Digitale Personalakte im DMS
rechtskonform, sicher & jederzeit griffbereit
Mit der Digitalen Personalakte Ihre Personalverwaltung vereinfachen
Von Arbeitsvertrag bis Zeugnis – im Laufe eines Arbeitsverhältnisses kommen viele Dokumente zusammen. Nicht selten drohen Personalakten sprichwörtlich aus allen Nähten zu platzen. Wenig Übersicht und lange Suchzeiten sind die Folgen.
Mit einer digitalen Personalakte im DMS gewinnen Sie den Überblick zurück. Digitalisierte und automatisierte Personalprozesse bieten zudem mehr Transparenz. Der Aufwand für Auskünfte wird minimiert durch das Zugriffsrecht für Mitarbeiter auf die eigene Personalakte.
Ihre Vorteile mit einer Digitalen Personalakte
rechtskonforme
Personalverwaltung
Legen Sie alle Personaldokumente gut geschützt im GoBD- und EUDSGVO konformen DMS-Archiv ab.
Sicheres & zentrales
Dokumentenarchiv
Greifen Sie standortunabhängig auf alle Dokumente zu.
Schneller
Dokumentenzugriff
Finden Sie Personalunterlagen in wenigen Sekunden wieder.
Die Digitale Personalakte im Detail
Alle Personalakten schnell zur Hand
Suchen Sie nicht länger im verstauben Aktenarchiv nach dringend benötigten Personaldokumenten. Mit der digitalen Personalakte erhalten Sie die gewünschten Informationen in wenigen Sekunden. Volltextsuche, Filter- und Sortierungsfunktionen helfen Ihnen dabei. Nutzen Sie die neu gewonnene Zeit für wichtigere Aufgaben als mühsam Akten zu durchforsten.
Aktenbildung ganz von allein
Vergeuden Sie nicht länger Ihre wertvolle Zeit mit der Aktenerstellung. Mühen Sie sich nicht weiter mit der händischen Dokumentenablage ab. Mit unseren DMS-Lösungen werden Ihre Personalakten automatisch angelegt. Wiederkehrende Dokumente (wie z.B. Lohnabrechnungen) werden per Belegerkennung automatisch der richtigen Personalakte hinzufügt.
Strukturierte Prozesse im DMS
Personalprozesse wie z.B. Urlaubsanträge oder Krankmeldungen digitalisieren und automatisieren Sie mit unserem DMS-System.
Ein neuer Mitarbeiter wird erwartet? Dann nutzen Sie das System, um das Onboarding zu strukturieren und zu vereinfachen. Leiten Sie über das DMS-System alles Notwendige in die Wege und behalten Sie dabei den Überblick. Heißen Sie Ihre neuen Mitarbeiter unter perfekt vorbereiteten Arbeitsbedingungen Willkommen.
Gut geschützt vor unberechtigten Zugriffen
Personaldaten unterliegen einem besonders hohen Schutz. Abgelegt im revisionssicheren DMS-Archiv erhalten nur berechtigte Personen Einblick in die Personaldokumente. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf ihre eigene Personalakte. Das erspart Ihnen Zeit und Aufwand.
Standortübergreifende Akteneinsicht
Egal ob im Büro, unterwegs oder vom Homeoffice aus – mit unserer Digitalen Personalakte haben Sie von überall aus Zugriff auf die Personaldokumente im DMS. Nutzen Sie Ihr Smartphone, Tablet oder Notebook, um flexibel und sicher auf Personalakten zuzugreifen.
Jetzt weitere Informationen zu unserer Digitalen Personalakte im DMS anfordern!
Die wichtigsten Fragen & Antworten
zur Digitalen Personalakte im DMS
Was ist eine Digitale Personalakte genau?
Antwort:
Die digitale Personalakte ist die Personalakte in elektronischer Form.
Alle Mitarbeiterdokumente und -daten werden mit Hilfe der Digitalen Personalakte digital verwaltet und archiviert. Unser DMS-System bildet die hierfür passende Grundlage. Alle Dokumente werden digital, zentral und geschützt abgelegt.
