMS
Insgesamt bietet ein mobiles DMS zahlreiche Funktionen Lösungen, um das Arbeiten im Homeoffice zu erleichtern. Zur zielführenden Umsetzung müssen hierbei stets die individuellen Anforderungen und Gegebenheiten des einzelnen Unternehmens berücksichtigt werden. Ihr DMS-Dienstleister wird Sie dahingehend in der Regel ausführlich informieren.
Wenn Sie ebenfalls langfristig mit der Arbeit im Homeoffice planen und dies optimieren möchten, sprechen Sie uns an. Gerne zeigen wir Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch Ihre Möglichkeiten mit einem mobilen DMS auf.
Sie möchten das Arbeiten im Homeoffice vereinfachen?
Wir unterstützen Sie dabei. Kontaktieren Sie uns einfach per Formular oder rufen Sie uns an unter 07243 2000-733.
