Rechtssichere E-Mail-Archivierung im DMS
einfach, schnell & rechtskonform
Mit rechtssicherer E-Mail Archivierung alle Mails im Überblick behalten
Unternehmen haben beim Versand und Empfang von E-Mails einiges zu beachten. Denn diese können steuerrelevante Informationen enthalten und somit der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die Pflichten hierzu sind dabei im HGB, in der AO sowie in den GoBD geregelt. Dort ist auch definiert, dass diese steuerrelevanten Informationen jederzeit und unverzüglich abrufbar sein müssen.
Unser DMS-System hilft Ihnen, alle steuerrechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Es bietet Ihnen zudem eine schnelle Suche nach archivierten E-Mails. Beschleunigen Sie dadurch Ihre innerbetrieblichen Prozesse.
Ihre Vorteile mit rechtssicherer E-Mail-Archivierung
rechtskonforme
E-Mail-Ablage
Archivieren Sie Ihre Nachrichten gemäß den aktuell geltenden Gesetzesgrundlagen.
einfache
Mailsuche
Finden Sie archivierte Mails mit wenigen Klicks schnell wieder.
automatisierte
Ablage
Ordnen Sie die archivierten Mails automatisch den richtigen Akten zu.
Rechtssichere E-Mail-Archivierung im Detail
Weniger Aufwand durch Automatisierung
Im DMS-System archivierte E-Mails lassen sich automatisch den richtigen Akten, Projekten, Aufträgen usw. zuordnen. Des Weiteren lassen sich durch die Archivierung von E-Mails zuvor definierte Workflows starten. Der Eingang einer Rechnung per E-Mail löst beispielsweise den Prüfungs- und Freigabeprozess. Durch automatische Überwachung des Rechnungspostfachs geschieht dies alles vollautomatisch, ohne dass Sie tätig werden müssen.
Jede Mail wiederfinden - schnell & einfach
Sein Postfach nach dringend benötigten Mails zu durchforsten, kann stressig sein. Über unser DMS-System finden Sie in wenigen Sekunden die gewünschte Mail. Die integrierten Filterfunktionen und Volltextsuche unterstützen Sie dabei. Getreu dem Motto: Finden statt suchen.
Anlagen separat archivieren
Nicht immer müssen die E-Mails an sich archiviert werden, sondern es reicht, wenn man die Anlagen ablegt. Auch dies erledigt unser DMS-System für Sie automatisch, wenn Sie möchten. Sie können vorab Regeln definieren, bei welchen Mails nur Anlagen archiviert werden sollen.
Die Wege der E-Mails ins DMS-Archiv
Sie haben mehrere Möglichkeiten Ihre E-Mails rechtssicher im DMS-System zu archivieren.
- Ziehen Sie per Drag n‘ Drop die Mails ins E-Mail Archiv
- Nutzen Sie das Mail AddIn, das sich nahtlos in Ihren E-Mail-Client integriert. Mit einem Knopfdruck können Sie so Ihre Mails archivieren
- Archivieren Sie serverseitig und regelbasiert die ein- und ausgehenden E-Mails. Überwachen Sie ganze Postfächer, um alle relevanten E-Mails zu archivieren.
Jetzt weitere Informationen zu rechtssicherer E-Mail-Archivierung im DMS anfordern!
Die wichtigsten Fragen & Antworten
zu rechtssicherer E-Mail-Archivierung
Muss jedes Unternehmen E-Mails rechtssicher archivieren?
Antwort:
Ja, die Aufbewahrungspflichten für E-Mails sind unabhängig von der Unternehmensgröße. Egal ob Einzelunternehmer oder Konzern - für sie alle gelten diesbezüglich die gleichen Verwaltungsvorschriften.
Muss ich alle E-Mails archivieren?
Antwort:
Nein, Sie müssen nicht alle E-Mails archivieren, die bei Ihnen ein- und ausgehen. Jedoch sind Sie nach den GoBD dazu verpflichtet alle geschäftsrelevanten Mails zu archivieren. Dies betrifft dann z.B. nicht nur Rechnungen, sondern auch alle im Zusammenhang damit stehenden Nachrichten.
Beachten Sie bitte, dass Mails die als reines Transportmittel dienen z.B. mit einer Rechnung im Anhang, nicht archiviert werden müssen. Hierbei wird die Mail nur als "Briefumschlag" angesehen.
Beachten Sie bitte, dass Mails die als reines Transportmittel dienen z.B. mit einer Rechnung im Anhang, nicht archiviert werden müssen. Hierbei wird die Mail nur als "Briefumschlag" angesehen.
Kann ich E-Mails auch ausdrucken und dann rechtssicher archivieren?
Antwort:
Nein, die GoBD schreiben vor, dass Dokumente nur im unkonvertierten Originalformat archiviert werden dürfen. Digital eingehende Nachrichten müssen in diesem Fall auch digital abgespeichert werden.
Darf ich einfach jede E-Mail archivieren?
Antwort:
Nein, es gibt auch Mails, die Sie überhaupt nicht archivieren dürfen. Hierzu zählen z.B. private Mails Ihrer Mitarbeiter. Sollten Ihre Mitarbeiter nicht ausdrücklich ihr Einverständnis zur Archivierung gegeben haben, ist dies nicht erlaubt.
Über eine Betriebsvereinbarung und einem darin geregelten Verbot der privaten E-Mail-Nutzung oder durch entsprechende Einstellungen in der Archivierungssoftware lassen sich diese Anforderungen umsetzen.
Über eine Betriebsvereinbarung und einem darin geregelten Verbot der privaten E-Mail-Nutzung oder durch entsprechende Einstellungen in der Archivierungssoftware lassen sich diese Anforderungen umsetzen.
Wie muss ich E-Mails archivieren, damit diese rechts- bzw. revisionssicher abgelegt sind?
Antwort:
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (www.voi.de) gibt diesbezüglich 10 Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Mitteilungen vor:
Jede Mail muss...
- 1.) ...unveränderbar archiviert werden
- 2.) ...vor Verlust gesichert sein
- 3.) ...wiederauffindbar sein
- 4.) ...wiedergefunden werden, die auch gesucht worden ist
- 5.) ...während der Aufbewahrungsfirst unzerstörbar archiviert werden
- 6.) ...in der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
- 7.) ...zeitnah wiedergefunden werden können
- 8.) Änderungen an Mails müssen protokolliert werden, so dass der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden kann.
- 9.) Elektronische Archive müssen eine Migration auf andere System verlustfrei ermöglichen.
- 10.) Das System muss dem Anwender die Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Bestimmmungen ermöglichen.
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