Digitale Rechnungsverarbeitung
automatisiert, effizient & kostensenkend
Rechnungen digital verarbeiten spart Zeit und Kosten
Eingangsrechnungen sind selten ein Grund zur Freude. Nicht nur, dass damit Zahlungsverpflichtungen einhergehen – sie verursachen zusätzlich einen hohen Aufwand bei der Bearbeitung. Wenn zudem unklar ist, wo sich Rechnungen aktuell im Unternehmen befinden, verzögert sich die Bearbeitung. Die Folge: Sie verlieren wertvolle Skontoerträge.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung unserer DMS-Lösungen vereinfachen Sie Ihren Rechnungsverarbeitungsprozess und sorgen zudem für mehr Transparenz – egal, ob Sie Ihre Rechnungen per Mail oder per Post erhalten.
Ihre Vorteile mit Digitaler Rechnungsverarbeitung
Vorgangskosten
reduzieren
Reduzieren Sie Ihre Kosten durch kürzere Durchlaufzeiten und weniger Bearbeitungsaufwand.
Übertragungsfehler
vermeiden
Weniger Fehler dank elektronischer Übernahme von Daten bei der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Skontoerträge
steigern
Bearbeiten Sie alle Rechnungen fristgerecht und ziehen Sie mögliche Skonti.
Digitale Rechnungsverarbeitung im Detail
1.) Rechnungseingang per Mail oder Post
Auch wenn Unternehmen noch immer eine Vielzahl an Belegen per Post erhalten, steigt der Anteil an elektronisch eingehenden Rechnungen kontinuierlich. Dabei ist zu beachten, dass per Mail eingehende Rechnungen zwingend digital abgelegt werden müssen, um GoBD-konform zu handeln.
Über die Anbindung des DMS mit dem im Unternehmen genutzten Mailprogramm wie z.B. Microsoft Outlook können entsprechende Nachrichten oder auch nur deren pdf-Anhänge direkt in das DMS überführt werden. Dort liegen die Belege dann zur weiteren Verarbeitung bereit.
2.) Rechnungsdokumente digitalisieren
Rechnungen im Papierformat müssen zur weiteren Bearbeitung zunächst in ein digitales Format gebracht werden. Durch Scannen der Belege wird eine pdf-Datei erzeugt, die für die weiteren Schritte genutzt wird. Die Möglichkeit der Stapelverarbeitung erleichtert und beschleunigt dabei die Arbeit.
3.) Rechnungsdaten auslesen & anreichern
Eine ZUGFeRD- oder XRechnung hält durch die zusätzlich mitgelieferte XML bereits alle relevanten Informationen zur weiteren Verarbeitung bereit. Für alle anderen pdf-Dokumente kommt die automatische Belegerkennung zum Einsatz, mit deren Hilfe Lieferanten- und Rechnungsdaten ausgelesen und zur Archivierung mit Daten aus Drittsystemen (z.B. ERP) angereichert werden. Um auch gescannte Papierrechnungen über die Belegerkennung zu erfassen, bringt die OCR-Texterkennung diese in ein maschinenlesbares Format.
4.) Revisionssichere Archivierung
Im Anschluss werden alle Rechnungen im revisionssicheren DMS-Archiv abgelegt und mit einem digitalen Eingangsstempel markiert. Anhand der ausgelesenen Daten ordnet das System die Dokumente automatisch den relevanten digitalen Akten zu, wie z.B. Lieferantenakte, Projektakte, etc.
Sofern eine entsprechende Verfahrensdokumentation erstellt wurde, können Papierrechnungen unter Beachtung des Datenschutzes ab diesem Zeitpunkt vernichtet werden
5.) Rechnungsfreigabe als Workflow
Freigabeprozesse sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Über die DMS Software werden diese individuellen Workflows digital abgebildet und mit Hilfe zahlreicher Funktionen optimiert. So sorgt der automatische Abgleich der Rechnungsdaten mit den Daten aus dem Lieferschein für geringere Aufwände im gesamten Prozess. Durch das Eskalationsmanagement sowie klar definierte Vertreterregelungen werden zudem Rechnungen zügiger verarbeitet. Dadurch lassen sich Skontoerträge nachhaltig steigern.
6.) Buchungsdaten exportieren
Nachdem die Rechnung freigegeben wurde, wird automatisch im DMS-System ein Buchungsvorschlag für die Buchhaltung erstellt. Dieser wird an die dort eingesetzte Software, z.B. DATEV, exportiert. Ressourcenfressende, manuelle Eingabearbeiten werden dadurch reduziert und Übertragungsfehler vermieden. Nutzen Sie die Vorteile unserer DMS-Lösungen und erleichtern Sie den Arbeitsalltag in Ihrer Buchhaltung.
Die wichtigsten Fragen & Antworten
Kann ich Papierrechnungen auch digital verarbeiten?
Antwort:
Selbstverständlich können Sie mit unserem DMS-System auch postalisch auf Papier eingehende Rechnungen digital verarbeiten. Sie benötigen hierfür nur einen Scanner, mit dem Sie die Belege digitalisieren. Über die im DMS integrierte OCR wird das Dokument im Anschluss in ein maschinenlesbares Format gebracht. Dadurch sind Sie in der Lage auch diese Dokumente digital und automatisch zu verarbeiten.
Lohnt sich digitale Rechnungsverarbeitung auch für kleine Unternehmen?
Antwort:
Durch das hohe Einsparpotenzial lohnt es sich auch für kleine Unternehmen, Rechnungen digital zu verarbeiten. Gerne stellen wir mit Ihnen gemeinsam eine individuelle Kosten-Nutzen-Rechnung auf, um Ihr Einsparpotenzial zu ermitteln. Fragen Sie hierzu einfach einen kostenlosen Ersttermin an. Gerne geben nehmen wir Ihre Anforderungen auf und geben Ihnen weitere Informationen.
Was muss bei Rechnungen per Mail beachtet werden?
Antwort:
Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie eingegangen sind, archiviert werden. Das bedeutet, eingehende Belege per Mail müssen zwingend digital abgelegt werden.
Ein Ausdrucken und Abheften im Aktenordner ist somit nicht erlaubt. Sind Rechnungen als Anhang einer Mail beigefügt, so reicht es aus, den Anhang abzulegen. Die Mail selbst dient nur als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.
Ein Ausdrucken und Abheften im Aktenordner ist somit nicht erlaubt. Sind Rechnungen als Anhang einer Mail beigefügt, so reicht es aus, den Anhang abzulegen. Die Mail selbst dient nur als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.
Was muss ich für Digitale Rechnungsverarbeitung mit einem DMS investieren?
Antwort:
Die Höhe der Investitionen für Digitale Rechnungsverarbietung mit einem DMS ist abhängig von diversen Faktoren (z.B. Anzahl der User oder Verträge). Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an.
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Gerne stehen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat zur Seite und beantworten Ihnen Ihre Fragen.
