Revisionssicher Archivieren
Mit unserem DMS-System die notwendigen Voraussetzungen schaffen
Revisionssichere Archivierung mit GoBD-konformem System
Was bedeutet eigentlich Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit ist ein vom Gesetz nicht vorgesehener Begriff. Er bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme und auf die Prüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens der Aufbewahrung. Revisionssicher kann in diesem Zusammenhang auch als „vor einer Revision (Abänderung) geschützt“ angesehen werden.
Dabei sind nicht nur die eingesetzten technischen Komponenten von Bedeutung. Vielmehr geht es dabei um eine vollständige Bewertung der Lösung. Revisionssicherheit bezieht die sicheren Prozesse, die Organisation des Unternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb sowie den Nachweis einer Verfahrensdokumentation mit ein. Bei der Nutzung elektronischer Archivsysteme gibt es dabei für rechtliche Grundlagen zu beachten und die Kriterien revisionssicherer Archivierung zu erfüllen.
Revisionssicher Archivieren: Rechtliche Grundlagen
In Deutschland sind die Anforderungen an elektronische Archivsysteme zur revisionssicheren Archivierung im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung sowie in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (kurz: GoBD) geregelt.
Handelsgesetzbuch
§ 239 HGB
§ 257 HGB
Abgabenordnung
§ 146 AO
§ 147 AO
GoBD
Neufassung
gültig seit 01.01.2020
Die 10 Kriterien revionssicherer Archivierung
Aus den zuvor genannten Anforderungen und gesetzlichen Grundlagen lassen sich 10 Kriterien für revisionssichere, elektronische Archivierung ableiten.
1.) Schutz vor Veränderung/Verfälschung
Jedes Dokument muss übereinstimmend mit seinem Original sowie geschützt vor Veränderung archiviert werden.
2.) Nachvollziehbarkeit
Jede Änderung an Dokumenten oder deren Eigenschaften müssen nachvollziehbar für alle Berechtigten protokolliert werden.
3.) Prüfbarkeit
Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit in der Lage sein, das gesamte Verfahren zu prüfen – sowohl technisch als auch organisatorisch.
4.) Sicherung vor Verlust
Jedes Dokument muss auffindbar und reproduzierbar sein. Der Zeitrahmen hierfür muss angemessen und darf nicht zu lange sein.
5.) Ordnungsmäßigkeit
Jedes Dokument muss ordnungsgemäß entsprechend der Maßgaben rechtlicher und organisationsinterner Anforderungen archiviert werden.
6.) Vollständigkeit
Die Archivierung muss vollständig sein. Das bedeutet, kein Dokument darf verloren gehen. Weder auf dem Weg ins Archiv noch darin selbst.
7.) Sicherheit des Gesamtverfahrens
Die Archivierung eines jeden Dokuments muss frühestmöglich im Archivierungsverfahren erfolgen.
8.) Nutzung nur durch Berechtigte
Nur berechtigte Benutzer dürfen Zugriff auf das entsprechende Dokument haben.
9.) Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten. Kein Dokument darf vor Ablauf dieser Fristen gelöscht werden.
10.) Verfahrensdokumentation
Alle Kriterien bzw. Grundsätze müssen eingehalten sowie alle möglichen Änderungen an System oder Ablauf dokumentiert werden.
So hilft Ihnen unser DMS-System
Zusammen mit einer passenden Speicher- und Storagelösung (Server) bildet unser DMS-System die Grundlage, um revisionssicher zu archivieren. Darauf aufbauend lässt sich eine Verfahrensdokumentation erstellen, in der neben den Spezifikationen des Systems die Beschreibung zur technischen Umsetzung innerhalb des Betriebs, festgehalten wir. Darüber hinaus werden alle mit der Archivierung verbundenen Prozesse und Kontrollmechanismen dokumentiert.
Auf technischer Seite lassen sich mit unserem DMS-System folgende Kriterien revisionssicherer Archivierung umsetzen:
Schutz vor Veränderung/Verfälschung
Im DMS-System werden alle Dokumente im Original abgelegt. Digitale Stempel, Vermerke und weitere Bearbeitungen können ausgeblendet werden. Die Versionsierung sorgt zusätzlich für mehr Schutz. Neue Versionen von Dokumenten ersetzen die alte Version nur für den ersten Aufruf. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, das Original-Dokument wieder herzustellen.
Nachvollziehbarkeit
Änderungen an einem Dokument werden über die Protokollfunktion im DMS-System für jeden Benutzer nachvollziehbar, lückenlos und unveränderbar protokolliert.
Prüfbarkeit
Sachverständige Dritte sind mit einem DMS-System jederzeit in der Lage, das Archivierungsverfahren zu prüfen. Sind für die Prüfung Dokumente aus dem DMS erforderlich, lassen sich diese über Filter oder die Volltextsuche einfach aufrufen. Dies ermöglicht die Prüfung des technischen Verfahrens.
Sicherung vor Verlust
Die sichere und geschützte Ablage von Dokumenten und Daten wird über ein entsprechendes Storage- bzw. Serverkonzept gelöst. Das DMS-System unterstützt Sie dabei, diese in angemessener Zeit wiederzufinden. In wenigen Schritten haben Sie die benötigten Unterlagen zur Hand.
Nutzung nur durch Berechtigte
Über die Benutzer- und Rechteverwaltung im DMS-System wird klar definiert, wer auf welche Dokumente Zugriff hat. Unberechtigte erhalten keine Möglichkeit, sich Dokumente anzuschauen oder zu bearbeiten.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumente im DMS-System werden dauerhaft und sicher in elektronischer Form gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entscheiden Sie, was mit den Dokumenten passiert. Sie können Dokumente automatisch löschen lassen oder auf die mögliche Löschung hingewiesen werden.
Unser DMS-System - kann mehr als nur revisionssicher Archivieren
Ein modernes DMS-System ist nicht nur ein reines Archivierungssystem. Unser DMS-System bietet neben der geprüften Voraussetzungen für revisionsicheres Archivieren viele weitere Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile
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