Über die im System integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung lässt sich zudem steuern, wer Zugriffe auf welche Personaldokumente erhält.
Alle Mitarbeiterdokumente und -daten werden mit Hilfe der Digitalen Personalakte digital verwaltet und archiviert. Unser DMS-System bildet die hierfür passende Grundlage. Alle Dokumente werden digital, zentral und geschützt abgelegt.
Über die im System integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung lässt sich zudem steuern, wer Zugriffe auf welche Personaldokumente erhält.
Warum sollte ich eine Digitale Personalakte einführen?
Antwort:
Mit einer Digitalen Personalakten erleichtern Sie den Aufwand in Ihrer Personalverwaltung. Die Möglichkeit der Mitarbeiter, selbst auf die eigene Akte zuzugreifen, senkt entsprechend den Aufwand für Auskünfte in der Personalabteilung.
Zusätzlich wird mit Hilfe von Volltextsuche, Filter- und Sortierfunktionen der Aufwand im Umgang mit den Akten reduziert. Durch die digitale Abbildung personalbezogener Prozesse schafft die digitale Personalakte mehr Transparenz und Struktur bei zahlreichen Aufgaben und Abläufen innerhalb der HR.
Zusätzlich wird mit Hilfe von Volltextsuche, Filter- und Sortierfunktionen der Aufwand im Umgang mit den Akten reduziert. Durch die digitale Abbildung personalbezogener Prozesse schafft die digitale Personalakte mehr Transparenz und Struktur bei zahlreichen Aufgaben und Abläufen innerhalb der HR.
Welche Vorteile bietet eine Digitale Personalakte?
Antwort:
Die Digitale Personalakte im DMS bietet Ihnen zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten möchten wir Ihnen hier kurz zusammenfassen:
- + Zeit- und Kostenersparnis bei der Bearbeitung
- + Platzsparende und ressourcenschonende Ablage
- + Optimierung der personalbezogenen Prozesse
- + Hoher Schutz der Dokumente
- + Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- + GoBD- und EUDSGVO-konforme Archivierung
Wer sollte Zugriff auf die Digitale Personalakte haben?
Antwort:
Das Recht auf Einsicht in die eigene Personalakte nach § 83 BetrVG legt nahe, dass man Mitarbeitenden Zugriff auf die eigene Akte gewährt. Dank Rechte- und Benutzerverwaltung im DMS-System ist dies kein Problem.
Darüber hinaus lässt sich im DMS steuern, dass je nach Tätigkeitsbereich und Stellung im Unternehmen unterschiedliche Zugriffsberechtigungen vergeben werden. So könnte der Geschäftsführer z.B. Zugriff auf alle Daten haben, während ein Teamleiter nur bestimmte Dokumente der Teammitglieder sehen darf.
Darüber hinaus lässt sich im DMS steuern, dass je nach Tätigkeitsbereich und Stellung im Unternehmen unterschiedliche Zugriffsberechtigungen vergeben werden. So könnte der Geschäftsführer z.B. Zugriff auf alle Daten haben, während ein Teamleiter nur bestimmte Dokumente der Teammitglieder sehen darf.
Was sollte eine Digitale Personalakte beinhalten?
Antwort:
Eine Digitale Personalakte sollte genau das beinhalten, was auch eine einfache analoge Personalakte beinhaltet.
Grundsätzlich sind dies Dokumente, die die Person eines Arbeitnehmers betreffen. Darunter fallen:
- - persönliche Daten (Arbeitsvertrag usw.)
- - Unterlagen zur Tätigkeit
- - Unterlagen zur Vergütung
- - Unterlagen zu Abwesenheiten, Urlaubstage etc.
- - Unterlagen zur Lohnsteuer
- - Unterlagen zu Kranken- und Sozialversicherung
Was muss ich für die Einführung von Digitalen Personalakten im DMS investieren?
Antwort:
Die Höhe der Investitionen für eine Digitale Personalakte im DMS sind abhängig von diversen Faktoren (z.B. Anzahl der User).
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles, auf Ihre Anforderungen optimiertes Angebot. Sprechen Sie uns an
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